如何利用excel建立进销存软件

一、为啥要用 Excel 建进销存软件

在咱们日常的生意里，管理进货、销售和库存可是头等大事。对于一些小老板或者刚开始创业的朋友来说，专门去买一套进销存软件，成本可能有点高，而且还得花时间去学习怎么用。这时候，Excel 就成了一个很好的选择。Excel 大家都不陌生，基本都会用一点，它就像一个万能工具箱，能满足我们很多需求。

操作简单易上手：只要你会用基本的表格功能，像输入数据、做个简单的公式计算，就能用 Excel 搭建一个属于自己的进销存系统。比如说，你是开小超市的，每天要记录进货的商品名称、数量、价格，用 Excel 直接就能列个表格，把这些信息填进去。

成本低：不用花一分钱去买软件，只要电脑上有 Office 或者 WPS 办公软件，就能使用 Excel。这对于资金不太充裕的小商家来说，能省不少钱呢。

可自定义：每个生意的情况都不一样，需求也各不相同。用 Excel 建立的进销存软件，可以根据自己的实际情况进行调整和修改。比如你是做服装生意的，可能需要记录衣服的尺码、颜色等信息，在 Excel 里就能轻松添加这些列。

二、搭建前要做的准备工作

在动手用 Excel 搭建进销存软件之前，得先做好一些准备工作，就像盖房子要先设计好图纸一样。

明确业务流程：要清楚自己的生意是怎么运转的，进货是从哪里来，销售是通过什么渠道，库存是怎么管理的。举个例子，如果你是开网店的，进货可能是从供应商那里采购，销售是通过电商平台，库存要和线上商品数量实时对应。把这些流程梳理清楚，才能在 Excel 里合理地设置表格。

确定数据项目：想好需要记录哪些数据。一般来说，进货数据要包括商品名称、规格、数量、单价、进货日期、供应商等；销售数据要包括商品名称、规格、数量、单价、销售日期、客户等；库存数据要包括商品名称、规格、现有数量、存放位置等。

准备好数据：把之前的进货、销售和库存数据整理好，如果有纸质的记录，就录入到 Excel 里。比如你之前用本子记录了一个月的进货情况，现在就把这些信息一条一条地输入到 Excel 表格中。

三、开始搭建进销存表格

接下来就正式开始用 Excel 搭建进销存表格啦，这是最关键的一步。

进货表格：新建一个工作表，命名为“进货”。在第一行依次输入商品名称、规格、数量、单价、进货日期、供应商等列标题。然后就可以把每次进货的数据填到对应的单元格里。为了方便统计和计算，还可以设置一些公式。比如在“金额”列，用“数量”乘以“单价”就能自动算出进货的总金额。

销售表格：再新建一个工作表，命名为“销售”。同样，在第一行输入商品名称、规格、数量、单价、销售日期、客户等列标题。每次有销售业务发生，就把相关数据填进去。也可以设置公式计算销售金额。

库存表格：新建一个工作表，命名为“库存”。这里的列标题可以有商品名称、规格、期初数量、本期进货数量、本期销售数量、期末数量等。期初数量就是一开始的库存数量，本期进货数量可以从“进货”表格中引用数据，本期销售数量可以从“销售”表格中引用数据，期末数量就用期初数量加上本期进货数量再减去本期销售数量。

四、用公式和函数让表格智能化

Excel 的公式和函数就像是给表格装上了智能大脑，能让我们的进销存管理更高效。

VLOOKUP 函数：这个函数可以在不同的表格之间查找数据。比如在“库存”表格里，要引用“进货”表格里的本期进货数量，就可以用 VLOOKUP 函数根据商品名称来查找对应的数量。举个例子，在“库存”表格的“本期进货数量”列，输入公式“=VLOOKUP(A2,进货!$A$2:$E$100,3,FALSE)”，这里的 A2 是“库存”表格里的商品名称单元格，“进货!$A$2:$E$100”是“进货”表格的数据范围，3 表示要查找的是第三列（也就是数量列），FALSE 表示精确匹配。

SUM 函数：用于求和。比如要统计某个月的进货总金额，就可以用 SUM 函数把“进货”表格里这个月的所有金额相加。在一个空白单元格里输入“=SUM(进货!E2:E100)”，这里的 E2:E100 是“进货”表格里金额列的数据范围。

IF 函数：可以根据条件进行判断。比如在“库存”表格里，当期末数量低于某个数值时，就提示需要补货。在一个空白单元格里输入“=IF(D2<10,"需要补货","正常")”，这里的 D2 是期末数量单元格，10 是设定的补货阈值。

五、数据的维护和更新

搭建好进销存表格后，还得定期维护和更新数据，这样才能保证表格的准确性和实用性。

及时录入数据：每次有进货、销售业务发生，都要及时把数据录入到对应的表格里。比如今天进了一批货，当天就要把进货信息填到“进货”表格中。

定期核对数据：每个月或者每个季度，要核对一下进货、销售和库存的数据是否一致。可以实地盘点一下库存数量，和“库存”表格里的数据进行对比，如果有差异，要找出原因并进行调整。

备份数据：数据很重要，万一电脑出问题或者不小心误删了数据，就麻烦了。所以要定期备份 Excel 文件，可以把文件复制到 U 盘或者云盘里。

六、建米软件的推荐

虽然用 Excel 可以建立简单的进销存软件，但对于一些业务比较复杂、数据量比较大的企业来说，可能就有点力不从心了。这时候，可以试试建米软件。建米软件是一款专业的进销存管理软件，它有更强大的功能和更完善的系统。比如说，它可以实现多仓库管理，如果你有多个仓库存放商品，用建米软件就能轻松管理每个仓库的库存。而且它的数据处理速度更快，能实时更新数据，让你随时掌握最新的进销存情况。

以上就是利用 Excel 建立进销存软件的详细步骤和方法，希望能帮助到大家。在实际操作中可能会遇到一些问题，只要多尝试、多摸索，就能找到解决办法。

常见用户关注的问题：

一、如何利用 Excel 建立进销存软件？

我听说好多小老板都想自己用 Excel 搞个进销存软件，这样就能清楚知道店里的货进了多少、卖了多少。我就想知道，这 Excel 真能做出个实用的进销存软件吗？下面就来好好说说。

1. 明确需求：得清楚自己用进销存软件要干啥。比如，是只记录进货和销售数量，还是还要算成本、利润啥的。要是开个小便利店，可能只需要简单记录商品进出就行；但要是做批发业务，那可能就得详细点，像不同批次的进价、售价都得记清楚。

2. 设计表格结构：可以先建几个工作表，一个用来记录进货信息，一个记销售信息，还有一个汇总库存。进货表可以有商品名称、进货日期、进货数量、进货单价等列；销售表就有商品名称、销售日期、销售数量、销售单价等。库存表就根据进货和销售数据自动计算剩余库存。

3. 设置公式：这是关键的一步。比如在库存表中，用进货数量减去销售数量就能得到当前库存。还可以设置一些条件格式，当库存低于某个值时，单元格颜色就变了，提醒你该补货了。像建米软件在处理数据和设置公式方面就很智能，能帮你更方便地完成这些操作。

4. 数据录入与维护：平时要及时把进货和销售的数据录入到对应的表格里。而且要定期检查数据的准确性，防止出错。要是数据多了，还可以用 Excel 的筛选和排序功能，快速找到自己需要的数据。

5. 安全与备份：把重要的进销存数据放在 Excel 里，要注意保存和备份。可以定期把文件复制到 U 盘或者云盘上，防止数据丢失。

二、用 Excel 建立的进销存软件有什么优缺点？

朋友说用 Excel 做进销存软件挺方便的，成本也低。但我想知道，这东西真有那么好吗？会不会也有啥毛病呢？下面就来分析分析。

优点方面：

1. 成本低：Excel 基本上大家电脑里都有，不用额外花钱买软件。对于小商家来说，能省一笔开支。

2. 容易上手：很多人都用过 Excel，对它的基本操作比较熟悉。不需要专门去学复杂的软件操作，自己摸索一下就能用起来。

3. 灵活性高：可以根据自己的需求随意设计表格和公式。想怎么改就怎么改，很适合个性化的业务需求。就像建米软件也强调个性化定制，Excel 在这方面也有一定优势。

4. 数据直观：所有的数据都在表格里，一眼就能看到。可以很方便地查看和分析数据，做出决策。

缺点方面：

1. 功能有限：Excel 毕竟不是专门的进销存软件，一些复杂的功能很难实现。比如多仓库管理、复杂的报表生成等，可能就做不到。

2. 数据安全性差：Excel 文件容易被误删、损坏，而且没有很好的权限管理。要是别人不小心改了数据，可能就会出大问题。

3. 效率低：数据量大的时候，录入和处理会很麻烦。而且容易出错，一旦出错，查找和修改也比较费劲。

4. 缺乏实时性：如果有多个人同时使用，很难保证数据的实时更新。可能会出现库存数据不准确的情况。

三、Excel 建立的进销存软件能满足企业长期发展需求吗？

假如你开了个小公司，一开始用 Excel 做了个进销存软件。但随着公司越做越大，我就想知道，这 Excel 做的软件还能跟得上吗？下面来探讨探讨。

短期来看：

1. 业务简单时可行：在企业刚起步，业务量小，商品种类也不多的时候，Excel 建立的进销存软件能满足基本需求。能简单记录进货和销售情况，看看库存还有多少。

2. 成本优势明显：不用花大价钱买专门的软件，对于资金紧张的小企业来说，能节省成本。

3. 方便调整：要是业务有小的变化，能很容易地修改表格和公式，适应新的需求。

4. 员工易接受：员工对 Excel 比较熟悉，不用专门培训就能上手使用。

长期来看：

1. 功能瓶颈：企业发展后，业务越来越复杂，可能需要多仓库管理、客户关系管理等功能，Excel 就很难做到了。像建米软件就能提供更全面的功能，满足企业多样化的需求。

2. 数据处理能力不足：随着数据量的增加，Excel 处理起来会越来越慢，甚至可能出现卡顿和数据丢失的情况。

3. 协作困难：企业规模大了，可能有多个部门需要同时使用进销存数据，Excel 很难实现多人实时协作。

4. 决策支持有限：Excel 生成的报表和分析功能相对简单，不能为企业的决策提供深入的支持。

四、有没有比 Excel 更好的进销存软件推荐？

朋友推荐说别老用 Excel 搞进销存了，有更专业的软件。我就想知道，到底有哪些比 Excel 还好的进销存软件呢？下面就来介绍介绍。

1. 建米软件：它的功能很强大，能实现多仓库管理、采购管理、销售管理等一系列功能。而且操作界面很友好，容易上手。它还能根据企业的不同需求进行定制，不管是小公司还是大集团，都能找到适合自己的解决方案。

2. 管家婆：这也是一款很知名的进销存软件。它有丰富的报表功能，能让你清楚了解企业的经营状况。还支持多门店管理，对于连锁企业来说很实用。

3. 金蝶精斗云：基于云计算技术，数据安全有保障。可以随时随地通过手机或电脑访问数据，方便企业管理者实时掌握业务动态。它还有强大的财务功能，能和进销存数据无缝对接。

4. 用友 T+：功能全面，涵盖了采购、销售、库存、生产等多个环节。能帮助企业实现一体化管理，提高工作效率。而且它的数据分析功能很强大，能为企业决策提供有力支持。

5. 速达软件：价格相对比较亲民，适合中小企业。操作简单，能快速实现进销存管理的信息化。它还有客户关系管理功能，能帮助企业维护好客户资源。