如何制作excel进销存模板

一、什么是 Excel 进销存模板

在日常的商业活动中，不管是小商铺还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。Excel 进销存模板就是利用 Excel 软件制作的，用于记录和管理货物进出情况的一种表格工具。比如说，一家小超市每天都会有新的货物进货，同时也会有商品被销售出去，用这个模板就能清楚地知道每种商品还剩下多少库存，方便及时补货或者调整销售策略。

二、制作前的准备工作

明确需求：在动手制作之前，得先搞清楚自己的具体需求。不同的行业和业务模式，对进销存管理的重点是不一样的。举个例子，如果是一家服装店，可能更关注不同款式、尺码衣服的进货和销售情况；要是一家文具店，可能会着重记录各类文具的库存数量变化。

收集数据：把之前的进货单、销售单等相关数据收集起来。这些数据可以作为模板制作的参考，让模板更贴合实际情况。比如，通过分析过去一个月的销售数据，能知道哪些商品销量好，哪些不太受欢迎，在后续制作模板时可以设置一些特殊提醒，方便对不同商品进行管理。

规划表格结构：大概想一下表格要包含哪些内容。一般来说，至少要有商品名称、进货数量、销售数量、库存数量这些基本信息。还可以根据需求添加一些其他的列，比如进货日期、销售日期、进货单价、销售单价等。

三、创建基本表格框架

打开 Excel 软件：这是最基础的一步，就像要做饭得先打开厨房的门一样。打开软件后，新建一个空白的工作簿。

设置表头：在第一行依次输入你规划好的列标题，比如“商品名称”“进货数量”“销售数量”“库存数量”“进货日期”“销售日期”等。这些表头就像是房子的框架，明确了表格的基本结构。

调整列宽和行高：根据表头内容的多少，适当调整列宽和行高，让表格看起来整齐美观。比如，如果“商品名称”这一列的内容比较长，就把这一列的宽度调宽一些，避免文字显示不全。

四、设置数据录入规则

数据验证：为了保证数据录入的准确性，可以使用 Excel 的数据验证功能。比如，对于“进货数量”和“销售数量”这两列，只允许输入正整数。具体操作是选中这两列，然后在“数据”选项卡中找到“数据验证”，设置允许的数值类型为“整数”，最小值为 1。

下拉菜单选项：对于一些有固定选项的列，比如“商品类别”，可以设置下拉菜单。还是以服装店为例，“商品类别”可能有“上衣”“裤子”“裙子”等选项。选中“商品类别”这一列，在“数据验证”中设置允许的类型为“序列”，然后输入选项内容，用逗号分隔。这样在录入数据时，就可以直接从下拉菜单中选择，避免输入错误。

五、计算库存数量

公式的使用：库存数量等于进货数量减去销售数量。在“库存数量”这一列对应的单元格中输入公式“=进货数量单元格 - 销售数量单元格”。比如，进货数量在 B 列，销售数量在 C 列，库存数量在 D 列，那么在 D2 单元格中输入“=B2 - C2”，然后按下回车键，就会自动计算出该商品的库存数量。再把鼠标指针放在该单元格右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以快速计算出其他商品的库存数量。

实时更新：当有新的进货或者销售数据录入时，库存数量会自动更新。这就好比你往存钱罐里放钱或者取钱，存钱罐里的钱数会实时变化一样。

六、添加数据排序和筛选功能

排序功能：可以根据不同的列对数据进行排序。比如，想知道库存数量最多的商品是哪些，就可以按照“库存数量”这一列进行降序排序。操作方法是选中数据区域，然后在“数据”选项卡中找到“排序”，选择“库存数量”列，排序依据为“数值”，次序为“降序”。

筛选功能：筛选功能可以帮助你快速找到符合特定条件的数据。比如，只想查看某一天的进货数据，就可以使用筛选功能。选中数据区域，在“数据”选项卡中点击“筛选”，然后在“进货日期”列的筛选箭头中选择你想要的日期。

七、制作数据图表

选择合适的图表类型：根据数据的特点和分析目的选择合适的图表类型。比如，想直观地比较不同商品的销售数量，可以选择柱状图；如果想展示库存数量随时间的变化趋势，可以选择折线图。

创建图表：选中要制作图表的数据区域，然后在“插入”选项卡中选择你想要的图表类型。Excel 会自动生成相应的图表，你还可以对图表的样式、颜色等进行调整，让图表更加美观。

八、使用建米软件辅助管理

虽然 Excel 进销存模板能满足一些基本的管理需求，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多时，可能会出现数据处理效率低、容易出错等问题。这时候可以试试建米软件，它能实现进销存数据的自动化管理，比如自动生成各类报表，实时更新库存数据，避免人工操作带来的误差，提高管理效率。

以上就是制作 Excel 进销存模板的详细步骤和一些实用技巧，希望能帮助你轻松管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、制作 excel 进销存模板需要哪些基本步骤？

我听说很多人都想自己动手做个 excel 进销存模板，可又不太清楚具体咋弄。其实啊，这也不是啥特别难的事儿。下面我就和你唠唠。

第一步：规划表格结构

得先想清楚这个模板要包含啥内容。一般来说，得有进货、销售和库存这几块。进货那块得记录进货日期、商品名称、数量、单价、供货商这些信息；销售板块呢，要记销售日期、商品名称、数量、单价、客户啥的；库存就得算清楚每种商品还剩多少。

第二步：创建表头

在 excel 里把刚才想的那些信息对应的表头写好。比如在第一行，从左到右依次写上“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“供货商”等等。这就相当于给表格定了个框架。

第三步：设置数据格式

像日期得设置成日期格式，数量和单价得设置成数值格式，这样方便后续计算。比如说，你把日期设置成“年/月/日”的格式，看起来就清楚多了。

第四步：输入公式计算

这一步很关键。用公式来计算库存，简单来说就是初始库存加上进货数量再减去销售数量。在库存那一列对应的单元格里输入合适的公式，这样每次输入进货和销售数据，库存就自动更新啦。要是觉得自己做麻烦，也可以考虑用建米软件，它能更轻松地完成这些数据处理和计算。

第五步：美化表格

给表格设置个合适的字体、字号，调整下列宽和行高，再弄点边框啥的，让表格看起来更美观、易读。

二、怎样让 excel 进销存模板更实用？

朋友说自己做的 excel 进销存模板用起来不太顺手，我就想知道咋能让它更实用呢。其实有不少办法。

添加数据验证

可以给一些关键数据设置验证规则。比如商品名称，设置成只能从预先定义的列表里选，这样能避免输入错误或者不规范的名称。像你卖水果，商品名称就只能选“苹果”“香蕉”“橙子”这些，不会出现乱七八糟的叫法。

设置条件格式

根据库存数量设置不同的颜色显示。当库存低于某个数值时，单元格变成红色提醒你要进货了；库存正常就显示绿色。这样一眼就能看出哪些商品库存有问题。

增加图表展示

用图表把进货、销售和库存的数据直观地展示出来。比如用柱状图展示不同商品的销售数量对比，用折线图展示一段时间内的库存变化趋势。这样数据的变化一目了然，分析起来更方便。要是觉得自己做图表麻烦，建米软件在这方面就有优势，能快速生成各种好看又实用的图表。

设置数据筛选和排序功能

可以方便你快速找到自己需要的数据。比如按日期筛选，看看某个时间段的进货或者销售情况；按商品名称排序，把相同商品的数据排在一起。

添加备注栏

在表格里留个备注栏，记录一些特殊情况，比如某次进货商品有质量问题，或者某个客户有特殊要求。这样以后查看数据的时候能更清楚当时的情况。

三、 excel 进销存模板能和其他软件对接吗？

我就想知道 excel 进销存模板能不能和其他软件对接呢。其实是可以的，而且对接后能让工作更高效。

和财务软件对接

把进销存数据和财务软件对接，这样进货和销售的数据能自动同步到财务软件里，方便进行财务核算。比如说，进货的成本能直接算到财务的成本账里，不用再手动输入了。

和电商平台对接

如果你有自己的电商店铺，把 excel 进销存模板和电商平台对接，能实时获取订单数据。这样订单一产生，销售数据就自动更新到模板里，库存也跟着变化，不用你一个个去录入。

和仓库管理软件对接

和仓库管理软件对接后，能更精准地管理库存。仓库里货物的出入库情况能及时反映到进销存模板里，让库存数据更准确。要是库存管理比较复杂，建米软件在这方面的对接功能就很实用，能让数据流通更顺畅。

和客户关系管理软件对接

把销售数据和客户关系管理软件对接，能更好地了解客户的购买行为和需求。比如分析某个客户的购买频率、购买金额，然后针对性地进行营销。

对接的注意事项

在对接的时候，要注意数据的格式和接口的兼容性。不同软件的数据格式可能不一样，得进行一些调整才能顺利对接。还要确保数据的安全，避免数据泄露。

四、 excel 进销存模板有哪些常见的错误及解决办法？

朋友说他做的 excel 进销存模板老是出问题，我就对常见错误和解决办法比较关注。下面就给你说说。

数据录入错误

有时候会不小心输错数字或者名称。比如把进货数量多输了个零，或者商品名称写错。解决办法就是仔细核对数据，也可以用数据验证来避免输入错误。

公式计算错误

公式设置不对，或者引用的单元格不对，就会导致计算结果出错。比如库存计算公式里忘了加上进货数量。这时候要检查公式，确保引用的单元格和计算逻辑都正确。要是自己不太会弄公式，建米软件在计算方面就比较智能，能减少这类错误。

数据丢失问题

可能因为电脑死机、突然断电等原因导致数据丢失。解决办法就是定期保存文件，也可以开启 excel 的自动保存功能。

数据重复问题

可能会出现重复录入数据的情况，比如同一笔进货记录录了两次。可以用数据筛选和排序功能找出重复数据，然后删除多余的。

模板更新不及时

随着业务的发展，模板可能需要更新。比如增加新的商品类别或者统计项目。要及时对模板进行调整和更新，保证它能满足业务需求。