商贸公司如何做进销存账

一、什么是进销存账

对于商贸公司来说，进销存账可是一个非常重要的东西。简单来说，进销存账就是记录公司商品进、销、存情况的账本。“进”指的是商品的采购，也就是公司从供应商那里买来商品；“销”就是商品的销售，把商品卖给客户；“存”则是商品的库存，公司仓库里还剩下多少商品。

记录进货：比如一家卖服装的商贸公司，从服装厂进了一批T恤，这时候就要在进销存账里记录这批T恤的数量、进价、进货日期、供应商等信息。就像你去超市买东西，收银员会给你打个小票，上面有商品的各种信息，进销存账就是公司商品进货的“小票”，只不过更详细。

记录销售：当公司把这些T恤卖给了各个服装店，也要在账里记录销售的数量、售价、销售日期、客户等信息。这就好比你在网上卖二手物品，要记录卖给谁了，卖了多少钱，什么时候卖的。

记录库存：还要记录仓库里还剩下多少T恤。库存数量会随着进货和销售不断变化，所以要及时更新。就像你家里的零食，吃了一些，又买了一些，你得清楚还剩多少，不然可能就会出现断货或者积压的情况。

二、做进销存账的重要性

做好进销存账对商贸公司的好处可多了去了。它能让公司清楚地了解自己的经营状况。通过查看进销存账，老板可以知道哪些商品好卖，哪些商品不好卖。

了解销售情况：举个例子，如果账上显示某款运动鞋的销售数量一直在增加，那就说明这款鞋很受市场欢迎，可以多进一些货。反之，如果某款帽子很长时间都没怎么卖出去，就要考虑是不是要降价促销或者减少进货量了。

控制成本：进销存账还能帮助公司控制成本。通过记录进货价格，公司可以对比不同供应商的价格，选择性价比最高的供应商。比如，同样的一批文具，A供应商的进价是10元，B供应商的进价是8元，那以后就可以多从B供应商那里进货，这样就能节省成本。

避免库存积压或缺货：准确的库存记录可以避免库存积压或缺货的情况。如果库存太多，商品积压在仓库里，不仅占用资金，还可能会因为过时而贬值。反过来，如果库存太少，客户来买东西却没有货，就会失去生意机会。

三、做进销存账的准备工作

在开始做进销存账之前，有一些准备工作是必须要做的。要确定记账的方法。常见的记账方法有手工记账和使用软件记账。

选择记账方法：手工记账比较传统，适合规模较小、业务量不多的商贸公司。它只需要准备好账本、笔等工具就可以了。但是手工记账比较麻烦，容易出错，而且查询和统计数据也不方便。使用软件记账则更加高效、准确，适合规模较大、业务量较多的公司。现在市面上有很多专门的进销存管理软件，比如建米软件，它可以自动记录和处理进销存数据，生成各种报表，大大提高了工作效率。

整理商品信息：还要整理好公司的商品信息，包括商品名称、规格、型号、单位等。给每个商品编一个唯一的编号，这样在记账的时候就可以更方便地识别和记录。比如说，公司卖的手机有不同的品牌、型号，就可以给每一款手机编一个特定的编号，像“苹果iPhone14-128G”可以编号为“AP14-128G”。

确定供应商和客户信息：要确定好供应商和客户的信息。记录供应商的名称、联系方式、地址等，方便在进货的时候联系。同样，也要记录客户的信息，以便在销售的时候进行跟踪和服务。

四、进货账的记录方法

进货账是进销存账的重要组成部分，记录进货账要准确、及时。当公司从供应商那里采购商品时，要记录下相关的信息。

记录进货日期：是进货日期，这能让你清楚什么时候进的货。比如，5月10号进了一批水果，就在账上记上“5月10号”。

记录商品名称和数量：然后要记录商品的名称和数量。比如进了100箱苹果，就在账上写清楚“苹果，100箱”。

记录进价和金额：还要记录商品的进价和金额。假如每箱苹果的进价是50元，那么100箱苹果的金额就是5000元，要在账上准确记录。要把供应商的信息也记录下来，方便以后查询和对账。

记录进货凭证：进货的时候一般会有进货发票或者其他凭证，要把这些凭证妥善保存好，作为记账的依据。就像你去商场买东西会有发票一样，这些凭证就是公司进货的证据。

五、销售账的记录方法

销售账记录的是公司把商品卖出去的情况。记录销售账和记录进货账类似，但也有一些不同的地方。

记录销售日期：同样要记录销售日期，比如6月15号卖出了一批衣服，就记上“6月15号”。

记录商品名称和数量：接着记录商品的名称和数量。比如卖出了50件衬衫，就写“衬衫，50件”。

记录售价和金额：要记录商品的售价和金额。如果每件衬衫的售价是80元，那么50件衬衫的销售金额就是4000元。要记录客户的信息，包括客户名称、联系方式等，方便后续的服务和跟进。

记录销售凭证：销售的时候也会有销售发票或者其他凭证，要保存好这些凭证，作为销售的依据。而且，要及时更新库存数量，卖出多少商品，就要从库存里减去相应的数量。

六、库存账的记录方法

库存账反映的是公司仓库里商品的实际数量。库存账要定期进行盘点和更新，确保账实相符。

初始库存记录：在开始做库存账的时候，要记录初始库存数量。比如公司刚开始营业，仓库里有200个书包，就把这个数量记在库存账上。

日常库存更新：在日常经营中，随着进货和销售的发生，要及时更新库存数量。每进一批货，就把库存数量加上进货数量；每卖出一批货，就把库存数量减去销售数量。

定期盘点：定期对仓库进行盘点是很重要的。一般每个月或者每个季度进行一次盘点，把实际的库存数量和账上的数量进行对比。如果发现有差异，要找出原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失或者损坏等原因。比如盘点的时候发现账上记录有150个篮球，但实际只有148个，就要查找少的那2个篮球去哪里了。

七、进销存账的常见问题及解决方法

在做进销存账的过程中，可能会遇到一些问题。比如，数据记录错误。有时候可能会因为粗心大意，把进货数量或者销售金额写错了。这时候就要及时发现错误并进行更正。可以通过核对凭证、重新计算等方法来找出错误。

库存账实不符：库存账实不符也是一个常见的问题。就像前面说的盘点时发现实际库存和账上库存不一样。解决这个问题，要加强仓库管理，规范商品的出入库流程，同时提高记录的准确性。

软件使用问题：如果使用软件记账，可能会遇到软件操作不熟练、数据丢失等问题。对于软件操作不熟练，可以参加软件的培训课程或者查看相关的操作手册。对于数据丢失的问题，要定期对数据进行备份，比如建米软件就有数据备份和恢复的功能，可以保障数据的安全。

以上就是商贸公司做进销存账的一些方法和要点，希望能对大家有所帮助。做好进销存账，能让商贸公司的经营更加顺利。

常见用户关注的问题：

一、商贸公司做进销存账需要准备什么资料？

我听说好多商贸公司在做进销存账的时候，都不太清楚要准备啥资料，我就想知道这其中到底有啥讲究。其实啊，做好资料准备工作，对准确做好进销存账很关键呢。

1. 采购相关资料

采购发票是必不可少的，它记录了商品的采购价格、数量等信息。还有采购合同，合同里会约定采购的条款，比如交货时间、质量标准等，这些都可能影响到账目的记录。供应商的送货单也得留好，上面有实际收到货物的明细。

2. 销售相关资料

销售发票反映了公司的销售收入，要准确记录销售的商品和金额。销售合同能明确销售的条件，比如付款方式、交货地点等。客户的签收单则证明了商品已经交付给客户，是确认收入的重要依据。

3. 库存相关资料

库存盘点表定期对库存进行盘点后形成的，能反映实际库存数量与账面数量是否一致。商品入库单记录了商品进入仓库的情况，出库单则记录了商品离开仓库的情况。

4. 其他资料

公司的营业执照等证件是证明公司合法经营的依据。银行对账单能反映公司的资金收支情况，与进销存账也有密切关系。建米软件可以帮助商贸公司更方便地管理这些资料，提高工作效率。

二、商贸公司进销存账有哪些常见的记账方法？

朋友说商贸公司记账方法挺多的，他有点搞不清楚，我就一下到底有哪些常见的方法。不同的记账方法可能适用于不同规模和业务特点的公司。

1. 手工记账

这是比较传统的方法，用账本和笔来记录每一笔进销存业务。它的优点是简单直观，成本低。但是缺点也很明显，容易出错，而且效率比较低，尤其是业务量比较大的时候。

2. 电子表格记账

用 Excel 等电子表格软件来记录进销存账。它比手工记账方便一些，可以进行简单的计算和统计。能制作各种报表，方便查看数据。它也有局限性，对于复杂的业务处理起来可能不够灵活。

3. 专业软件记账

像建米软件就是专门为商贸公司设计的进销存管理软件。它功能强大，可以实现采购、销售、库存等业务的一体化管理。能自动生成各种报表，还能进行数据分析，帮助公司更好地决策。

4. 云记账

通过云端服务器来存储和管理进销存数据。优点是可以随时随地访问数据，方便快捷。而且数据安全性高，有专业的团队进行维护。但需要有稳定的网络环境。

三、商贸公司进销存账多久做一次比较好？

我想知道商贸公司进销存账到底多久做一次合适呢。不同的时间段做账，可能会对公司的财务管理产生不同的影响。

1. 按日做账

每天都记录进销存业务，能及时反映公司的经营情况。可以随时掌握库存数量和资金流动。但是这种方法工作量比较大，需要专人负责。建米软件可以帮助减轻按日做账的工作量，提高效率。

2. 按周做账

每周汇总一次进销存数据，能在一定程度上平衡工作量和及时性。适合业务量不是特别大的公司。可以及时发现一周内的经营问题并进行调整。

3. 按月做账

这是比较常见的做法，每个月对进销存业务进行一次全面的核算。能与财务报表的周期相匹配，方便进行财务分析。可以对一个月的经营成果进行总结和评估。

4. 按季度做账

对于一些业务相对稳定、业务量较小的公司，可以按季度做账。这样可以减少做账的频率，降低工作量。但可能不能及时发现经营中的问题。

四、商贸公司进销存账做错了怎么办？

假如你在做商贸公司进销存账的时候不小心做错了，肯定会很着急，我就想知道遇到这种情况该怎么处理。其实，只要及时发现并采取正确的方法，还是可以解决的。

1. 及时发现错误

定期进行账目核对，比如将库存盘点数量与账面数量进行对比，将销售发票与销售收入记录进行核对。通过建米软件可以设置提醒功能，及时发现异常数据。

2. 分析错误原因

是人为输入错误，还是系统故障导致的。如果是人为错误，要找出是哪个环节出了问题，是采购人员、销售人员还是财务人员的失误。

3. 进行更正处理

如果是小的错误，可以直接在账本上进行更正，并注明更正的原因和日期。如果错误比较大，影响到了财务报表，可能需要重新编制相关的报表。

4. 加强管理防止再犯

完善公司的内部控制制度，加强对员工的培训，提高业务水平。建米软件可以设置权限管理，防止无关人员误操作。建立监督机制，对账目进行定期审查。