超详细！手把手教你用 Excel 表格搭建实用的仓库进销存系统

一、什么是仓库进销存系统

简单来说，仓库进销存系统就是用来管理仓库货物的进货、销售和库存情况的系统。想象一下，你开了一家小超市，每天都有新的货物进来，也有货物被顾客买走，同时你得清楚仓库里还剩下多少货。这时候，一个好用的进销存系统就能帮你把这些事儿都安排得明明白白。有了它，你不用再拿着小本本一笔一笔地记录，也不用担心会算错账或者搞不清库存。

二、为什么用Excel做仓库进销存系统

操作简单：Excel大家都不陌生，基本上稍微懂点电脑的人都会用。不像一些专业的软件，还得专门去学习怎么操作。比如说，你只需要会输入数据、用一些简单的公式，就能搭建起一个简单的进销存系统。

成本低：不用花钱去买那些昂贵的专业软件。只要你的电脑上安装了Excel，就可以直接用。对于一些小店铺或者刚开始创业的人来说，这能省不少钱呢。

可自定义：你可以根据自己仓库的实际情况，随意调整表格的格式和内容。比如你的仓库主要卖衣服，那你就可以在表格里加上衣服的尺码、颜色等信息。

三、搭建Excel仓库进销存系统前的准备工作

明确需求：先想想你这个仓库进销存系统要实现哪些功能。还是拿小超市举例，你得知道要记录哪些商品信息，是只记录商品名称和数量，还是还要记录进价、售价这些。

收集数据：把仓库里现有的货物信息都收集起来，包括商品名称、规格、数量、进价、售价等。这些数据是搭建系统的基础。

整理表格结构：规划好每个表格要记录什么内容。一般来说，会有进货表、销售表和库存表。进货表记录每次进货的情况，销售表记录每次销售的情况，库存表则实时反映仓库里的库存数量。

四、创建进货表

表头设计：在Excel表格的第一行输入表头，常见的表头有“进货日期”“商品名称”“规格”“数量”“进价”“供应商”等。这些信息能让你清楚地知道每次进货的具体情况。

数据录入：每次有新的货物进来，就按照表头的内容把相关信息录入到表格里。比如，3月1号进了100瓶饮料，每瓶进价2元，供应商是XX公司，你就把这些信息对应填到表格里。

公式运用：可以用一些简单的公式来计算进货的总金额。比如在“总金额”这一列，在对应的单元格里输入“=数量进价”，然后按下回车键，就能自动算出这一批货物的总金额。

五、创建销售表

表头设计：销售表的表头可以有“销售日期”“商品名称”“规格”“数量”“售价”“客户”等。通过这些信息，你能了解每一次销售的情况。

数据录入：和进货表一样，每次有销售发生，就把相关信息录入到销售表中。比如，3月2号卖给了XX客户20瓶饮料，每瓶售价3元，就把这些信息填好。

公式运用：同样可以用公式计算销售的总金额，在“总金额”列输入“=数量售价”。还可以用公式统计某段时间内的销售总量和销售总额。

六、创建库存表

表头设计：库存表的表头有“商品名称”“规格”“期初库存”“本期进货”“本期销售”“期末库存”等。期初库存就是仓库一开始的库存数量，本期进货和本期销售分别从进货表和销售表中获取数据，期末库存则是根据前面的数据计算得出。

数据引用：在“本期进货”和“本期销售”这两列，可以用VLOOKUP函数从进货表和销售表中引用数据。比如，在“本期进货”列的单元格里输入“=VLOOKUP(商品名称,进货表!$A$1:$E$100,4,0)”，就能把对应商品的进货数量引用过来。这里的“商品名称”是库存表中对应的商品名称单元格，“进货表!$A$1:$E$100”是进货表的数据范围，“4”表示要引用的是进货表中第四列的数据（也就是数量列），“0”表示精确匹配。

公式计算：“期末库存”列的计算公式是“=期初库存+本期进货-本期销售”。这样就能实时反映出仓库里的实际库存数量。

七、数据更新与维护

及时录入数据：每次有进货或者销售发生，都要及时把数据录入到相应的表格中，这样才能保证库存数据的准确性。比如，今天进了一批新货，下班前就要把进货信息录入到进货表中。

定期检查数据：每隔一段时间，比如一个月，要检查一下表格中的数据是否准确。可以和实际的库存进行核对，如果发现有错误，要及时修改。

备份数据：为了防止数据丢失，要定期对Excel文件进行备份。可以把文件复制到移动硬盘或者上传到云盘。

八、Excel仓库进销存系统的局限性与解决方案

数据处理能力有限：当仓库的业务量越来越大，数据越来越多的时候，Excel处理起来可能会比较慢，甚至会出现卡顿的情况。这时候可以试试建米软件，它能处理大量的数据，运行速度快，能提高工作效率。

安全性不高：Excel文件如果不小心被删除或者损坏，数据就可能丢失。建米软件有完善的数据备份和恢复功能，能保障数据的安全。

功能不够强大：Excel只能实现一些基本的进销存管理功能，对于一些复杂的业务需求，比如多仓库管理、数据分析等，可能就无法满足。建米软件功能丰富，能满足各种复杂的仓库管理需求。

以上就是用Excel做仓库进销存系统的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你搭建出一个实用的仓库管理系统。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做仓库进销存系统能满足大规模库存管理吗？

我听说很多小仓库用 Excel 做进销存系统还挺顺手的，可我就想知道它能不能满足大规模库存管理呢。下面我来唠唠。

数据处理能力方面：Excel 本身有数据量的限制，对于大规模库存管理，数据量一旦超出它的处理范围，就容易出现卡顿甚至崩溃的情况。比如一个大型仓库每天进出货记录成千上万条，Excel 处理起来就会很吃力。

功能完整性方面：大规模库存管理需要更复杂的功能，像多仓库协同管理、批次管理、保质期管理等。Excel 虽然能通过公式和函数实现一些基本功能，但对于这些复杂功能的实现就比较困难，而且容易出错。

数据安全性方面：Excel 文件容易丢失、损坏，一旦出现意外情况，数据可能就没了。而大规模库存管理的数据非常重要，不能有闪失。建米软件在数据安全方面有保障，能定期备份数据，防止数据丢失。

实时性方面：大规模库存管理需要实时掌握库存动态。Excel 需要手动更新数据，很难做到实时同步，可能会导致库存数据不准确。而专业的库存管理软件能实时更新数据，让管理者随时了解库存情况。

二、用 Excel 做仓库进销存系统需要具备哪些技能？

朋友说他想用 Excel 做仓库进销存系统，可又不知道需要啥技能。我就来给大伙说说。

基本操作技能：得熟悉 Excel 的基本操作，像数据的录入、编辑、保存等。这是最基础的，不然连数据都输不进去，还怎么做系统。

函数运用技能：要会用一些常用的函数，比如 SUM 求和函数、VLOOKUP 查找函数等。这些函数能帮助我们快速计算和查找数据，提高工作效率。

图表制作技能：通过制作图表，能更直观地展示库存数据的变化趋势。像柱状图、折线图等，能让管理者一眼看出库存的增减情况。

数据透视表技能：数据透视表可以对大量数据进行快速汇总和分析。在仓库进销存管理中，能帮助我们快速了解不同产品的库存情况、销售情况等。建米软件也有类似强大的数据分析功能，能让管理更轻松。

三、Excel 做的仓库进销存系统和专业软件相比有什么劣势？

我想知道 Excel 做的仓库进销存系统和专业软件比起来，到底有啥劣势呢。下面来分析分析。

功能扩展性方面：Excel 的功能扩展比较有限，很难根据企业的发展和业务需求进行功能的添加和修改。而专业软件，像建米软件，能根据企业的不同需求进行定制化开发，功能扩展性强。

数据准确性方面：Excel 靠手动输入数据，容易出现人为错误，导致数据不准确。专业软件有严格的数据校验机制，能减少数据错误的发生。

协作性方面：在多人协作管理库存时，Excel 文件共享和协作比较麻烦，容易出现数据冲突。专业软件支持多人同时在线操作，数据实时同步，协作更高效。

数据分析能力方面：专业软件有强大的数据分析功能，能对库存数据进行深度挖掘和分析，提供有价值的决策依据。Excel 的数据分析功能相对较弱，很难满足复杂的分析需求。

四、Excel 做仓库进销存系统的成本高吗？

朋友推荐我用 Excel 做仓库进销存系统，说成本低，可我就想知道是不是真的成本不高呢。下面来看看。

软件成本方面：Excel 软件本身如果是正版的话，需要购买授权，对于一些企业来说也是一笔开支。而且如果需要使用高级功能，可能还需要升级版本，成本会增加。

人力成本方面：用 Excel 做系统需要专人进行数据的录入、整理和分析，这就增加了人力成本。而且如果员工技能不足，还需要进行培训，培训成本也不低。

时间成本方面：搭建和维护 Excel 做的进销存系统需要花费大量的时间，从设计表格到设置公式，再到后期的数据更新和维护，都需要投入时间。而专业软件安装和使用相对简单，能节省时间。建米软件安装后能快速投入使用，减少时间成本。

潜在成本方面：如果 Excel 系统出现问题，导致数据错误或丢失，可能会给企业带来损失，这也是一种潜在成本。专业软件有更好的稳定性和数据保障，能减少潜在成本。