如何做进销存excel表格

一、进销存Excel表格的重要性和基本概念

在日常的生意经营中，不管是小商铺还是大公司，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。想象一下，一家小超市每天要进各种货物，又要把商品卖给顾客，要是没有一个清晰的记录，老板可能都不知道自己赚了多少钱，哪些商品好卖，哪些积压了。这时候，进销存Excel表格就派上大用场啦。

什么是进销存呢？简单来说，“进”就是采购商品，把商品引进到自己的仓库；“销”就是把商品卖出去，实现盈利；“存”就是库存，看看仓库里还剩下多少商品。而Excel表格就像是一个超级账本，能把这些进、销、存的数据清楚地记录下来，方便我们查看和分析。

二、准备工作

确定表格目的和需求

在动手做表格之前，得先想清楚自己做这个表格是要干啥。比如，是一个小水果店老板，那可能只需要记录水果的进货日期、种类、数量、进价，销售日期、数量、售价，以及库存数量就够了。但如果是一家大型的电子产品经销商，可能还需要记录产品的型号、批次、保修期等信息。先明确自己的需求，才能做出实用的表格。

收集相关数据

接下来就要收集数据啦。还是以水果店为例，要把之前进过哪些水果，每次进了多少，花了多少钱，卖出去多少，卖了多少钱等数据都收集起来。这些数据可以从进货单、销售小票等地方获取。要是刚开始做生意，没有历史数据，也没关系，可以先预估一个大概的进货量和销售量。

安装和熟悉Excel软件

大多数人电脑里都安装了Excel软件，如果没有，可以去微软官网下载安装。安装好后，简单熟悉一下Excel的界面，比如菜单栏、工具栏、单元格等。知道怎么输入数据、调整单元格格式、设置公式等基本操作，这些在后面做表格的时候都会用到。

三、创建基本表格结构

设置表头

表头就像是表格的“名字”，能让我们一眼就知道这一列记录的是什么内容。一般来说，进销存表格的表头可以包括“日期”“单据编号”“商品名称”“规格型号”“单位”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“库存数量”等。比如，在一家文具店的进销存表格里，“商品名称”这一列就会记录铅笔、橡皮、笔记本等文具的名字。

调整列宽和行高

输入表头后，可能会发现有些内容显示不全，这时候就需要调整列宽和行高。把鼠标指针放在列标或行号的分隔线上，当指针变成双向箭头时，按住鼠标左键拖动，就可以调整列宽和行高了。让表格看起来整齐美观，数据也能完整显示。

设置单元格格式

为了让表格更加清晰易读，可以设置单元格格式。比如，把“日期”列设置成日期格式，这样输入日期的时候就会自动显示成规范的格式；把“金额”列设置成货币格式，会自动显示货币符号和小数点。选中要设置格式的单元格，右键单击，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”，然后在对话框中选择相应的格式就可以了。

四、输入数据

录入初始库存数据

如果已经有库存商品了，要先把初始库存数据录入到表格里。按照表头的内容，依次输入商品名称、规格型号、单位、库存数量等信息。比如，一家服装店刚开始做进销存表格，就要把店里现有的衣服款式、尺码、数量等数据填进去。

记录进货数据

每次进货的时候，都要及时把进货数据记录到表格里。包括进货日期、单据编号、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额等。进货金额可以通过进货数量乘以进货单价自动计算出来。在Excel里，可以使用公式来实现这个计算。比如，在“进货金额”单元格里输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出进货金额。

记录销售数据

同样，每次销售商品后，也要把销售数据记录下来。记录销售日期、单据编号、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等。销售金额的计算方法和进货金额一样，也可以用公式来计算。通过记录销售数据，就能知道哪些商品卖得好，哪些卖得不好，方便调整进货策略。

五、使用公式计算库存和金额

计算库存数量

库存数量的计算很重要，它能让我们随时知道仓库里还剩下多少商品。库存数量的计算公式是：库存数量=初始库存数量+进货数量-销售数量。在Excel里，可以使用公式来自动计算库存数量。比如，在“库存数量”单元格里输入“=初始库存数量单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”，然后按下回车键，就会自动计算出当前的库存数量。

计算进货和销售金额

前面已经提到过，进货金额和销售金额可以通过数量乘以单价来计算。除了单个商品的金额计算，还可以计算总的进货金额和销售金额。可以使用SUM函数来求和。比如，要计算所有商品的进货总金额，选中“进货金额”列的数据，然后在一个空白单元格里输入“=SUM(进货金额列单元格范围)”，按下回车键，就会自动计算出进货总金额。

六、数据的管理和分析

数据排序和筛选

当表格里的数据越来越多的时候，查找和分析数据就会变得困难。这时候可以使用数据排序和筛选功能。比如，想查看按照进货日期排序的进货数据，选中数据区域，点击“数据”菜单栏里的“排序”按钮，在弹出的对话框中选择“进货日期”作为排序依据，然后选择升序或降序排列。筛选功能可以让我们只显示符合条件的数据。比如，只想查看某一种商品的销售数据，选中数据区域，点击“数据”菜单栏里的“筛选”按钮，然后在“商品名称”列的筛选箭头里选择要查看的商品名称，就会只显示该商品的销售数据。

制作图表进行分析

图表能更直观地展示数据的变化趋势。比如，可以用柱状图来比较不同商品的销售数量，用折线图来展示库存数量的变化趋势。选中要制作图表的数据区域，点击“插入”菜单栏里的图表类型按钮，Excel会自动生成相应的图表。通过图表，能更清楚地看到数据的规律和问题，方便做出决策。

七、建米软件的推荐

当生意规模逐渐扩大，进销存数据变得更加复杂，Excel表格可能会显得力不从心，比如数据处理速度变慢、容易出错等。这时候可以试试建米软件，它能专门处理复杂的进销存业务。它可以自动同步进货、销售和库存数据，实时更新库存数量，避免人工计算的误差。而且操作简单，即使没有专业的财务知识也能轻松上手，能大大提高工作效率。

八、注意事项和常见问题解决

数据备份

数据很重要，要是不小心丢失了，可能会给生意带来很大的损失。所以要定期对进销存Excel表格进行备份。可以把表格复制到移动硬盘、U盘等外部存储设备上，也可以上传到云盘里。

公式错误处理

在使用公式计算的时候，可能会出现错误。比如，公式引用的单元格地址错误、数据类型不匹配等。当出现错误时，Excel会显示错误提示信息，比如“#VALUE!”“#REF!”等。这时候要仔细检查公式，看看引用的单元格地址是否正确，数据类型是否符合要求。

数据安全问题

进销存数据包含了很多商业机密，比如进货价格、销售利润等。要注意数据的安全，设置好Excel表格的访问密码，防止他人随意查看和修改数据。在使用公共电脑或网络时，要注意保护好自己的账号和密码，避免数据泄露。

以上就是制作进销存Excel表格的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助大家做好进销存管理。

常见用户关注的问题：

一、如何用 Excel 表格做简单的进销存记录？

我听说好多做小生意的朋友都想用 Excel 做个简单的进销存记录，这样能清楚知道自己的货物情况。我就想知道这具体咋操作呢。下面给大家说说：

1. 确定表格结构

得想好表格要包含哪些内容。一般要有日期、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额、销售数量、销售单价、销售金额、库存数量这些。日期能让你知道什么时候进的货、什么时候卖出去的；商品名称就不用多说啦，得明确是啥东西；进货和销售的数量、单价、金额是算成本和利润的关键；库存数量能随时让你知道还有多少货。

2. 输入基本信息

把表头写好，然后开始录入商品的基本信息。比如你卖文具，就把笔、本子这些商品名称填进去。每次进货或者销售的时候，就按照对应的日期把数量、单价这些信息填好。

3. 计算库存数量

库存数量可以用公式来算。一般就是期初库存加上进货数量再减去销售数量。在 Excel 里可以用公式来自动计算，这样每次有新的进货或者销售记录，库存数量就会自动更新。

4. 数据检查和整理

定期检查一下表格里的数据，看看有没有填错或者遗漏的。要是数据比较多，可以用 Excel 的筛选和排序功能来整理，这样能更方便查看和分析。要是觉得 Excel 做起来有点麻烦，建米软件能提供更专业的进销存管理方案，操作更简单，功能也更强大。

二、Excel 进销存表格怎么设置自动计算功能？

朋友说 Excel 要是能设置自动计算功能，那做进销存可就省事多啦。我也觉得，手动算太容易出错了。下面来看看咋设置：

1. 了解基本公式

像求和公式 SUM，能用来计算进货或者销售的总金额。比如进货金额就是进货数量乘以进货单价，在 Excel 里可以用“=进货数量单元格进货单价单元格”这样的公式。还有 VLOOKUP 函数，能根据商品名称快速查找相关信息。

2. 设置进货金额计算

在进货金额那一列，输入公式“=进货数量进货单价”，然后按下回车键，这一个单元格就会自动算出进货金额。再把鼠标放在这个单元格右下角，等鼠标变成黑色十字的时候，按住鼠标左键往下拉，下面的单元格就会自动套用这个公式算出相应的进货金额。

3. 设置库存数量计算

前面说过库存数量的计算方法，在库存数量单元格里输入公式“=期初库存+进货数量-销售数量”，同样的方法，把公式向下复制，就能自动计算出不同商品的库存数量。

4. 数据更新和维护

每次有新的进货或者销售记录，只要把数据填进去，自动计算的结果就会更新。要是公式有问题或者数据发生了变化，要及时调整。如果 Excel 的自动计算功能满足不了需求，建米软件在自动计算方面更智能、更准确。

三、Excel 进销存表格如何进行数据筛选和排序？

我想知道在 Excel 进销存表格里，要是数据多了，咋快速找到自己想要的信息呢？其实数据筛选和排序就能解决这个问题。下面讲讲：

1. 数据筛选

筛选能让你只看你想看的数据。比如你只想看某个时间段的进货记录，或者只看某一种商品的销售情况。在 Excel 里，选中表格数据区域，然后点击“数据”菜单里的“筛选”按钮，表格的表头就会出现筛选箭头。点击箭头就能选择你想要筛选的条件，比如日期范围、商品名称等。

2. 按日期筛选

要是你想知道某个月的销售情况，就可以按日期筛选。点击日期列的筛选箭头，选择日期范围，这样就只显示这个月的销售记录了。能清楚知道这个月卖了多少货，赚了多少钱。

3. 按商品名称筛选

如果你想重点关注某一种商品，就按商品名称筛选。比如你想看看笔的销售情况，就选择笔这个商品名称，表格就只显示笔的进货、销售和库存信息了。

4. 数据排序

排序能让数据按照你想要的顺序排列。可以按日期排序，让记录按照时间先后排列；也可以按金额排序，看看哪个商品的进货或者销售金额最高。在 Excel 里，选中表格数据区域，点击“数据”菜单里的“排序”按钮，选择排序的列和排序方式（升序或者降序）。建米软件在数据筛选和排序方面操作更便捷，能快速帮你找到所需信息。

四、怎样用 Excel 表格做进销存的图表分析？

朋友推荐说用图表分析进销存数据能更直观地看到数据的变化趋势。我就想试试，下面给大家分享一下：

1. 选择合适的图表类型

根据你想分析的内容选图表类型。比如你想看看不同商品的销售占比，就可以用饼图；要是想知道一段时间内的销售趋势，折线图就比较合适；想对比不同商品的销售数量，柱状图就不错。

2. 制作饼图分析销售占比

先选中销售金额那列的数据和对应的商品名称。然后点击“插入”菜单里的“饼图”按钮，Excel 就会自动生成一个饼图。从饼图里能清楚看到每个商品的销售占比，哪个商品卖得好，哪个卖得不好一目了然。

3. 制作折线图看销售趋势

选中日期和销售金额这两列的数据，点击“插入”菜单里的“折线图”。这样就能看到随着时间变化，销售金额是怎么波动的。能分析出销售的旺季和淡季，对进货和销售策略调整有帮助。

4. 制作柱状图对比销售数量

选中商品名称和销售数量这两列的数据，点击“插入”菜单里的“柱状图”。柱状图能很直观地对比不同商品的销售数量。要是觉得 Excel 做图表分析有点复杂，建米软件有更丰富的图表模板，能快速生成专业的进销存图表。