采购进销存软件如何使用

一、采购进销存软件是什么

简单来说，采购进销存软件是一种专门为企业管理采购、销售和库存等业务而设计的工具。它就像是企业运营的一个智能管家，能帮助企业清晰地掌握每一笔采购、销售交易，实时了解库存数量和状态。

采购管理方面：它可以记录采购订单的详细信息，包括采购的商品名称、数量、价格、供应商等。比如一家小型超市，使用采购进销存软件后，采购人员在采购水果时，能准确记录每种水果的采购量和进价，方便后续核算成本。

销售管理方面：软件可以跟踪每一笔销售订单，记录销售的商品、客户信息、销售价格等。例如服装店老板，通过软件能清楚知道哪件衣服卖给了哪位顾客，售价是多少，便于分析销售数据。

库存管理方面：实时更新库存数量，当有采购入库或销售出库时，库存数据会自动变化。还是以超市为例，当一批饮料入库，软件会自动增加饮料的库存数量；卖出一瓶饮料，库存数量就相应减少。

二、采购进销存软件的前期准备

在使用采购进销存软件之前，需要做好一些前期准备工作，这样才能让软件更好地为企业服务。

数据收集：要收集企业现有的各类数据，包括商品信息、供应商信息、客户信息等。以一家文具店为例，需要收集店里所有文具的名称、规格、进价、售价等信息，以及长期合作的供应商和老客户的联系方式等。

员工培训：确保使用软件的员工都能熟练操作。可以组织专门的培训课程，让员工了解软件的基本功能和操作流程。比如一家电商公司，新员工入职后，就需要接受采购进销存软件的培训，以便能尽快上手处理订单和库存管理。

软件设置：根据企业的实际需求对软件进行设置。比如设置商品分类、税率、计量单位等。一家五金店可以将商品分为工具类、建材类等不同类别，方便管理和查询。

三、采购模块的使用

采购模块是采购进销存软件的重要组成部分，它能帮助企业高效地完成采购业务。

创建采购订单：当企业需要采购商品时，在软件中创建采购订单。比如一家餐厅，每周需要采购新鲜食材，厨师长可以在软件中创建采购订单，填写所需食材的名称、数量、预计到货时间等信息。

选择供应商：从软件中存储的供应商信息里选择合适的供应商。软件可以根据供应商的历史供货情况、价格等因素进行推荐。例如一家家具厂，在采购木材时，可以通过软件对比不同供应商的价格和质量，选择最优的供应商。

采购订单跟踪：可以实时跟踪采购订单的状态，了解商品是否已经发货、到货时间等。比如一家贸易公司采购一批电子产品，通过软件能随时查看货物的运输进度，以便安排后续的销售工作。这里可以试试建米软件，它在采购订单跟踪方面表现出色，能让企业及时掌握采购动态，避免因信息不及时导致的延误。

四、销售模块的使用

销售模块主要用于管理企业的销售业务，能提高销售效率和客户满意度。

创建销售订单：当有客户下单时，在软件中创建销售订单。比如一家花店，顾客预订了一束鲜花，店员可以在软件中创建销售订单，记录顾客的姓名、联系方式、鲜花种类和数量等信息。

库存检查：在创建销售订单时，软件会自动检查库存数量，判断是否有足够的商品可供销售。如果库存不足，会及时提醒。例如一家玩具店，在接到大量订单时，软件会快速查看库存，避免出现超卖的情况。

销售订单发货：当商品准备好发货时，在软件中记录发货信息，包括发货时间、物流单号等。比如一家电商企业，发货员在发货后，将物流单号录入软件，客户可以通过软件查询物流状态，提升客户体验。

五、库存模块的使用

库存模块能帮助企业准确管理库存，避免库存积压或缺货的情况。

库存盘点：定期对库存进行盘点，将实际库存数量与软件中的库存数据进行核对。比如一家便利店，每月进行一次库存盘点，通过软件可以快速生成盘点报告，找出差异并进行调整。

库存预警：可以设置库存预警值，当库存数量低于或高于预警值时，软件会发出提醒。例如一家药店，对于常用药品设置最低库存预警，当库存接近预警值时，及时进行采购，保证药品供应。

库存调拨：如果企业有多个仓库，需要在不同仓库之间进行商品调拨时，可以通过软件进行操作。比如一家连锁超市，当某个分店某种商品库存不足时，可以从其他分店进行调拨，软件会记录调拨的数量和时间等信息。

六、报表生成与分析

采购进销存软件还能生成各种报表，帮助企业进行数据分析和决策。

采购报表：可以生成采购金额报表、采购数量报表等。通过分析采购报表，企业可以了解采购成本的变化趋势，优化采购策略。例如一家制造企业，通过分析采购金额报表，发现某种原材料的采购成本不断上升，从而寻找新的供应商或调整采购计划。

销售报表：能生成销售金额报表、销售利润报表等。通过销售报表，企业可以了解哪些商品销售火爆，哪些商品滞销，以便调整销售策略。比如一家服装店，通过分析销售利润报表，发现某款衣服的利润较高，可以增加该款衣服的进货量。

库存报表：生成库存周转率报表、库存成本报表等。分析库存报表可以帮助企业合理控制库存水平，降低库存成本。例如一家食品企业，通过分析库存周转率报表，发现某些食品的库存周转较慢，及时采取促销措施，减少库存积压。

以上就是采购进销存软件的基本使用方法，希望能帮助大家更好地管理企业的采购、销售和库存业务。

常见用户关注的问题：

一、采购进销存软件适合哪些行业使用？

我听说很多做生意的朋友都在找合适的采购进销存软件，我就想知道这软件到底适合哪些行业用呢。其实啊，这软件适用的行业还挺多的。

零售行业：像便利店、超市这些，每天要处理大量的商品进货、销售和库存管理。采购进销存软件能清楚记录每种商品的进货数量、价格，销售出去多少，库存还剩多少。比如便利店进了一批饮料，软件能快速更新库存，当库存快没了还能提醒补货，建米软件在这方面就有很好的库存预警功能，能让老板们及时补货，不会出现缺货情况。

批发行业：批发商要和很多供应商、客户打交道。软件可以管理采购订单，知道从哪个供应商进了多少货，价格是多少。还能记录销售订单，给不同的客户不同的价格。而且能统计销售数据，看看哪些商品卖得好，哪些不好，方便调整采购策略。建米软件能对这些数据进行精准分析，帮助批发商更好地做生意。

制造业：制造业涉及原材料采购、生产过程中的物料管理和成品销售。软件可以跟踪原材料的采购进度，确保生产不会因为缺料而停工。在生产过程中，能管理物料的领用和消耗。成品生产出来后，能记录销售情况。建米软件可以和企业的生产系统对接，实现更高效的管理。

餐饮行业：餐厅需要采购食材、酒水等，软件可以管理食材的库存，根据每天的订单量预测需要采购的食材数量。还能统计不同菜品的销售情况，看看哪些菜受欢迎，哪些需要改进。建米软件可以帮助餐厅更好地控制成本，提高利润。

二、采购进销存软件能提高企业效率吗？

朋友推荐我用采购进销存软件，说能提高企业效率，我就想知道是不是真的有这么神奇。其实啊，它确实能在很多方面提高效率。

节省时间：以前人工记录采购、销售和库存信息，又慢又容易出错。用了软件后，数据输入电脑，查询和统计都很快。比如要查某个时间段的销售数据，在软件里几秒钟就能查出来，而人工可能要翻半天账本。建米软件操作简单，能让员工快速上手，节省更多时间。

减少错误：人工计算库存、成本等容易出错，而软件计算准确。比如在计算库存成本时，软件能根据进货价格和数量准确计算，不会像人工那样出现计算错误。建米软件有数据校验功能，能进一步减少错误。

提高决策速度：软件能提供实时的数据和报表，企业管理者可以根据这些数据快速做出决策。比如看到某个商品库存快没了，能马上决定补货。建米软件的报表功能很强大，能生成各种直观的报表，帮助管理者更好地决策。

优化流程：软件可以规范企业的采购、销售和库存管理流程。比如采购流程，软件可以设置审批环节，确保采购的合理性。建米软件可以根据企业的需求定制流程，让企业管理更规范。

三、采购进销存软件的价格贵吗？

我想知道采购进销存软件的价格贵不贵，毕竟做生意都要考虑成本。其实软件的价格有高有低，受很多因素影响。

功能多少：功能越丰富的软件价格越高。如果只需要基本的采购、销售和库存管理功能，价格相对较低。但如果要像财务对接、数据分析等高级功能，价格就会贵一些。建米软件有不同的版本，能满足不同企业的需求，价格也比较合理。

用户数量：如果企业使用软件的用户多，需要购买更多的账号，价格就会增加。比如一个小公司可能几个人用，价格就便宜；大公司几十个人用，价格就会高一些。建米软件可以根据用户数量灵活定价。

服务内容：有些软件提供免费的售后服务，有些则需要额外收费。如果软件出现问题，能及时得到专业的服务很重要。建米软件有专业的售后团队，能为用户提供及时的服务。

软件品牌：知名品牌的软件价格可能会高一些，因为它们的研发成本、品牌推广成本都比较高。但知名品牌的软件质量和稳定性可能更好。建米软件在行业内有良好的口碑，性价比很高。

四、采购进销存软件安全吗？

假如你用采购进销存软件管理企业的重要数据，肯定会担心安全问题。我就想知道这软件到底安不安全。其实只要选对软件，安全性还是有保障的。

数据加密：好的采购进销存软件会对数据进行加密处理。就像给数据上了一把锁，即使数据在传输过程中被截取，别人也看不懂。建米软件采用先进的加密技术，保障数据的安全传输。

权限管理：软件可以设置不同的用户权限，不同的人只能查看和操作自己权限范围内的数据。比如普通员工只能查看自己负责的销售数据，不能查看财务数据。建米软件能精细设置权限，防止数据泄露。

数据备份：软件会定期对数据进行备份，以防数据丢失。比如遇到电脑故障、自然灾害等情况，数据可以从备份中恢复。建米软件有自动备份功能，让用户不用担心数据丢失。

安全漏洞修复：软件开发商会不断更新软件，修复发现的安全漏洞。建米软件有专业的技术团队，能及时发现和修复安全问题，保障软件的安全性。