进销存账本怎么登记

一、什么是进销存账本

在咱们日常生活中，不管是开个小超市，还是经营一家工厂，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。而进销存账本就是用来记录这些信息的重要工具。简单来说，它就像是一个大管家，把商品的进来、出去以及还剩下多少都记得清清楚楚。

记录进货情况：比如你开了一家文具店，进了一批铅笔，这时候就要在账本上记录进货的时间、数量、单价、供应商等信息。这样你就知道这批铅笔花了多少钱，从哪里进的货。

记录销售情况：当有顾客来买铅笔时，你要在账本上记录销售的时间、数量、单价、顾客等信息。通过这些记录，你能了解到哪些商品比较畅销，哪些不太好卖。

记录库存情况：库存就是店里还剩下多少商品。每次进货和销售后，都要更新库存数量。这样你就能随时知道店里还有多少铅笔，什么时候需要再进货。

二、准备工作

在开始登记进销存账本之前，有一些准备工作是必不可少的。就像盖房子要先打好地基一样，做好准备工作能让账本登记更加顺利。

选择合适的账本：账本有很多种，比如纸质账本和电子账本。纸质账本比较传统，适合一些小店铺，它可以随时拿笔记录，很方便。电子账本则更加现代化，比如使用 Excel 表格或者专业的进销存软件。电子账本的好处是可以自动计算，数据不容易丢失，还能生成各种报表。

确定记账周期：记账周期可以是每天、每周或者每月。一般来说，生意比较忙、商品进出频繁的店铺，最好每天记录，这样能及时掌握商品的动态。如果生意相对比较清闲，可以选择每周或者每月记录。

整理相关资料：把进货单、销售单等相关凭证整理好，这些凭证是登记账本的重要依据。比如进货单上会有商品的名称、数量、价格等信息，你可以直接根据这些信息登记账本。

三、进货登记

进货是商品进入店铺的第一步，准确登记进货信息非常重要。下面就来详细说说如何登记进货信息。

记录进货日期：在账本上明确记录进货的具体日期，这样可以清楚地知道商品是什么时候进来的。比如 2024 年 10 月 1 日进了一批水果，就在账本上写清楚这个日期。

填写商品信息：包括商品的名称、规格、型号等。比如进的是苹果，要写清楚是红富士苹果，还是蛇果，以及苹果的大小规格。

记录进货数量：准确记录进货的数量，这关系到库存的计算。比如进了 100 斤苹果，就一定要写清楚是 100 斤。

登记进货单价和金额：单价就是每一个商品的价格，金额就是进货的总花费。比如苹果的单价是 5 元一斤，进了 100 斤，那么金额就是 500 元。

记录供应商信息：包括供应商的名称、联系方式等。这样如果商品出现问题，就可以及时联系供应商。

四、销售登记

销售是把商品卖出去的过程，同样需要认真登记。下面看看销售登记的具体内容。

记录销售日期：和进货登记一样，要明确记录销售的日期，这样可以分析不同时间段的销售情况。

填写销售商品信息：和进货时填写的商品信息要对应起来，确保是同一种商品。

记录销售数量：比如卖出了 20 斤苹果，就准确记录 20 斤。

登记销售单价和金额：销售单价和进货单价可能不一样，要根据实际销售价格来记录。比如苹果的销售单价是 8 元一斤，卖出 20 斤，销售金额就是 160 元。

记录客户信息：如果是大客户或者有会员制度的店铺，记录客户信息可以方便后续的客户关系管理。

五、库存登记

库存登记就是要随时掌握商品还剩下多少。它和进货登记、销售登记是紧密相关的。

初始库存登记：在开始使用进销存账本时，要先记录店铺里现有的商品数量，这就是初始库存。比如店里一开始有 50 斤苹果，就把这个数量登记下来。

实时更新库存：每次进货或者销售后，都要及时更新库存数量。进货时，库存数量增加；销售时，库存数量减少。比如进了 100 斤苹果，原来有 50 斤，那么现在库存就是 150 斤；卖出 20 斤后，库存就变成 130 斤。

定期盘点库存：除了实时更新库存，还要定期进行盘点。可以一个月或者一个季度盘点一次，看看实际库存和账本上记录的库存是否一致。如果不一致，要找出原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失等原因。

六、常见问题及解决办法

在登记进销存账本的过程中，可能会遇到一些问题，下面来看看常见问题及解决办法。

数据记录错误：有时候可能会把数量、单价等信息写错。如果发现错误，要及时更正。可以在错误的记录旁边划一条红线，然后在旁边写上正确的信息，并签名确认。

库存不符：前面提到定期盘点库存时可能会出现实际库存和账本记录不一致的情况。这时候要仔细核对进货单和销售单，看看是否有漏记或者重复记录的情况。如果还是找不到原因，可能需要进一步检查仓库，看看是否有商品损坏、丢失等情况。

账本管理混乱：如果同时记录多种商品，可能会导致账本管理混乱。这时候可以按照商品的类别进行分类记录，比如把文具分成笔类、本子类等，这样查找和管理起来会更加方便。

七、建米软件的推荐

在实际操作中，手工登记进销存账本可能会比较繁琐，而且容易出错。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件。它可以自动记录进货、销售和库存信息，实时更新库存数量，还能生成各种报表，让你一目了然地了解店铺的经营情况。使用建米软件可以大大提高工作效率，减少错误的发生。

以上就是关于进销存账本怎么登记的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、进销存账本有哪些类型？

我听说很多做小生意的朋友都在为选什么样的进销存账本发愁呢，我就想知道这进销存账本到底有哪些类型呀。下面就来详细说说。

手工账本

这是最传统的方式啦。它成本低，只需要买几本账本和笔就行。操作简单，没什么技术门槛，年纪大一点的人也能轻松上手。不过它效率低，登记和统计数据都得手动来，容易出错，而且查找数据也不方便。

电子表格账本

用 Excel 这类软件来做账本很常见。它功能比较丰富，可以进行简单的公式计算和数据排序。数据修改方便，发现错误能马上改。但它安全性不高，容易丢失数据，而且对于复杂的进销存业务处理起来有点力不从心。

专业进销存软件账本

像建米软件就属于这类。它功能强大，能自动完成数据的登记、统计和分析，还能生成各种报表。数据安全性高，有加密和备份功能。而且操作流程规范，能提高工作效率。不过它有一定的学习成本，需要花时间去熟悉软件的操作。

云端账本

云端账本可以随时随地通过网络访问，很适合有多个门店或者经常外出办公的人。数据实时更新，不用担心数据不一致的问题。但它依赖网络，如果网络不好，使用起来就会受影响。

二、进销存账本登记错误怎么修改？

朋友说他在登记进销存账本的时候老是出错，我就想知道登记错误了该怎么修改呢。下面就来看看。

手工账本错误修改

如果是手工账本，对于文字错误，可以用红线划掉错误的文字，然后在上方写上正确的文字，并且在旁边签名或者盖章确认。如果是数字错误，要把整个数字划掉，不能只改其中的某一位，然后重新写上正确的数字。要是已经结账了，发现错误，就得用红字更正法或者补充登记法来修改。

电子表格账本错误修改

电子表格修改就比较简单了，直接找到错误的单元格，把内容删掉重新输入就行。如果是公式错误，检查公式的引用和计算逻辑，修改正确就行。不过修改后要注意数据的关联性，看看其他相关的数据有没有受到影响。

专业软件账本错误修改

以建米软件为例，不同的错误有不同的修改方式。如果是未审核的单据，直接找到单据进行修改保存就行。如果是已审核的单据，可能需要先反审核，然后再进行修改。有些软件还有日志记录功能，修改后能清楚地看到修改的时间和操作人员。

云端账本错误修改

云端账本的修改和专业软件账本类似，不过要注意网络连接的稳定性。修改后要及时保存，确保数据同步到云端。云端账本一般有操作记录，方便后续查询和审计。

三、进销存账本多久登记一次合适？

我想知道进销存账本多久登记一次才合适呀，假如你生意很忙，登记太频繁可能没时间，登记太久又怕数据不准确。下面来分析分析。

按天登记

按天登记能保证数据的及时性和准确性。每天的进货、销售和库存情况都能及时记录下来，方便随时查看和分析。对于业务量较大、库存变动频繁的企业来说，按天登记是很有必要的。不过这样会比较耗费时间和精力。

按周登记

按周登记适合业务量相对较小的企业。每周集中处理一次数据，能节省一定的时间。但可能会出现数据滞后的情况，如果在一周内出现了库存短缺或者积压的问题，不能及时发现和处理。

按月登记

按月登记比较适合一些季节性业务或者业务量很少的企业。一个月统一登记一次，操作简单。但这样很难实时掌握库存情况，对于库存管理不利。

实时登记

使用建米软件可以实现实时登记。每完成一笔进货或者销售业务，马上在软件中进行登记。这样数据始终是最新的，能为企业的决策提供准确的依据。不过这需要企业有完善的信息化管理系统和员工的配合。

四、进销存账本需要保存多久？

朋友推荐说一定要重视进销存账本的保存，我就想知道这账本到底需要保存多久呢。下面来了解一下。

法律法规要求

根据相关法律法规，企业的会计账簿包括进销存账本一般需要保存 10 年或者 30 年。具体保存期限要根据企业的性质和业务类型来确定。这是为了保证企业财务数据的完整性和可追溯性，以便在税务审计、财务检查等情况下能提供有效的证据。

企业自身需求

除了法律法规要求，企业自身也可能有保存账本的需求。比如为了分析企业的经营状况、研究市场趋势等，可能会需要保存更长时间的账本。而且对于一些有历史传承的企业，账本也是企业发展的重要记录。

保存方式影响

如果是手工账本，保存时间长了可能会出现纸张老化、字迹模糊等问题，需要注意防潮、防虫等。电子账本和云端账本相对来说保存时间更久，但要注意数据的备份和存储安全。建米软件就有很好的数据备份功能，能保证账本数据的长期保存。

销毁处理

当账本超过保存期限后，需要进行销毁处理。销毁时要按照规定的程序进行，不能随意丢弃。一般要经过企业内部审批，然后在相关部门的监督下进行销毁。