如何用excel做一个进销存

一、什么是进销存以及为何用 Excel 做

咱们先说说啥是进销存。简单来讲，进销存就是记录商品的进货、销售和库存情况。想象一下你开了一家小超市，每天都有新货进来，也有商品卖出去，还得知道仓库里还剩多少货，这就是进销存要干的事儿。

那为啥要用 Excel 来做进销存呢？其实，Excel 是我们身边很常见的办公软件，大部分人都或多或少会用一点。它操作相对简单，不用额外花钱去买专门的软件。而且，Excel 很灵活，你可以根据自己的需求随意调整表格的样式和功能。比如说，你是个小服装店老板，想记录不同款式衣服的进货、销售和库存，用 Excel 就能轻松搞定。

二、准备工作

确定记录内容得想清楚你要在表格里记录哪些信息。一般来说，进货记录要包括进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等；销售记录要有销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等；库存记录则是商品名称、当前库存数量等。还是拿小超市举例，你进了一批饮料，那进货日期、饮料品牌、进了多少箱、每箱多少钱、从哪个供应商进的货，这些都得记清楚。

规划表格结构接下来要规划好表格的结构。你可以先在纸上简单画一下，也可以直接在 Excel 里创建几个工作表，分别命名为“进货表”、“销售表”和“库存表”。每个工作表里再设置好列标题，比如“进货表”里就有“进货日期”“商品名称”“进货数量”等列。

三、创建进货表

设置表头打开 Excel 新建一个工作表，在第一行依次输入“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“供应商”“进货金额”等表头。这里的“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算得出。

输入数据当有新的进货时，就把相关信息填入对应的列里。比如 5 月 1 日进了 100 瓶洗发水，每瓶进价 20 元，供应商是 A 公司，那就在“进货日期”列填 5 月 1 日，“商品名称”列填洗发水，“进货数量”列填 100，“进货单价”列填 20，“供应商”列填 A 公司。

计算进货金额在“进货金额”列对应的单元格里输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”，比如进货数量在 C 列，进货单价在 D 列，进货金额在 E 列，就在 E2 单元格输入“=C2D2”，然后按下回车键，就能自动算出这一批洗发水的进货金额是 2000 元。再把鼠标指针移到这个单元格右下角，等指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，下面的单元格就会自动套用这个公式计算出相应的进货金额。

四、创建销售表

设置表头同样新建一个工作表，设置“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“客户”“销售金额”等表头。“销售金额”也是通过“销售数量”乘以“销售单价”计算得出。

输入数据有销售发生时，把信息填入表格。比如 5 月 5 日卖给客户 B 公司 20 瓶洗发水，每瓶售价 30 元，就在“销售日期”列填 5 月 5 日，“商品名称”列填洗发水，“销售数量”列填 20，“销售单价”列填 30，“客户”列填 B 公司。

计算销售金额和进货表一样，在“销售金额”列输入公式计算销售金额。比如销售数量在 C 列，销售单价在 D 列，销售金额在 E 列，就在 E2 单元格输入“=C2D2”，然后向下拖动自动计算其他行的销售金额。

五、创建库存表

设置表头新建工作表，设置“商品名称”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“当前库存”等表头。“初始库存”就是一开始仓库里有的商品数量。

输入初始数据把每种商品的初始库存数量填入“初始库存”列。比如一开始仓库里有 200 瓶洗发水，就在“初始库存”列对应的洗发水行填 200。

计算当前库存“当前库存”可以通过“初始库存 + 进货数量 - 销售数量”计算得出。在“当前库存”列对应的单元格里输入公式“=初始库存单元格 + 进货数量单元格 - 销售数量单元格”。这里的进货数量和销售数量需要从进货表和销售表中获取数据，可以使用 VLOOKUP 函数来查找匹配的数据。比如初始库存在 B 列，进货数量通过 VLOOKUP 函数从进货表获取后放在 C 列，销售数量通过 VLOOKUP 函数从销售表获取后放在 D 列，当前库存在 E 列，就在 E2 单元格输入“=B2+C2 - D2”，然后向下拖动计算其他商品的当前库存。

六、数据的更新与维护

及时更新数据每次有进货或者销售发生时，都要及时把数据录入到相应的表格里。比如今天又进了一批牙膏，那就马上在进货表中添加这条记录；有顾客买了几包纸巾，就赶紧在销售表中记录下来。这样才能保证库存数据的准确性。

定期检查数据定期检查表格中的数据，看看有没有录入错误或者遗漏的情况。比如每个月月底对库存进行一次盘点，把实际库存数量和表格里的当前库存数量进行对比，如果发现有差异，就要找出原因，是录入错误还是有未记录的进货或销售情况。

七、使用 Excel 做进销存的优缺点及建米软件的推荐

优点Excel 做进销存成本低，几乎人人都有 Excel 软件，不用额外花钱买专门的进销存软件。而且它很灵活，能根据自己的需求随意修改表格结构和公式。操作相对简单，有点 Excel 基础的人都能上手。

缺点当数据量比较大的时候，Excel 的计算速度可能会变慢，而且容易出现错误。比如有很多种商品的进货和销售记录，用 VLOOKUP 函数查找数据可能会出错。还有，Excel 不适合多人同时操作，要是有多个员工需要录入数据，就会很不方便。

这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件。建米软件可以多人同时在线操作，数据实时更新，避免了 Excel 多人操作不便的问题。而且它的计算速度快，处理大量数据也不会卡顿，能有效提高工作效率。

以上就是用 Excel 做进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你轻松管理好商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存需要掌握哪些基本操作？

我听说好多人想用 Excel 做进销存，可又不太清楚要掌握啥基本操作。我就想知道这些基本操作难不难学呢。其实啊，要想用 Excel 做好进销存，一些基本操作还真得掌握。

数据录入方面

得会输入商品的基本信息，像商品名称、规格、型号这些，得保证输入准确，不然后面数据就乱套啦。然后进货和销售的数量、日期也得正确录入，这可是进销存的基础数据。还有单价和金额的计算，得会用公式让它们自动算出来，这样能省不少时间。

表格格式设置

得会调整列宽和行高，让表格看起来整齐美观，数据都能完整显示。设置单元格格式也很重要，比如日期格式、数值格式等，这样数据显示更规范。还可以给表格加上边框和底纹，区分不同的数据区域，看起来更清晰。

公式运用

求和公式肯定得会，用来计算进货总额、销售总额啥的。还有库存数量的计算，用进货数量减去销售数量，这就需要用到简单的加减公式。条件求和公式也很有用，比如按商品类别统计销售金额。

数据排序和筛选

排序能让数据按照一定顺序排列，比如按日期排序，能清楚看到进货和销售的先后顺序。筛选功能可以只显示我们需要的数据，比如筛选出某个时间段内的销售数据，方便分析。

要是觉得 Excel 操作太麻烦，建米软件是个不错的选择，它能更轻松地实现进销存管理。

二、Excel 进销存表格如何设计更合理？

朋友说他用 Excel 做的进销存表格不太好用，我就想知道怎么设计才能更合理呢。一个合理的 Excel 进销存表格能让我们的工作更高效。

表头设计

表头要包含商品的关键信息，像商品编号、名称、规格、单位这些，方便识别商品。进货和销售的相关信息也得有，比如进货日期、进货数量、销售日期、销售数量等。还有库存信息，如当前库存数量、库存预警数量。

数据区域划分

可以把进货数据、销售数据和库存数据分开，用不同的颜色或者边框区分。这样在查看和操作数据时更清晰，不容易混淆。还可以设置一个汇总区域，显示进货总额、销售总额、库存总值等信息。

公式和函数的布局

把计算库存数量、金额等的公式合理布局在表格中，让数据能自动更新。可以用函数来实现一些复杂的计算，比如按条件统计数据。而且公式要写得清晰易懂，方便后续修改和维护。

数据验证

设置数据验证规则，保证输入的数据符合要求。比如进货数量和销售数量必须是正数，日期格式要正确。这样能避免错误数据进入表格，提高数据的准确性。

建米软件在表格设计上有更专业的模板和功能，能帮助我们快速设计出合理的进销存表格。

三、怎样用 Excel 进行进销存数据的分析？

我想知道用 Excel 怎么进行进销存数据的分析呢。对进销存数据进行分析能让我们了解业务的情况，做出更好的决策。

销售趋势分析

可以按时间维度，比如按月或者按季度统计销售数量和金额，然后用折线图展示出来。这样就能清楚看到销售是上升还是下降趋势，找出销售的旺季和淡季。还可以分析不同商品的销售趋势，看看哪些商品卖得好，哪些卖得不好。

库存周转率分析

计算库存周转率，用销售成本除以平均库存。周转率高说明库存周转快，资金利用效率高。可以对比不同商品的库存周转率，对周转率低的商品采取促销等措施，减少库存积压。

进货成本分析

统计不同供应商的进货成本，看看哪个供应商的价格更优惠。还可以分析进货成本的变化趋势，是不是随着时间在增加或者减少。这样能帮助我们选择更合适的供应商，降低进货成本。

利润分析

用销售金额减去进货成本得到利润。分析不同商品的利润情况，找出利润高的商品重点推广。还可以分析不同时间段的利润变化，看看利润是如何波动的。

建米软件有更强大的数据分析功能，能帮助我们更深入地分析进销存数据。

四、Excel 进销存表格容易出现哪些问题？

我听说有人用 Excel 做进销存表格遇到了不少问题，我就想知道都容易出现哪些问题呢。了解这些问题，我们就能提前预防。

数据错误问题

输入错误是最常见的，比如输错商品数量、单价。还有公式错误，可能公式引用的单元格不对，导致计算结果出错。数据重复录入也会出现，这样会让数据不准确。

数据安全问题

Excel 文件容易丢失或者损坏，如果没有及时备份，数据就没了。还有可能被他人误修改或者删除，导致数据混乱。而且 Excel 文件的加密功能有限，数据容易泄露。

数据处理效率问题

当数据量很大时，Excel 的计算速度会变慢，打开和操作表格都很卡顿。筛选和排序数据也会变得很慢，影响工作效率。而且手动输入数据很繁琐，容易出错。

数据共享问题

多人同时使用 Excel 表格时容易出现冲突，比如一个人在修改数据，另一个人也在操作，可能会导致数据丢失或者错误。而且文件共享不方便，需要频繁发送邮件或者拷贝文件。

建米软件能有效避免这些 Excel 进销存表格出现的问题，让进销存管理更稳定。