行政办公

随着办公的复杂化,很多单位人员开始有了外出办公需要用到车辆,对于用车频率偏多、人多的企业来说与车辆的管理也成为了管理的一大难题,特别是在实现统一的管理、调度、维护方面,车辆管理不到位也会造成很多潜在的损失。而OA办公系统的车辆管理可以帮助企业对单位内的车辆进行有效的管理,可以及时掌握车辆的使用状态包括车辆信息。

OA车辆管理软件

  一、那么企业在对车辆管理的过程当中,主要会面临哪些问题呢?

  1、车辆利用率低:怠工、恶意拖延在外逗留导致一天事情两天做;

  2、管理被动:车辆的真实行程难以准确得知,难以合理安排车辆;

  3、费用居高不下:无法核对其真实性,所以导致费用虚高;

  4、交通事故频繁:超速行车后果严重,为人、车安全埋下隐患;

  除了以上的问题,在我们企业实际的管理当中肯定还有更多相似的情况,其主要原因是由于车辆管理的多维度性和车辆使用的灵活性,传统的表格管理方式很难及时跟进企业车辆的使用状态的原因,比如说员工或相关人员乱用车、乱报销费用、部门人员对车辆使用情况掌握不清、公车私用等情况,而OA办公系统的出现则可以有针对性地解决这些疑难杂症,解决企业所急需的问题,使企业加强对车辆的管理,提高车辆的使用效率,达到物尽其用、高效节能的效果。

车辆管理oa软件

  二、OA办公管理系统是如何对企业的车辆进行管控?

  通过OA办公管理系统的功能来对企业的车辆进行管理已经是司空见惯了,OA系统支持把车辆管理和工作流程相结合,通过流程引擎实现车辆管理数据与流程数据关联,更好地解决找车难、管车难、调度难、统计难的问题。

  如泛普软件的OA系统,就包含了车保管理、车检管理、车辆申请、车辆审批、车辆申请记录、车辆使用记录、车辆信息管理、车辆预约情况、调度车辆管理、司机管理、车辆类型管理等多个模块。

  1、首先,车辆管理员进行车辆登记,管理车辆的基本信息,如车牌号、车辆类型、购买日期、厂牌型号、使用状态、调度人员、车辆照片等,相当于给车辆建立了详细的电子档案,也可对已有的车辆信息进行修改和删除,方便用户查询和管理

  2、其次,如何申请车辆才更加高效呢?OA系统工作流引擎绑定车辆管理功能。如果员工需要用车,在OA系统的用车申请流程中,申请人需填写好用车人,以及车辆选择、预约司机、起始时间及审批人员、调度员等信息,流程会自动流转到车管员及上级领导层进行审批,免去了自己跑部门的麻烦。并且,通过车辆预约情况表,管理员可查看每台车辆的预约情况,达到快捷、恰当的车辆安排和管控。

车辆管理oa

  3、再次,除了能够申请车辆外,OA系统还包含车保管理功能。在保险录入时,对于所选车辆的保险单号、保险名称、保险公司、投保时间、保险金额、结束时间、购买人都有详细的记录。其中,人性化的设计之一“续保提醒”这一环节更是受到用户的喜爱,既在保险到期前,车管员会收到提醒消息,提前天数可由车管员自行设定,便于用户及时续保。

  4、最后,OA系统还提供了完善的车检管理功能。车辆管理员在新建车检单时,可录入大量详细信息,包括车检单号、车间名称、车检公司、车检人、车牌号、上次车检时间、车检金额等内容。并且在车检到期前,车管员会收到续检提醒,提前天数可由车辆管理员自行设定,便于用户及时送检。

  5、在OA办公系统当中,还提供了车辆管理的报表:通过报表功能,打造了用车申请统计表、车辆行驶统计表、驾驶员本月外出次数统计表。每位员工的用车次数、车辆行驶里程以及驾驶员外勤次数通过图表清晰可见。

oa车辆管理系统

  管理层能够通过车辆统计报表,分析车辆去向、车辆能耗情况,决定是否购置新车和新车类型,并且可以快速了解司机的工作状态。

  通过以上的这些管理方案可以看出OA系统的管理可以加强车辆管理,系统规范的车辆管理既可以提高车辆的使用效率,达到物尽其用,还可以高效办公、节能环保。

  三、那么OA办公系统的车辆管理有哪些价值?

  1、实时了解每一辆车状态,掌控已派出车辆的反馈时间,方便调度;

  2、微信订乘系统中班车信息实时发布,全面统计各条线路乘车人数;

  3、申请用车时,可以看到已预订将要外出车辆,拼车节省用车资源;

  4、车辆统计图形和数字报表,给管理层提供更客观准确的分析依据。

  OA办公系统针对企业所提出的车辆管理参考建议方案,使企业的车辆使用变得清晰、透明,车辆信息、使用信息一目了然,避免了公事抢用车、等用车、无车用的问题,使得车辆管理更加系统化、简单化、合理化。

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