！手把手教你手工做好进销存账目全流程

一、什么是进销存账目

在咱们日常的生意经营里，进销存账目可是非常重要的。简单来说，进就是采购货物，像开超市的老板去批发市场进饮料、零食这些商品；销就是把货物卖出去，超市把饮料、零食卖给顾客；存就是库存，也就是仓库里还剩下多少货物。进销存账目就是对这一系列采购、销售和库存情况进行记录的账本。它能让咱们清楚地知道自己进了多少货，卖了多少货，还剩多少货，以及赚了多少钱。

二、准备工作

1. 账本和文具

得准备好账本，你可以去文具店买专门的进销存账本，这种账本通常已经设计好了相应的栏目，用起来比较方便。要是买不到专门的账本，普通的笔记本也行。笔也是必不可少的，最好准备两支笔，一支黑色的用来正常记录，一支红色的用来做特殊标记，比如记录退货、亏损这些情况。

2. 确定记账周期

要确定一个记账周期，是按天、按周还是按月来记录呢？一般来说，按天记录是最准确的，能及时反映每天的经营情况。举个例子，小商店每天晚上关门后，就可以把当天的进货、销售和库存情况记录下来。但如果生意比较小，业务量不多，按周或者按月记录也是可以的。

3. 整理商品信息

把店里的商品信息整理好，给每个商品编个号，再记录下商品的名称、规格、单位等信息。比如，超市里的可乐，编号是 001，名称就是可乐，规格是 500 毫升，单位是瓶。这样在记账的时候就会更清晰，不容易出错。

三、进货记录

1. 记录内容

每次进货的时候，要详细记录进货的日期、供货商、商品编号、商品名称、规格、数量、单价和金额。比如，5 月 1 号，从 A 供货商那里进了编号为 001 的可乐，规格是 500 毫升，进了 100 瓶，单价是 2 元一瓶，那么金额就是 200 元。

2. 计算库存

每进一次货，都要及时计算库存。原来的库存加上这次进货的数量，就是新的库存数量。还是以可乐为例，原来库存有 50 瓶，这次进了 100 瓶，那么现在库存就变成了 150 瓶。

3. 保存凭证

进货的发票、收据这些凭证要保存好，它们是记账的依据，以后要是有什么问题，比如和供货商对账，或者税务检查，都能用到这些凭证。

四、销售记录

1. 记录内容

销售记录和进货记录类似，要记录销售的日期、顾客（如果是零售，顾客信息可以简单记录，比如散客）、商品编号、商品名称、规格、数量、单价和金额。比如，5 月 2 号，卖给散客 10 瓶编号为 001 的可乐，单价是 3 元一瓶，金额就是 30 元。

2. 更新库存

每销售一次商品，要及时更新库存。用原来的库存数量减去销售的数量，就是新的库存数量。上面例子中，原来可乐库存是 150 瓶，卖了 10 瓶，现在库存就变成了 140 瓶。

3. 统计销售额

定期统计销售额，比如每天晚上把当天的销售金额加起来，就知道当天卖了多少钱。按周或者按月统计的话，就能知道一段时间内的销售业绩。

五、库存盘点

1. 定期盘点

要定期对库存进行盘点，一般可以一个月或者一个季度盘点一次。盘点的时候，要把仓库里的实际商品数量和账本上记录的数量进行核对。比如，盘点可乐的时候，实际数了一下仓库里有 138 瓶，但是账本上记录的是 140 瓶，那就说明可能有 2 瓶可乐出现了问题，也许是被损坏了，或者是在销售的时候记录有误。

2. 处理差异

如果盘点的时候发现实际数量和账本记录有差异，要找出原因并进行处理。要是因为记录错误，就及时更正账本；要是因为商品损坏、丢失等原因，要做好记录，在账本上进行调整。

3. 保证准确性

库存盘点的目的就是保证库存数量的准确性，这样才能更准确地计算成本和利润。如果库存不准确，算出来的利润可能就会有偏差。

六、成本和利润计算

1. 计算成本

成本主要就是进货的成本。把一段时间内进的所有商品的金额加起来，就是这段时间的进货总成本。比如，一个月进了可乐、薯片等各种商品，把这些商品的进货金额相加，就是这个月的进货总成本。

2. 计算利润

利润就是销售额减去成本。用一段时间内的销售总额减去进货总成本，就能得到这段时间的利润。比如，一个月的销售总额是 10000 元，进货总成本是 7000 元，那么这个月的利润就是 3000 元。

3. 分析数据

通过计算成本和利润，我们可以分析生意的经营情况。如果利润比较低，就要看看是成本太高，还是销售额不够，然后想办法进行调整。比如，如果发现某种商品的进货成本太高，就可以和供货商协商降价，或者寻找更合适的供货商。

七、使用建米软件辅助

手工做进销存账目虽然能满足基本需求，但有时候会比较繁琐，容易出错。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它可以自动记录进货、销售和库存信息，还能快速计算成本和利润，比手工记账更准确、更高效。有了建米软件，咱们就可以节省很多时间和精力，把更多的心思放在生意的经营上。

以上就是关于手工做进销存账目的一些方法和步骤，希望能对大家有所帮助。在实际操作过程中，要根据自己的生意情况灵活运用，不断总结经验，让账目管理更加规范和准确。

常见用户关注的问题：

一、手工做进销存账目有啥好处？

我听说啊，现在好多人都在纠结是用软件做进销存账目还是手工做。其实手工做也是有不少好处的呢。下面我就来给你唠唠。

成本低：不用花钱去买那些专门的进销存软件，也不用请专业的技术人员来维护软件，就只需要一些账本、笔之类的简单工具，成本一下子就降下来了。

操作灵活：你想什么时候记就什么时候记，想怎么记就怎么记，完全按照自己的习惯来，不用被软件的各种规则束缚。

熟悉业务：在手工记录账目的过程中，你能更清楚地了解每一笔进销存业务的细节，对整个业务流程也会更加熟悉。

适合小生意：对于一些规模比较小、业务量也不大的生意来说，手工做进销存账目就完全够用了，没必要花大价钱去买软件。

建米软件虽然功能强大，但对于一些小本生意来说，前期手工做账目也是个不错的过渡方式，等生意做大了再考虑用软件也不迟。

二、手工做进销存账目需要准备啥东西？

朋友说，手工做进销存账目得先把要用的东西准备好，不然到时候手忙脚乱的。那到底需要准备些啥呢？接着往下看。

账本：要准备专门的进销存账本，一般有进货账本、销售账本和库存账本。这些账本可以在文具店买到，有不同的格式，你可以根据自己的需求选择。

笔：准备好记账用的笔，最好是黑色或蓝色的中性笔，这样写出来的字清晰，也不容易褪色。

计算器：在计算进货金额、销售金额和库存数量的时候，计算器能帮你快速算出结果，提高工作效率。

文件夹：用来存放一些相关的票据，比如进货发票、销售凭证等，方便以后查询和核对。

如果觉得手工整理票据麻烦，建米软件可以帮助你更高效地管理这些票据信息，不过前期手工准备好这些基础物品也是很重要的。

三、手工做进销存账目容易出错咋办？

我就想知道，好多人手工做进销存账目都会担心出错，一旦出错那可就麻烦了。那要是容易出错该咋办呢？

仔细核对：每次记录完账目后，都要仔细核对一遍，看看数字有没有写错，计算有没有错误。可以和相关的票据进行比对，确保账目准确无误。

定期盘点：定期对库存进行盘点，看看实际库存数量和账面上的数量是否一致。如果有差异，要及时查找原因并进行调整。

建立复核制度：可以让另一个人对做好的账目进行复核，两个人检查总比一个人更保险，能大大降低出错的概率。

做好记录和标记：在记录账目时，要把每一笔业务的详细信息都记录清楚，比如日期、商品名称、数量、单价等。如果有修改的地方，要做好标记，注明修改的原因。

建米软件有自动核对和纠错的功能，如果手工做账目经常出错，不妨考虑用建米软件来提高准确性。

四、手工做进销存账目能长期用吗？

假如你一直在手工做进销存账目，肯定会想这个方法能不能长期用下去。下面我就来和你分析分析。

业务简单可长期用：如果你的业务一直比较简单，商品种类不多，进销存业务量也不大，那手工做账目完全可以长期使用，它能满足你的基本需求。

业务发展受限：但是随着业务的发展，商品种类增多，业务量变大，手工做账目就会变得越来越繁琐，效率也会越来越低，可能就不太适合长期使用了。

考虑成本和效率：要综合考虑成本和效率的问题。如果手工做账目花费的时间和精力太多，而带来的效益却不高，那就要考虑是否更换方式了。

结合软件过渡：可以先继续手工做账目，同时了解一些像建米软件这样的进销存管理软件。等业务发展到一定程度，再逐步过渡到使用软件，这样能更好地适应业务的变化。

所以说，手工做进销存账目能不能长期用，要根据实际情况来判断。