怎么利用excel做进销存

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，老板从供应商那里进货，货物进入仓库存储，然后顾客来买东西，货物销售出去，这就是一个典型的进销存过程。

用 Excel 做进销存的好处可不少：

成本低：Excel 是大家比较熟悉的办公软件，很多人电脑里都有，不需要额外花钱去购买专门的进销存软件。

易上手：大多数人都对 Excel 有一定的了解，基本的表格操作很容易掌握，不需要花大量时间去学习复杂的软件操作。

灵活性高：可以根据自己的实际需求随意设计表格的格式和内容，想怎么改就怎么改。

二、准备工作

确定表格内容：在开始制作之前，要想清楚表格里需要记录哪些信息。比如商品信息，要记录商品的名称、编号、规格等；进货信息，包括进货日期、供应商、进货数量、进货单价等；销售信息，有销售日期、客户、销售数量、销售单价等；库存信息，要知道当前的库存数量、库存成本等。

规划表格结构：可以先在纸上画个草图，规划好每个表格的位置和布局。比如把商品信息表放在最前面，进货表、销售表和库存表依次排列。

创建工作簿和工作表：打开 Excel，新建一个工作簿，然后根据需要创建多个工作表，分别命名为“商品信息”“进货记录”“销售记录”“库存管理”等。

三、创建商品信息表

表头设计：在“商品信息”工作表的第一行输入表头，如“商品编号”“商品名称”“规格”“单位”等。商品编号就像是商品的身份证，要保证每个商品的编号都是唯一的，方便后续的查询和管理。

录入商品信息：从第二行开始，依次录入每个商品的具体信息。比如一家文具店，就可以录入铅笔、橡皮、笔记本等商品的信息。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以对一些列设置数据验证。比如“单位”列，只允许输入“个”“盒”“包”等常见的单位，避免输入一些奇怪的内容。

四、创建进货记录表

表头设计：在“进货记录”工作表的第一行输入表头，如“进货日期”“商品编号”“商品名称”“供应商”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。进货金额可以通过进货数量乘以进货单价自动计算得出。

录入进货信息：每次有进货时，就在表格里新增一行，录入相应的信息。比如 3 月 1 日从供应商 A 进了 100 支铅笔，单价是 1 元，那么就把这些信息填到对应的单元格里。

使用公式计算：在“进货金额”列对应的单元格里输入公式“=进货数量进货单价”，然后向下拖动鼠标，就可以自动计算出每笔进货的金额。

五、创建销售记录表

表头设计：在“销售记录”工作表的第一行输入表头，如“销售日期”“商品编号”“商品名称”“客户”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。同样，销售金额也可以通过销售数量乘以销售单价自动计算。

录入销售信息：每次有销售业务发生时，就在表格里新增一行，录入相关信息。比如 3 月 5 日卖给客户 B 20 支铅笔，单价是 1.5 元，就把这些信息填好。

数据关联：为了保证销售记录里的商品信息和商品信息表一致，可以使用 VLOOKUP 函数进行数据关联。比如在“商品名称”列输入公式“=VLOOKUP(商品编号,商品信息表!$A$1:$B$100,2,FALSE)”，这样当输入商品编号时，就会自动显示对应的商品名称。

六、创建库存管理表

表头设计：在“库存管理”工作表的第一行输入表头，如“商品编号”“商品名称”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。

计算库存数量：“本期进货数量”可以通过对进货记录表里该商品的进货数量进行求和得到，“本期销售数量”可以对销售记录表里该商品的销售数量进行求和得到。“期末库存”则等于“期初库存”加上“本期进货数量”减去“本期销售数量”。可以使用 SUMIF 函数来进行求和计算。比如计算本期进货数量的公式可以是“=SUMIF(进货记录表!$B$2:$B$100,商品编号,进货记录表!$E$2:$E$100)”。

库存预警：可以设置一个库存预警值，当期末库存低于这个值时，用颜色标记出来，提醒及时补货。比如在“期末库存”列旁边插入一列“库存预警”，输入公式“=IF(期末库存<预警值,"需补货","正常")”，然后根据“库存预警”列的值设置条件格式，将“需补货”的单元格标记为红色。

七、数据查询和分析

数据筛选：如果想查看某一段时间内的进货记录或者销售记录，可以使用 Excel 的筛选功能。比如只查看 3 月份的进货记录，就可以在“进货日期”列进行筛选，选择 3 月份的日期。

数据排序：可以根据某一列的数据进行排序，比如按照进货金额从高到低排序，这样就能快速找到进货金额较大的商品。

图表分析：可以将进货数量、销售数量等数据做成图表，更直观地展示数据的变化趋势。比如用柱状图展示每个月的销售数量对比，用折线图展示库存数量的变化情况。

八、使用 Excel 做进销存的局限性及建米软件的推荐

虽然用 Excel 做进销存很方便，但也有一些局限性。比如当数据量很大时，Excel 的处理速度会变慢，而且容易出现数据错误。Excel 不能实现多人实时协作，不同人录入的数据可能会出现冲突。

这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件。建米软件可以快速处理大量的数据，提高工作效率，而且数据的准确性也有保障。它还支持多人实时协作，不同部门的人员可以同时在系统里录入和查询数据，避免了数据冲突的问题。

以上就是利用 Excel 做进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存需要用到哪些函数？

我听说好多人用 Excel 做进销存的时候，都不太清楚该用哪些函数，我就想知道到底哪些函数是比较常用的呢。下面来给大家好好说说。

1. VLOOKUP 函数

这个函数就像是一个小侦探，能在一堆数据里快速找到你想要的信息。比如在进销存里，你有商品的编号和对应的价格表，当你输入商品编号，它就能帮你快速找到对应的价格。

2. SUM 函数

这可是个简单又实用的函数，就像你数一堆苹果，它能快速把所有的数量加起来。在进销存中，你可以用它来计算一段时间内的进货总量或者销售总量。

3. IF 函数

它就像是一个小法官，能根据不同的条件做出不同的判断。比如当库存数量低于某个值时，它可以提示你需要补货了。

4. COUNTIF 函数

这个函数可以帮你统计符合某个条件的数据有多少个。在进销存里，你可以用它统计某个时间段内销售了多少种商品。

5. SUMPRODUCT 函数

它能对多个数组进行相乘然后求和。比如你有商品的单价和销售数量，用这个函数就能快速算出销售总额。建米软件在处理进销存数据时，也会运用到类似的计算逻辑，能更高效地完成数据处理。

二、如何用 Excel 制作进销存报表？

朋友说用 Excel 做进销存报表可方便了，但我想知道具体该怎么做。下面就来详细讲讲。

1. 确定报表结构

得想清楚报表要包含哪些内容，比如商品名称、进货数量、销售数量、库存数量等。就像盖房子得先有个设计图一样。

2. 输入基础数据

把商品的相关信息，如编号、名称、单价等输入到 Excel 表格里。这就像是给房子添砖加瓦。

3. 设置计算公式

根据进销存的逻辑，设置好库存数量的计算公式，比如库存数量=进货数量 - 销售数量。这样表格就能自动计算库存了。

4. 制作图表

为了更直观地展示数据，可以制作一些图表，如柱状图、折线图等。这样能让数据一目了然。建米软件在生成报表方面更加智能和便捷，能根据你的需求快速生成各种专业的进销存报表。

5. 定期更新数据

随着业务的进行，要及时更新进货和销售的数据，保证报表的准确性。

三、Excel 做进销存能满足企业的需求吗？

朋友推荐用 Excel 做进销存，但我就想知道它到底能不能满足企业的需求呢。下面来分析分析。

1. 小型企业

对于一些小型企业，业务量不是很大，商品种类也不多，Excel 做进销存基本能满足需求。操作简单，成本也低。

2. 数据处理能力

Excel 在处理少量数据时比较方便，但当数据量很大时，可能会出现卡顿、计算缓慢等问题。

3. 功能扩展性

Excel 的功能相对有限，对于一些复杂的业务需求，如多仓库管理、权限设置等，很难实现。而建米软件具有强大的功能扩展性，能满足企业多样化的需求。

4. 数据安全性

Excel 文件容易丢失、损坏，数据安全性较低。企业的重要进销存数据如果只存放在 Excel 里，存在一定风险。

5. 团队协作性

多人同时使用 Excel 进行进销存管理时，容易出现数据冲突等问题，不利于团队协作。建米软件支持多人同时在线操作，能更好地实现团队协作。

四、Excel 做进销存和专业软件相比有什么优缺点？

假如你在考虑用 Excel 做进销存还是用专业软件，那得先了解它们各自的优缺点。下面就来详细说说。

1. Excel 的优点

操作简单：只要会基本的 Excel 操作就能上手，不需要专门的培训。

成本低：不用额外花钱购买软件，只要有 Excel 就行。

灵活性高：可以根据自己的需求随意调整表格格式和公式。

容易获取：大多数电脑都安装了 Excel，随时可以使用。

2. Excel 的缺点

功能有限：对于复杂的业务流程和管理需求，很难实现。

数据处理能力弱：数据量大时，处理速度慢，容易出错。

安全性低：数据容易丢失、泄露，没有专业的安全保障。

团队协作差：多人协作时容易出现数据混乱。

3. 专业软件的优点

功能强大：能满足各种复杂的进销存管理需求，如建米软件，有很多实用的功能模块。

数据处理高效：能快速处理大量数据，保证数据的准确性。

安全性高：有专业的安全防护措施，保障数据安全。

团队协作好：支持多人同时在线操作，提高工作效率。

4. 专业软件的缺点

成本较高：需要购买软件和后续的维护服务。

学习成本高：需要一定的时间来学习和掌握软件的使用方法。