！手把手教你用 Excel 轻松打造实时进销存系统

一、什么是实时进销存

在咱们日常的生意经营里，实时进销存可是非常重要的。简单来说，进就是采购商品，把货物引进来；销就是销售商品，把东西卖出去；存就是库存，也就是手头上还剩下多少货。实时进销存呢，就是要随时知道商品的采购、销售情况，以及当下准确的库存数量。比如说一家小超市，每天都会有新的货物进货，也会有各种商品被顾客买走，老板得清楚每种商品还剩多少，才能及时补货，避免缺货影响生意。要是库存管理不好，像某种饮料卖光了都不知道，顾客想买却没有，就会损失一笔收入；要是进了太多货卖不出去，又会占用资金和仓库空间。

二、用Excel做实时进销存的前期准备

创建基础表格：咱们得先打开Excel，创建几个必要的表格。第一个是商品信息表，这里面要记录每种商品的详细信息，比如商品名称、规格、单位、进价、售价等等。就像开水果店，苹果有红富士、蛇果等不同品种，每个品种的大小、价格都不一样，这些信息都要在商品信息表中记录清楚。第二个是进货记录表，每次进货时，要把进货日期、商品名称、数量、进货单价、供应商等信息填进去。还有销售记录表，记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等信息。再创建一个库存表，用来显示每种商品的实时库存数量。

设计表格格式：为了让表格看起来更清晰，咱们可以设置一下格式。比如给表头设置一个不同的颜色，让它突出显示；给数字设置合适的小数位数；调整列宽，让内容完整显示。这样在查看表格时，就会一目了然。

三、录入基础数据

录入商品信息：把店里所有商品的信息，按照前面设计好的商品信息表格式，一项一项地填进去。可以一边看着仓库里的商品，一边在Excel里录入，确保信息准确无误。比如有一款洗发水，品牌、规格、进价、售价等都要详细填写。

录入初始库存：对于刚开始使用Excel做实时进销存的情况，要把现有的库存数量录入到库存表中。比如仓库里有100瓶饮料，就在库存表对应的饮料那一行录入100。

四、设置公式实现实时更新

库存数量公式：在库存表中，库存数量是会随着进货和销售不断变化的。可以使用公式来实现实时更新。比如库存数量=初始库存+进货数量-销售数量。在Excel里，我们可以用单元格引用的方式来设置这个公式。假设初始库存数据在A列，进货数量在B列，销售数量在C列，库存数量在D列，那么在D列对应的单元格中输入“=A1+B1-C1”（这里的A1、B1、C1根据实际的数据位置调整），然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每种商品的库存数量了。

成本和销售额公式：除了库存数量，我们还想知道进货成本和销售总额。进货成本可以用进货数量乘以进货单价来计算，在进货记录表中设置相应的公式。销售总额可以用销售数量乘以销售单价来计算，在销售记录表中设置公式。这样就能随时了解生意的成本和收入情况。

五、数据的日常维护

及时记录进货和销售信息：每天有进货或者销售发生时，要第一时间把相关信息录入到对应的表格中。比如今天进了一批文具，马上在进货记录表中填写进货日期、商品名称、数量、单价等信息；有顾客买了东西，就在销售记录表中记录销售情况。这样才能保证库存数据的实时准确性。

定期核对数据：虽然Excel可以通过公式自动计算库存，但还是有可能出现录入错误的情况。所以要定期核对数据，比如每周或者每月，把Excel里的库存数据和实际仓库里的商品数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因并进行修正。

六、使用Excel做实时进销存的优缺点

优点：Excel是大家比较熟悉的软件，很多人都会用，操作相对简单，成本也低，几乎不需要额外花钱购买软件。而且它的灵活性很高，可以根据自己的需求随意设计表格和公式。比如一家小便利店，用Excel就能轻松满足日常的进销存管理需求。

缺点：当数据量比较大的时候，Excel的处理速度可能会变慢，而且容易出错。比如一家大型超市，每天的进货和销售数据成千上万条，用Excel处理起来就会很吃力。Excel的安全性相对较低，如果文件丢失或者损坏，数据可能就找不回来了。

七、建米软件助力实时进销存管理

如果觉得用Excel做实时进销存有些力不从心，比如数据量大处理不过来，或者担心数据安全问题，其实可以试试建米软件。它能自动处理大量的进销存数据，保证数据的实时性和准确性，而且有完善的数据备份和安全机制，不用担心数据丢失的问题，能让你的进销存管理更加轻松高效。

以上就是用Excel做实时进销存的一些方法和注意事项，希望能帮助大家更好地管理自己的生意库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做实时进销存需要哪些基础数据？

我听说很多人想用 Excel 做实时进销存，但是不太清楚需要准备哪些基础数据。其实啊，这就好比盖房子得先有砖头水泥一样，做实时进销存也得有合适的基础数据才行。

商品信息：这是最基本的啦。得有商品的名称，比如说你卖的是苹果手机，那“苹果手机”就是商品名称。还有商品的规格，像苹果手机有不同的型号、内存大小等。商品的编号也很重要，方便在系统里快速识别和查找。

库存数据：要知道一开始有多少库存。这包括期初库存数量，也就是刚开始做记录的时候仓库里有多少这个商品。还有库存的存放位置，是在哪个仓库的哪个货架。

进货数据：每次进货的日期得记清楚，这样能知道什么时候进的货。进货的数量也很关键，进了多少货直接影响库存。进货的价格也得记录，方便算成本。

销售数据：销售日期能让你了解销售的时间规律。销售数量就是卖出去多少商品。销售价格可以用来算收入。而且最好还能记录下客户信息，这样能分析不同客户的购买情况。建米软件就可以很好地整合这些基础数据进行实时进销存管理。

二、Excel 实时进销存表格如何设置公式？

朋友说用 Excel 做实时进销存，设置公式可把他难住了。我就想知道，这公式到底该怎么设置呢？其实掌握了方法也不难。

库存数量公式：库存数量一般是期初库存加上进货数量再减去销售数量。在 Excel 里可以用单元格引用的方式来设置公式。比如期初库存放在 A1 单元格，进货数量在 B1 单元格，销售数量在 C1 单元格，那么库存数量的公式就可以写成“=A1 + B1 - C1”。

成本计算公式：成本一般是进货价格乘以进货数量。假设进货价格在 D1 单元格，进货数量在 B1 单元格，成本公式就是“=D1 B1”。这样就能算出每次进货的成本。

销售收入公式：销售收入是销售价格乘以销售数量。要是销售价格在 E1 单元格，销售数量在 C1 单元格，销售收入公式就是“=E1 C1”。通过这个公式能快速算出销售带来的收入。

利润计算公式：利润就是销售收入减去成本。可以用前面算出来的销售收入和成本单元格来设置公式。比如销售收入在 F1 单元格，成本在 G1 单元格，利润公式就是“=F1 - G1”。建米软件在公式设置方面也有一定的指导和辅助功能，能让设置更简单。

三、Excel 实时进销存能实现自动更新吗？

假如你用 Excel 做实时进销存，肯定希望它能自动更新数据，这样就不用每次都手动改了。我就想知道，Excel 到底能不能实现自动更新呢？

数据链接方式：可以通过数据链接来实现一定程度的自动更新。比如把进货数据和库存数据链接起来，当进货数据有变化时，库存数据能自动更新。在 Excel 里可以用外部数据链接的功能。

宏的使用：宏是 Excel 里的一个强大工具。可以编写宏代码，当满足一定条件时，比如有新的进货记录或者销售记录，让 Excel 自动更新相关的数据。不过编写宏代码需要一定的编程基础。

函数的动态引用：使用一些动态引用的函数，像 INDIRECT 函数。它可以根据不同的条件引用不同的单元格，这样当数据范围变化时，公式也能自动适应。

借助第三方工具：有些第三方工具可以和 Excel 结合，实现更方便的自动更新。建米软件就是这样一款工具，它能和 Excel 很好地配合，让实时进销存数据自动更新。

四、Excel 实时进销存和专业软件相比有什么优缺点？

朋友推荐我用 Excel 做实时进销存，但是也有人说专业软件更好。我就想知道，它们到底各有什么优缺点呢？

Excel 的优点：Excel 很普及，很多人都会用，不需要额外学习复杂的软件操作。而且成本低，基本不需要花钱购买软件。它很灵活，可以根据自己的需求随意调整表格格式和公式。

Excel 的缺点：数据处理能力有限，当数据量很大时，可能会运行很慢。安全性也相对较低，容易误删或者泄露数据。而且功能相对单一，对于一些复杂的进销存管理需求可能无法满足。

专业软件的优点：专业软件功能强大，能实现很多复杂的管理功能，比如多仓库管理、数据分析等。数据安全性高，有完善的权限管理和数据备份机制。还能实现实时监控和预警。建米软件就是一款专业的进销存管理软件，能很好地满足企业的各种需求。

专业软件的缺点：购买成本相对较高，可能还需要每年支付一定的维护费用。学习成本也比较高，需要花时间去学习软件的操作。