原来没有进销存怎么办？学会这几招轻松搭建高效进销存管理体系

在日常的商业经营中，进销存管理是非常重要的一环。但要是原来没有进行进销存管理，该怎么办呢？别着急，接下来我就给大家详细说说应对办法。

一、认识进销存管理的重要性

得明白，进销存管理到底有啥用。简单来说，它就像是商业运营的“大管家”，能把采购、销售和库存这几个关键环节管理得井井有条。

采购环节：合理的采购计划能避免过度采购导致资金积压，或者采购不足影响销售。比如一家小超市，如果没有做好采购计划，在节假日期间饮料采购少了，就会错过赚钱的好机会；要是采购多了，卖不出去，饮料过期就只能亏本处理。

销售环节：通过对销售数据的分析，能清楚知道哪些商品畅销，哪些滞销。以服装店为例，根据销售数据发现某款牛仔裤卖得特别好，就可以多进一些类似款式；而那些卖不动的衣服，就可以考虑做促销活动来清理库存。

库存环节：准确掌握库存数量，能降低库存成本。像电子产品，如果库存积压过多，不仅占用资金，而且产品更新换代快，很容易贬值。

二、评估当前业务状况

在开始进行进销存管理之前，得先对自己的业务状况有个清晰的了解。

盘点库存：这是最基础也是最重要的一步。要对现有的商品进行全面盘点，记录下商品的名称、数量、规格、进价等信息。比如一家五金店，要把店里的螺丝、螺母、扳手等各种工具都盘点清楚。盘点的时候可以采用实地盘点法，就是一个一个地数，确保数据准确。

梳理采购和销售流程：想想平时是怎么采购商品的，是和固定的供应商合作，还是临时找供应商？销售的时候是线上销售多，还是线下销售多？以一家文具店为例，采购可能是每个月和固定的文具供应商进货一次，销售主要是靠线下实体店。把这些流程梳理清楚，才能发现其中存在的问题，比如采购流程中是不是存在采购周期过长的问题，销售流程中是不是存在收款不及时的问题。

分析客户需求：了解客户喜欢买哪些商品，对商品有什么特殊要求。比如一家蛋糕店，通过和顾客交流，发现很多顾客喜欢低糖的蛋糕，那就可以多进一些低糖的原材料，制作更多低糖蛋糕来满足客户需求。

三、选择合适的管理方式

了解了业务状况后，就要选择适合自己的进销存管理方式了。

手工管理：如果业务规模比较小，商品种类不多，手工管理是一个简单又省钱的办法。可以用纸质账本记录采购、销售和库存情况。比如一家小饰品店，每天的交易量不多，用一个笔记本记录进货的饰品名称、数量、价格，销售出去的饰品情况，以及库存数量就可以了。不过手工管理也有缺点，就是容易出错，而且查询和统计数据比较麻烦。

电子表格管理：用 Excel 表格来记录进销存数据，比手工管理更方便一些。可以设置不同的表格来分别记录采购、销售和库存信息，还能通过公式自动计算库存数量和成本。比如一家花店，可以用 Excel 表格记录每天进了多少鲜花，卖出去多少，还剩下多少，以及每笔交易的金额。但是电子表格管理也有局限性，当业务规模扩大，数据量增多时，表格会变得很复杂，容易出错，而且数据的安全性也不高。

软件管理：要是业务规模比较大，商品种类繁多，交易频繁，就需要使用专业的进销存软件了。比如建米软件，它可以实时更新库存数据，自动生成采购和销售报表，还能对销售数据进行分析，帮助商家做出更合理的决策。像一家大型超市，每天有成千上万笔交易，使用建米软件就能轻松管理采购、销售和库存，提高工作效率，减少错误。

四、建立进销存管理制度

有了合适的管理方式，还得建立一套完善的进销存管理制度，让管理工作有章可循。

采购制度：明确采购的流程和标准，比如采购前要进行市场调研，比较不同供应商的价格和质量；采购时要签订合同，确保商品的质量和交货时间；采购后要进行验收，检查商品是否符合要求。以一家餐厅为例，采购食材时要选择新鲜、安全的供应商，采购回来的食材要进行严格的检验，确保食品安全。

销售制度：规范销售流程，包括销售价格的制定、销售合同的签订、收款方式等。比如一家服装店，要根据成本和市场行情制定合理的销售价格，顾客购买衣服时要签订销售小票，明确商品的名称、数量、价格等信息，收款可以采用现金、银行卡、微信支付等多种方式。

库存管理制度：规定库存的盘点周期、盘点方法和库存预警机制。比如一家书店，每个月要进行一次全面盘点，采用实地盘点法，当某种图书的库存数量低于一定数量时，系统要发出预警，提醒及时补货。

五、培训员工

制度建立好了，还得让员工了解和掌握这些制度和管理方式。

组织培训课程：可以请专业的老师或者软件供应商的技术人员来给员工培训。培训内容包括进销存管理的基本知识、管理方式的操作方法和管理制度的具体要求。比如一家电商公司，邀请建米软件的技术人员来给员工培训软件的使用方法，让员工学会如何在软件中录入采购、销售和库存数据，如何生成报表等。

实践操作指导：在培训过程中，要让员工进行实际操作，老师或者技术人员在旁边进行指导，及时纠正员工的错误。比如一家化妆品店，让员工在实际工作中使用电子表格记录进销存数据，店长在旁边指导员工如何正确录入数据，如何使用公式计算库存数量和成本。

定期考核：培训结束后，要对员工进行考核，检查员工对知识和技能的掌握情况。考核可以采用笔试和实际操作相结合的方式。比如一家药店，对员工进行进销存管理知识的笔试考核，同时让员工在软件中进行实际操作，根据操作结果进行评分。对于考核不合格的员工，要进行再次培训，直到合格为止。

六、持续优化和改进

进销存管理不是一蹴而就的，需要不断地优化和改进。

定期分析数据：定期对采购、销售和库存数据进行分析，看看哪些商品的销售情况好，哪些商品的库存积压严重。比如一家玩具店，通过分析数据发现某个品牌的玩具销量一直很好，而另一个品牌的玩具库存积压很多，就可以多进一些畅销品牌的玩具，减少滞销品牌的采购。

收集反馈意见：和员工、供应商、客户进行沟通，收集他们的反馈意见。员工在实际工作中可能会发现管理方式存在的问题，供应商可能会提供一些采购方面的建议，客户可能会对商品的种类和质量提出要求。比如一家咖啡店，员工反映在使用软件录入数据时某个功能不太方便，供应商建议可以采购一些新的咖啡豆品种，客户反馈希望店里能增加一些甜品。根据这些反馈意见，及时对管理方式和业务进行调整。

调整管理制度：根据数据分析和反馈意见，对进销存管理制度进行调整和完善。比如一家文具店，发现原来的采购制度中采购周期过长，导致某些商品经常缺货，就可以缩短采购周期，增加采购频率。

原来没有进销存管理不用慌，按照以上这些步骤来做，就能逐步建立起适合自己的进销存管理体系，提高经营效率，增加利润。希望这些建议能对你有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、原来没有进销存怎么办

朋友说啊，要是原来没有进销存系统，那可能在管理货物进出啥的就有点麻烦。我就想知道该咋整才能把这事儿处理好呢。下面咱就来唠唠。

先评估需求：得看看自己的业务规模有多大，是小店铺还是大公司，每天进出货的量大概是多少。比如说小超市，可能每天进出货量相对少一些，需求就没那么复杂；要是大型的批发商，那每天的货物流转量很大，需求就会更复杂。还要考虑自己的行业特点，不同行业对进销存的要求也不一样，像服装行业可能更注重款式、颜色、尺码的管理，而食品行业可能更关注保质期。

选择合适方式：可以用手工记录，弄个本子把每一笔进货、出货都记下来，这种方法简单，但是容易出错，而且查找数据不方便。也可以用电子表格，像 Excel 啥的，能做一些简单的统计和计算，不过数据多了也容易乱。还可以考虑用专业的进销存软件，像建米软件就挺不错的，功能比较全，能适应不同规模和行业的需求。

数据录入：把现有的货物信息都整理好，包括货物名称、数量、价格、供应商等，然后录入到选择好的管理系统里。录入的时候要仔细，别录错了，不然后面数据就不准了。

建立流程：制定好进货、出货的流程，比如进货的时候要先验收货物，核对数量和质量，然后再入库；出货的时候要有相应的单据，做好记录。这样能保证货物管理的规范和有序。

培训员工：要是有员工一起操作，得给他们培训，让他们知道怎么用这个进销存系统。比如怎么录入数据、怎么查询信息等，只有员工都会用了，这个系统才能发挥好作用。

二、进销存系统贵不贵

我听说很多人都在关心进销存系统的价格问题，就是说啊，这系统到底贵不贵呢，会不会超出自己的预算。下面咱就来好好说说。

软件类型：市面上有免费的进销存软件，这些软件功能可能相对简单，适合一些小店铺或者刚开始创业的商家。也有付费的软件，付费软件功能更强大，能满足更复杂的业务需求。像建米软件，它属于付费软件，但是性价比挺高的，能提供很多实用的功能。

功能需求：要是只需要简单的进货、出货记录功能，那价格可能就比较低。但要是需要库存预警、财务报表、数据分析等高级功能，价格就会高一些。比如说一个小便利店，只需要记录货物进出就够了，用简单功能的软件就行；而一个大型企业，需要对库存进行精准管理，对财务数据进行分析，就需要功能更强大的软件。

使用人数：有些软件是按照使用人数来收费的，使用的人越多，费用就越高。比如说一个公司有 10 个人需要使用进销存系统，那费用肯定比只有 2 个人使用要高。

服务与支持：一些软件提供专业的售后服务和技术支持，包括软件的更新、故障解决等，这样的软件价格可能会高一些。但有好的服务和支持，在使用过程中遇到问题能及时解决，还是很值得的。

购买方式：有按年付费的，也有一次性买断的。按年付费的话，每年都要交一笔费用，但是可以随时根据自己的需求调整；一次性买断可能前期费用高一些，但是后期就不用再交软件使用费用了。

三、进销存系统容易学吗

我想知道啊，进销存系统容不容易学呢。对于很多商家来说，要是系统太难学，那用起来可就头疼了。下面咱就来分析分析。

界面设计：好的进销存系统界面应该简洁明了，操作按钮和菜单都很容易找到。比如说建米软件，它的界面设计就比较人性化，让人一看就知道大概怎么操作。要是界面乱七八糟的，找个功能都费劲，那肯定不好学。

功能复杂度：功能简单的系统肯定容易学，要是功能太复杂，有很多高级的设置和操作，那学起来就难一些。不过现在很多软件都有基础功能和高级功能之分，先从基础功能学起，等熟练了再学高级功能。

培训支持：软件开发商提供的培训很重要。有些软件会提供视频教程、在线客服、上门培训等服务，有这些培训支持，学起来就会容易很多。比如说你在学习过程中遇到问题，随时可以问客服，他们会给你解答。

个人基础：要是你对电脑操作比较熟悉，有一定的软件使用经验，那学起来肯定比那些电脑小白要快。不过就算是电脑小白，只要有耐心，按照教程一步一步来，也能学会。

实践操作：光看教程不行，得实际操作一下。可以先在测试环境里练习，把进货、出货、库存管理等流程都操作几遍，这样就能更好地掌握系统的使用方法。

四、进销存系统能提高效率吗

假如你用了进销存系统，会不会提高工作效率呢？这是很多商家都关心的问题。下面咱就来探讨探讨。

库存管理：系统能实时更新库存信息，你随时都能知道库存数量。比如说你想知道某个货物还有多少库存，不用再去仓库一个个数，在系统里一查就知道了。而且系统还能设置库存预警，当库存低于一定数量时，会自动提醒你补货，避免缺货情况的发生。

订单处理：可以快速处理订单，从接单到发货，整个流程都能在系统里跟踪。比如说客户下了订单，系统能自动生成相应的单据，安排发货，提高订单处理的速度和准确性。

数据分析：能对进货、出货、销售等数据进行分析，生成各种报表。通过这些报表，你可以了解销售趋势、客户需求等信息，从而做出更合理的决策。比如说建米软件就有强大的数据分析功能，能帮你更好地管理业务。

减少错误：手工记录容易出错，而进销存系统能避免很多人为错误。比如说数据录入错误、计算错误等，系统会自动进行数据的计算和校验，保证数据的准确性。

协同工作：不同部门之间可以通过系统共享信息，提高协同工作的效率。比如说销售部门可以及时了解库存情况，采购部门可以根据销售数据进行采购计划，避免部门之间信息不畅通导致的问题。