超详细！手把手教你用 Excel 表格搭建实用的进销存管理系统

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

在日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是我们常说的进销存。简单来说，进货就是把商品采购回来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。

用 Excel 表格来做进销存管理有不少好处：

Excel 是大家比较熟悉的软件，很多人在工作和生活中都用过，不需要额外去学习新软件的操作，容易上手。比如小张开了一家文具店，他本身对电脑软件不太精通，但 Excel 他还是会简单使用的，所以用 Excel 来管理文具的进销存对他来说就很合适。

它的成本低，几乎不需要额外花钱。不像一些专业的进销存管理软件，可能需要支付一定的费用。

Excel 的灵活性很强，可以根据自己的实际需求进行个性化的设置。比如小李的服装店，他可以根据服装的款式、颜色、尺码等不同属性，在 Excel 中设计出适合自己店铺的进销存表格。

二、准备工作

在开始用 Excel 做进销存之前，有一些准备工作是需要做好的。

确定数据项目：要明确在进销存表格中需要记录哪些数据。一般来说，进货数据需要记录进货日期、供应商名称、商品名称、进货数量、进货单价等；销售数据要记录销售日期、客户名称、商品名称、销售数量、销售单价等；库存数据要记录商品名称、当前库存数量等。举个例子，小王经营着一家水果店，他在记录进货数据时，就需要把进了哪些水果、什么时候进的、从哪个供应商进的、进了多少斤、每斤多少钱等信息都记清楚。

创建工作表：打开 Excel 软件后，通常一个工作簿里默认有三个工作表，我们可以根据需要重命名并合理分配。比如把第一个工作表命名为“进货表”，第二个命名为“销售表”，第三个命名为“库存表”。

三、创建进货表

进货表是记录商品进货信息的重要表格。

表头设计：在工作表的第一行依次输入表头信息，如“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。这里的进货金额可以通过进货数量乘以进货单价自动计算得出。比如，老张进了 100 个杯子，每个杯子的进货单价是 5 元，那么进货金额就是 100×5 = 500 元。

数据录入：当有商品进货时，就按照表头的要求依次录入相关信息。在录入进货数量和进货单价后，利用 Excel 的公式功能计算进货金额。具体操作是，在“进货金额”对应的单元格中输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出结果。如果有多行数据，还可以通过拖动单元格右下角的填充柄来快速计算其他行的进货金额。

四、创建销售表

销售表用于记录商品的销售情况。

表头设计：和进货表类似，在第一行设置表头，包括“销售日期”“客户名称”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。

数据录入与计算：每次有商品销售时，及时录入销售信息。同样，销售金额也可以通过销售数量乘以销售单价计算得出。在录入数据过程中，如果发现之前录入的信息有误，还可以直接在单元格中进行修改。比如，小赵在录入一笔销售数据时，把销售数量输错了，他可以直接双击单元格进行修改，修改后销售金额也会自动重新计算。

五、创建库存表

库存表能让我们清楚地知道每种商品还剩下多少库存。

表头设计：表头可以设置为“商品名称”“初始库存数量”“进货数量合计”“销售数量合计”“当前库存数量”等。初始库存数量就是在开始使用 Excel 管理进销存时商品的库存数量。

数据计算：进货数量合计可以通过对进货表中该商品的进货数量进行求和得到，销售数量合计可以对销售表中该商品的销售数量求和。当前库存数量的计算公式是：初始库存数量 + 进货数量合计 - 销售数量合计。在 Excel 中可以使用 SUM 函数来进行求和计算。例如，某商品初始库存是 200 件，通过进货表计算得出进货数量合计是 100 件，通过销售表计算得出销售数量合计是 50 件，那么当前库存数量就是 200 + 100 - 50 = 250 件。

六、数据的更新与维护

进销存数据是动态变化的，所以需要及时更新和维护。

及时录入新数据：每次有进货、销售业务发生时，要第一时间在相应的表格中录入新的数据。比如，小陈的便利店每天都会有新的商品进货和销售，他每天晚上关门后都会花一点时间把当天的进货和销售数据录入到 Excel 表格中，这样才能保证数据的及时性和准确性。

定期检查数据：定期对录入的数据进行检查，查看是否有录入错误、数据缺失等情况。可以通过对比进货单、销售单和表格中的数据来进行核对。如果发现错误，要及时修改。比如，每隔一个月，就对这个月的进销存数据进行一次全面检查。

七、用 Excel 做进销存可能遇到的问题及解决办法

在使用 Excel 做进销存的过程中，可能会遇到一些问题。

数据计算错误：有时候可能会因为公式设置错误或者数据录入错误导致计算结果不准确。这时候就需要仔细检查公式和录入的数据，确保公式引用的单元格正确，数据录入无误。比如，发现某商品的库存数量计算结果不对，就要检查库存表中进货数量合计、销售数量合计的求和公式是否正确，以及进货表和销售表中该商品的数据录入是否准确。

数据量大时处理慢：当进销存数据越来越多，Excel 表格的处理速度可能会变慢。可以通过删除一些不必要的历史数据、对数据进行分类汇总等方式来优化表格。比如，把一年前的进货和销售数据单独保存到一个新的 Excel 文件中，只保留近一年的数据在当前的进销存表格中。

八、建米软件的推荐

虽然 Excel 有一定的优势，但当业务规模逐渐扩大，数据量和管理需求变得复杂时，Excel 可能就有些力不从心了。这时候可以试试建米软件，它可以实现更高效的进销存管理。比如在数据处理方面，建米软件能够快速准确地处理大量的进货、销售和库存数据，避免了 Excel 可能出现的数据计算错误和处理慢的问题。而且它还能实时更新库存信息，让你随时掌握商品的库存动态。

以上就是关于用 Excel 表格做进销存的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 表格做进销存，数据准确性怎么保证？

我听说好多人用 Excel 做进销存的时候，最头疼的就是数据准确性问题。我就想知道，这数据要是不准确，那整个进销存可就乱套了。下面咱们就来唠唠怎么保证数据准确性。

1. 规范输入格式

要给所有参与录入数据的人规定好输入格式，比如日期统一用“年/月/日”这种格式，数量和金额要保留固定的小数位数。这样大家都按一个标准来，数据就不会因为格式混乱而出错。

2. 双人录入核对

可以安排两个人分别录入同一批数据，然后对比两份录入结果。要是有不一样的地方，就仔细核对原始凭证，找出错误并改正。这样能大大降低录入错误的概率。

3. 定期数据校验

隔一段时间就对数据进行一次校验，比如核对库存数量和实际盘点数量是否一致，检查进货和销售的金额是否能对应上。要是发现有差异，赶紧查清楚原因。

4. 建立数据审核机制

安排专门的人对录入的数据进行审核，审核人员要检查数据的合理性，比如进货数量不能是负数，销售价格不能低于成本价等。要是发现不合理的数据，及时和录入人员沟通修改。

5. 使用建米软件辅助

建米软件可以对数据进行自动校验和审核，能快速发现数据中的错误和异常。而且它还能提供数据备份功能，防止数据丢失。

二、Excel 进销存表格能实现自动统计和分析吗？

朋友说要是 Excel 进销存表格能自动统计和分析，那可就太省事了。我也这么觉得，这样能节省好多时间和精力。下面就来说说它能不能实现以及怎么实现。

1. 函数公式实现简单统计

Excel 自带了很多函数公式，像 SUM 函数可以用来计算进货、销售的总金额，COUNT 函数可以统计数量。通过合理运用这些函数，能实现一些基本的统计功能。

2. 数据透视表进行多维分析

数据透视表是个很强大的工具，它可以对进销存数据进行多角度的分析。比如可以按照时间、产品类别、客户等维度来统计销售金额和数量，还能快速找出销售的高峰和低谷期。

3. 图表直观展示数据

把统计好的数据用图表展示出来，像柱状图、折线图、饼图等。这样能更直观地看到数据的变化趋势和比例关系，让分析结果一目了然。

4. 宏和 VBA 实现自动化

要是对 Excel 比较熟悉，还可以使用宏和 VBA 编写程序，实现数据的自动统计和分析。比如可以设置定时自动更新数据、自动生成报表等功能。

5. 借助建米软件提升效率

建米软件有更强大的自动统计和分析功能，它能根据预设的规则自动生成各种报表和图表，还能进行更深入的数据分析，为决策提供有力支持。

三、Excel 进销存表格怎么和实际业务流程结合？

我想知道，要是 Excel 进销存表格和实际业务流程结合不起来，那它就没什么用了。所以咱们得想想怎么把它们结合好。

1. 依据业务流程设计表格

先梳理清楚实际的进销存业务流程，比如进货要经过采购申请、审批、入库等环节，销售要经过订单、发货、收款等环节。然后根据这些环节来设计 Excel 表格的结构和内容。

2. 实时更新数据

在业务发生的及时把相关数据录入到 Excel 表格中。比如有一笔进货业务完成了，马上把进货的产品名称、数量、价格等信息录入到表格里，保证表格数据和实际业务同步。

3. 设定审批流程

在 Excel 表格中设置审批流程，比如采购申请要经过相关负责人审批后才能执行。可以通过设置单元格的权限和数据验证来实现审批功能。

4. 与其他业务系统对接

如果企业有其他业务系统，像财务系统、仓库管理系统等，可以把 Excel 进销存表格和这些系统进行对接。这样数据可以在不同系统之间共享，提高工作效率。

5. 引入建米软件优化流程

建米软件可以根据企业的实际业务流程进行定制化设置，能更好地把进销存表格和业务流程结合起来，实现业务的自动化处理。

四、Excel 进销存表格数据太多，处理起来慢怎么办？

朋友推荐说要解决 Excel 数据处理慢的问题，得想点办法。我觉得也是，数据多了处理慢，真的很影响工作效率。下面就来看看有哪些解决办法。

1. 数据分区管理

把大量的数据按照一定的规则进行分区，比如按照时间、产品类别等。这样在处理数据的时候，只需要关注特定区域的数据，能减少处理的数据量，提高处理速度。

2. 删除不必要的数据

定期清理表格中不必要的数据，比如已经过期的订单、作废的记录等。这样能减少表格的占用空间，让 Excel 运行得更流畅。

3. 优化公式和函数

检查表格中使用的公式和函数，尽量避免使用复杂的嵌套公式。可以把复杂的计算拆分成多个简单的步骤，这样能提高计算速度。

4. 升级硬件配置

要是电脑的硬件配置比较低，也会导致 Excel 处理数据慢。可以考虑升级电脑的内存、硬盘等硬件，提高电脑的性能。

5. 采用建米软件处理

建米软件对大数据的处理能力很强，它采用了先进的算法和技术，能快速处理大量的进销存数据，大大提高工作效率。