如何自己做进销存数据表

一、了解进销存数据表

在开始自己做进销存数据表之前，咱们得先搞清楚啥是进销存数据表。简单来说，它就是记录企业或个人商品的进货、销售和库存情况的表格。就好比你开了一家小超市，每天进了多少货，卖出去多少，还剩下多少，这些信息都可以通过进销存数据表清晰地呈现出来。

作用和意义：

进销存数据表的作用可大啦。它能帮助你实时掌握库存数量。比如你是卖水果的，通过这个表你能知道苹果还剩多少箱，香蕉还有多少斤，这样就能及时补货，避免缺货情况的发生。它可以让你清楚地了解销售情况。你能看到哪种水果卖得好，哪种卖得不好，从而调整进货策略。它对于成本核算也很有帮助，你可以根据进货成本和销售价格算出利润。

适用场景：

不管是小商贩、个体工商户，还是大企业，都可以用到进销存数据表。小商贩可能用简单的表格记录每天的生意，而大企业则需要更复杂、更专业的表格来管理庞大的库存和销售数据。

二、准备工作

做进销存数据表之前，得做好一些准备工作，这样才能让后续的操作更加顺利。

明确需求：

你得先想清楚自己做这个表是为了啥。如果你是小店铺老板，可能只需要记录商品名称、进货数量、销售数量和库存数量就够了。但如果你是企业的仓库管理员，可能还需要记录进货日期、销售日期、供应商信息、客户信息等。比如，你经营一家文具店，除了知道每种文具的库存，还是从哪个供应商进的货，以便后续的合作和沟通。

确定数据项：

根据前面明确的需求，确定要记录的数据项。常见的数据项有商品名称、规格型号、单位、进货数量、进货单价、进货金额、销售数量、销售单价、销售金额、库存数量等。以卖衣服为例，商品名称就是具体的衣服款式，规格型号可以是衣服的尺码，单位就是件。

选择工具：

做进销存数据表可以选择很多工具，最常用的就是 Excel 了。它功能强大，操作相对简单，大多数人都能上手。如果你觉得 Excel 满足不了你的需求，也可以选择一些专业的进销存软件。这里给大家分享一个实用的工具，建米软件，它在处理进销存数据方面很有一套，可以根据你的需求定制表格，还能自动生成各种报表，提高工作效率。

三、创建数据表结构

准备工作做好了，接下来就可以开始创建数据表结构了。

新建表格：

打开 Excel 软件，新建一个工作簿。你可以给这个工作簿取一个合适的名字，比如 “XX 店铺进销存数据表”。然后在工作表中，根据前面确定的数据项，在第一行依次输入表头，像 “商品名称”“规格型号”“单位” 等。

设置格式：

为了让表格看起来更清晰、美观，需要设置一下格式。比如，把表头的字体加粗，设置合适的字号和颜色，让它突出显示。还可以调整列宽和行高，让表格内容显示完整。对于一些数据项，比如金额，可以设置成货币格式，这样看起来更直观。

规划数据区域：

你可以把表格分成几个区域，比如进货数据区、销售数据区和库存数据区。这样分区之后，数据会更加有条理，查找和统计也会更方便。例如，进货数据区记录进货的相关信息，销售数据区记录销售的相关信息，库存数据区则根据进货和销售数据自动计算库存数量。

四、录入数据

表格结构创建好后，就可以开始录入数据了。

初始库存录入：

如果你是刚开始使用这个数据表，需要先录入初始库存数据。比如，你盘点了店里的商品，有 100 支铅笔，50 本笔记本，就把这些信息准确地录入到库存数据区对应的商品行中。

进货数据录入：

每次有进货的时候，及时把进货信息录入到进货数据区。包括进货日期、商品名称、规格型号、进货数量、进货单价等。举个例子，某天进了 20 支钢笔，单价是 5 元，就把这些信息一一填好。

销售数据录入：

同样，每完成一笔销售，就要把销售信息录入到销售数据区。记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等。比如，卖出了 5 支钢笔，单价是 8 元，就及时录入相关数据。

五、数据计算与统计

录入数据只是第一步，还需要对数据进行计算和统计，这样才能发挥进销存数据表的作用。

进货金额计算：

在进货数据区，通过进货数量和进货单价可以计算出进货金额。在 Excel 中，可以使用公式来实现。比如，在进货金额对应的单元格中输入 “=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出进货金额。

销售金额计算：

和进货金额计算类似，在销售数据区，用销售数量乘以销售单价就能得到销售金额。同样使用 Excel 公式进行计算。

库存数量计算：

库存数量的计算是进销存数据表的关键。库存数量等于初始库存数量加上进货数量减去销售数量。在 Excel 中，可以使用公式来自动计算库存数量。例如，在库存数量对应的单元格中输入 “=初始库存数量单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”。

数据统计：

你还可以对数据进行统计，比如统计某个时间段内的进货总额、销售总额，或者统计哪种商品的销售数量最多。在 Excel 中，可以使用 SUM 函数来进行求和统计，使用 MAX 函数来找出最大值。

六、数据验证与保护

为了保证数据的准确性和安全性，需要对数据进行验证和保护。

数据验证：

可以设置数据验证规则，比如限制进货数量和销售数量必须是正整数。这样在录入数据时，如果输入了不符合规则的数据，Excel 会弹出提示框，提醒你重新输入。

数据保护：

为了防止误操作或者数据泄露，可以对表格进行保护。你可以设置密码，限制他人对表格的修改权限。定期备份数据，以防数据丢失。

七、维护与更新

做好进销存数据表后，还需要不断地进行维护和更新。

定期检查：

定期检查数据的准确性，查看是否有录入错误或者计算错误。比如，每个月月底对库存进行一次盘点，核对数据表中的库存数量和实际库存数量是否一致。

及时更新：

每次有进货或者销售活动，都要及时更新数据表。如果不及时更新，数据就会失去时效性，无法准确反映实际情况。

优化表格：

随着业务的发展，你可能会发现现有的表格不太满足需求。这时候，可以对表格进行优化，增加或者删除一些数据项，调整表格结构。

以上就是自己做进销存数据表的详细步骤和方法，希望能帮助到你，让你轻松管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、做进销存数据表需要哪些基础数据？

我听说好多人在做进销存数据表的时候，都不太清楚该准备啥基础数据。我就想知道，这基础数据要是没准备好，那表肯定也做不好呀。下面咱就来好好说说需要哪些基础数据。

商品信息：这可是最基本的啦。得有商品的名称，像“苹果手机”“纯棉T恤”这种，让人一看就知道是啥东西。还有商品的规格，比如手机是多大内存的，衣服是啥尺码的。商品的编号也得有，方便管理和查找。

供应商信息：得知道从哪些供应商那里进货。供应商的名称、联系方式，像电话、邮箱啥的都得有。还有供应商的地址，有时候还得看看离自己近不近，发货方不方便。

客户信息：要把客户的相关信息记录下来。客户的姓名或者公司名，联系方式，以及客户的购买偏好，这样能更好地服务客户，也有助于分析销售情况。

库存数据：得清楚每种商品目前的库存数量，这是很关键的。还有库存的存放位置，比如在哪个仓库、哪个货架。库存的成本价也得知道，这样才能算出利润啥的。

销售数据：记录每次销售的情况，包括销售的日期、销售的商品数量、销售的金额。还可以记录销售的渠道，是线上卖的还是线下卖的。

在做进销存数据表的时候，建米软件就能很好地帮助我们管理这些基础数据，让数据的录入和整理变得更轻松。

二、怎样让进销存数据表更准确？

朋友说做进销存数据表的时候，准确性特别重要。就是说啊，数据不准确，那后面的分析和决策可就全乱套了。下面就来聊聊怎么让数据表更准确。

及时更新数据：每次有进货、销售或者库存变动的时候，都要马上更新数据表。不能拖，不然时间长了就容易忘记，数据就不准确了。

双人核对：可以安排两个人对数据进行核对。一个人录入，另一个人检查，这样能减少录入错误的可能性。

定期盘点库存：不能光看数据表上的库存数量，要定期实地盘点库存。看看实际的库存和数据表上的是否一致，如果有差异要及时找出原因并修正。

规范数据录入格式：制定统一的数据录入格式，比如日期的格式、数量的单位等。这样大家录入的数据都统一，也方便后续的分析。

使用专业软件：像建米软件，它有严格的数据校验机制，能在录入数据的时候就发现一些错误，保证数据的准确性。

三、进销存数据表能分析出哪些有用信息？

我想知道好多人做了进销存数据表，但是不知道能从里面分析出啥有用信息。其实这里面的学问可大啦。

销售趋势：通过分析不同时间段的销售数据，可以看出销售是上升、下降还是平稳。比如某个季节某种商品的销量特别好，那以后到这个季节就可以多进点货。

商品畅销和滞销情况：能清楚哪些商品卖得好，哪些卖得不好。对于畅销商品可以加大进货量，对于滞销商品要考虑促销或者减少进货。

库存周转率：看看库存商品多久能周转一次。周转率高说明商品卖得快，资金回笼也快；周转率低就要找找原因，是不是库存积压了。

客户购买习惯：分析客户经常购买哪些商品、购买的频率等。这样可以根据客户的习惯进行精准营销。

供应商供货情况：可以看出哪个供应商供货及时、质量好，哪个供应商有问题。以后就可以选择更好的供应商合作。

建米软件能对进销存数据表进行深入分析，快速准确地得出这些有用信息，帮助我们更好地决策。

四、做进销存数据表有哪些常见错误？

朋友推荐我多注意做进销存数据表时的常见错误，不然很容易影响数据的准确性和后续的分析。下面就来看看有哪些常见错误。

数据录入错误：这是最常见的啦。可能把数字输错，比如把“100”输成“10”；也可能把商品名称写错。

遗漏数据：有时候会忘记记录一些进货或者销售的数据。比如有一批货进来了，但是忙着别的事就没及时录入数据表。

重复记录：不小心把同一条数据录了两遍，这样会让数据看起来不准确，也会影响分析结果。

分类错误：把商品分类分错了，比如把食品类的商品分到了日用品类。这样会导致数据分析的时候出现偏差。

未更新库存数据：有销售或者进货后，没有及时更新库存数量，这样会让库存数据和实际情况不符。

建米软件可以避免很多这样的错误，它有数据校验和提醒功能，能帮助我们更准确地做好进销存数据表。