建设项目档案管理解决方案

       工程档案是一个项目从立项、可行性研究、设计、招投标到施工、竣工等全过程的真实记录和客观反映。作为一个企业，特别是施工企业来说，工程档案真实地记录了施工技术活动的全过程，是施工技术的决策和计划的依据，是承前启后的技术储备和技术资源，是科技管理的重要组成部分。因此，搞好工程项目档案管理，对提高企业的经营水平和管理水平，意义重大。

       一、档案验收中存在的问题

       工程质量验收签证原始资料不齐全，有用复印件替代原件现象，且在复印件上未能体现出原文出处；竣工图文件编制不够规范，变更部分没有充分体现，不能真正反映竣工后的工程实际情况；施工原始签证资料的格式、填写不规范，内容有失真现象；资料的跟踪收集不及时，竣工资料编制时间长、效率低、费用高；文件分类及编制规则不统一；工程资料检查手段落后、工作强度大、检索效率低。

       二、问题存在的主要原因

       （一）工程档案资料的管理没有形成制度。工程实施过程中，施工队伍和内业资料管理人员更换频繁，工程资料的交接制度不完善，有人走档案走、人走档案丢的现象出现，资料整理困难。

       （二）工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式，内业资料整理过程中的重复返工现象时有出现。

       （三）缺乏高科技的信息化技术手段对工程资料进行管理、利用和编制竣工资料。除此之外，各单位的管理水平，也是决定内业资料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外业的管理一样，都是工程建设管理的重要组成部分，在工程外业一开始就应严格按照竣工验收办法的要求收集资料、编排目录、编制档号，做到“边整理、边归档”，达到工程完成竣工文件即编制完成的目的。

       三、提高工程项目档案管理工作的途径和方法

       （一）加强档案的合同管理。工程建设单位在建设项目发包给承包方时，建议在工程合同中订立档案管理条款，明确工程竣工文件材料的形成、整理、组卷要求。

       （二）工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中。要明确工程项目负责人为项目档案主要责任人，对工程项目进行集中统一管理，保证工程项目档案系统的完整、真实和安全适用。

       （三）加强工程档案的过程控制。工程档案管理应与工程建设同步，在工程建设过程中进行跟踪管理，建立健全的项目档案。一是把握工程初期准备；二是工程把关施工；三是工程竣工验交。三个不同的阶段都要严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档，杜绝工程结束后“补档案”的不当行为发生。

       （四）工程档案资料的收集整理工作列入工作绩效的考核项目。定期检查评比，优胜者给予奖励，建议设立工程档案专项验收保证金，将竣工档案的编制工作与计量支付和质量保证金结合起来，可规定如不通过工程档案专项验收或不能及时完成档案的整理归档，不予结算或扣一定金额的质量保证金，以此保证竣工档案及时、顺利地通过验收。

       （五）重视档案人才的培养，努力提高建设档案人员的素质。加强档案管理新知识、新技术运用的教育，档案人员以学习并贯彻执行现行《细则》为契机，使档案工作者在档案的收集、整理、组卷、编目、分类、排列、归档范围及档号编制等方面的业务知识更加精深，对现有的档案人员，通过进修、培训、参观学习，与其他单位开展交流等方式，不断拓宽其知识面，增强业务能力。

       工程建设项目的档案管理，关键在于加强过程控制，坚持建路与建档同步发展；强化档案业务技术咨询服务；深入开展建设项目档案人员的岗位培训和继续教育，全面提高档案人员的整体素质；着力研究档案信息一体化管理；重视档案的开发利用，使得科技专业资料来源于实践，又应用于实践，为建设项目投产后运营、管理及今后的养护、维修提供可靠依据，更好地为后人服务。

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