如何制作进销存系统表

一、什么是进销存系统表

在日常的商业活动中，不管是开个小超市，还是经营一家大公司，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。而进销存系统表就是用来记录和管理这些信息的工具。简单来说，它就像是一个账本，详细地记录了每一次商品的进入、卖出以及库存的数量变化。

作用和重要性

举个例子，小张开了一家文具店，每天都有各种各样的文具进货，也有不同的顾客来购买。如果没有进销存系统表，他很难知道店里到底还有多少支笔、多少本笔记本。有了这个表，他就能清楚地掌握库存情况，及时补货，避免缺货导致顾客流失，也能防止进货过多造成积压浪费。进销存系统表对于企业的运营管理至关重要。

二、制作前的准备工作

明确需求

在开始制作之前，得先明确自己的需求。还是以小张的文具店为例，他需要考虑自己要记录哪些信息。是只记录文具的名称、数量，还是要记录进货价格、销售价格、供应商信息等。不同的需求会影响到系统表的设计。如果他想要分析不同文具的利润情况，那就需要记录进货价格和销售价格。

收集数据

接下来要收集相关的数据。比如，小张要把店里现有的文具种类、数量等信息统计出来，还要收集供应商的联系方式、进货日期等。这些数据是制作系统表的基础。如果数据不准确，那么系统表就失去了意义。

选择工具

制作进销存系统表可以选择很多工具，常见的有 Excel。Excel 操作简单，功能强大，对于小规模的企业或者个体经营者来说是个不错的选择。如果企业规模较大，业务复杂，也可以选择专业的进销存管理软件。比如建米软件，它可以更高效地处理大量的数据，实现数据的实时更新和共享，提高管理效率。

三、设计系统表的结构

表头设计

表头就像是系统表的“大门”，它决定了我们要记录哪些信息。一般来说，表头可以包括商品名称、规格型号、进货日期、进货数量、进货价格、销售日期、销售数量、销售价格、库存数量等。比如在小张的文具店系统表中，“商品名称”这一列可以记录铅笔、橡皮等具体的文具名称；“规格型号”可以记录铅笔是 2B 还是 HB 等。

表体设计

表体是记录具体数据的地方。在设计表体时，要注意数据的排列顺序和格式。可以按照日期的先后顺序来记录进货和销售信息，这样方便查看和分析。对于数量、价格等数据，要设置合适的格式，比如保留两位小数等。

表尾设计

表尾可以用来做一些统计和总结。比如，可以计算本月的进货总额、销售总额、库存总额等。通过这些数据，我们可以直观地了解企业的经营状况。

四、录入基础数据

录入现有库存数据

把之前收集到的现有库存数据录入到系统表中。在录入时，要仔细核对数据的准确性，避免录入错误。比如，小张在录入文具店的库存数据时，要一支一支地数清楚铅笔的数量，一本一本地数清楚笔记本的数量。

录入供应商信息

供应商信息也很重要，包括供应商的名称、联系方式、地址等。这些信息可以帮助我们在需要进货时及时联系到供应商。比如，小张记录了每个文具供应商的电话号码，当某种文具库存不足时，他就可以马上打电话补货。

录入商品信息

除了库存和供应商信息，还要录入商品的详细信息，如商品的进价、售价、保质期等。这些信息对于计算利润和管理库存都有很大的帮助。

五、设置计算公式

计算库存数量

库存数量的计算公式很简单，就是“期初库存数量 + 进货数量 - 销售数量 = 期末库存数量”。在 Excel 中，可以使用公式来自动计算库存数量。这样，每次有进货或者销售时，系统表会自动更新库存数量，方便快捷。

计算进货总额和销售总额

进货总额的计算公式是“进货数量 × 进货价格”，销售总额的计算公式是“销售数量 × 销售价格”。通过设置这些计算公式，我们可以快速了解企业的资金流动情况。

计算利润

利润的计算公式是“销售总额 - 进货总额”。通过计算利润，我们可以评估企业的经营效益，及时调整经营策略。

六、数据的更新与维护

及时更新数据

每次有进货或者销售时，都要及时更新系统表中的数据。比如，小张的文具店卖出了 10 支铅笔，他就要马上在系统表中更新销售数量和库存数量。如果不及时更新，数据就会不准确，影响决策。

定期备份数据

数据是企业的重要资产，一定要定期备份。可以把系统表保存到不同的存储设备中，如 U 盘、移动硬盘等。这样，即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

检查数据的准确性

定期检查系统表中的数据是否准确。可以通过盘点库存的方式来核对数据。比如，小张每个月都会对文具店的库存进行一次盘点，看看系统表中的库存数量和实际库存数量是否一致。如果发现数据有误，要及时更正。

七、系统表的分析与应用

分析销售趋势

通过系统表中的数据，我们可以分析销售趋势。比如，小张可以查看不同月份某种文具的销售数量，看看哪个月销售得好，哪个月销售得不好。根据销售趋势，他可以提前做好进货准备，避免缺货或者积压。

评估供应商

根据系统表中的进货信息，我们可以评估供应商的表现。比如，看看哪个供应商的供货速度快，哪个供应商的商品质量好。这样，我们可以选择更优质的供应商，提高企业的经营效益。

制定采购计划

根据库存数量和销售趋势，我们可以制定合理的采购计划。比如，小张发现某种文具的库存数量快要低于安全库存了，而且销售趋势一直很好，他就可以及时采购这种文具，保证供应。

以上就是制作进销存系统表的一些基本步骤和方法，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、进销存系统表的制作需要哪些基本数据？

我听说好多人在做进销存系统表的时候都不太清楚要准备啥数据，我就想知道这到底得有哪些基本的数据才够呢。下面我来详细说说。

商品信息：这是最基础的啦。得有商品的名称，像“苹果手机”“保温杯”这些，让人一看就知道是啥东西。还有商品的规格，比如手机是多大屏幕、什么颜色，保温杯是多大容量的。商品的编号也很重要，方便在系统里快速查找和识别。商品的类别也得明确，是电子产品、生活用品还是食品等。

进货数据：进货的日期得记清楚，知道啥时候进的货。进货的数量也不能马虎，进了多少件商品都要准确记录。进货的价格也得有，这样能算出成本。还有供应商的信息，比如供应商的名称、联系方式等，方便后续沟通。

销售数据：销售的日期，能看出销售的时间规律。销售的数量，了解卖出去了多少。销售的价格，算出销售收入。客户的信息也得有，像客户的姓名、地址等，有助于做客户分析。

库存数据：当前的库存数量，随时知道还有多少货。库存的位置，货物放在仓库的哪个地方。库存的状态，是正常可销售的，还是有损坏的。安全库存数量也得设定好，防止缺货。建米软件在处理这些数据方面就挺不错的，能很好地整合和管理这些基本数据。

二、制作进销存系统表有哪些实用的软件工具？

朋友说做进销存系统表要是有好用的软件工具能省不少事儿，我就想知道都有哪些实用的软件工具呢。下面来给大家介绍介绍。

Excel：这个大家应该都挺熟悉的。它操作简单，容易上手。能方便地进行数据的录入、计算和整理。有很多公式可以用，比如求和、平均值等。还能制作各种图表，直观地展示数据。不过它对于大规模的数据处理可能就有点力不从心了。

金蝶软件：功能比较强大，有专门的进销存模块。能实现采购、销售、库存的一体化管理。数据的安全性也比较高，有完善的权限设置。还能生成各种详细的报表，方便企业分析。

用友软件：在企业管理软件方面很有名。它的进销存系统表制作功能也很出色。操作界面比较友好，适合不同层次的用户。能和其他财务模块很好地集成，实现财务业务一体化。

建米软件：它是一款性价比很高的软件。能快速搭建进销存系统表，操作简单易懂。对数据的处理速度快，能实时更新库存等数据。还提供了很多实用的模板，方便用户快速上手。

三、如何确保进销存系统表的数据准确性？

我想知道好多企业在做进销存系统表的时候，怎么才能保证数据的准确性呢。下面来聊聊。

严格的数据录入规范：得制定好详细的录入规则。比如商品的名称要统一规范，不能一个人叫“苹果手机”，另一个人叫“苹果牌手机”。数据录入人员要经过培训，熟悉系统的操作和录入要求。录入后要进行核对，确保数据准确无误。

定期的数据盘点：定期对库存进行实地盘点，和系统里的数据进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因并调整。盘点的周期可以根据企业的实际情况来定，比如一个月或者一个季度。

数据审核机制：设立专门的数据审核岗位或者流程。对进货、销售等数据进行审核，检查数据的合理性和完整性。审核人员要认真负责，发现问题及时反馈和处理。

使用可靠的软件：选择像建米软件这样可靠的软件工具。它有数据校验功能，能在录入数据的时候就检查数据的准确性。还能对数据进行备份，防止数据丢失。

四、进销存系统表对于企业管理有什么重要意义？

朋友推荐说企业做好进销存系统表能有很多好处，我就想知道这对企业管理到底有啥重要意义呢。下面来分析分析。

优化库存管理：通过系统表能清楚地知道库存的数量和状态。可以避免库存积压，减少资金的占用。也能防止缺货的情况发生，保证企业的正常销售。还能根据销售数据预测库存需求，合理安排进货。

提高销售效率：销售人员能快速查询商品的库存情况，及时回复客户的咨询。还能根据销售数据分析客户的需求，提供更精准的销售服务。能缩短销售周期，提高销售业绩。

成本控制：能准确计算进货成本和销售成本。通过分析成本数据，找出降低成本的方法。比如选择更合适的供应商、优化采购策略等。能提高企业的利润空间。

决策支持：企业管理者可以根据系统表的数据做出更科学的决策。比如决定是否扩大业务、增加产品线等。建米软件能提供详细的数据分析和报表，为企业决策提供有力的支持。