如何用excel 做进销存表

一、什么是进销存表

在日常的生意经营中，不管是小商铺还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。而进销存表就是记录这些信息的重要工具。简单来说，进销存表就像是一个账本，它详细记录了商品什么时候进货、进了多少、花了多少钱，什么时候卖出去、卖了多少、收入多少，以及目前仓库里还剩下多少商品。

举个例子：小张开了一家文具店，每天都会有新的文具进货，也会有顾客来购买文具。如果没有一个清晰的记录，小张可能就不知道自己店里还有多少支笔、多少本本子，也不清楚这个月是赚了还是赔了。这时候，进销存表就能帮上大忙，让小张对店里的经营情况一目了然。

二、准备工作

在开始用 Excel 做进销存表之前，我们得先做好一些准备工作。

确定表格内容：要想清楚这个表格里需要记录哪些信息。一般来说，进货部分要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、进货总价等；销售部分要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、销售总价等；库存部分要记录商品名称、当前库存数量等。

收集数据：把之前的进货单、销售单找出来，将上面的信息整理一下。比如，找出最近一个月的进货记录，包括进了哪些商品、进了多少、花了多少钱等。

安装 Excel 软件：如果你的电脑上还没有安装 Excel 软件，可以从微软官方网站或者其他正规渠道下载安装。安装完成后，打开 Excel 软件，就可以开始创建进销存表啦。

三、创建基本表格结构

打开 Excel 软件后，我们就可以开始创建进销存表的基本结构了。

设置表头：在表格的第一行，依次输入“日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货总价”“销售数量”“销售单价”“销售总价”“库存数量”等内容。这些表头就像是表格的“骨架”，规定了每一列要记录的信息。

调整列宽和行高：为了让表格看起来更美观、更易读，可以根据表头内容的多少，调整每一列的宽度和每一行的高度。比如，“商品名称”这一列可能需要宽一些，因为有些商品的名称比较长。

设置字体和格式：选择一种合适的字体和字号，让表格内容清晰易读。还可以设置单元格的格式，比如将“日期”列设置为日期格式，将“进货总价”和“销售总价”列设置为货币格式。

四、录入数据

表格结构创建好后，就可以开始录入数据了。

录入进货数据：按照进货单上的信息，依次在“日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货总价”等列中输入相应的数据。比如，3 月 1 日进了 100 支铅笔，每支铅笔的进价是 0.5 元，那么就在“日期”列输入“3 月 1 日”，“商品名称”列输入“铅笔”，“进货数量”列输入“100”，“进货单价”列输入“0.5”，“进货总价”列会自动计算出“50”（100×0.5）。

录入销售数据：同样地，根据销售单上的信息，在“日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售总价”等列中输入数据。比如，3 月 2 日卖出了 20 支铅笔，每支铅笔的售价是 1 元，就在相应的列中输入“3 月 2 日”“铅笔”“20”“1”“20”（20×1）。

注意数据的准确性：在录入数据时，一定要仔细核对，确保数据准确无误。如果数据录入错误，可能会导致库存数量计算错误，影响对经营情况的判断。

五、计算库存数量

库存数量是进销存表中非常重要的一项数据，它反映了当前仓库里还剩下多少商品。

初始库存：如果是刚开始使用进销存表，需要先确定每种商品的初始库存数量。比如，在 3 月 1 日开始记录时，店里有 50 支铅笔，就在“库存数量”列的第一行输入“50”。

计算库存变化：每一次进货，库存数量会增加；每一次销售，库存数量会减少。可以使用 Excel 的公式来计算库存数量。在“库存数量”列的第二行输入公式“=上一行库存数量+本行进货数量-本行销售数量”。比如，第一行的库存数量是 50，第二行的进货数量是 100，销售数量是 20，那么第二行的库存数量就是“=50+100 - 20”，结果是 130。

自动更新库存：当录入新的进货或销售数据时，库存数量会自动根据公式进行更新。这样，我们就可以随时了解每种商品的库存情况。

六、数据统计与分析

有了进销存表中的数据，我们还可以进行一些统计和分析，以便更好地了解经营情况。

计算进货总额和销售总额：使用 Excel 的求和函数，分别计算“进货总价”列和“销售总价”列的总和。比如，在一个空白单元格中输入“=SUM(进货总价列的范围)”，就可以得到进货总额；同理，输入“=SUM(销售总价列的范围)”，可以得到销售总额。通过比较进货总额和销售总额，就能知道这个阶段是盈利还是亏损。

分析销售趋势：可以按照日期对销售数据进行排序，然后观察不同时间段的销售数量和销售总价的变化。比如，通过分析发现某个月的销售额比其他月份高很多，就可以思考是什么原因导致的，是因为做了促销活动，还是因为市场需求增加了。

分析商品销售情况：统计每种商品的销售数量和销售总价，找出哪些商品是畅销品，哪些商品是滞销品。对于畅销品，可以适当增加进货量；对于滞销品，可以考虑采取促销措施或者减少进货量。

七、使用 Excel 函数提高效率

Excel 有很多强大的函数，可以帮助我们更高效地处理进销存表中的数据。

VLOOKUP 函数：当我们需要查找某个商品的相关信息时，可以使用 VLOOKUP 函数。比如，已知商品名称，想查找该商品的进货单价，就可以使用 VLOOKUP 函数在表格中快速定位并获取相应的数据。

IF 函数：IF 函数可以根据条件进行判断，并返回不同的结果。比如，我们可以设置一个条件，如果库存数量低于某个数值，就显示“库存不足”，提醒我们及时进货。

数据透视表：数据透视表是 Excel 中非常实用的工具，可以对大量数据进行快速汇总和分析。通过创建数据透视表，我们可以从不同的角度查看进销存数据，比如按照商品类别、日期等进行分组统计。

八、建米软件的推荐

虽然 Excel 可以创建进销存表，但在处理大量数据或者需要更复杂的功能时，可能会显得力不从心。这时候，可以试试建米软件。建米软件专门为企业的进销存管理设计，它可以自动同步数据，避免了手动录入数据的繁琐和错误。而且，建米软件还提供了丰富的统计分析功能，能快速生成各种报表，帮助我们更直观地了解经营情况，提高管理效率。

以上就是用 Excel 做进销存表的详细步骤和一些实用技巧，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存表有什么简单的方法吗？

我听说好多人都想知道用 Excel 做进销存表有没有简单的法子。我自己也觉得要是有简单方法，那做起来可就省老多事儿了。下面我就给大家唠唠。

1. 明确需求：得先清楚自己做这个表是要干啥，是记录进货、销售情况，还是要算库存啥的。就像你要盖房子，得先知道自己想要啥样的房子。

2. 设计表头：表头就像是房子的框架，要把需要的项目都列上，比如进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量啥的。

3. 运用公式：Excel 里有好多公式能帮咱计算，像求和公式可以算进货总数，减法公式能算库存。要是公式用得好，能省不少时间。

4. 数据录入：把实际的进货、销售数据老老实实地填进去，可别填错了，不然算出来的结果就不准啦。

5. 定期检查：隔段时间就得检查检查表格，看看数据对不对，有没有漏填的。要是发现问题，及时改正。

6. 借助模板：网上有好多现成的 Excel 进销存表模板，可以下载下来参考参考，说不定能给你不少启发。要是觉得 Excel 做起来还是有点麻烦，也可以考虑考虑建米软件，它在进销存管理方面功能挺强大的。

二、Excel 进销存表能自动计算库存吗？

朋友说要是 Excel 进销存表能自动计算库存就太方便了。我也这么觉得，这样就不用咱手动一个一个去算了。下面来仔细说说。

1. 公式设置：可以通过设置公式来实现自动计算库存。比如用进货数量减去销售数量，就能得到当前库存。在 Excel 里设置好这个公式，只要输入进货和销售数据，库存就自动算出来了。

2. 数据更新：每次有新的进货或者销售，都要及时把数据更新到表格里。这样公式才能根据最新的数据算出准确的库存。

3. 函数运用：除了简单的加减公式，还可以用一些 Excel 函数，像 SUM 函数可以求和，IF 函数可以根据条件判断。合理运用这些函数，能让自动计算更准确。

4. 表格结构：要保证表格的结构合理，进货、销售和库存的数据要对应好。不然公式可能就没法正常计算了。

5. 定期核对：虽然能自动计算，但还是得定期核对一下实际库存和表格里算出来的库存是不是一样。要是有差异，得找找原因。

6. 软件辅助：要是觉得 Excel 的自动计算功能还不够强大，建米软件是个不错的选择。它能更智能地处理进销存数据，自动计算库存也更准确。

三、Excel 进销存表适合小店铺用吗？

我就想知道 Excel 进销存表适不适合小店铺用。好多小店铺老板可能都在考虑这个问题。下面来分析分析。

1. 成本低：Excel 是大家电脑里基本都有的软件，不用额外花钱买别的软件。对于小店铺来说，能省一笔开支。

2. 操作简单：只要会基本的 Excel 操作，就能做进销存表。小店铺老板一般没有太多时间去学复杂的软件，Excel 就很容易上手。

3. 可定制：可以根据小店铺的实际情况，自己设计表格的样式和内容。想加啥项目就加啥项目，很灵活。

4. 数据记录：能把进货、销售、库存等数据记录下来，方便小店铺老板了解生意情况。

5. 局限性：但是 Excel 也有局限性，数据量太大的时候，处理起来可能会有点慢，而且容易出错。

6. 升级选择：要是小店铺发展起来了，数据量越来越大，Excel 可能就有点力不从心了。这时候可以考虑升级到建米软件，它能更好地应对大规模的数据和复杂的业务。

四、怎么保证 Excel 进销存表的数据准确性？

朋友推荐说一定要保证 Excel 进销存表的数据准确，不然就白做了。我觉得确实是这样，数据不准，算出来的结果就没意义了。下面说说方法。

1. 录入准确：在录入数据的时候，要仔细核对，别输错数字。比如进货数量是 100，就别写成 10 了。

2. 公式检查：设置的公式要检查好几遍，看看对不对。要是公式错了，算出来的数据肯定也不对。

3. 定期核对：定期把表格里的数据和实际的货物数量核对一下。要是发现有差异，赶紧找找原因。

4. 数据备份：把表格数据备份好，防止数据丢失。要是不小心把表格删了或者电脑出问题了，还有备份可以用。

5. 权限管理：要是有多个人用这个表格，要设置好权限，不是谁都能随便改数据的。防止有人误操作或者故意改数据。

6. 软件辅助：建米软件在数据准确性方面有很好的保障机制，它能自动校验数据，减少出错的概率。要是对数据准确性要求很高，可以考虑用建米软件。