如何用进销存软件做采购

一、采购前的准备工作

在使用进销存软件进行采购之前，有一些准备工作是必不可少的。要明确采购的目标和需求，这就好比我们去超市购物，得先清楚自己需要买什么。比如一家服装店，要根据季节、流行趋势以及过往的销售数据，确定采购哪些款式、颜色和尺码的服装。

了解供应商信息：我们要收集和整理供应商的资料，包括他们的产品质量、价格、交货期、售后服务等。可以通过网络搜索、行业推荐、实地考察等方式来获取这些信息。就像我们在网上买东西，会看看其他买家的评价一样。比如一家餐厅采购食材，会考察不同供应商的蔬菜新鲜度、肉类的品质等。建米软件可以帮助我们对供应商信息进行有效的管理，将供应商的各项数据录入系统，方便随时查询和比较，这样在选择供应商时就能更加科学和准确。

设置软件基础信息：在进销存软件中设置好相关的基础信息，比如商品信息、仓库信息、采购部门信息等。商品信息要详细，包括商品名称、规格、型号、单位、进价等。仓库信息要明确各个仓库的位置、容量等。采购部门信息要记录相关人员的联系方式等。例如一家文具店，要把各种文具的信息准确录入，方便后续采购时能快速找到所需商品。

二、制定采购计划

制定采购计划是采购工作的关键环节。合理的采购计划可以避免库存积压或缺货的情况发生。我们可以根据销售数据、库存情况以及市场需求来制定采购计划。

分析销售数据：通过进销存软件查看过往的销售记录，了解哪些商品销售得好，哪些商品销售缓慢。比如一家玩具店，通过软件分析发现某款益智玩具在节假日期间销量很高，那么在节日来临前就可以增加这款玩具的采购量。还可以分析不同时间段的销售趋势，为采购计划提供依据。

考虑库存情况：查看当前的库存水平，确定哪些商品需要补货。可以设置库存预警值，当库存低于预警值时，软件会自动提醒采购。例如一家超市，当饮料的库存低于一定数量时，系统就会发出提醒，提醒采购人员及时补货。

结合市场需求：关注市场动态和行业趋势，预测未来的需求。比如随着智能手机的不断更新换代，手机配件店要根据市场上新款手机的发布情况，提前采购相应的手机壳、充电器等配件。

三、创建采购订单

当采购计划制定好后，就可以在进销存软件中创建采购订单了。采购订单是采购业务的重要凭证，它记录了采购的商品信息、数量、价格、供应商等内容。

选择供应商：根据之前收集的供应商信息和采购计划，选择合适的供应商。可以比较不同供应商的价格、质量、交货期等因素，选择最优的供应商。比如一家家具厂，在采购木材时，会对比不同木材供应商的价格和质量，选择性价比最高的供应商。

录入商品信息：在采购订单中准确录入要采购的商品信息，包括商品名称、规格、型号、数量、单价等。确保信息的准确性，避免出现错误。例如一家电子厂采购电子元件，要把元件的具体型号和参数准确录入系统。

审核采购订单：采购订单创建完成后，需要进行审核。审核人员要检查订单的内容是否合理、准确，是否符合采购计划和预算。比如一家企业的采购部门主管，会对采购订单进行审核，确保订单的合理性。建米软件在这个过程中可以提供审批流程管理功能，让审核过程更加规范和高效。

四、采购订单执行与跟踪

采购订单创建并审核通过后，就要开始执行订单了，同时要对订单的执行情况进行跟踪。

与供应商沟通：及时与供应商沟通，确认订单的细节和交货时间。比如一家食品加工厂，采购原材料时要和供应商确认原材料的发货时间和运输方式。在沟通的过程中，要保持良好的合作关系，遇到问题及时协商解决。

跟踪订单进度：通过进销存软件可以实时跟踪采购订单的进度，了解商品是否已经发货、运输到哪里了、预计什么时候到达等信息。比如一家电商企业，采购商品后可以通过软件查看商品的物流信息，掌握订单的执行情况。如果发现订单执行过程中出现问题，比如供应商延迟发货，要及时采取措施解决。

验收商品：当商品到达后，要按照采购订单的要求进行验收。检查商品的数量、质量、规格等是否符合要求。比如一家服装店采购服装，要检查服装的款式、颜色、尺码是否与订单一致，服装的质量是否合格。如果发现商品有问题，要及时与供应商协商退换货。

五、采购结算与数据分析

采购业务完成后，要进行结算工作，同时对采购数据进行分析，以便为后续的采购工作提供参考。

采购结算：根据采购订单和验收情况，与供应商进行结算。结算方式可以是现金、转账、支票等。在结算过程中，要确保结算金额的准确性。比如一家建筑公司采购建筑材料，结算时要核对材料的数量、单价和总价，确保结算金额无误。

数据分析：利用进销存软件对采购数据进行分析，比如分析采购成本、采购频率、供应商表现等。通过分析采购成本，可以找出降低成本的方法；通过分析采购频率，可以优化采购计划；通过分析供应商表现，可以评估供应商的优劣，为选择供应商提供依据。例如一家超市通过分析采购数据，发现某类商品的采购成本过高，就可以与供应商协商降低价格或者寻找新的供应商。建米软件可以提供强大的数据分析功能，帮助企业更好地进行采购数据分析，做出更科学的采购决策。

以上就是使用进销存软件进行采购的基本流程和方法，希望能帮助大家更好地利用软件进行采购管理。

常见用户关注的问题：

一、进销存软件做采购能提高效率吗？

我听说很多用了进销存软件做采购的企业都说效率提升了不少，我就想知道这是真的吗？下面来仔细说说。

自动生成采购订单：当库存数量低于设定的安全库存时，进销存软件能自动生成采购订单，避免了人工计算和下单的繁琐过程，大大节省了时间。比如一家小型超市，每天商品进出频繁，人工统计库存和下单容易出错，使用建米软件这样的进销存软件后，就能快速准确地生成采购订单。

快速对比供应商价格：软件可以记录不同供应商的价格信息，采购人员能快速对比，选择性价比最高的供应商。像一家服装店，要采购不同款式的服装，通过软件能轻松比较各个服装供应商的价格，降低采购成本。

实时跟踪采购进度：采购人员可以随时在软件中查看采购订单的状态，如是否已发货、是否已到货等。例如一家电子厂采购电子元件，通过软件能实时了解元件的运输情况，提前做好生产安排。

减少沟通成本：软件实现了采购信息的共享，采购部门、仓库部门和财务部门之间的沟通更加顺畅。比如采购完成后，仓库可以直接在软件中确认收货，财务部门也能及时获取相关信息进行结算。

数据分析辅助决策：软件可以对采购数据进行分析，为企业提供采购趋势、成本分析等信息，帮助企业做出更合理的采购决策。例如通过分析发现某种商品的采购量呈上升趋势，企业可以提前增加库存。

二、进销存软件做采购需要注意什么？

朋友说用进销存软件做采购虽然好，但也有一些要注意的地方，我就一下到底有哪些。

数据准确性：录入软件的采购数据必须准确无误，否则会影响后续的库存管理和财务结算。比如采购的商品数量、价格等信息要认真核对。

软件操作培训：采购人员要熟悉软件的操作流程，避免因操作不当导致错误。企业可以组织专门的培训，让员工熟练掌握建米软件等进销存软件的使用。

供应商管理：要对供应商进行严格的筛选和管理，确保供应商的信誉和产品质量。在软件中要准确记录供应商的信息，方便后续合作。

安全保密：采购数据涉及企业的商业机密，要注意软件的安全保密措施。比如设置不同的用户权限，防止数据泄露。

定期维护更新：软件需要定期维护和更新，以保证其正常运行和功能的完善。及时更新软件可以避免一些潜在的问题。

三、进销存软件做采购适合小企业吗？

我想知道对于小企业来说，用进销存软件做采购合不合适呢？毕竟小企业资源有限。

成本控制：小企业资金有限，进销存软件可以帮助控制采购成本。通过软件对比供应商价格，选择最实惠的采购方案。比如一家小餐馆，使用建米软件能合理控制食材采购成本。

管理便捷：软件可以集中管理采购信息，让小企业的采购管理更加便捷。即使只有少数采购人员，也能轻松应对采购工作。

库存优化：避免过度采购和库存积压，软件能根据销售情况合理安排采购量。例如一家小文具店，通过软件可以准确掌握各类文具的库存情况，及时补货。

提升竞争力：使用进销存软件可以提高采购效率和管理水平，使小企业在市场竞争中更具优势。比如在和同行竞争时，能更快地满足客户需求。

数据支持：软件提供的采购数据可以为小企业的决策提供支持，帮助企业更好地发展。比如分析哪些商品采购量大、哪些利润高。

四、如何选择适合采购的进销存软件？

朋友推荐说选择适合采购的进销存软件很重要，我就想知道该从哪些方面去选。

功能需求：要根据企业的采购业务需求选择软件，比如是否需要自动生成采购订单、是否需要供应商管理等功能。像一家大型企业，可能需要更复杂的采购管理功能，建米软件就能满足多样化的需求。

易用性：软件操作要简单易懂，员工容易上手。如果软件操作过于复杂，会增加员工的学习成本和工作难度。

稳定性：软件要稳定运行，避免出现数据丢失、系统崩溃等问题。特别是在采购业务繁忙的时候，软件的稳定性至关重要。

安全性：保护企业的采购数据安全，防止数据泄露。比如设置严格的用户权限和数据加密功能。

售后服务：选择有良好售后服务的软件供应商，遇到问题能及时得到解决。比如软件出现故障时，能快速响应并提供技术支持。