IT系统实施中的风险及项目经理的关键职责

       在IT系统实施过程中，常常会遇到各种风险。尽管投入了大量的时间和金钱，但交付的项目往往无法满足用户的期望。根据相关研究表明，有50%的系统实施项目没有按时完成在预算范围内。新系统上线后，用户通常需要花费至少6个月的时间来吸收和了解如何使用新系统来完成工作，这对工作效率产生了极大的影响。

       造成这种问题的原因多种多样，但总体而言，最主要的原因是缺乏有经验的项目经理，这会导致各种问题：

       ● 所有者和经理低估了项目完成所需的时间，导致项目无法按期交付；

       ● 企业选择定制和修改系统，增加了日程表的成本、风险和延期；

       ● 计划不够详细，无法管理任务和满足完成日期；

       ● 测试不够充分，新系统上线后功能无法正常运行；

       ● 团队承受巨大的上线压力，无法准确描述剩余的开放项目和完成项目所需。

       成功的项目管理的目标是减少这类问题的发生，并与利害关系人沟通以及交付成果。企业首先需要明确由谁来负责项目管理，是企业、供应商、IT部门还是其他相关人员。从项目管理的角度来看，应用系统并不是由IT部门负责的。虽然它是一个IT系统，但项目经理应该对业务、部门职能和高级管理人员的期望和目标有所了解。

       我们认为供应商无法为新系统所需的所有决策做出决策。我们希望供应商能够提出建议，例如流程变更、系统使用和文件转换。然而，只有管理层能够指导员工培训、会计系统变更和客户服务决策等事项。供应商可能会有项目团队和经理，但所有职责都应由项目经理承担。

       项目经理必须获得管理层和员工的尊重，并被授予每日决策和定期更新管理技能的权力。在小公司中，我们经常看到为了节省资金，通常让CFO或运营总监等高级经理充当项目经理的角色。项目经理的工作繁重，在8-12个月内，平均每周至少需要2-3天的时间。在最后几个月，每周工作时间可能会达到40个小时甚至更多。

       对于较大的公司来说，完整实施新应用系统（如企业资源计划）可能需要18个月或更长时间。聘请外部项目经理通常是因为高级经理无法抽出所需的时间。

       为了确保系统能够顺利实施并按时交付，项目经理应承担以下20项主要职责：

       1.与所有利害关系人和供应商计划和协调系统实施。

       2.每个月更新项目筹划指导委员会。

       3.从供应商和内部人员中招募和组建团队。

       4.为整个项目制定完整的书面计划，在任务级别定义详细的项目计划，包括评估、依赖关系和日程表。

       5.每日跟进任务，并与团队成员进行沟通。

       6.与项目成员合作，确保关键里程碑得到签字。

       7.为程序变更、系统集成和接口开发制定和审查规范文件。

       8.为上线做好准备，包括制定上线计划。

       9.制定高质量的测试计划，并审核测试结果。

       10.规划要转换的档案和历史记录，审查结果和数据完整性。

       11.每周向利害关系人提供任务完成情况、任务状态和评论。

       12.获取完成项目所需的资源和技能，例如是否有能够编写程序的程序员、培训师等。

       13.与管理层合作，确保人员到位，并按时完成系统实施任务，例如审查规范、测试程序、审查转换文件、培训、编写程序等。

       14.实施和使用项目进度安排和协作工具。

       15.领导招采流程（如服务器、软件组件、软件）。

       16.项目成本估算和预算编制，检查付款发票。

       17.领导实施后的审核，制定未完成项目的任务清单，并与内部人员和供应商设定新日期，例如程序不能正常工作、用户需要进一步的教育和培训等。

       18.对第一阶段延期的功能进行优先级排序、评估和调度，包括删除一些简化实现的事项。

       19.对整个项目进行风险分析。

       20.与所有利害关系人进行沟通。

       新系统的实施是一个复杂的过程，项目经理应该履行以上职责，委派任务，加强合作，促进项目实施的成功。同时，由于系统实施项目的失败率较高，企业对IT部门的依赖日益增加，项目经理需要找到形成项目管理流程的方式，以及使用最适合特定需求的工具，使用有效的工具和方法变得至关重要。

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