高效项目管理工具推荐

       最近我和几个朋友一起吃饭聊天，我们都感叹事情越来越多，仅靠脑力和纸笔已经很难理清要处理的事情了。在工作中，提高效率是非常重要的，而项目管理有一些简单的工具可以帮助我们实现这一目标。

       首先要介绍的是计划表，它是项目管理中最基本的工具之一。计划表采用了任务列表和甘特图的结合，能够很好地掌控时间维度。项目管理就是追踪项目进展的变化情况，而计划表能够清晰地展示任务的时间长度和重要节点。

       那么，如何制作计划表呢？首先，我们需要明确任务的范围，包括内容和时间期限，即项目范围。其次，需要对任务进行适当的拆解，这就是WBS（work breakdown structure）。

       项目任务分解是关键的一步。完整的项目流程可以分为启动、规划、执行和收尾四个环节。以建筑工程项目为例，我们根据其开发流程和特点将其分为启动、设计、招标、施工和报批验收等五个大环节，其中报批环节是穿插在前四个大环节之间的。

       在初步编制计划表时，并不需要特别细分，只需要在每个大环节下再细分出一个层级的子项任务列表即可。

       然后，我们需要估算每个子项任务的完成时间，并尽量按照时间、程序或逻辑顺序排列这些子项任务。不同阶段的子项排列顺序有所不同。例如，在启动环节的子项划分中，我们遵循政府报批流程或文件；而在设计环节的子项划分中，我们则遵循设计流程，从概念设计、方案设计、扩初设计到施工图设计。

       接下来，我们将子项任务和完成时间对应，填入之前制定的二维表格中。在这个过程中，你会发现要在规定的时间内完成所有任务是不可能的。

       因此，接下来就需要调整计划，这也是一个让人头痛的环节。首先，我们需要重新分析每个子项任务的完成时间，这是一个技术活，需要基于经验和数据进行估算。其次，我们需要找出每个子项任务的前序任务和后序任务，找出完成任务时间最长的路径，也就是关键路径。关键路径上的节点就是项目的重要节点，因此在进度表的设计中，要确保关键节点能按期完成。此外，灵活、合理地拆分或子项也可以创造奇迹。比如，在办公楼的招标图方面，我们不一定要等到施工图完成后才能开始准备，可以使用50%的施工图就可以开始了，甚至在项目技术难度不高的情况下，也可以使用扩初图纸来准备招标文件。地上和地下部分可以分开报批，地下部分可以先行施工等等。

       完成调整后，我们需要进行检查。检查时间表的重要节点和关键路径，以及各个子项任务，看看是否合理。

       最后，我们需要给计划表加上注释。与设计图纸类似，项目管理的进度表也是基于假设的许多情况制定的，而在工程的开发过程中，影响因素非常多。在注释中，我们可以清晰列明各种限制条件、前置条件，这是保护自己的一种方式。

       除了进度表，项目管理还涉及到人、钱、事三个要素以及时间、成本、质量三个要素。虽然进度表能够在时间维度上反映项目分配情况，但仅凭此表还不能展现项目的全貌。如果在进度表的节点位置引入标注文本框，标注一些事项、介入的专业或单位等其他维度的信息，就能从这张图表中获取更多的信息，勾勒出更细致的轮廓。

       根据项目类型和管理目标，选择适合的项目管理软件也是非常重要的。项目管理工具并不是最重要的，更重要的是选择适合的工具。

       希望以上对于项目管理中的计划表有所帮助。