如何运营项目办公室：控制失控项目、帮助项目启动和建立估算和风险过程、评审和管理项目卷宗、进行项目评审和稽核、组织和管理资源池、资源控制、改进项目管理环境

       一旦建立项目办公室，高级管理层就会希望立即获得成果，即使在之前的几年里，他们曾经忽视或反对它。项目办公室在项目管理中扮演着稳定的角色，它必须在实现长期目标的同时获得即时成果。现实情况要求项目办公室必须迅速响应组织的需求，但是快速的纠正措施并不能持续很长时间，很快整个组织又会陷入混乱状态。如果你有一个项目办公室，你将如何运营它，使项目管理知识在组织内部得到推广，成为企业文化的一部分。

以下分享几个关键要点：

       1. 控制失控的项目

       为了获得即时成果，项目办公室应该采取的第一个行动是控制失控的项目。以下是一些失控项目的警告迹象：

       不充分的项目计划、错误的任务管理联盟、糟糕的报告和交流、不经常的状态报告会议、不足的文档、突然的时间表变更、项目组织涣散、混乱的业务目标、极端的项目复杂性、不断上升的投入、过多的项目会议。

       如果获得批准，项目办公室可以通过多种方式帮助失控的项目。首先，项目办公室可以对项目进行评估，并向项目经理提交评估结果以促进项目的实施。其次，项目办公室可以为项目团队提供咨询和指导，共同制定补救计划并实施该计划。

       2. 帮助启动项目并建立估算和风险过程

       许多组织无法在三个限制的范围内完成项目，因此项目失控是常态而非例外。俗话说“一分防胜过十分补”，项目办公室应关注正在启动的项目，以防止未来的失败和补救。因此，项目办公室必须立即开始帮助新项目的启动，以建立有价值的声誉。

       利用WBS结构和自下而上的估算方法是实施一致估算的简单方式之一。除了估算过程外，项目办公室还应建立一个简单的风险过程，对事件发生的顺序和发生的概率进行估算；使用缩写RAID是一个简单的提醒方式，以促使项目经理开始界定风险、假设、内容和定义。此外，项目办公室应该负起领导责任，寻找能够满足组织估算和风险需求的软件包。

       3. 评审并管理项目卷宗

       项目办公室在项目业务量过程中扮演着重要的角色。项目卷宗管理过程包括项目选择和卷宗评审。建立项目卷宗过程的第一个挑战是了解现有的项目以及它们是如何启动的。

       4. 进行项目评审和稽核

       项目评审和稽核与项目卷宗的审核不同。项目办公室作为提高项目运作质量的支持者，推行项目评审和稽核。它还具有对潜在风险提供早期预警的作用。在不断前进的过程中，蕴含着导致失败的趋势通常易于被非项目管理人员察觉，我们获得的教训是我们没有吸取教训。

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