进销存怎么在线使用

一、什么是进销存及在线使用的好处

简单来说，进销存指的是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。传统的进销存管理可能需要大量的纸质单据和人工记录，不仅效率低下，还容易出错。而在线使用进销存系统就不一样啦。

随时随地办公：比如你是一位小老板，在外出差或者休假的时候，突然客户要查询某个产品的库存数量，如果是传统管理方式，你可能没办法及时获取信息。但要是用在线进销存系统，你只要有网络，拿出手机或者电脑，就能马上查到库存情况，给客户一个准确的答复。

数据实时更新：还是以刚刚的小老板为例，当有新的货物入库或者有销售订单产生，系统会马上更新库存数据。这样你看到的永远是最新的库存信息，不会出现因为数据更新不及时，导致给客户承诺有货，结果却发现没货的尴尬情况。

方便团队协作：在一个公司里，采购部门、销售部门和仓库管理部门都可以通过在线进销存系统协同工作。比如销售部门接到订单后，系统会自动通知仓库发货，同时采购部门也能根据销售情况及时补货。

二、选择合适的在线进销存系统

现在市场上的在线进销存系统有很多，选择一款适合自己的很重要。

功能是否满足需求：不同行业对进销存系统的功能需求是不一样的。比如做服装生意的，可能需要系统能对不同颜色、尺码的服装进行精准管理；而做食品生意的，可能更关注商品的保质期。所以在选择系统时，要看看它的功能是否能满足你所在行业的特殊需求。

操作是否简单：要是系统操作太复杂，员工学习起来会很困难，也容易出错。想象一下，如果你的员工每天都要花费大量时间去学习怎么使用系统，那工作效率肯定会受到影响。所以尽量选择操作简单易懂的系统，最好有直观的界面和清晰的操作指引。

数据安全是否有保障：进销存系统里包含了企业的很多重要数据，比如客户信息、库存数据、销售记录等。如果数据泄露或者丢失，会给企业带来很大的损失。所以要选择有可靠数据安全保障措施的系统，比如数据加密、定期备份等。

这里给大家推荐建米软件，它可以根据不同行业的特点，提供个性化的进销存解决方案，功能丰富且操作简单，能很好地保障数据安全，可以试试。

三、注册与登录在线进销存系统

选好系统后，接下来就是注册和登录了。

注册账号：一般在系统的官方网站上会有注册入口，点击注册按钮后，按照提示填写相关信息，比如企业名称、联系人、手机号码、邮箱等。有些系统可能还需要你设置一个登录密码。填写完信息后，点击提交，系统会发送一封验证邮件或者验证码到你的邮箱或手机上，完成验证后，你的账号就注册成功了。

登录系统：注册成功后，回到系统的登录页面，输入你注册时填写的账号和密码，点击登录按钮就可以进入系统了。有些系统还支持第三方账号登录，比如微信、QQ等，如果你觉得这样更方便，也可以选择用第三方账号登录。

四、基础信息设置

进入系统后，要进行基础信息的设置，这就好比盖房子要先打好地基一样。

商品信息设置：把你要管理的商品信息录入到系统里，包括商品名称、规格、型号、进价、售价等。比如你是卖手机的，就要把不同品牌、型号的手机信息都录入进去。为了方便管理，还可以给商品进行分类，比如分为智能手机、功能手机等。

供应商信息设置：记录你的供应商信息，包括供应商名称、联系人、联系电话、地址等。这样在采购商品时，就能快速找到对应的供应商。举个例子，当你需要采购一批电脑时，通过系统就能马上查到之前合作过的电脑供应商的信息，直接联系他们进行采购。

客户信息设置：同样的，把你的客户信息录入系统，包括客户名称、联系人、联系电话、地址等。这样在销售商品时，就能更好地管理客户关系。比如你可以根据客户的购买记录，给他们发送一些个性化的促销信息。

五、采购管理

采购是进销存管理中的重要环节。

创建采购订单：当你需要采购商品时，在系统里创建采购订单。填写采购的商品名称、数量、进价、供应商等信息。系统会自动计算出采购的总金额。比如你要采购100件T恤，每件进价是20元，系统会马上算出总进价是2000元。

采购入库：商品到货后，进行采购入库操作。在系统里选择对应的采购订单，确认入库的商品数量和质量。系统会更新库存数据，增加相应商品的库存数量。要是发现到货的商品数量和采购订单不一致，还可以在系统里进行调整。

采购付款：完成采购入库后，根据与供应商的约定进行付款。在系统里记录付款信息，包括付款金额、付款方式、付款时间等。这样可以方便后续的财务对账和管理。

六、销售管理

销售管理也不容忽视。

创建销售订单：当有客户下单时，在系统里创建销售订单。填写销售的商品名称、数量、售价、客户等信息。系统会自动计算出销售的总金额。例如客户要购买50个书包，每个售价是50元，系统会算出总售价是2500元。

销售出库：确认客户付款后，进行销售出库操作。在系统里选择对应的销售订单，确认出库的商品数量。系统会更新库存数据，减少相应商品的库存数量。如果库存不足，系统会发出提醒，让你及时补货。

销售收款：收到客户的货款后，在系统里记录收款信息，包括收款金额、收款方式、收款时间等。这样可以清晰地了解每笔销售的收款情况。

七、库存管理

库存管理直接关系到企业的资金占用和运营效率。

库存查询：随时在系统里查询商品的库存数量、位置等信息。比如你想知道某款鞋子的库存还有多少，在系统里输入鞋子的名称或者编号，就能马上查到相关信息。

库存盘点：定期对库存进行盘点，核对系统里的库存数据和实际库存是否一致。如果发现有差异，要及时找出原因并进行调整。例如在盘点时发现某款商品的实际库存比系统记录少了10件，可能是因为销售出库时记录有误或者商品丢失等原因，要及时查明情况。

库存预警：设置库存预警值，当商品的库存数量低于预警值时，系统会自动发出提醒。这样可以避免库存不足导致无法及时满足客户需求的情况发生。比如你设置某款手机的库存预警值是10部，当库存数量降到10部以下时，系统会马上提醒你补货。

八、报表生成与分析

在线进销存系统还能生成各种报表，帮助你分析企业的经营情况。

采购报表：可以查看一段时间内的采购总金额、采购商品的种类和数量等信息。通过分析采购报表，你可以了解采购成本的变化情况，看看是否需要调整采购策略。比如发现某个月的采购成本突然增加了，就要分析是因为商品进价上涨还是采购数量增加导致的。

销售报表：查看一段时间内的销售总金额、销售商品的种类和数量、客户购买情况等信息。通过分析销售报表，你可以了解哪些商品比较畅销，哪些客户的购买频率比较高，从而制定更有针对性的销售策略。比如发现某款产品的销量一直很好，可以考虑增加库存；而对于一些销量不佳的产品，可以进行促销活动。

库存报表：了解库存商品的种类、数量、价值等信息。通过分析库存报表，你可以优化库存结构，减少库存积压。比如发现某些商品的库存积压比较严重，可以考虑降价销售或者与供应商协商退货。

以上就是关于进销存在线使用的一些介绍，希望能帮助大家更好地利用在线进销存系统管理企业的业务。

常见用户关注的问题：

一、进销存在线使用有哪些优势？

我听说现在很多企业都开始用进销存在线使用这种方式了，我就想知道它到底有啥优势。下面就来好好说说。

随时访问：不管你是在办公室、家里，还是外出旅行，只要有网络，你就能随时随地登录系统查看和管理进销存数据。就好比你在外面谈生意，突然客户问起库存情况，你马上就能打开手机查看，多方便啊。

数据实时更新：当有新的进货、销售或者库存变动时，系统会立刻更新数据。这样你就能时刻掌握准确的信息，不会因为数据延迟而做出错误的决策。比如，你以为还有很多货，结果因为数据没更新，客户下单了才发现没货了，多尴尬呀。

降低成本：不需要购买昂贵的服务器和软件，只需要支付一定的使用费用就行。而且也不用专门请人来维护服务器，省了不少人力和物力成本。建米软件在这方面就做得很不错，能为企业节省不少开支。

易于协作：不同部门的员工可以同时登录系统进行操作和数据共享。销售部门可以及时了解库存，采购部门可以根据销售情况进行采购，大家协同工作，效率大大提高。

自动备份：在线系统一般会定期自动备份数据，不用担心数据丢失的问题。就算遇到电脑故障、自然灾害等情况，你的数据也能完好无损。

二、进销存在线使用安全吗？

朋友说想用进销存在线使用，但是又担心安全问题。我也觉得安全很重要，下面就来分析分析。

数据加密：正规的进销存在线系统会对数据进行加密处理，就像给你的数据上了一把锁。就算数据在传输过程中被截获，没有解密密钥，别人也看不到里面的内容。建米软件采用了先进的加密技术，保障数据安全。

权限管理：可以根据员工的职位和职责设置不同的操作权限。比如，销售员工只能查看和修改与销售相关的数据，采购员工只能处理采购方面的事情。这样可以避免内部人员误操作或者恶意篡改数据。

安全防护机制：系统会有防火墙、入侵检测等安全防护措施，防止黑客攻击和网络病毒的入侵。就像给你的系统穿上了一层盔甲，保护它不受外界的侵害。

定期维护和更新：软件开发商会定期对系统进行维护和更新，修复安全漏洞。就像给你的汽车定期保养一样，让它始终保持良好的运行状态。

数据备份和恢复：前面也提到了，系统会自动备份数据。而且在需要的时候，可以快速恢复数据，保证业务的连续性。

三、如何选择适合的进销存在线使用软件？

假如你要选择进销存在线使用软件，肯定会很纠结。我就想知道怎么才能选到适合自己的呢。下面来详细说说。

功能需求：要明确自己企业的业务需求，看看软件是否具备采购管理、销售管理、库存管理等基本功能。如果企业有特殊需求，比如需要和其他系统对接，那就要看看软件是否支持。建米软件功能丰富，能满足大多数企业的需求。

易用性：软件的操作要简单易懂，员工不需要花费太多时间去学习就能上手。如果软件界面复杂，操作繁琐，会影响员工的工作效率。

稳定性：系统要稳定可靠，不能经常出现故障或者崩溃的情况。想象一下，你正在处理重要的业务，结果系统突然死机了，那多耽误事啊。

售后服务：软件开发商要有良好的售后服务，当你遇到问题时，能及时得到解决。可以看看他们的客服响应时间、技术支持能力等。

价格：要根据企业的预算来选择合适的软件。不要只看价格便宜，也要考虑软件的质量和功能。建米软件性价比就比较高，能为企业提供优质的服务。

四、进销存在线使用需要注意什么？

朋友推荐我用进销存在线使用，但是我觉得还是要了解清楚注意事项。下面就来看看。

网络环境：因为是在线使用，所以网络环境很重要。要保证网络稳定、速度快，否则会影响系统的操作和数据传输。如果网络经常中断，可能会导致数据丢失或者操作失败。

账号安全：要设置强密码，并且定期更换。不要把账号和密码告诉别人，防止账号被盗用。就像你的银行卡密码一样，一定要保护好。

数据准确性：在录入数据时，要保证数据的准确性。如果数据录入错误，会导致库存数量、销售数据等不准确，影响企业的决策。

定期检查：要定期检查系统的运行情况和数据备份情况。看看是否有异常操作，数据备份是否正常。

软件更新：及时更新软件到最新版本，这样可以获得更好的功能和安全保障。建米软件会定期推送更新，用户要及时安装。