如何降低crm系统风险

一、了解CRM系统风险来源

要降低CRM系统风险，得清楚风险是从哪儿来的。其实，风险来源还挺多的。

技术方面：系统可能会出现故障，就好比咱们家里的电脑偶尔也会死机、蓝屏一样。比如服务器崩溃，这会导致数据丢失或者无法正常访问系统。还有软件的兼容性问题，新的操作系统或者其他软件更新后，CRM系统可能就和它们不兼容了，影响正常使用。网络安全也是个大问题，要是系统被黑客攻击，客户数据被泄露，那麻烦可就大了。

管理方面：公司内部的管理策略要是和CRM系统不匹配，也会带来风险。比如说，公司的业务流程经常变动，但CRM系统没有及时调整，那系统就没法很好地支持业务。还有人员的管理，如果员工对CRM系统不熟悉，操作不规范，也会影响系统的正常运行。比如员工误删了重要的客户数据，或者没有及时更新客户信息。

外部环境方面：市场需求是不断变化的，要是CRM系统不能跟上市场的变化，满足不了客户新的需求，那它的价值就会大打折扣。法律法规的变化也会有影响。比如新的隐私保护法规出台，如果CRM系统不符合法规要求，公司可能会面临法律风险。

二、选择合适的CRM系统

选对CRM系统是降低风险的关键一步。就像买衣服，得选适合自己身材和风格的，不然穿着就不舒服。

功能匹配：要根据公司的业务需求来选择CRM系统。不同的行业、不同规模的公司，对CRM系统的功能要求是不一样的。比如销售型公司，可能更看重客户跟进、销售机会管理等功能；而服务型公司，可能更关注客户服务流程、客户反馈处理等功能。要是选的系统功能和公司业务不匹配，那用起来肯定不顺手，还可能会增加额外的成本去定制开发。

供应商信誉：选择有良好信誉的供应商很重要。可以看看供应商的客户评价、行业口碑。一个信誉好的供应商，会提供更稳定的系统和更优质的服务。比如他们会及时更新系统，修复漏洞，保障系统的安全稳定运行。要是选了一个不靠谱的供应商，系统出了问题可能都没人管，那风险就太大了。

可扩展性：公司是在不断发展的，CRM系统也得能跟着一起成长。所以要选择具有可扩展性的系统，这样在公司业务拓展、规模扩大的时候，系统也能满足新的需求。比如可以方便地添加新的功能模块，或者与其他系统进行集成。

在选择CRM系统时，亲测实用的是建米软件，它能够根据不同公司的业务需求进行灵活配置，功能强大且易于扩展，可以很好地匹配公司的发展。

三、做好系统实施规划

有了合适的CRM系统，还得做好实施规划，就像盖房子得先有个好的设计图纸一样。

制定详细计划：要制定一个详细的实施计划，包括各个阶段的时间节点、任务安排、责任人等。比如在系统安装阶段，要确定什么时候完成服务器的部署、软件的安装调试；在数据迁移阶段，要明确哪些数据需要迁移、怎么迁移。有了详细的计划，才能保证实施过程有条不紊地进行。

培训员工：员工是使用CRM系统的主体，他们对系统的熟悉程度直接影响系统的使用效果。所以要对员工进行全面的培训，让他们了解系统的功能和操作方法。培训可以采用多种方式，比如线上课程、面对面授课、实际操作演练等。通过培训，提高员工的操作技能和使用积极性。

数据准备：数据是CRM系统的核心，要保证数据的准确性和完整性。在系统实施前，要对公司现有的客户数据进行清理和整理，去除重复、错误的数据，补充缺失的数据。要建立数据录入的规范和标准，确保新的数据能够准确无误地录入系统。

四、加强系统安全管理

系统安全是降低CRM系统风险的重要环节，就像给房子装上坚固的门锁一样。

数据加密：对客户数据进行加密处理，即使数据被非法获取，黑客也无法解读其中的内容。可以采用对称加密和非对称加密相结合的方式，提高数据的安全性。比如对客户的敏感信息，如身份证号码、银行卡号等，进行加密存储。

访问控制：设置不同的用户权限，根据员工的工作职责和业务需求，分配相应的访问权限。比如销售人员只能访问自己负责的客户信息，而管理人员可以访问更全面的客户数据。这样可以防止员工越权操作，保护数据的安全。

定期备份：定期对系统数据进行备份，以防数据丢失。可以采用本地备份和云端备份相结合的方式，提高备份数据的安全性和可靠性。比如每天晚上自动对数据进行本地备份，每周将备份数据上传到云端存储。

五、持续监控和评估

CRM系统上线后，还得持续监控和评估，就像定期给汽车做保养一样。

系统性能监控：实时监控系统的性能指标，如响应时间、吞吐量、资源利用率等。如果发现系统性能下降，要及时分析原因并采取措施进行优化。比如系统响应时间变长，可能是服务器负载过高，需要增加服务器资源或者优化系统代码。

用户反馈收集：收集员工和客户对CRM系统的反馈意见，了解他们在使用过程中遇到的问题和需求。根据反馈意见，及时对系统进行改进和优化。比如员工反映某个功能操作不方便，就可以对该功能进行优化，提高用户体验。

风险评估和预警：定期对CRM系统进行风险评估，识别潜在的风险因素。建立风险预警机制，当风险指标达到一定阈值时，及时发出预警信号。比如发现系统的网络流量异常增大，可能是遭受了网络攻击，要及时采取防范措施。

以上就是降低CRM系统风险的一些方法，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、CRM系统容易出现哪些风险？

我听说很多企业在用CRM系统的时候都遇到过各种麻烦，我就想知道这系统到底容易出现哪些风险呢。下面咱就来唠唠。

数据安全风险：

数据可能会被黑客攻击。现在网络环境这么复杂，黑客无孔不入，要是他们攻破了系统防线，客户的信息就可能被泄露。内部员工也可能会不小心泄露数据。比如员工在使用公共网络登录系统，就可能让数据处于危险之中。数据存储设备也有损坏的风险。要是硬盘坏了，数据没备份好，那就麻烦大了。数据传输过程中也可能被截取。比如通过不安全的网络传输数据，就容易被不法分子获取。

系统兼容性风险：

一方面，和企业现有的其他软件可能不兼容。比如企业的财务软件和CRM系统对接不上，数据就没办法顺畅流通。另一方面，和不同的操作系统也可能存在兼容性问题。像有的系统在Windows上能用，在Mac上就不行。随着技术的发展，新的设备和软件不断出现，CRM系统可能无法及时适配。要是企业更换了办公设备，系统可能也需要重新调整才能正常使用。

实施失败风险：

项目规划不合理是一个重要原因。要是规划得不好，实施过程就会一团糟。员工对系统不熟悉也会导致实施失败。他们不会用系统，再好的系统也发挥不了作用。还有，供应商的服务不到位也会有影响。要是供应商不能及时解决问题，系统就可能无法正常运行。企业内部的阻力也不容忽视。有些员工可能不愿意改变原有的工作方式，这就给系统实施带来了困难。

功能不足风险：

可能系统的功能无法满足企业的业务需求。比如企业有特殊的销售流程，系统却没有相应的功能支持。随着企业的发展，业务会不断变化，系统的功能可能跟不上。系统的功能可能不够灵活，无法根据企业的需求进行定制。系统的功能可能存在漏洞，导致数据不准确或者操作异常。

二、如何判断CRM系统是否有风险？

朋友说判断CRM系统有没有风险可不容易，我就想知道到底该怎么判断呢。下面来仔细说说。

看系统供应商：

先看看供应商的口碑。要是供应商口碑不好，经常被客户投诉，那系统可能就有问题。再了解一下供应商的技术实力。技术不行的话，系统的稳定性和安全性就很难保证。还有，看看供应商的服务质量。要是服务不好，出了问题不能及时解决，那也挺麻烦的。了解一下供应商的发展前景。要是供应商都快倒闭了，系统后续的维护和升级就没保障了。

检查系统功能：

看看系统的功能是否完整。比如有没有客户管理、销售管理、营销管理等基本功能。再检查一下功能的准确性。要是功能经常出错，那肯定有风险。看看功能是否容易使用。要是操作太复杂，员工不愿意用，系统就发挥不了作用。了解一下系统的功能是否可以扩展。要是企业发展了，系统功能不能跟上，那就不行。

评估数据安全：

看看系统有没有数据加密措施。要是数据没有加密，很容易被泄露。再了解一下系统的访问权限设置是否合理。要是任何人都能随意访问敏感数据，那风险就很大。还有，看看系统有没有数据备份和恢复机制。要是数据丢了不能恢复，那损失就大了。了解一下系统对网络安全的防护能力。要是系统容易受到网络攻击，那也不安全。

考察用户反馈：

问问已经使用该系统的企业，听听他们的使用感受。要是很多企业都反映系统有问题，那就要小心了。再看看网上的用户评价。要是负面评价很多，那系统可能真的有风险。了解一下用户在使用过程中遇到的问题是否能得到及时解决。要是问题一直得不到解决，那系统的可靠性就值得怀疑。看看用户对系统的满意度。要是满意度很低，那系统肯定存在一些问题。

三、降低CRM系统风险有什么好处？

我就想知道降低CRM系统风险到底有啥好处呢。下面咱来分析分析。

保障数据安全：

降低风险能防止客户信息泄露。客户的信息可是企业的重要资产，要是泄露了，客户可能就不信任企业了。还能避免数据丢失。数据丢失会影响企业的正常运营，降低风险就能减少这种情况的发生。保障数据安全可以提升企业的信誉。客户会觉得企业很靠谱，更愿意和企业合作。安全的数据环境有利于企业进行数据分析。准确的数据能为企业决策提供有力支持。

提高系统稳定性：

系统稳定了，员工就能更高效地工作。不用老是因为系统故障而耽误时间。还能减少系统维护成本。如果系统经常出问题，维护成本会很高。稳定的系统可以保证业务的连续性。不会因为系统故障而导致业务中断。提高系统稳定性可以提升员工的工作体验。员工用着顺手，工作积极性也会提高。

增强企业竞争力：

降低风险能让企业更好地满足客户需求。客户得到了更好的服务，就会更愿意选择企业。还能提升企业的运营效率。高效的运营能让企业在市场中更具优势。降低风险可以减少企业的损失。节省下来的成本可以投入到其他方面，增强企业的实力。良好的系统运行状况能吸引更多的客户和合作伙伴。

促进企业发展：

稳定的CRM系统有利于企业拓展业务。企业可以更放心地开展新的业务活动。还能帮助企业更好地管理客户关系。良好的客户关系是企业发展的基础。降低风险可以提升企业的管理水平。通过对系统的有效管理，企业能发现自身的问题并加以改进。促进企业发展可以为企业带来更多的利润。

四、降低CRM系统风险有哪些方法？

假如你想降低CRM系统的风险，那该怎么做呢？下面给你支支招。

选择可靠的供应商：

要选择有良好口碑的供应商。可以问问同行，看看他们用的哪家供应商的系统，评价怎么样。还要考察供应商的技术实力。比如看看他们有没有专业的研发团队。了解一下供应商的服务质量。看看他们的售后响应速度快不快。选择有丰富经验的供应商。经验丰富的供应商能更好地应对各种问题。

加强数据安全管理：

对数据进行加密处理。这样即使数据被截取，黑客也看不懂。设置合理的访问权限。不同的员工有不同的访问级别，防止数据被滥用。定期进行数据备份。可以把数据备份到云端或者外部存储设备。还要安装防火墙和杀毒软件。防止黑客攻击和病毒感染。

做好系统培训：

对员工进行系统操作培训。让员工熟悉系统的功能和使用方法。开展数据安全培训。让员工了解数据安全的重要性和注意事项。进行应急处理培训。万一系统出了问题，员工知道该怎么应对。还可以组织案例分析培训。通过实际案例让员工更好地理解系统的使用和风险防范。

定期评估和优化：

定期对系统进行评估。看看系统的性能、功能是否满足企业需求。根据评估结果进行优化。比如对系统的功能进行升级，提高系统的稳定性。还要关注行业动态和技术发展。及时引入新的技术和方法，提升系统的竞争力。和供应商保持沟通。让供应商及时了解企业的需求，提供更好的服务。