进销存怎么录

一、什么是进销存记录

在咱们日常的生意经营里，进销存记录可是相当重要的。简单来说，进就是采购商品，把货物弄到手；销就是把这些商品卖出去；存呢，就是仓库里还剩下多少货。记录进销存，就像是给生意记一本详细的账，能清楚知道商品从进来，到卖出去，最后还剩多少的整个过程。

记录的目的和意义：

能帮助咱们了解生意的状况。比如，通过查看销售记录，能知道哪些商品卖得好，哪些不好卖。像在一家文具店，如果发现中性笔的销售记录一直很好，那就可以多进一些货；而一些冷门的文具，就可以少进点。能有效管理库存。避免出现库存积压或者缺货的情况。要是库存积压，资金就会被占用，影响生意的周转；要是缺货，就会错过赚钱的机会。准确的进销存记录还能为财务核算提供依据，方便算出成本和利润。

二、前期准备工作

确定记录方式：

记录进销存的方式有好几种。一种是传统的手工记录，用账本和笔来记录每一笔进货、销售和库存的变化。这种方式适合一些小本生意，比如街头的小摊贩，他们的商品种类不多，交易也比较少，手工记录简单又方便。另一种是使用电子表格，像 Excel。它比手工记录更方便统计和计算，能快速生成各种报表。比如一家小型超市，商品种类有几百种，用 Excel 就能清晰地记录每一种商品的进销存情况。还有就是使用专业的进销存管理软件，对于一些规模较大、业务复杂的企业来说，这种方式是最好的选择。它能实现自动化管理，提高工作效率，减少错误。

整理商品信息：

要把所有商品的信息都整理清楚，包括商品名称、规格、型号、单位等。比如卖手机，不仅要记录手机的品牌和型号，还要记录它的内存大小、颜色等信息。这样在录入数据的时候，才能准确无误。最好给每个商品编一个唯一的编号，方便查找和管理。就像每个人都有自己的身份证号一样，商品的编号能让管理更加高效。

设定库存初始值：

在开始记录之前，要确定仓库里每种商品的初始数量。这就需要对仓库进行一次全面的盘点，把实际的库存数量记录下来。比如一家服装店，在开始使用新的进销存系统之前，要把店里所有衣服的款式、颜色、尺码对应的数量都统计清楚，作为初始值录入系统。这样后续的进销存记录才能准确反映库存的变化。

三、进货录入

录入采购信息：

当有新的商品采购进来时，要及时录入采购信息。包括采购日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额等。比如一家水果店，采购了一批苹果，就要记录下采购的日期是哪天，是从哪个供应商那里进的货，苹果的数量是多少斤，每斤的价格是多少，总共花了多少钱。这些信息能帮助我们了解采购成本和供应商的情况。

更新库存数量：

录入采购信息后，要相应地更新库存数量。还是以水果店为例，原来仓库里有 100 斤苹果，这次又采购了 200 斤，那么库存数量就要更新为 300 斤。在使用电子表格或者进销存管理软件时，这个过程可以自动完成，只要录入采购数量，系统就会自动计算出新的库存数量。

保存采购凭证：

采购凭证是进货的重要依据，像发票、采购合同等，都要妥善保存。这些凭证不仅能用于财务核算，还能在出现问题时作为证据。比如和供应商发生纠纷，采购凭证就能证明我们的采购情况。

四、销售录入

记录销售订单：

当有商品销售出去时，要记录销售订单的信息。包括销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、金额等。比如一家书店，有顾客买了几本书，就要记录下销售的日期，顾客是谁，买了哪些书，每种书的数量和价格，以及总共花了多少钱。这些信息能帮助我们了解销售情况和客户需求。

扣除库存数量：

随着商品的销售，库存数量要相应地减少。比如书店原来有 10 本《三国演义》，卖出了 2 本，那么库存数量就要更新为 8 本。在使用专业的进销存管理软件时，系统会自动根据销售订单扣除库存数量，避免出现库存错误的情况。

处理销售退货：

有时候会遇到客户退货的情况。当发生销售退货时，要及时记录退货信息，包括退货日期、客户名称、商品名称、数量等。要把退货的商品重新加回到库存中。比如书店有顾客退回了 1 本《三国演义》，就要记录下退货日期和顾客信息，然后把库存数量从 8 本更新为 9 本。

五、库存调整录入

盘点库存差异：

定期对仓库进行盘点，把实际的库存数量和系统记录的数量进行对比。有时候会出现差异，可能是因为商品丢失、损坏或者记录错误等原因。比如一家超市在盘点时发现，某种饮料的实际库存比系统记录的少了 10 瓶，这就需要找出原因。可能是在搬运过程中不小心损坏了，或者是在销售时记录有误。

录入调整信息：

当发现库存差异后，要录入调整信息。如果实际库存比系统记录的多，就需要增加库存数量；反之，则减少库存数量。要注明调整的原因。比如上面提到的超市饮料库存差异，就要在系统中录入减少 10 瓶的信息，并注明是因为损坏导致的。

保证数据准确性：

库存调整录入一定要保证数据的准确性。因为库存数据的准确与否直接影响到生意的决策。如果库存数据不准确，可能会导致采购过多或者过少的商品。所以在录入调整信息后，要仔细核对，确保数据无误。

六、使用建米软件进行进销存录入

对于很多企业来说，在进销存录入过程中可能会遇到各种问题，比如数据录入繁琐、容易出错，库存管理不精准等。这时候可以试试建米软件。它能帮助企业高效地完成进销存录入工作。比如在录入采购信息和销售订单时，建米软件有简洁明了的界面，操作方便快捷，能大大提高工作效率。而且它能自动更新库存数量，避免人工计算带来的错误，让库存管理更加精准。无论是小型企业还是大型企业，建米软件都能很好地满足其进销存管理的需求。

以上就是关于进销存怎么录的一些详细介绍，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、进销存怎么录才准确？

我听说好多人在录进销存的时候都容易出错，我就想知道到底怎么录才能准确呢。下面我来和你唠唠。

基础数据要准确：商品信息得录对，像商品的名称、规格、型号这些都不能马虎。比如说你卖的是不同型号的手机，那每个型号都得单独准确录入。供应商和客户信息也很重要，联系方式、地址啥的都得填全乎了，不然以后找起来麻烦。仓库信息也得明确，不同仓库的位置、容量这些都要记录好。

进货录入规范：进货的时候，要把进货日期、数量、单价都记清楚。比如进了一批衣服，进了多少件，每件多少钱，啥时候进的，都得一笔一划写明白。还有进货单号也得填对，方便以后查询。进货的来源渠道也最好记录一下，是从哪个供应商进的货。

销售录入细致：销售的时候，销售日期、数量、售价都不能出错。就像卖出去一双鞋子，卖了多少钱，啥时候卖的，卖了几双，都得弄准。销售单号也得填好，方便和客户对账。而且客户的购买信息也可以记录下来，比如客户的喜好，以后可以针对性推荐。

库存盘点与调整：定期得盘点库存，看看实际的货物数量和系统里记录的一不一样。要是不一样，就得找出原因，是漏记了还是多记了，然后及时调整系统里的库存数据。用建米软件的话，它能帮助你更方便地进行库存盘点和调整，让数据更准确。

审核与复查：录完数据后，最好有个人再审核一下，看看有没有录错的地方。定期也得复查数据，保证数据一直准确。建米软件在这方面也有一定的审核和复查功能，可以辅助你做好这一步。

二、录进销存需要注意什么？

朋友说录进销存可不能大意，我就想知道到底要注意些啥。下面给你详细说说。

数据安全：录进去的数据可不能随便让人看，得设置好权限，只有相关的工作人员才能查看和修改。还要定期备份数据，万一系统出问题了，数据也不会丢。比如说可以把数据备份到移动硬盘或者云盘上。

及时性：进货、销售和库存变动了，要马上录入系统。不然时间长了，就容易忘记，数据就不准确了。就像今天卖出去一件商品，就得今天把销售记录录进去。

一致性：录入的格式和标准要统一。比如商品的单位，要么都用“个”，要么都用“件”，不能一会儿用“个”一会儿用“件”。这样数据才好统计和分析。

完整性：所有相关的信息都得录全，不能漏了重要的内容。像进货的时候，除了数量和单价，进货的发票信息也得录进去。

软件选择：选择一个合适的进销存软件很重要，建米软件就挺不错的，它功能比较齐全，操作也相对简单。它能帮助你更规范地录入数据，提高工作效率。

三、进销存录入软件哪个好？

我想知道现在市面上有这么多进销存录入软件，到底哪个好呢。我来和你分析分析。

功能全面性：好的软件得有进货管理、销售管理、库存管理这些基本功能。比如说能方便地录入进货和销售信息，能实时查看库存数量。建米软件在这方面就做得不错，它的功能比较全面，能满足大部分企业的需求。

操作便捷性：软件操作得简单易懂，不能太复杂。不然员工学起来费劲，工作效率也提不上去。像建米软件的界面就比较简洁，操作起来很方便，新员工也能很快上手。

数据安全性：软件得能保证数据的安全，不会轻易被泄露或者丢失。要有加密技术和备份功能。建米软件在数据安全方面有一定的保障措施，让你用着更放心。

性价比：价格不能太贵，得和它的功能相匹配。有些软件功能一般但是价格很高，那就不划算。建米软件的性价比就比较高，它的价格相对合理，功能又实用。

售后服务：软件出问题了得有好的售后团队来解决。要是遇到问题没人管，那可就耽误事儿了。建米软件有专业的售后团队，能及时为你解决问题。

四、新手录进销存容易犯哪些错误？

朋友推荐新手在录进销存的时候要多注意，我就想知道新手容易犯哪些错误呢。下面给你讲讲。

数据录入错误：新手可能会把数字录错，比如把数量“10”录成“100”。商品名称也可能写错，或者型号弄混。像把不同款式的衣服型号录反了，就会导致库存数据不准确。

流程不熟悉：对进货、销售和库存管理的流程不熟悉，可能会录错顺序。比如说先录入了销售信息，但是进货信息还没录，就会导致库存数据异常。建米软件可以帮助新手熟悉流程，它有清晰的操作指引。

遗漏信息：容易遗漏一些重要信息，比如进货的发票号、销售的客户备注等。这些信息虽然看似不起眼，但是以后查询和对账的时候可能会用到。

不及时更新：库存有变动了不及时更新系统数据。比如货物已经卖出去了，但是系统里的库存数量还是没减少，时间长了就会造成库存数据和实际不符。

软件使用不当：对进销存软件的功能不熟悉，不会用高级功能。像建米软件有一些数据分析功能，新手可能不会用，就浪费了软件的优势。