如何利用excel开发进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 开发的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。对于一些小型企业或者个体商户来说，专门去购买一套昂贵的进销存管理软件可能成本过高，而 Excel 就成了一个很好的替代工具。

使用 Excel 开发进销存的好处有很多：Excel 几乎是电脑上必备的软件，大家都比较熟悉，不需要额外去学习新软件的操作，降低了学习成本。比如说，你是一个小超市老板，平时就会用 Excel 记记账，那么用它来开发进销存系统对你来说就很容易上手。Excel 具有很强的灵活性，你可以根据自己的实际需求来设计表格和公式，满足个性化的管理需求。它是免费的，不会给企业增加额外的成本。

二、前期准备工作

确定需求：在开始用 Excel 开发进销存之前，你得先明确自己的需求。不同的行业、不同的企业规模，对进销存的需求是不一样的。比如，一家服装店可能更关注服装的款式、颜色、尺码的进销存情况，而一家文具店则更关心文具的种类、品牌等。你可以先列出自己需要管理的项目，像商品名称、规格、数量、进价、售价、进货日期、销售日期等等。

收集数据：确定好需求后，就要收集相关的数据了。这包括现有库存数据、供应商信息、客户信息等。比如，你要把仓库里现有的商品数量、进价等信息整理到 Excel 表格中。把供应商的联系方式、供货价格等信息也记录下来，方便后续的采购管理。

规划表格结构：根据需求和收集到的数据，规划好 Excel 表格的结构。一般来说，进销存系统至少需要三个主要的表格，分别是进货表、销售表和库存表。进货表用来记录每次的进货信息，销售表记录销售情况，库存表则实时反映商品的库存数量。你可以在每个表格中设置相应的列标题，如进货表可以有“进货单号”“商品名称”“进货数量”“进货单价”等列。

三、创建进货表

设计表头：进货表的表头要包含必要的信息。“进货单号”是为了方便查询和管理每一笔进货记录，可以采用日期加序号的方式来编号，比如“20240101001”表示 2024 年 1 月 1 日的第一笔进货。“商品名称”要准确填写商品的全称，避免混淆。“进货数量”和“进货单价”是计算进货金额的关键数据。

输入数据：每次进货时，及时把相关信息输入到进货表中。输入数据要认真仔细，避免输入错误。比如，你进了 100 件单价为 20 元的商品，就准确地在“进货数量”列输入 100，“进货单价”列输入 20。

计算进货金额：在进货表中，可以利用 Excel 的公式来计算每笔进货的金额。在“进货金额”列对应的单元格中输入公式“=进货数量进货单价”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每笔进货的金额。这样可以提高计算的准确性和效率。

四、创建销售表

设计表头：销售表的表头和进货表有一些相似之处，但也有不同的地方。除了“商品名称”“销售数量”“销售单价”等基本信息外，还可以增加“客户名称”“销售日期”等列，方便对销售情况进行分析。

输入销售数据：当有销售业务发生时，及时把销售信息录入到销售表中。同样要保证数据的准确性。比如，你卖给某个客户 50 件单价为 30 元的商品，就准确记录下来。

计算销售金额：和进货表一样，利用 Excel 公式计算销售金额。在“销售金额”列输入公式“=销售数量销售单价”，并向下填充。通过销售金额和进货金额的对比，你可以直观地了解到每笔销售的利润情况。

五、创建库存表

初始库存录入：在开始使用进销存系统时，要把库存的初始数据录入到库存表中。这包括商品名称、初始数量等信息。比如，仓库里一开始有 200 件某商品，就在库存表中相应的单元格输入 200。

实时更新库存：库存表要根据进货表和销售表的数据实时更新。可以使用 Excel 的函数来实现这个功能。比如，在库存数量列输入公式“=初始数量+进货数量总和-销售数量总和”。这里的“进货数量总和”和“销售数量总和”可以通过 SUMIF 函数来计算，根据商品名称来筛选相应的进货和销售数量。这样，每次有进货或销售业务发生时，库存数量就会自动更新。

库存预警：为了避免库存积压或缺货的情况发生，可以设置库存预警。比如，当某种商品的库存数量低于 50 件时，在库存表中对应的单元格会自动变色提醒。可以通过 Excel 的条件格式功能来实现这个预警功能。

六、数据分析与报表生成

数据筛选与排序：Excel 提供了强大的数据筛选和排序功能。你可以根据自己的需求对进货表、销售表和库存表的数据进行筛选和排序。比如，你想查看某个时间段内的销售情况，就可以通过筛选“销售日期”来实现。排序功能可以按照销售金额从高到低对销售数据进行排序，让你快速了解哪些商品销售得最好。

生成报表：根据筛选和排序后的数据，生成各种报表。比如，销售报表可以展示不同时间段、不同商品的销售金额和销售数量；库存报表可以反映库存的总体情况和各类商品的库存占比。通过这些报表，你可以更好地了解企业的经营状况，做出合理的决策。

图表展示：为了更直观地展示数据，可以使用 Excel 的图表功能。比如，用柱状图来比较不同商品的销售金额，用折线图来展示库存数量的变化趋势。图表可以让数据更加一目了然，帮助你快速发现问题和趋势。

七、使用 Excel 开发进销存的注意事项和建米软件的推荐

数据安全：使用 Excel 开发的进销存系统，数据安全很重要。要定期备份数据，避免数据丢失。可以把 Excel 文件保存到多个地方，比如硬盘、云盘等。设置好文件的访问权限，防止他人随意修改数据。

公式和函数的正确使用：在使用 Excel 公式和函数时，要确保其正确性。一个小小的错误可能会导致整个进销存系统的数据不准确。如果对某些公式和函数不太熟悉，可以通过查阅资料或请教他人来解决。

建米软件的推荐：当企业规模逐渐扩大，业务变得复杂时，Excel 可能就无法满足需求了。这时候可以试试建米软件，它能实现更高效的进销存管理，自动同步数据，避免手动输入的繁琐和错误，让管理工作更加轻松。

以上就是利用 Excel 开发进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 开发进销存系统难不难啊？

我听说好多人想自己用 Excel 开发进销存系统，但又担心太难搞不定。我就想知道，这事儿到底难不难呢？下面咱来好好唠唠。

1. 基础操作难度

Excel 的基础操作，像数据录入、简单的公式计算，这些都不难。只要你稍微花点时间学一学，就能上手。比如输入商品名称、数量、价格这些基本信息，就跟平时用 Excel 做表格差不多。

2. 函数运用难度

要是涉及到复杂的函数运用，难度就上来了。像 VLOOKUP、SUMIF 这些函数，用来做数据查询和统计的，得花点心思去理解和掌握。网上有很多教程可以参考，多练几次也能学会。

3. 数据处理难度

当数据量变大的时候，处理起来就有点麻烦了。比如要对大量的进货和销售数据进行分析，可能会遇到数据卡顿、计算缓慢的问题。这时候就需要掌握一些数据处理的技巧，比如数据透视表的使用。

4. 系统搭建难度

要把 Excel 做成一个完整的进销存系统，还得考虑系统的架构和逻辑。比如怎么设计数据流程，怎么设置权限管理，这些都需要一定的专业知识和经验。如果觉得自己搞不定，也可以考虑像建米软件这样专业的进销存管理软件，它们功能更强大，使用起来也更方便。

5. 维护更新难度

随着业务的发展，进销存系统需要不断地维护和更新。用 Excel 开发的系统，在维护和更新方面可能会比较麻烦。而专业的软件，比如建米软件，会有专业的团队进行维护和更新，能让你更省心。

二、Excel 开发的进销存系统能满足企业需求吗？

朋友说他们公司想用 Excel 开发个进销存系统，可又担心满足不了企业的需求。我就一下，这 Excel 开发的系统到底行不行呢？接着往下看。

1. 功能需求方面

对于一些小型企业或者业务简单的企业，Excel 开发的进销存系统基本能满足日常的功能需求。比如记录进货、销售、库存等信息，进行简单的数据分析。但对于大型企业或者业务复杂的企业，可能就不够用了。像多仓库管理、多门店销售这些功能，Excel 实现起来就比较困难。

2. 数据安全方面

Excel 的数据安全相对较弱。如果文件丢失或者损坏，数据就可能丢失。而且 Excel 很难设置严格的权限管理，容易导致数据泄露。而专业的进销存软件，比如建米软件，有完善的数据安全保障机制，能更好地保护企业的数据安全。

3. 数据处理能力方面

当企业的业务量增加，数据量变大时，Excel 的数据处理能力就会受到限制。可能会出现数据加载缓慢、计算错误等问题。而专业软件在数据处理能力上更强，能快速准确地处理大量数据。

4. 拓展性方面

Excel 开发的系统拓展性较差。如果企业后期需要增加新的功能或者模块，可能需要重新开发。而专业的软件，比如建米软件，具有良好的拓展性，可以根据企业的需求进行定制开发。

5. 决策支持方面

专业的进销存软件能提供更全面的数据分析和决策支持功能。而 Excel 开发的系统在这方面相对较弱，很难为企业提供深入的数据分析和决策建议。

三、用 Excel 开发进销存系统要注意些什么呢？

假如你打算用 Excel 开发进销存系统，那可得注意一些事儿。我就想知道，具体要注意哪些方面呢？下面给大家说说。

1. 数据准确性

数据是进销存系统的核心，一定要保证数据的准确性。在录入数据的时候，要仔细核对，避免出现错误。比如商品的数量、价格这些信息，一旦出错，会影响整个系统的准确性。

2. 公式设置合理性

公式是 Excel 开发进销存系统的关键。在设置公式的时候，要确保公式的合理性和正确性。比如计算库存数量的公式，要考虑进货、销售、退货等各种情况。如果公式设置不合理，可能会导致计算结果错误。

3. 表格结构设计

合理的表格结构设计能提高系统的使用效率。要根据企业的业务流程和需求，设计好表格的布局和格式。比如将进货、销售、库存等数据分别放在不同的工作表中，方便管理和查询。

4. 数据备份

为了防止数据丢失，要定期进行数据备份。可以将 Excel 文件保存到不同的存储设备中，或者使用云存储服务。这样即使文件出现问题，也能及时恢复数据。

5. 权限管理

如果有多个人使用这个系统，要设置好权限管理。不同的用户有不同的操作权限，比如有的用户只能查看数据，有的用户可以进行数据录入和修改。这样可以保证数据的安全性和保密性。要是觉得 Excel 在权限管理方面不够完善，也可以考虑建米软件，它在权限管理上更专业。

6. 系统测试

在系统开发完成后，要进行全面的测试。检查系统的功能是否正常，数据计算是否准确，操作是否方便等。发现问题及时修改，确保系统的稳定性和可靠性。

四、Excel 开发的进销存系统和专业软件比有啥优缺点？

我听说很多人在纠结，是用 Excel 开发进销存系统，还是直接用专业软件。我就想知道，它们各自有啥优缺点呢？下面来分析分析。

1. Excel 开发的进销存系统优点

成本低：基本不需要额外的费用，只要有 Excel 软件就行。

易上手：对于熟悉 Excel 的人来说，容易操作和掌握。

灵活性高：可以根据自己的需求进行个性化设计。

2. Excel 开发的进销存系统缺点

功能有限：难以实现复杂的功能，比如多仓库管理、供应链协同等。

数据安全差：前面也提到过，容易出现数据丢失和泄露的问题。

维护困难：随着业务发展，维护和更新比较麻烦。

3. 专业软件的优点

功能强大：像建米软件，具备完善的进销存管理功能，能满足各种企业的需求。

数据安全有保障：采用先进的技术保障数据安全。

服务完善：有专业的团队提供技术支持和维护服务。

4. 专业软件的缺点

成本较高：购买软件和后续的服务可能需要一定的费用。

学习成本高：需要花时间去学习软件的操作和使用。

综合来看，如果是小型企业或者业务简单的企业，可以先尝试用 Excel 开发进销存系统。但如果企业有一定规模或者业务复杂，建议选择像建米软件这样的专业进销存软件，能更好地满足企业的发展需求。