超详细！钉钉 OA 审批里的软件究竟该如何停用？

总体介绍

在现代办公中，钉钉 OA 审批为企业的流程管理提供了极大的便利。然而，有时企业可能由于各种原因需要停用某些软件，比如软件功能不再满足需求、企业更换了新的办公软件体系等。了解钉钉 OA 审批里面软件停用的方法，对于企业高效管理软件使用、合理分配资源至关重要。接下来，我们将详细介绍关于钉钉 OA 审批里软件停用方法的相关内容。

一、明确停用软件的原因

在停用软件之前，我们首先要明确停用的原因，这有助于我们更合理地进行后续操作。

功能不匹配：随着企业业务的发展，软件原有的功能可能无法满足企业日益复杂的需求。例如，企业原本使用的一款简单的项目管理软件，只能记录项目的基本进度，但随着项目规模扩大，需要对项目成本、资源分配等进行精细管理，而该软件无法提供这些功能，此时就有停用的必要。

成本考虑：软件的使用往往伴随着一定的成本，包括购买费用、维护费用等。如果企业发现软件的使用成本过高，且投入产出比不理想，就可能会选择停用。比如一款高级的数据分析软件，每年的授权费用高达数十万元，但企业实际使用的功能只占其全部功能的一小部分，此时停用该软件可以节省成本。

有更优替代：市场上不断涌现新的软件产品，当企业发现有更适合自身业务、功能更强大且价格更合理的软件时，就会考虑停用原有的软件。例如，企业原本使用的一款办公协作软件，界面复杂、操作不便捷，而新出现的一款软件界面简洁、功能丰富且易于上手，企业就可能会选择停用旧软件。

安全风险：如果软件存在安全漏洞，可能会导致企业数据泄露等问题，为了保障企业信息安全，就需要停用该软件。比如某款财务软件被发现存在数据传输加密不完善的问题，企业为了保护财务数据安全，会立即停用该软件。

二、评估停用软件的影响

停用软件并非简单的操作，我们需要评估其可能带来的影响，以便做好应对措施。

业务流程中断：很多软件在企业的业务流程中扮演着重要角色，停用软件可能会导致业务流程中断。例如，企业使用的一款订单管理软件，停用后可能会导致订单录入、跟踪等环节无法正常进行，影响企业的销售业务。

数据迁移问题：如果软件中存储了大量的企业数据，停用软件时需要考虑数据的迁移问题。比如企业使用的一款客户关系管理软件，里面存储了大量的客户信息、销售记录等，停用该软件后，需要将这些数据迁移到新的软件中，否则可能会造成数据丢失。

员工适应问题：员工已经习惯了使用某款软件进行工作，停用软件后，需要重新学习新的软件或工作方式，这可能会影响员工的工作效率。例如，企业停用了一款常用的文档编辑软件，员工需要时间来适应新的文档编辑软件的操作界面和功能。

与其他系统的兼容性：有些软件可能与企业的其他系统存在关联，停用软件可能会影响这些系统的正常运行。比如一款财务软件与企业的 ERP 系统进行了数据对接，停用财务软件可能会导致 ERP 系统中的财务数据无法正常更新。

三、备份软件中的重要数据

在停用软件之前，备份软件中的重要数据是必不可少的步骤，以防止数据丢失。

确定备份内容：我们需要明确哪些数据是重要的，需要进行备份。比如对于一款人力资源管理软件，员工的基本信息、考勤记录、薪资数据等都属于重要数据，需要进行备份。

选择备份方式：可以选择本地备份或云端备份。本地备份可以将数据存储在企业内部的服务器或外部存储设备上，如移动硬盘。云端备份则是将数据上传到云端存储服务提供商的服务器上，如阿里云、腾讯云等。例如，企业可以将一款办公软件中的文档数据备份到阿里云的对象存储服务中。

设置备份频率：根据数据的更新频率，设置合理的备份频率。对于数据更新频繁的软件，如销售管理软件，建议每天进行备份；对于数据更新相对较慢的软件，如档案管理软件，可以每周或每月进行备份。

验证备份数据的完整性：备份完成后，需要验证备份数据的完整性，确保数据在备份过程中没有丢失或损坏。可以通过恢复部分备份数据到测试环境中进行检查。

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四、检查软件的使用权限

在停用软件之前，要检查软件的使用权限，确保停用操作符合相关规定。

管理员权限：一般来说，只有具有管理员权限的人员才能进行软件停用操作。我们需要确认自己是否具备管理员权限，如果没有，需要联系企业的系统管理员。例如，在钉钉 OA 审批中，只有企业的超级管理员或被赋予软件管理权限的管理员才能停用软件。

软件授权情况：了解软件的授权方式和授权期限。有些软件是按年授权的，如果在授权期限内停用，可能需要根据授权协议进行处理。比如一款设计软件，企业购买了一年的授权，在使用半年后想要停用，需要查看授权协议中关于提前停用的相关条款。

用户使用权限收回：在停用软件之前，要收回所有用户对该软件的使用权限，避免在停用过程中出现数据泄露或误操作。可以通过钉钉 OA 审批中的权限管理功能，批量收回用户对软件的访问权限。

关联权限检查：有些软件可能与其他系统或功能存在关联权限，需要检查并处理这些关联权限。比如一款财务软件与钉钉的审批流程关联，在停用财务软件时，需要解除这种关联，避免影响钉钉审批流程的正常运行。

五、在钉钉 OA 审批中发起停用申请

当我们完成前面的准备工作后，就可以在钉钉 OA 审批中发起停用申请。

进入审批界面：打开钉钉，找到 OA 审批应用，进入审批界面。在审批界面中，找到软件停用相关的审批模板，如果没有现成的模板，可以根据企业的实际情况自定义一个审批模板。

填写申请信息：在审批申请中，详细填写软件的名称、停用原因、预计停用时间等信息。例如，在停用一款办公自动化软件的申请中，填写“因软件功能无法满足企业发展需求，预计于本月底停用该软件”。

选择审批流程：根据企业的审批制度，选择合适的审批流程。一般来说，软件停用申请可能需要经过部门负责人、IT 部门、财务部门等多个环节的审批。

提交申请：确认申请信息无误后，点击提交按钮，将申请发送给相关审批人员。

六、等待审批结果

提交申请后，我们需要等待审批结果，在等待过程中可以进行一些跟进工作。

了解审批进度：可以通过钉钉 OA 审批中的进度查询功能，了解申请的审批进度。比如查看申请当前处于哪个审批环节，是否有审批人员提出了意见等。

及时沟通协调：如果审批人员提出了疑问或需要补充信息，要及时与审批人员沟通协调，提供所需的资料。例如，审批人员对软件停用的原因提出疑问，我们可以详细解释软件功能不匹配的具体情况。

做好应对准备：如果申请被驳回，要了解驳回的原因，并根据原因进行相应的调整，重新发起申请。如果申请通过，要做好后续停用软件的准备工作。

关注审批时间：注意审批的时间限制，避免审批时间过长影响软件停用的进度。如果审批时间超出了预期，可以适当催促相关审批人员。

七、执行软件停用操作

当审批通过后，我们就可以执行软件停用操作了。

在钉钉中操作：登录钉钉 OA 审批系统，找到软件管理模块，在已安装的软件列表中找到要停用的软件，点击停用按钮。根据系统提示完成后续操作，如确认停用信息、输入验证码等。

通知相关人员：软件停用会影响到相关人员的使用，因此要及时通知他们。可以通过钉钉群消息、邮件等方式通知用户软件即将停用的时间和相关注意事项。例如，通知员工某款考勤软件将于下周一起停用，提醒他们使用新的考勤方式。

检查停用效果：停用操作完成后，要检查软件是否已经成功停用。可以尝试使用相关账号登录软件，看是否无法登录或无法访问软件功能。

清理软件残留：如果软件在停用后还在系统中留下了一些残留文件或数据，要及时进行清理，以释放系统资源。可以使用系统自带的磁盘清理工具或专业的软件清理工具进行清理。

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八、评估停用后的效果

软件停用后，我们需要对停用效果进行评估，以便总结经验教训。

业务流程是否顺畅：观察停用软件后企业的业务流程是否受到影响，是否能够正常运转。如果发现业务流程出现了问题，要及时分析原因并采取相应的解决措施。例如，停用一款供应链管理软件后，发现原材料采购流程出现了延误，需要分析是由于新的采购方式不熟悉还是其他原因导致的。

成本是否降低：对比软件停用前后企业的成本支出，看是否达到了降低成本的目的。比如计算停用软件后节省的购买费用、维护费用等。

员工满意度：了解员工对软件停用的看法和满意度。可以通过问卷调查、面谈等方式收集员工的意见。如果员工对停用软件表示满意，说明停用决策是正确的；如果员工有不满情绪，要及时了解原因并进行调整。

数据安全是否保障：检查停用软件后企业的数据是否安全，是否存在数据泄露的风险。比如检查备份数据是否完整、是否有未经授权的数据访问等情况。

九、总结经验教训

完成软件停用后，我们要总结经验教训，以便在未来的软件管理中做出更合理的决策。

记录停用过程：将软件停用的整个过程进行详细记录，包括停用原因、操作步骤、遇到的问题及解决方法等。这有助于我们在后续遇到类似情况时能够快速参考。

分析决策合理性：回顾停用软件的决策过程，分析决策是否合理。如果决策正确，总结成功的经验；如果决策存在问题，分析问题出在哪里，以便在未来避免类似的错误。

优化软件管理策略：根据本次软件停用的经验，优化企业的软件管理策略。比如制定更科学的软件评估标准、建立更完善的软件停用流程等。

加强员工培训：如果在软件停用过程中发现员工对新的软件或工作方式不熟悉，要加强员工培训，提高员工的操作技能和适应能力。

十、制定软件使用的长期规划

为了避免频繁停用软件带来的不便和损失，企业需要制定软件使用的长期规划。

评估企业需求：定期对企业的业务需求进行评估，了解企业未来的发展方向和软件使用需求。例如，根据企业的业务拓展计划，预测未来可能需要的软件功能。

选择合适的软件：在选择软件时，要综合考虑软件的功能、成本、易用性等因素，选择最适合企业的软件。可以通过试用、调研等方式对市场上的软件进行比较。

建立软件更新机制：随着技术的发展和企业的变化，软件也需要不断更新。建立软件更新机制，定期对软件进行评估和更新，确保软件始终能够满足企业的需求。

持续监控软件使用情况：对软件的使用情况进行持续监控，及时发现软件使用过程中出现的问题，并采取相应的措施。比如监控软件的使用频率、用户反馈等。

常见用户关注的问题：

一、钉钉 OA 审批里停用软件有啥影响不？

我听说好多人在停用软件的时候都有点担心会不会有啥不好的影响，就好像关了个开关，也不知道后面会咋样。我就想知道停用钉钉 OA 审批里的软件到底会咋样。

停用钉钉 OA 审批里的软件通常会有以下一些影响：

功能使用方面：软件停用后，与之相关的审批流程、功能模块等将无法正常使用。比如，如果停用的是请假审批软件，员工就没办法在钉钉里提交请假申请，审批人也无法进行审批操作了。

数据方面：一般情况下，已有的审批数据会被保留，但可能无法再对这些数据进行新增、修改等操作。不过不同软件可能有不同的规则，有些软件可能会在停用一段时间后对数据进行清理。

员工使用习惯方面：员工原本熟悉的操作流程和使用方式会被打破，需要重新适应没有该软件的工作模式。

二、停用钉钉 OA 审批里的软件后还能恢复不？

朋友说有时候停用软件可能就是暂时的，但是又担心停用了就再也恢复不了，就好像把东西扔了又想捡回来一样。我就想知道到底能不能恢复。

通常情况下，停用钉钉 OA 审批里的软件后是可以恢复的，不过具体恢复方式和条件可能因软件而异。

如果是在钉钉平台内的官方软件：一般在软件管理页面会有“启用”选项。你进入相关的软件管理界面，找到已停用的软件，点击“启用”按钮，按照系统提示进行操作，就有可能恢复使用。

如果是第三方软件：可能需要联系软件的供应商或者客服。他们会根据具体情况为你提供恢复软件使用的指导，可能需要重新进行授权、配置等操作。

在恢复软件使用前，最好先确认软件是否有相关的使用期限、费用等问题，避免出现不必要的麻烦。

三、停用钉钉 OA 审批里的软件要注意啥不？

我想知道停用软件可不是随便点个按钮就行的，肯定有一些要注意的地方，就像做任何事情都有一些小窍门一样。

停用钉钉 OA 审批里的软件时需要注意以下几点：

数据备份：在停用软件之前，一定要对重要的数据进行备份。比如审批记录、员工信息等，避免软件停用后数据丢失或者无法访问。你可以将数据导出到本地或者其他存储设备中。

通知相关人员：要提前通知使用该软件进行审批的员工和审批人。让他们知道软件即将停用，做好相应的准备，避免因软件停用而影响工作的正常开展。

确认停用后果：了解停用软件后可能会产生的影响，比如是否会影响其他相关功能的使用、数据是否会被清理等。如果有疑问，可以咨询钉钉客服或者软件供应商。

四、怎么判断钉钉 OA 审批里的软件该不该停用？

假如你有一堆软件，也不知道哪个该留哪个该停，就像衣柜里衣服太多，不知道该扔哪件一样。我就想知道怎么判断软件该不该停用。

可以从以下几个方面来判断钉钉 OA 审批里的软件是否该停用：

使用频率：如果一个软件长时间没有人使用，或者使用的人数极少，那么它可能就没有继续保留的必要了。你可以查看软件的使用统计数据，了解使用情况。

功能匹配度：看软件的功能是否还能满足企业的需求。如果企业的业务发生了变化，软件的功能已经无法适应新的工作流程，那么就可以考虑停用。

费用成本：有些软件是需要付费使用的，如果软件的费用较高，而带来的效益却不明显，那么就需要权衡是否要继续使用。

软件性能：如果软件经常出现卡顿、崩溃等问题，影响了正常的审批工作，而且经过多次维护也无法解决，那么也可以考虑停用。

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