！手把手教你用普通表格轻松做出专业进销存记录

一、什么是进销存以及普通表格做进销存的意义

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。对于很多小商家或者刚开始创业的人来说，专门去购买一套复杂的进销存管理软件，可能成本较高，而且操作起来也需要一定的学习时间。这时候，利用普通的表格，像Excel表格，就可以实现简单的进销存管理。

举个例子，小张开了一家小文具店，店里的商品种类不算多，每天的进货、销售情况也不是特别复杂。他就可以用普通表格来记录这些信息，这样既能清楚地知道店里商品的进出情况，又不用花费额外的成本去购买软件。

二、制作进销存表格前的准备工作

明确需求和数据项

在开始制作表格之前，要先想清楚自己需要记录哪些信息。一般来说，进销存表格需要包含商品名称、规格、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等信息。比如，一家水果店，就需要记录水果的名称（像苹果、香蕉等）、规格（如多少斤装）、每次进货的时间和数量、销售的时间和数量等。

规划表格结构

确定好数据项后，就要规划表格的结构了。可以先在纸上简单画一下表格的样子，或者在Excel里先大致设置好列标题。通常，表格可以分为表头、主体数据区和汇总区。表头就是各个数据项的名称，主体数据区用来记录每一笔进货和销售的详细信息，汇总区则可以计算库存数量、进货总成本、销售总收入等。

三、创建基本的进销存表格

设置表头

打开Excel软件，在第一行依次输入商品名称、规格、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等内容。这些就是表头，相当于给表格定好了框架。

录入初始数据

接下来，把现有的商品信息录入表格。比如，文具店开业时，店里有100支铅笔，每支进价0.5元，那就可以在表格中找到对应的行，在“商品名称”列填入“铅笔”，“规格”列可以写“普通铅笔”，“进货数量”列填入100，“进货单价”列填入0.5。

设置库存计算公式

库存数量是进销存管理中很重要的一个数据。在Excel里，可以通过公式来自动计算库存数量。一般来说，库存数量 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。在“库存数量”列对应的单元格里输入相应的公式，比如在第一个库存数量单元格里输入“=初始库存单元格 + 进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，就可以自动计算出库存数量了。之后，只要有新的进货或销售记录，库存数量就会自动更新。

四、记录进货和销售信息

记录进货信息

当有新的进货时，在表格中找到对应的商品行，如果没有对应的商品行，就新增一行。然后在“进货日期”列填入进货的具体日期，“进货数量”列填入进货的数量，“进货单价”列填入进货的单价。这样，每一次进货的信息就清晰地记录下来了。比如，文具店又进了50支铅笔，进货日期是5月10日，单价是0.6元，就在相应的行里填入这些信息。

记录销售信息

同样的道理，当有销售发生时，在表格中找到对应的商品行，在“销售日期”列填入销售的日期，“销售数量”列填入销售的数量，“销售单价”列填入销售的单价。比如，5月12日卖出了20支铅笔，单价是1元，就在相应的位置记录下来。随着销售信息的不断记录，库存数量也会根据之前设置的公式自动更新。

五、利用表格进行数据分析

计算进货总成本和销售总收入

在表格的汇总区，可以通过公式计算进货总成本和销售总收入。进货总成本 = 进货数量 × 进货单价，在汇总区对应的单元格里输入相应的公式，比如“=SUM(进货数量列 × 进货单价列)”，就可以计算出所有商品的进货总成本。销售总收入的计算方法类似，“=SUM(销售数量列 × 销售单价列)”。通过计算这两个数据，可以清楚地知道自己的成本和收入情况。

分析商品销售情况

可以通过观察销售数量和销售单价的变化，分析哪些商品比较畅销，哪些商品销售情况不太好。比如，发现某一种文具的销售数量一直很高，说明这种文具很受顾客欢迎，可以考虑多进一些货；而如果某一种商品很长时间都没有销售记录，就需要思考是不是要调整进货策略或者进行促销活动。

六、普通表格做进销存的局限性和建米软件的推荐

虽然普通表格可以实现简单的进销存管理，但它也有一些局限性。比如，当数据量比较大时，表格的运算速度可能会变慢，而且容易出现数据录入错误的情况。普通表格很难实现多用户同时操作和数据的实时共享。

这时候，可以试试建米软件。建米软件可以很好地解决这些问题，它能够快速处理大量的进销存数据，而且具有数据校验功能，能减少数据录入错误。它支持多用户同时操作，不同岗位的人员可以同时在系统里录入和查看数据，实现数据的实时共享，提高工作效率。

以上就是关于用普通表格做进销存的一些方法和相关内容，希望能帮助到有这方面需求的朋友。

常见用户关注的问题：

一、普通表格能准确记录进销存数据吗？

我就想知道普通表格到底能不能准确记录进销存数据呢。在实际经营里，这可是个挺关键的事儿。下面我来详细说说。

数据录入方面：普通表格靠手动录入数据，要是录入人员粗心大意，输错数字或者品种，那数据准确性可就大打折扣了。比如把进货数量 100 写成 10，后续的统计和分析就全乱套了。

数据更新及时性：进销存数据随时都在变，像有新的进货或者销售发生，得及时更新表格。但如果业务繁忙，没及时更新，表格里的数据就和实际情况不符了。

数据关联性：进销存数据之间是有关联的，比如进货量、销售量和库存量。普通表格很难自动体现这种关联，得手动去计算和核对，容易出错。

数据安全性：普通表格一般存在本地电脑，要是电脑出问题，比如硬盘损坏、中毒，数据可能就丢失了，影响数据的准确性和完整性。而建米软件在数据安全方面有保障，能避免这些问题。

数据统计分析：普通表格做简单的统计还行，要是复杂的分析，像按时间段、按产品类别分析进销存情况，就比较困难了，准确性也不高。

二、用普通表格做进销存效率高吗？

我听说很多人用普通表格做进销存，我就想知道这效率到底高不高。下面来仔细分析分析。

操作便捷性：普通表格操作相对简单，只要会基本的 Excel 操作就能上手。但对于复杂的进销存业务，操作起来就麻烦了，比如要做多个表格的关联和计算。

数据处理速度：数据量小的时候，普通表格处理还挺快。但数据量大了，比如有上千条进货和销售记录，排序、筛选、计算就会变得很慢，影响效率。

流程规范性：普通表格没有固定的流程，不同人操作可能不一样，容易导致混乱。而专业的进销存软件，像建米软件，有规范的流程，能提高工作效率。

协同工作效率：如果是多人协同做进销存管理，普通表格共享和协作不方便，容易出现数据冲突。建米软件支持多人同时在线操作，提高协同工作效率。

重复劳动问题：普通表格很多操作需要重复进行，比如每次统计库存都要重新计算，浪费时间和精力。

三、普通表格做进销存能满足企业发展需求吗？

我想知道普通表格做进销存到底能不能满足企业发展需求。随着企业规模扩大，业务变复杂，这个问题就更值得探讨了。

业务规模扩张：企业发展，进货和销售的品种、数量都会增加，普通表格处理大量数据会很吃力，难以满足需求。建米软件能轻松应对大规模业务。

数据分析需求：企业发展需要深入分析进销存数据，普通表格在复杂分析方面能力有限，不能提供全面的数据分析支持。

多地点经营：如果企业有多个经营地点，普通表格很难实现数据的实时共享和统一管理。建米软件支持多地点协同管理。

财务对接：企业发展到一定阶段，进销存数据要和财务数据对接。普通表格很难实现自动对接，而建米软件能和财务系统无缝对接。

决策支持：企业决策需要准确、及时的进销存数据。普通表格数据准确性和及时性不足，无法为决策提供有力支持。

四、普通表格做进销存与专业软件相比有哪些劣势？

朋友说专业软件做进销存比普通表格好，我就下普通表格到底有哪些劣势。下面来具体说说。

功能完整性：普通表格功能单一，主要就是记录数据。专业的建米软件有进货管理、销售管理、库存管理等完整功能，还能自动生成各种报表。

数据准确性：前面说过，普通表格靠手动录入和计算，容易出错。建米软件有数据校验功能，能保证数据准确。

工作效率：普通表格操作繁琐，效率低。建米软件操作简便，能自动完成很多工作，提高效率。

数据安全性：普通表格数据安全没保障。建米软件采用多种安全技术，保障数据安全。

决策支持：普通表格不能提供深入的数据分析和决策支持。建米软件能通过数据分析为企业决策提供有力依据。