如何做仓库进销存表

一、认识仓库进销存表

仓库进销存表，简单来说，就是记录仓库里商品进、销、存情况的表格。它就像是仓库的一本“账本”，能让我们清楚地知道商品的来龙去脉。比如，一家小超市，每天会有新的货物进货，也会有商品销售出去，同时仓库里还会剩余一定数量的商品。通过进销存表，超市老板就能知道每种商品进了多少、卖了多少、还剩多少。

作用和重要性：

它能帮助我们进行库存管理。了解库存数量，避免出现库存积压或者缺货的情况。举个例子，如果某款饮料的库存一直积压，就会占用仓库空间，还可能导致过期浪费；而如果某款热门零食缺货，就会影响销售业绩。进销存表可以辅助销售决策。通过分析销售数据，我们能知道哪些商品畅销，哪些滞销，从而调整进货策略。它还能方便财务核算，准确计算成本和利润。

二、准备工作

明确目的和需求：

在开始做进销存表之前，我们得先想清楚自己做这个表的目的是什么。不同的人需求可能不一样。比如，对于小型零售店老板来说，可能只需要简单记录商品的进出数量和库存就够了；但对于大型企业的仓库管理员，可能还需要记录更多信息，像进货价格、销售价格、供应商信息等。明确目的后，我们就能确定表格需要包含哪些内容。

收集相关数据：

这一步需要我们收集商品的基本信息，比如商品名称、规格、型号等。还要收集进货数据，包括进货日期、进货数量、进货单价等；销售数据，如销售日期、销售数量、销售单价等。如果仓库里原本就有库存，还得记录初始库存数量。例如，一家文具店要做进销存表，就需要收集各类文具的信息，像铅笔的品牌、型号，以及之前进了多少支铅笔、卖了多少支、还剩多少支等数据。

选择合适的工具：

常见的制作工具就是 Excel 表格，它操作简单，功能强大，大多数人都比较熟悉。也可以选择一些专业的仓库管理软件。如果是小型企业或者个体商户，Excel 基本就能满足需求；但如果企业规模较大，业务复杂，专业的仓库管理软件可能更合适。这里给大家推荐建米软件，它可以帮助我们更高效地管理仓库进销存数据，自动生成报表，减少人工计算的工作量和错误率。

三、设计表格结构

表头设计：

表头是表格的重要组成部分，它决定了表格要记录哪些信息。一般来说，表头可以包含以下内容：商品编号、商品名称、规格型号、单位、初始库存、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、结存数量、结存金额等。比如，在一个服装仓库的进销存表中，商品编号可以用来唯一标识每件衣服，商品名称就是衣服的款式，规格型号可以是衣服的尺码，单位就是“件”。

列的设置：

每一列都有其特定的用途。商品编号列用于快速查找和识别商品；商品名称列要准确填写商品的具体名称；规格型号列详细说明商品的特征；单位列明确商品的计量方式。进货相关列记录进货的时间、数量和价格，销售相关列记录销售的时间、数量和价格。结存数量列通过初始库存加上进货数量减去销售数量计算得出，结存金额列则是结存数量乘以进货单价。

行的规划：

一行代表一个商品的进销存信息。我们可以按照商品的类别或者编号顺序依次排列。比如，在一个食品仓库的进销存表中，可以先把所有的零食类商品放在前面，然后是饮料类商品，依次类推。这样排列方便我们查看和管理不同类型的商品。

四、录入数据

初始库存录入：

这是录入数据的第一步。我们要准确记录仓库里现有的商品数量。可以通过实地盘点的方式来确定初始库存。比如，一家五金店在开始做进销存表时，老板和员工一起对仓库里的各种五金工具进行盘点，然后将每种工具的数量录入到表格的初始库存列中。

进货数据录入：

每次有新的进货时，要及时将进货信息录入表格。包括进货日期、进货数量、进货单价等。例如，一家水果店进了一批苹果，老板在进货当天就把进货日期、进了多少斤苹果以及每斤苹果的进价录入到表格中。

销售数据录入：

同样，每完成一笔销售业务，就要录入销售数据。记录销售日期、销售数量、销售单价等。比如，一家书店卖出了一本畅销书，店员在卖出后就把销售日期、卖出的这本书的数量（一般是 1 本）以及售价录入到表格中。

五、数据计算与更新

结存数量计算：

结存数量的计算公式是：结存数量 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。我们可以使用 Excel 的公式功能来自动计算。比如，在 Excel 表格中，在结存数量列输入相应的公式，当我们录入进货数量和销售数量后，结存数量就会自动更新。

结存金额计算：

结存金额 = 结存数量 × 进货单价。同样，利用 Excel 公式来计算。这样可以准确反映库存商品的价值。例如，某商品的结存数量是 50 件，进货单价是 10 元，那么结存金额就是 50 × 10 = 500 元。

数据更新频率：

为了保证数据的准确性和及时性，我们需要定期更新数据。一般来说，每天业务结束后，就要更新当天的进货和销售数据。如果业务量较小，也可以每周更新一次。但无论如何，都要确保数据的实时性，这样才能根据准确的数据做出合理的决策。

六、数据验证与审核

检查数据准确性：

录入数据后，要仔细检查数据是否准确。可以通过与原始凭证，如进货发票、销售小票等进行核对。比如，在核对进货数据时，查看表格中的进货数量和单价是否与进货发票上的一致。

审核逻辑合理性：

检查数据之间的逻辑关系是否合理。例如，结存数量不能为负数，如果出现负数，就说明数据录入可能有误。销售单价一般不能低于进货单价，否则可能存在亏本销售的情况，需要进一步核实。

发现错误及时修正：

如果发现数据错误，要及时进行修正。比如，发现某笔销售数量录入错误，就应该及时更正，然后重新计算结存数量和结存金额。

七、表格的维护与优化

定期备份数据：

数据备份很重要，以防数据丢失。可以定期将进销存表保存到外部存储设备，如 U 盘，或者上传到云端。比如，每周将表格备份到 U 盘中，这样即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

根据业务变化调整表格：

随着业务的发展，我们可能需要对表格进行调整。比如，增加新的商品类别，或者调整表头信息。例如，一家玩具店开始销售儿童电子产品，就需要在表格中增加相应的商品信息列。

优化表格格式和布局：

为了让表格更清晰易读，可以优化表格的格式和布局。比如，设置不同的字体颜色来区分不同类型的数据，调整列宽和行高，添加边框和底纹等。这样可以提高我们查看和分析数据的效率。

以上就是制作仓库进销存表的详细步骤和方法，希望能帮助大家做好仓库管理工作。

常见用户关注的问题：

一、做仓库进销存表需要准备什么资料？

我听说很多人在做仓库进销存表的时候都不知道要准备啥资料，我就想知道其实这也不难搞清楚嘛。下面就来详细说说需要准备的资料。

商品信息资料

商品名称：准确记录每一种商品的名称，不能有歧义，比如“苹果手机 iPhone 14”，不能简单写成“苹果”，避免混淆。

商品规格：像商品的尺寸、重量、型号等，例如“500 毫升装洗发水”“100200 厘米的地毯”。

商品编码：为每个商品赋予唯一的编码，方便系统识别和管理，就像人的身份证号一样。

商品类别：将商品进行分类，如食品类、日用品类、文具类等。

库存数据资料

初始库存数量：记录开始做表时每种商品的实际库存数量。

库存存放位置：明确商品存放在仓库的具体位置，比如几号货架、几层等。

库存状态：是正常库存、损坏库存还是待处理库存等。

库存成本：了解商品的进货成本，这对计算利润很重要。

出入库记录资料

入库日期：记录商品进入仓库的具体时间。

入库数量：每次入库的商品数量。

入库来源：是采购入库、退货入库还是其他方式入库。

出库日期：商品离开仓库的时间。

出库数量：每次出库的商品数量。

出库去向：是销售出库、领用出库还是其他情况。

供应商与客户资料

供应商信息：包括供应商名称、联系方式、地址等。

客户信息：客户姓名、联系方式、收货地址等。

交易记录：与供应商和客户的过往交易情况。

建米软件在处理这些资料的时候就很方便，能帮助我们快速整理和分析这些数据，让做表更轻松。

二、仓库进销存表有哪些常见的格式？

朋友说他在做仓库进销存表的时候都不知道用啥格式，我想知道其实常见的格式也就那么几种。下面就来看看都有哪些。

Excel 表格格式

简单列表式：这是最基础的格式，就像一个大清单，把商品的名称、入库数量、出库数量、库存数量等依次列出来，简单明了，适合小仓库或者商品种类少的情况。

数据透视表式：可以对数据进行快速的汇总和分析，能从不同角度查看数据，比如按商品类别、时间等进行统计。

图表结合式：在表格的基础上添加图表，像柱状图、折线图等，能更直观地看出库存的变化趋势。

专业软件格式

建米软件格式：建米软件有专门的仓库进销存管理模块，它的格式是根据实际业务流程设计的，能自动生成各种报表，数据的准确性和安全性都有保障。

其他行业软件格式：不同行业可能有适合自己的专业软件，它们的格式也各有特点，会更贴合行业需求。

数据库格式

Access 数据库格式：可以对数据进行更复杂的管理和操作，能建立数据表之间的关联，方便数据的查询和更新。

SQL Server 数据库格式：适用于大型企业，能处理大量的数据，有强大的数据分析和处理能力。

云端表格格式

腾讯文档表格：可以多人同时在线编辑，方便团队协作，数据实时更新。

石墨文档表格：操作简单，有丰富的模板可以使用，还能与其他办公软件集成。

三、怎样保证仓库进销存表数据的准确性？

朋友推荐说一定要保证仓库进销存表数据准确，不然会出大问题。那到底怎么保证呢？下面来聊聊。

规范操作流程

严格出入库登记：每次商品出入库都要详细记录，包括时间、数量、经手人等信息，不能遗漏。

定期盘点：按照一定的周期对仓库进行全面盘点，核对实际库存和表上数据是否一致。

数据审核：安排专人对录入的数据进行审核，检查数据的准确性和完整性。

操作培训：对仓库管理人员进行操作培训，让他们熟悉正确的操作流程和方法。

选择合适的工具

使用专业软件：像建米软件，它有严格的数据校验机制，能避免一些人为的错误，还能自动计算和更新数据。

条形码扫描设备：在出入库时使用条形码扫描设备，能快速准确地记录商品信息，减少手工录入的错误。

电子秤等计量工具：准确测量商品的重量等信息，保证数据的精确性。

建立数据备份机制

定期备份：每天或者每周对仓库进销存表的数据进行备份，防止数据丢失。

异地备份：将备份数据存放在不同的地方，比如云端或者其他存储设备，避免因本地设备故障导致数据丢失。

数据恢复测试：定期进行数据恢复测试，确保备份的数据能正常恢复使用。

加强监督和管理

内部审计：定期进行内部审计，检查数据的真实性和合规性。

奖惩制度：对数据准确记录和管理的人员进行奖励，对出现错误的人员进行惩罚，提高大家的责任心。

数据安全管理：设置不同的权限，防止无关人员修改数据，保证数据的安全性。

四、仓库进销存表能为企业带来哪些好处？

假如你做了仓库进销存表，你就会发现它能给企业带来好多好处呢。下面就来看看都有啥。

优化库存管理

避免积压库存：通过表格能清楚看到每种商品的库存数量和销售情况，及时调整进货量，避免商品积压占用资金。

防止缺货情况：提前了解库存的消耗速度，及时补货，保证企业的正常运营。

合理安排库存空间：根据库存数据，合理规划仓库的空间，提高仓库的利用率。

降低库存成本：减少不必要的库存，降低库存的保管费用等成本。

提高销售效率

快速响应客户需求：能及时知道商品的库存情况，快速回复客户的订单，提高客户满意度。

优化销售策略：分析销售数据，了解哪些商品畅销，哪些滞销，调整销售策略。

促进销售团队协作：销售团队可以通过表格了解库存情况，更好地与仓库部门协作。

增加销售额：因为能及时满足客户需求，所以有可能增加销售额。

辅助决策制定

提供数据支持：为企业管理层提供准确的库存、销售等数据，帮助他们做出科学的决策。

预测市场趋势：通过分析历史数据，预测市场的需求趋势，提前做好准备。

评估业务绩效：根据表格中的数据评估各个部门的业务绩效，找出存在的问题和改进方向。

制定预算计划：根据库存和销售情况制定合理的预算计划。

加强财务管理

准确核算成本：清楚知道商品的进货成本、销售成本等，准确核算企业的利润。

监控资金流动：通过库存和销售数据，监控企业的资金流动情况，保证资金的合理使用。

防范财务风险：避免因库存积压导致资金链断裂等财务风险。

税务申报准确：准确的库存和销售数据能保证税务申报的准确性。

建米软件在实现这些好处方面就很有优势，能帮助企业更好地利用仓库进销存表的数据，提升企业的整体运营效率。