采购进销存表格如何做

一、采购进销存表格的重要性

在日常的商业活动中，无论是小商铺还是大公司，采购、进货、销售和库存管理都是非常重要的环节。采购进销存表格就像是一个“管家”，能帮助我们清晰地记录和管理这些业务。比如说，一家小超市，如果没有一个准确的采购进销存表格，老板可能都不知道哪些商品畅销、哪些商品积压，进货的时候就容易盲目，导致资金浪费。

记录业务信息：它可以详细记录每一次的采购、进货、销售的时间、数量、金额等信息。比如，某服装店进了一批新款衣服，通过表格就能清楚记下进货的款式、数量、进价等，方便后续核算成本。

掌握库存状况：通过表格可以实时了解库存的数量。像一家文具店，在开学季前，老板通过表格查看库存，就能知道哪些文具需要补货，避免缺货影响销售。

分析经营状况：根据表格的数据，可以分析出商品的销售趋势。例如，一家水果店，通过表格数据发现某一种水果在某个季节销量特别好，以后在这个季节就可以多进一些这种水果。

二、制作采购进销存表格前的准备

在开始制作表格之前，我们需要做一些准备工作，这样才能让表格更符合我们的需求。

明确业务流程：不同的行业业务流程可能不同。比如，一家餐厅的采购进销存流程和一家书店就不一样。餐厅需要采购食材，有库存管理，还要记录每天的销售菜品；而书店主要是采购书籍、销售书籍和管理库存。要先清楚自己的业务流程。

确定表格内容：根据业务流程，确定表格要包含哪些内容。一般来说，采购部分要记录供应商信息、采购日期、采购商品名称、数量、单价、金额等；进货部分要和采购对应，还要记录进货时间；销售部分要记录销售日期、客户信息、销售商品名称、数量、单价、金额等；库存部分要记录商品名称、初始库存、进货数量、销售数量、当前库存等。

选择工具：制作采购进销存表格可以使用 Excel、WPS 表格等软件。这些软件功能强大，操作相对简单。如果你对电脑操作不太熟悉，也可以选择一些在线表格工具，它们不需要安装，在网页上就能使用。

三、采购进销存表格的基本结构

采购进销存表格通常可以分为几个部分，每个部分都有其特定的作用。

采购表格：这部分主要记录采购的相关信息。表头可以包括供应商名称、采购日期、商品名称、规格型号、采购数量、采购单价、采购金额等。例如，一家超市采购饮料，在采购表格中就可以详细记录是从哪个供应商进的货，什么时候进的，进了多少箱，每箱多少钱等信息。

进货表格：进货表格和采购表格有一定关联，但也有不同。它除了包含采购表格的一些基本信息外，还可以增加进货时间、验收情况等内容。比如，某工厂进了一批原材料，通过进货表格可以记录货物实际到达的时间，以及验收时是否有损坏等情况。

销售表格：销售表格记录销售的情况。表头可以有销售日期、客户名称、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等。以一家服装店为例，销售表格能记录每件衣服卖给了哪个客户，什么时候卖的，卖了多少钱。

库存表格：库存表格是整个采购进销存表格的核心之一。它要记录商品的初始库存、每次进货数量、每次销售数量和当前库存。比如，一家五金店，通过库存表格就能随时知道每种五金工具的库存数量，方便及时补货。

四、制作采购进销存表格的步骤

下面以 Excel 为例，介绍一下制作采购进销存表格的具体步骤。

创建工作表：打开 Excel 软件，新建一个工作簿。可以根据前面确定的表格内容，分别创建采购、进货、销售、库存等工作表。比如，在工作簿中右键点击工作表标签，选择“插入”，然后选择“工作表”，依次创建不同的工作表。

设计表头：在每个工作表的第一行输入表头信息。比如，在采购工作表的第一行依次输入“供应商名称”“采购日期”“商品名称”等。表头的设计要清晰、准确，方便后续填写数据。

设置格式：为了让表格看起来更美观、易读，可以设置一些格式。比如，调整列宽和行高，让数据能够完整显示；设置字体、字号和颜色，突出表头和重要数据；还可以设置单元格的边框和底纹。例如，将表头的字体加粗、字号变大，底纹设置为灰色，这样能和数据区分开来。

输入公式：在库存工作表中，为了能自动计算当前库存，可以输入公式。比如，当前库存 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。在 Excel 中，可以在当前库存对应的单元格中输入“=初始库存单元格 + 进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，就能自动计算出结果。当进货或销售数据发生变化时，当前库存会自动更新。

数据录入与验证：开始录入实际的业务数据。在录入过程中，可以设置数据验证，避免输入错误的数据。比如，在采购单价单元格中设置数据验证，限制输入的数值必须大于 0。这样，当输入错误的数据时，会弹出提示框。

五、采购进销存表格的使用与维护

制作好表格后，正确的使用和维护也很重要。

及时更新数据：每次有采购、进货、销售等业务发生时，要及时在对应的表格中录入数据。比如，一家便利店每天晚上关门后，收银员要把当天的销售数据录入到销售表格中，这样才能保证库存数据的准确性。

定期核对数据：定期对表格中的数据进行核对。可以将表格数据和实际库存进行对比，检查是否有出入。例如，一家仓库每个月要进行一次盘点，将盘点结果和库存表格中的数据进行核对，如果有差异，要找出原因并进行调整。

备份表格：为了防止数据丢失，要定期备份采购进销存表格。可以将表格保存到 U 盘、移动硬盘或云盘等存储设备中。比如，每周将表格备份到云盘一次，这样即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

六、借助软件优化采购进销存管理

虽然使用 Excel 等工具可以制作采购进销存表格，但当业务规模变大、数据量增多时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度慢、容易出错等。这时候，可以试试建米软件。建米软件能自动处理采购、进货、销售和库存数据，避免手动录入的错误，提高工作效率。而且它还能生成各种报表，让你更直观地了解业务情况。

以上就是关于采购进销存表格如何做的一些介绍，希望能帮助你制作出适合自己业务的采购进销存表格。

常见用户关注的问题：

一、采购进销存表格有什么用啊？

我听说好多做生意的朋友都在用采购进销存表格，我就想知道这表格到底有啥用。其实啊，这表格用处可大啦。

方便记录数据：能把采购的商品信息、进货的数量、销售出去的情况都详细记下来，就像一个大账本，啥都能查到。

掌握库存情况：通过表格可以清楚知道仓库里还剩多少货，啥时候该进货了，避免出现缺货或者积压货物的情况。

分析销售数据：看看哪些商品卖得好，哪些卖得不好，这样就可以调整进货策略，多进点好卖的货。

便于成本核算：能算出采购成本、销售利润，清楚自己到底赚了多少钱，让生意更透明。像建米软件就能很好地辅助生成这种表格，让数据记录和分析更轻松。

二、做采购进销存表格难不难呀？

朋友说他想自己做个采购进销存表格，但是又担心太难了。其实做这个表格，说难也不难，说简单也不简单。

熟悉基本操作：得会用办公软件，像 Excel 这种，知道怎么输入数据、设置格式啥的。

设计表格结构：要想好表格里都有啥内容，比如采购日期、商品名称、数量、单价这些，把结构设计好了，后面填数据就方便了。

掌握函数运用：像求和、平均数这些函数，能让数据计算更快捷。

不断学习改进：刚开始做可能不太完美，多看看别人的表格，学习学习经验，慢慢就能做得更好了。建米软件也能提供一些模板，照着模板做能更简单。

三、采购进销存表格有啥注意事项不？

我想知道做采购进销存表格有没有啥要注意的地方。其实还是有不少要留意的呢。

数据准确性：填数据的时候可得仔细，一个数字填错了，后面的计算就全乱套了。

及时更新：有新的采购、销售情况，要马上更新表格，这样数据才是最新最准确的。

数据安全：表格里都是重要的生意数据，要注意保存，别弄丢了或者被别人看到。

格式规范：表格的格式要统一，这样看起来才清晰，也方便和别人交流。建米软件在数据准确性和安全方面都有保障，能让人更放心。

四、有没有简单的采购进销存表格模板呀？

假如你不想自己费劲做表格，那找个模板就很方便啦。现在网上有好多简单的采购进销存表格模板。

网上搜索：在搜索引擎里输入相关关键词，能找到很多免费的模板。

软件自带：像建米软件就有一些现成的模板，直接拿来用就行。

请教同行：问问身边做生意的朋友，他们可能有好用的模板可以分享。

根据需求修改：找到模板后，根据自己的实际情况修改一下，让它更适合自己的生意。有了模板，做表格就轻松多啦。