超详细！手把手教你用 Excel 表格搭建实用的进销存管理系统

一、什么是Excel表格进销存

在我们的日常生意经营里，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都得清楚知道商品的进货、销售和库存情况。Excel表格进销存其实就是利用Excel这个软件来记录和管理商品的这些信息。比如说，你开了一家文具店，进了多少支笔、卖出去多少支、还剩下多少支，这些数据都能通过Excel表格清晰地呈现出来。它就像是一个贴心的小管家，帮你把生意里的这些事儿安排得明明白白。

二、准备工作

安装Excel软件：你得有Excel软件，一般电脑上都会预装Microsoft Office，里面就包含了Excel。要是没有的话，也可以去网上下载WPS表格，它和Excel的功能差不多，操作也很相似。

明确数据内容：你得想清楚要在表格里记录哪些数据。以刚才的文具店为例，进货的时候要记清楚进货日期、商品名称（比如是铅笔还是橡皮）、进货数量、进货单价、供应商这些信息；销售的时候要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户信息等；库存方面要知道当前的库存数量、库存预警数量（当库存低于这个数量就要赶紧进货了）。

三、创建进货表格

设置表头：打开Excel软件，新建一个工作表。在第一行依次输入“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“供应商”等内容，这些就是表头，它就像是给每个数据列起了个名字，方便我们识别。

录入数据：每次进货的时候，就按照表头对应的列把相关信息填进去。比如你在3月1号从晨光文具厂进了100支铅笔，每支进价1元，那就在“进货日期”列填3月1号，“商品名称”列填铅笔，“进货数量”列填100，“进货单价”列填1，“供应商”列填晨光文具厂。

计算进货总价：在进货表格里，我们还可以设置公式来自动计算进货总价。在总价列对应的单元格里输入“=进货数量列单元格进货单价列单元格”，比如进货数量在C列，进货单价在D列，总价在E列，就在E2单元格输入“=C2D2”，然后按下回车键，就会自动算出第一行的进货总价。接着把鼠标指针放在这个单元格右下角，等指针变成黑色的十字时，按住鼠标左键往下拖动，下面的行就会自动套用这个公式计算出各自的进货总价。

四、创建销售表格

设置表头：同样新建一个工作表，设置“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“客户”等表头。

录入数据：每完成一笔销售，就把相应的数据填进去。比如3月5号卖给了学校15支铅笔，每支卖1.5元，就在“销售日期”列填3月5号，“商品名称”列填铅笔，“销售数量”列填15，“销售单价”列填1.5，“客户”列填学校。

计算销售总价：和进货表格计算总价的方法一样，在销售总价列输入相应的公式，就能自动算出每笔销售的总价。

五、创建库存表格

设置表头：表头可以设置为“商品名称”“初始库存数量”“进货数量汇总”“销售数量汇总”“当前库存数量”“库存预警数量”等。

录入初始数据：先把每种商品的初始库存数量填进去。比如刚开始文具店有200支铅笔，就在“初始库存数量”列对应的铅笔那一行填200。

汇总进货和销售数量：利用Excel的函数来汇总进货和销售数量。比如要汇总铅笔的进货数量，在“进货数量汇总”列对应的铅笔那一行输入“=SUMIF(进货表格!$B:$B,商品名称单元格,进货表格!$C:$C)”，这里的“进货表格”是进货表格所在的工作表名称，“$B:$B”表示进货表格里商品名称所在的列，“商品名称单元格”就是库存表格里当前商品名称所在的单元格，“$C:$C”表示进货表格里进货数量所在的列。销售数量汇总也用类似的方法，只是把引用的表格换成销售表格。

计算当前库存数量：在“当前库存数量”列对应的单元格输入“=初始库存数量+进货数量汇总-销售数量汇总”，这样就能自动算出当前的库存数量。

设置库存预警：给每种商品设置一个库存预警数量，当当前库存数量低于这个数值时，就提醒我们要进货了。可以通过条件格式来实现这个功能。选中“当前库存数量”列，点击“开始”菜单里的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则” - “小于”，在弹出的对话框里输入库存预警数量，然后选择一种突出显示的格式，比如背景颜色变成红色。这样当库存数量低于预警值时，单元格就会变成红色提醒我们。

六、数据的维护和更新

及时录入新数据：每次进货或者销售之后，要尽快把新的数据录入到对应的表格里，这样才能保证数据的准确性和及时性。比如今天又进了一批橡皮，那就赶紧在进货表格里把相关信息填好。

定期检查数据：每隔一段时间，比如一个月或者一个季度，要检查一下表格里的数据是否准确，有没有录入错误或者遗漏的情况。可以通过核对进货单、销售单和库存实物来进行检查。

备份数据：数据很重要，万一电脑出了问题或者文件丢失就麻烦了。所以要定期备份Excel文件，可以把文件复制到移动硬盘或者上传到云盘里。

七、使用建米软件的建议

虽然Excel表格能满足一些简单的进销存管理需求，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多，管理起来就会变得复杂。这时候可以试试建米软件，它专门针对进销存管理设计，能自动处理数据，快速生成各种报表，还能实时同步数据，让你随时随地掌握商品的进销存情况，比用Excel表格更加高效和便捷。

以上就是用Excel表格做进销存的详细步骤和方法，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、Excel 表格进销存能实现自动计算吗？

我听说好多人用 Excel 做进销存，就想知道它能不能自动计算呢。要是能自动计算，那可就省老多事儿啦，不用手动一个一个算，既快又准。

下面咱们来仔细说说：

1. 公式设置：在 Excel 里可以通过设置公式来实现自动计算。比如用 SUM 函数计算进货总量、销售总量等。只要数据一输入，结果马上就出来了。

2. 数据关联：把进货、销售、库存的数据关联起来，当进货或者销售数据有变动时，库存数据能自动更新。就像你卖出去一件商品，库存数量自动减 1。

3. 日期计算：可以设置日期相关的公式，计算商品的进货时间、销售时间间隔等。这样能更好地掌握商品的流转情况。

4. 成本核算：通过公式计算商品的进货成本、销售成本，还能算出利润。不过 Excel 的自动计算功能虽然方便，但对于复杂的业务场景，可能就有点力不从心了，这时候建米软件就能发挥大作用啦，它能更精准地处理复杂的进销存业务。

5. 数据验证：设置数据验证规则，确保输入的数据符合要求，避免错误数据影响计算结果。

二、Excel 表格进销存怎么设置库存预警？

朋友说用 Excel 做进销存，有时候库存没把握好，就容易出现缺货或者积压的情况。我就想知道该怎么设置库存预警呢。

设置库存预警可以这么做：

1. 确定预警数值：先根据以往的销售数据和经验，确定每种商品的最低库存和最高库存数值。比如某种商品平均每周卖 10 件，那最低库存可以设置为 20 件。

2. 使用条件格式：在 Excel 里通过条件格式功能，当库存数量低于最低库存或者高于最高库存时，单元格自动变色。比如库存低于最低库存，单元格变成红色。

3. 函数判断：用 IF 函数来判断库存数量是否达到预警值。当满足预警条件时，在旁边的单元格显示预警提示。

4. 数据透视表辅助：利用数据透视表对库存数据进行汇总和分析，更直观地查看哪些商品需要预警。不过 Excel 做库存预警可能不够灵活，建米软件在这方面就有优势，它能实时监控库存，及时发出准确的预警。

5. 定期检查：即使设置了预警，也要定期检查数据的准确性，确保预警功能正常工作。

三、Excel 表格进销存如何做数据分析？

我想知道用 Excel 做进销存，该怎么去分析数据呢。毕竟光有数据，不分析也没办法发现问题和规律呀。

数据分析可以从这些方面入手：

1. 销售趋势分析：通过绘制折线图等图表，查看不同时间段的销售数据变化。比如看看每个月的销售额是上升还是下降。

2. 商品销售排行：用排序功能找出销售数量或者销售额最高的商品。了解哪些商品受欢迎，以便调整进货策略。

3. 成本效益分析：计算每种商品的成本和利润，分析哪些商品利润高，哪些商品成本高。这样就能知道该重点推广哪些商品。

4. 库存周转率分析：通过计算库存周转率，了解商品的流转速度。库存周转率高，说明商品销售快。不过 Excel 的数据分析功能有限，建米软件能提供更深入、全面的数据分析，帮助企业更好地决策。

5. 客户分析：分析不同客户的购买频率和购买金额，找出优质客户，进行针对性的营销。

四、Excel 表格进销存怎么共享数据？

假如你和团队一起用 Excel 做进销存，就会面临数据共享的问题。我就想知道该怎么在团队里共享这些数据呢。

数据共享可以采用以下方法：

1. 邮件共享：把做好的 Excel 文件通过邮件发给团队成员。不过这种方法更新数据不太方便，每次有新数据都要重新发邮件。

2. 云盘共享：把文件上传到云盘，设置好共享权限，团队成员都能访问。这样大家都能实时看到最新的数据。

3. 共享文件夹：在局域网内设置共享文件夹，把 Excel 文件放进去。团队成员在各自的电脑上访问共享文件夹。

4. 在线协作平台：一些在线协作平台支持多人同时编辑 Excel 文件。大家可以一起在上面操作，实时更新数据。但 Excel 的共享功能可能不太稳定，建米软件提供了更安全、高效的数据共享方式，能让团队成员更好地协作。

5. 定期更新数据：无论采用哪种共享方式，都要定期更新数据，保证数据的准确性和及时性。