超详细！手把手教你搞定进销存客户账单的制作方法

一、了解进销存客户账单

在商业活动里，进销存客户账单可是非常关键的。简单来说，它就是记录和反映企业与客户之间在商品买卖过程中资金往来、货物进出情况的一种单据。它就像是一本详细的账本，能清楚地告诉你，给客户发了多少货，客户付了多少钱，还欠多少钱等等。

账单的重要性：对企业而言，它能帮助我们清晰地掌握每个客户的交易情况，及时了解客户的欠款和付款情况，方便进行资金的管理和回笼。比如说，咱们公司有个长期合作的客户，通过查看账单就能知道这个月给他发了多少货，他又付了多少款，还欠多少没给，这样心里就有底了，能更好地规划公司的资金使用。

包含的内容：一般会有客户的基本信息，像客户的名称、联系方式等；还有商品的详细信息，比如商品的名称、规格、数量、单价等；交易的时间、付款方式、欠款金额这些也都是必不可少的。举个例子，咱们卖手机，账单上就得写清楚是哪个型号的手机，卖了几部，每部多少钱，什么时候卖出去的，客户是现金付款还是转账付款，有没有欠款等等。

二、准备相关资料

要做好进销存客户账单，得先把相关的资料准备齐全。这就好比盖房子，材料备齐了才能顺利开工。

销售订单：这可是最基础的资料之一。销售订单上记录了客户的需求，包括要购买的商品种类、数量、价格等信息。比如，客户下了一个订单，要 10 台电脑，每台 5000 元，这些信息都会在销售订单上体现出来，后续做账单的时候就可以直接参考。

发货单：发货单能证明我们已经把商品发给客户了。它上面会有发货的日期、商品的实际发出数量等内容。还是拿卖电脑的例子来说，发货单上会写清楚什么时候给客户发了 10 台电脑，这样就能和销售订单对应起来，确保账单的准确性。

客户付款记录：这能让我们知道客户付了多少钱。付款记录可以是银行转账记录、现金收款凭证等。如果客户通过银行转账付了 30000 元，那我们在做账单的时候就要把这笔付款记录进去，算出客户还欠多少货款。

三、选择合适的工具

现在做进销存客户账单，有很多工具可以选择，不同的工具各有优缺点，咱们得根据自己的实际情况来选。

Excel 表格：这是很多人常用的工具，它操作相对简单，容易上手。我们可以自己设计表格的格式，把客户信息、商品信息、交易金额等都填进去，还能通过公式进行一些简单的计算。比如，我们可以用公式自动算出商品的总价、客户的欠款金额等。Excel 表格也有一些局限性，当数据量比较大的时候，处理起来就会比较麻烦，而且容易出错。

专业的进销存软件：如果企业的业务比较复杂，交易频繁，使用专业的进销存软件会更合适。这类软件功能强大，能自动记录和处理各种进销存数据，生成准确的客户账单。比如建米软件，它可以对销售订单、发货单、客户付款记录等进行统一管理，自动生成清晰规范的客户账单。而且，它还能实时更新数据，让我们随时了解客户的交易情况。建米软件操作简单，即使是没有专业技术背景的人员也能轻松上手，大大提高了工作效率。

四、设计账单格式

一个好的账单格式能让客户一目了然地看到交易的情况，也方便我们自己管理。

表头设计：表头要包含账单的基本信息，比如账单编号、日期、客户名称等。账单编号就像是账单的身份证，方便我们对账单进行管理和查询。日期能让我们知道这笔交易是什么时候发生的。客户名称自然是要明确和哪个客户进行的交易。

商品明细栏：这里要详细列出商品的名称、规格、数量、单价、金额等信息。比如，卖衣服的话，要写清楚衣服的款式、尺码、颜色，卖了几件，每件多少钱，一共多少钱。这样客户就能清楚地知道自己买了什么东西，花了多少钱。

总计栏：总计栏要算出商品的总金额、客户已付款金额、欠款金额等。这些数据能让我们和客户都清楚交易的总体情况。比如说，商品总金额是 5000 元，客户已经付了 3000 元，那欠款金额就是 2000 元。

五、录入数据

把准备好的资料中的数据准确地录入到设计好的账单格式中是很关键的一步。

仔细核对：在录入数据之前，一定要仔细核对销售订单、发货单、付款记录等资料，确保数据的准确性。比如，销售订单上写的是 10 件商品，发货单上也是 10 件，付款记录也和实际情况相符，这样才能保证录入的数据是正确的。

按照顺序录入：可以按照商品明细栏的顺序，依次录入商品的名称、规格、数量、单价等信息，然后再录入客户的付款情况。这样有条理地录入，能避免遗漏和错误。

检查和修正：录入完数据后，要再次检查一遍，看看有没有录入错误或者遗漏的地方。如果发现有错误，要及时修正。比如说，发现商品的单价录入错误了，要马上改正过来，保证账单的准确性。

六、审核与确认

做好账单后，不能马上发给客户，还需要进行审核和确认。

内部审核：先在企业内部进行审核，检查账单的数据是否准确，格式是否规范。可以让同事或者财务人员帮忙审核，从不同的角度发现可能存在的问题。比如，财务人员可以检查金额的计算是否正确，业务人员可以检查商品信息是否和销售订单一致。

与客户确认：审核通过后，要和客户进行确认。可以通过电话、邮件等方式把账单发给客户，让客户核对账单上的信息是否正确。如果客户发现有问题，我们要及时和客户沟通，查明原因并进行修改。比如说，客户说账单上的商品数量和实际收到的不一样，那我们就要去查发货单和物流记录，找出问题所在并解决。

七、保存与管理

要对做好的账单进行保存和管理，方便以后查询和统计。

电子文档保存：可以把账单保存为电子文档，比如 Excel 文件、PDF 文件等。这样既方便保存，又能随时进行查询和打印。我们可以按照日期、客户名称等对电子文档进行分类管理，比如把每个月的账单放在一个文件夹里，每个客户的账单单独存一个文件。

纸质文档保存：如果需要，也可以把账单打印出来，进行纸质文档的保存。纸质文档可以存放在专门的文件柜里，做好防潮、防火、防虫等措施。纸质文档管理起来相对麻烦一些，查找也不太方便，所以电子文档保存还是更主流的方式。

以上就是关于进销存客户账单怎么做的一些方法和步骤，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，我们可以根据自己的情况进行调整和优化，让账单管理工作更加高效、准确。

常见用户关注的问题：

一、进销存客户账单记录不准确怎么办？

我听说很多做进销存的朋友都遇到过客户账单记录不准确的问题，这可太让人头疼了。一旦账单记录有偏差，后续的结算、统计啥的都会出乱子。下面就来聊聊遇到这种情况该咋办。

1. 核对原始凭证

得把和客户交易的那些原始凭证都找出来，像销售单、进货单、发票啥的。仔细核对这些凭证上的信息，看看数量、金额、日期这些是不是和账单上记录的一样。要是发现有对不上的地方，赶紧标记出来，这可能就是问题的源头。

2. 检查录入过程

想想账单数据是咋录入系统的，是不是录入人员粗心输错了。比如把数字输错、小数点位置点错，或者把客户信息录串了。可以让录入人员重新核对一遍录入的数据，或者换个人再录一次，对比一下结果。

3. 查看系统设置

有时候系统设置可能有问题，导致数据计算或者记录不准确。比如税率设置不对，就会影响到金额的计算。检查一下系统里关于价格计算、折扣设置、费用分摊这些方面的参数，确保设置都是正确的。建米软件在系统设置方面就比较灵活，可以根据不同的业务需求进行调整，减少因设置问题导致的记录不准确。

4. 与客户沟通

直接和客户沟通也是个好办法。把有疑问的账单发给客户，让他们帮忙核对一下。客户对自己的交易情况肯定比较清楚，说不定能发现我们没注意到的问题。双方一起核对，能更快地找出不准确的地方。

5. 建立复查机制

为了避免以后再出现类似的问题，要建立一个复查机制。在账单生成后，安排专人进行复查，确保数据准确无误。可以制定一个复查流程和标准，让复查工作有章可循。

二、进销存客户账单怎么进行分类管理？

朋友说在做进销存的时候，客户账单太多了，不分类管理的话，找起来特别麻烦。我就想知道，到底该怎么给这些账单分类呢？下面就来详细说说。

1. 按客户类型分类

可以把客户分成不同的类型，比如批发客户、零售客户、代理商啥的。不同类型的客户交易模式和特点可能不一样，分类之后能更方便地进行管理和分析。比如批发客户的账单金额一般比较大，交易频率相对稳定，可以单独进行统计和跟踪。

2. 按交易时间分类

按照交易的时间来分类也很实用。可以分为月度账单、季度账单、年度账单。这样能清晰地看到不同时间段的交易情况，方便进行财务分析和总结。比如每个月月底的时候，把当月的账单整理出来，看看这个月的销售额、利润情况。

3. 按交易性质分类

根据交易的性质，把账单分为销售账单、采购账单、退货账单等。不同性质的账单处理方式和关注点也不一样。销售账单主要关注收款情况，采购账单关注付款情况，退货账单则要注意退款和库存的调整。建米软件可以方便地对不同性质的账单进行分类和管理，提高工作效率。

4. 按信用等级分类

给客户设定不同的信用等级，比如优质客户、一般客户、风险客户。对于不同信用等级的客户账单，管理的重点也不同。优质客户的账单可以相对宽松一些，风险客户的账单则要重点关注收款情况，及时催收欠款。

5. 建立分类档案

把分类好的账单建立相应的档案，可以是纸质档案，也可以是电子档案。在档案中记录账单的基本信息、交易详情、处理情况等。这样在需要查询的时候，能快速找到相关的账单。

三、进销存客户账单逾期未付款怎么处理？

我想知道要是遇到进销存客户账单逾期未付款的情况该咋整，这可是很多商家都会碰到的难题。逾期未付款不仅会影响企业的资金周转，还可能带来一些风险。下面就来看看有哪些处理办法。

1. 及时提醒

发现客户账单逾期后，要第一时间给客户发送提醒通知。可以通过电话、短信、邮件等方式，礼貌地提醒客户账单已经逾期，让他们尽快付款。提醒的时候要说明逾期的影响，比如可能会影响后续的合作、产生滞纳金等。

2. 了解原因

和客户沟通，了解他们逾期未付款的原因。有可能是客户遇到了资金困难，也有可能是对账单有疑问。如果是资金困难，可以和客户协商一个还款计划，让他们分期还款。如果是对账单有疑问，要及时和客户核对账单，解决问题。

3. 发送催款函

如果提醒之后客户还是没有付款，可以发送正式的催款函。催款函要明确指出账单的金额、逾期时间、还款要求等，并且说明如果不按时还款将采取的措施。建米软件可以帮助生成规范的催款函，提高催款的专业性。

4. 采取法律措施

如果客户一直拖欠不还，经过多次沟通和催款都没有效果，就可以考虑采取法律措施。比如向法院起诉，通过法律途径来追讨欠款。在采取法律措施之前，要收集好相关的证据，像合同、账单、交易记录等。

5. 调整信用政策

对于逾期未付款的客户，要重新评估他们的信用等级，调整信用政策。可以降低他们的信用额度，或者要求他们在下次交易时先付款后发货。这样可以减少类似情况的再次发生。

四、进销存客户账单如何实现自动化生成？

朋友推荐说实现进销存客户账单自动化生成能大大提高工作效率，我也觉得这是个好办法。现在手工做账单太麻烦了，还容易出错。下面就来看看怎么实现自动化生成。

1. 选择合适的软件

要实现自动化生成账单，得选一款合适的进销存管理软件。建米软件就是一个不错的选择，它可以根据预设的规则，自动从进销存数据中提取相关信息，生成客户账单。软件要具备数据准确、操作简单、功能丰富等特点。

2. 设定规则

在软件中设定好生成账单的规则，比如账单的格式、内容、计算方式等。可以根据不同的客户类型、交易性质设置不同的规则。比如对于批发客户的账单，可以显示批量折扣、总价等信息。

3. 数据对接

确保软件和企业的其他业务系统进行数据对接，比如销售系统、库存系统等。这样可以实时获取最新的交易数据，保证账单的准确性。数据对接要稳定、高效，避免出现数据丢失或错误的情况。

4. 定期检查

虽然实现了自动化生成账单，但还是要定期检查账单的准确性。可以随机抽取一些账单进行核对，看看数据是否正确、格式是否规范。如果发现问题，要及时调整软件的设置或规则。

5. 员工培训

对使用软件的员工进行培训，让他们熟悉软件的操作和账单生成的流程。员工要能够熟练地设置规则、查看账单、处理异常情况等。只有员工掌握了正确的操作方法，才能保证自动化生成账单的顺利进行。