如何用excel做自动进销存表

一、为什么要用 Excel 做自动进销存表

在日常的生意经营中，不管是小商贩还是小型企业，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。比如开一家小超市，每天进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存，这些数据都需要记录和统计。使用 Excel 来做自动进销存表就非常实用。它操作相对简单，几乎人人都会一点；成本低，不用额外花钱去购买专业软件；而且灵活性高，可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。

二、制作前的准备工作

明确需求和数据项：在动手制作之前，得先想清楚自己需要哪些数据。以一家服装店为例，可能需要记录商品的名称（如 T 恤、牛仔裤等）、款式（长袖、短袖）、颜色、尺码、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价等。把这些数据项确定好，后面制作表格就有方向了。

创建工作簿和工作表：打开 Excel 软件，新建一个工作簿。一般可以创建三个工作表，分别命名为“进货表”“销售表”和“库存表”，这样分类管理数据会更清晰。

三、进货表的制作

设计表头：在“进货表”的第一行输入之前确定好的数据项，比如“商品名称”“款式”“颜色”“尺码”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。其中“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算得出。

输入数据和设置公式：当有新的进货时，就把相应的数据填入表格中。对于“进货金额”这一列，可以在单元格中输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出进货金额。比如，进货数量在 B 列，进货单价在 C 列，进货金额在 D 列，在 D2 单元格输入“=B2C2”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出整列的进货金额。

四、销售表的制作

设计表头：和进货表类似，销售表的表头可以设置为“商品名称”“款式”“颜色”“尺码”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。同样，“销售金额”也是通过“销售数量”乘以“销售单价”计算得到。

输入数据和设置公式：每完成一笔销售，就把相关数据录入销售表。“销售金额”的计算公式和进货表一样，在对应的单元格输入相应的乘法公式，然后拖动填充柄自动计算整列。

五、库存表的制作

设计表头：库存表的表头可以有“商品名称”“款式”“颜色”“尺码”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“当前库存”等。

设置公式计算库存：“当前库存”的计算公式是“初始库存 + 进货数量 - 销售数量”。假设初始库存在 B 列，进货数量在 C 列，销售数量在 D 列，当前库存在 E 列，在 E2 单元格输入“=B2+C2 - D2”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每种商品的当前库存。这里需要注意的是，进货数量和销售数量需要从进货表和销售表中获取数据，可以使用 VLOOKUP 函数来实现。比如，在库存表的进货数量单元格输入“=VLOOKUP(商品名称单元格,进货表!$A:$G,进货数量所在列,FALSE)”，就可以从进货表中查找对应的进货数量。

六、实现自动更新

数据链接和引用：前面提到的使用 VLOOKUP 函数就是一种数据链接和引用的方式。通过这种方式，当进货表或销售表中的数据发生变化时，库存表中的数据会自动更新。比如，又进了一批货，在进货表中录入新的进货数据后，库存表中的进货数量和当前库存会自动更新。

定期检查和维护：虽然 Excel 可以实现自动更新，但还是要定期检查表格的数据是否准确。比如每个月月底，核对一下实际库存和表格中的库存数据是否一致，如果有差异，要及时找出原因并进行调整。

七、可能遇到的问题及解决办法

公式错误：在设置公式时，可能会因为输入错误或者引用单元格错误导致计算结果不对。这时候可以仔细检查公式，看看是否有拼写错误或者引用的单元格是否正确。比如，公式中的括号是否配对，逗号是否使用正确等。

数据丢失或损坏：有时候可能会因为电脑故障或者误操作导致 Excel 文件数据丢失或损坏。为了避免这种情况，要养成定期备份文件的习惯。可以把文件备份到 U 盘或者云盘上。

八、建米软件的推荐

当你的业务规模逐渐扩大，Excel 可能在数据处理和管理上显得力不从心。比如数据量太大时，Excel 的计算速度会变慢，而且容易出现卡顿。这时候可以试试建米软件，它能更高效地处理大量的进销存数据，自动生成各种报表，还能实现多部门数据的实时共享，让你的进销存管理更加轻松。

以上就是用 Excel 制作自动进销存表的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、如何用 Excel 做自动进销存表有哪些必备的基础操作知识？

我听说好多人都想自己用 Excel 做自动进销存表，但又不知道要掌握哪些基础操作知识。我就想知道其实这里面到底有啥门道呢。下面就来和大家唠唠。

1. 数据录入技巧

得会准确地把进货、销售和库存的数据录进 Excel 表格里。比如进货日期、商品名称、进货数量、进货单价这些都得一项一项填好。录入的时候要注意格式统一，日期最好都用同一种格式，不然后面统计的时候可能会出问题。

2. 公式运用

像求和公式 SUM 就很常用，算进货总量或者销售总量的时候就用得上。还有 VLOOKUP 函数，能根据商品名称快速查找对应的价格等信息。掌握这些公式，能让表格自动计算，省不少事儿。

3. 表格格式设置

把表格的列宽、行高调整合适，让数据显示得清楚。还可以设置单元格格式，比如数字格式，让金额显示得更规范。给表格加上边框、底色啥的，区分不同的数据区域，看着更直观。

4. 数据排序与筛选

排序能让数据按照一定顺序排列，比如按进货日期排序，能清楚看到进货的先后顺序。筛选功能可以只显示符合条件的数据，比如只看某个时间段的销售数据。

5. 图表制作

用图表能更直观地展示数据。可以根据进销存数据做柱状图、折线图啥的，一眼就能看出进货、销售和库存的变化趋势。像建米软件也有类似的可视化功能，能让数据展示得更清晰。

二、自动进销存表的设计思路是怎样的？

朋友说他一直琢磨怎么设计自动进销存表，就是没啥头绪。我就了解这里面的设计思路到底是啥样的。接下来详细说说。

1. 明确需求

得先清楚自己做这个表是要干啥。是要记录简单的进货、销售和库存情况，还是要做更复杂的成本核算、利润分析。明确需求才能确定表格要包含哪些内容。

2. 规划表格结构

一般会有进货表、销售表和库存表。进货表记录进货的详细信息，销售表记录销售情况，库存表根据进货和销售数据自动更新库存数量。每个表都要设置好列标题，比如商品编号、名称、数量、单价等。

3. 建立数据关联

让进货表、销售表和库存表的数据关联起来。比如库存数量要根据进货数量和销售数量自动计算。可以通过公式来实现这种关联，保证数据的准确性和一致性。

4. 考虑操作便捷性

设计表格的时候要考虑操作方便。比如设置数据验证，限制输入的内容，避免输入错误的数据。还可以设置下拉菜单，让选择商品名称、供应商等信息更方便。

5. 预留扩展空间

以后业务可能会发展变化，表格也要能跟着变。所以设计的时候要预留一些列或者行，方便添加新的数据项或者记录。建米软件在设计上也很注重扩展性，能适应不同企业的发展需求。

三、用 Excel 做自动进销存表可能会遇到哪些问题？

我朋友试过用 Excel 做自动进销存表，结果遇到不少问题。我就想知道一般会碰到啥难题呢。下面就来分析分析。

1. 数据错误问题

录入数据的时候可能会输错，比如数量输错、单价输错。还有可能因为公式引用错误，导致计算结果不对。数据错误会影响整个进销存表的准确性。

2. 数据安全问题

Excel 文件容易丢失或者损坏。如果没有及时备份，一旦文件出问题，里面的数据就可能没了。数据可能会被误删或者被别人随意修改，影响数据的安全性。

3. 表格性能问题

当数据量越来越大的时候，表格的计算速度会变慢。打开表格、进行数据筛选或者计算的时候，可能会出现卡顿现象，影响使用效率。

4. 功能局限性问题

Excel 的功能虽然强大，但对于复杂的进销存管理来说，还是有一定局限性。比如不能实时更新数据，不能实现多人同时操作。而建米软件在这些方面就有优势，能实时更新数据，支持多人协作。

5. 数据共享问题

如果团队成员之间需要共享进销存数据，用 Excel 不太方便。可能需要频繁地发送文件，而且文件版本容易混乱。

四、有没有快速掌握用 Excel 做自动进销存表的方法？

我想知道有没有啥快速掌握用 Excel 做自动进销存表的方法呢。好多人都想快点学会，下面就来分享一些办法。

1. 学习视频教程

网上有很多关于用 Excel 做自动进销存表的视频教程。这些教程会一步一步教你怎么做，还有实际操作演示，跟着学能学得比较快。

2. 参考模板

可以找一些现成的自动进销存表模板。参考模板的结构和设计思路，然后根据自己的需求进行修改。这样能节省很多时间和精力。

3. 请教高手

身边要是有会用 Excel 做自动进销存表的高手，就去请教请教。他们能给你一些实用的建议和技巧，还能帮你解决遇到的问题。

4. 多实践操作

光看教程和模板不行，得自己动手做。多做几次，遇到问题就想办法解决，慢慢地就能掌握了。在实践过程中，也能更好地理解和运用所学的知识。

5. 结合软件学习

可以把 Excel 和建米软件结合起来学习。建米软件功能更强大，能让你了解更先进的进销存管理理念。通过对比，能更好地发现 Excel 的优缺点，从而更有针对性地学习。