用电子表格做小超市的进销存账，能替代专业软件吗？

一、进销存账是什么

在我们的日常生活中，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这时候就需要用到进销存账了。简单来说，进销存账就是记录商品从采购进来，到销售出去，以及库存数量变化的一本账。

进货：就好比你开了一家水果店，从水果批发商那里购进了苹果、香蕉等水果，这些水果的种类、数量、进价等信息都要记录下来，这就是进货的部分。

销售：当有顾客来买水果时，你把苹果、香蕉卖给了他们，卖了多少斤，卖了多少钱，这些销售信息也得记清楚。

库存：每天营业结束后，你得看看店里还剩下多少苹果、香蕉，这就是库存。库存数量会随着进货和销售不断变化。

二、准备工作

在开始用电子表格做进销存账之前，我们得先做好一些准备工作。

选择电子表格软件：市面上有很多电子表格软件可以选择，比如微软的 Excel、WPS 表格等。这些软件功能都很强大，操作也比较简单，你可以根据自己的使用习惯来选择。

规划表格结构：我们要先想好进销存账的表格要包含哪些内容。一般来说，进货表格要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额等信息；销售表格要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、销售金额等信息；库存表格要记录商品名称、期初库存数量、本期进货数量、本期销售数量、期末库存数量等信息。

收集基础数据：把你店里现有的商品信息收集起来，包括商品名称、规格、进价、售价等，这些数据是做进销存账的基础。

三、创建进货表格

现在我们开始创建进货表格。

设置表头：打开电子表格软件，在第一行依次输入“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等表头信息。

输入数据：当有进货发生时，按照表头的要求，把相应的信息输入到表格中。比如，你在 5 月 1 日进了 100 斤苹果，进价是 3 元/斤，那么在“进货日期”栏输入“5 月 1 日”，“商品名称”栏输入“苹果”，“进货数量”栏输入“100”，“进货单价”栏输入“3”，“进货金额”栏可以通过公式“=进货数量进货单价”自动计算得出，即“=1003”，结果为“300”。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，在“商品名称”栏设置下拉菜单，把所有的商品名称都列在里面，这样在输入商品名称时就只能从下拉菜单中选择，避免输入错误。

四、创建销售表格

销售表格的创建和进货表格类似。

设置表头：在新的工作表中，第一行依次输入“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等表头信息。

输入数据：当有销售发生时，及时把销售信息输入到表格中。例如，5 月 2 日卖出了 20 斤苹果，售价是 5 元/斤，就在“销售日期”栏输入“5 月 2 日”，“商品名称”栏选择“苹果”，“销售数量”栏输入“20”，“销售单价”栏输入“5”，“销售金额”栏通过公式“=销售数量销售单价”计算得出，即“=205”，结果为“100”。

关联进货数据：可以通过 VLOOKUP 等函数，把销售表格中的商品信息和进货表格中的信息关联起来，这样可以方便查看商品的进价、进货日期等信息。

五、创建库存表格

库存表格是进销存账的核心部分，它能让你清楚地知道每种商品的库存情况。

设置表头：在新的工作表中，第一行依次输入“商品名称”“期初库存数量”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存数量”等表头信息。

计算库存数量：“期初库存数量”可以根据实际情况手动输入。“本期进货数量”可以通过 SUMIF 函数从进货表格中统计得出，“本期销售数量”可以通过 SUMIF 函数从销售表格中统计得出。“期末库存数量”通过公式“=期初库存数量+本期进货数量-本期销售数量”计算得出。比如，苹果的期初库存数量是 50 斤，本期进货 100 斤，本期销售 20 斤，那么期末库存数量就是“=50+100-20”，结果为“130”斤。

库存预警：为了避免商品缺货或积压，可以设置库存预警。比如，当某种商品的期末库存数量低于一定值时，表格会自动提醒你补货。可以通过条件格式来实现这个功能。

六、数据统计与分析

做好进销存账后，我们还可以对数据进行统计和分析，以便更好地管理店铺。

销售统计：可以统计出每个月、每个季度或每年的销售总额、销售数量、不同商品的销售占比等信息。通过这些数据，你可以了解哪些商品比较畅销，哪些商品滞销，从而调整进货策略。

利润分析：通过销售金额和进货金额的对比，可以计算出每个商品的利润，以及总的利润。这样你就能清楚地知道自己的盈利情况。

库存周转率分析：库存周转率反映了商品的销售速度。计算公式为“库存周转率=销售成本/平均库存余额”。通过分析库存周转率，你可以判断库存管理是否合理，是否需要加快库存周转。

七、使用电子表格做进销存账的注意事项

在使用电子表格做进销存账时，有一些地方需要注意。

数据及时更新：每次进货、销售发生后，要及时把数据输入到表格中，保证数据的及时性和准确性。

备份数据：定期备份电子表格文件，防止数据丢失。可以把文件备份到云端或外部存储设备中。

公式检查：在使用公式计算数据时，要仔细检查公式是否正确，避免因公式错误导致数据计算错误。

八、建米软件助力进销存管理

虽然电子表格可以满足基本的进销存账需求，但当业务量逐渐增大时，可能会遇到数据处理复杂、分析功能有限等问题。这时候可以试试建米软件，它专门针对企业的进销存管理开发，能够自动同步进货、销售和库存数据，实时生成各种统计报表，还能进行智能分析，帮助你更高效地管理企业的进销存业务。

以上就是关于如何用电子表格做进销存账的详细介绍，希望能帮助你更好地管理商品的进销存。

常见用户关注的问题：

一、电子表格做进销存账有什么优点？

我听说好多人都用电子表格做进销存账呢，我就想知道它到底有啥优点。其实啊，用电子表格做进销存账确实有不少好处。

成本低：电子表格软件，像Excel，很多电脑都自带，或者能免费下载使用，不用额外花大价钱去买专门的进销存软件，对于小商家来说，能省不少成本呢。

易上手：大部分人都接触过电子表格，基本的操作很容易掌握。不需要专门去学习复杂的软件操作，稍微花点时间就能自己设计出适合自己的进销存表格。

灵活性高：可以根据自己的需求随意调整表格的格式、内容和公式。比如，你可以随时添加新的商品类别、修改统计项目，想怎么改就怎么改。

便于分享：电子表格文件可以很方便地通过邮件、即时通讯工具等分享给团队成员或者合作伙伴。大家可以同时查看和编辑，方便沟通和协作。

数据处理方便：电子表格有强大的函数和公式功能，能快速对进销存数据进行计算和统计。比如，能自动计算库存数量、成本、利润等，提高工作效率。建米软件也是一款专业的进销存管理软件，如果电子表格不能满足你的复杂需求，建米软件或许是个不错的选择。

二、用电子表格做进销存账需要注意什么？

朋友说用电子表格做进销存账挺方便的，但也有不少要注意的地方。我就想仔细了解一下，到底要注意啥。

数据准确性：录入数据的时候一定要认真仔细，一个数字输错了，可能就会导致整个账目出错。每次录入完数据，最好再核对一遍。

表格设计合理性：要根据自己的业务流程和需求设计表格。比如，要合理安排商品信息、进货日期、出货日期、数量、价格等项目的位置，方便查看和统计。

备份数据：电子表格文件容易因为电脑故障、误删除等原因丢失。所以要定期备份文件，最好备份到不同的存储设备上，比如移动硬盘、云盘等。

权限管理：如果多人使用同一个表格，要设置好不同的权限。比如，有的人只能查看数据，有的人可以修改数据，避免数据被误修改。

更新及时：每次有进货、出货的操作，都要及时更新表格中的数据。不然库存数量就不准确了，会影响后续的决策。要是觉得电子表格更新数据麻烦，建米软件可以实现数据的实时更新，让你随时掌握准确的库存信息。

三、电子表格做的进销存账能满足企业长期发展需求吗？

假如你是个企业老板，肯定会想电子表格做的进销存账能不能满足企业长期发展的需求。我也挺好奇这个问题的。

初期适用：在企业发展初期，业务量比较小，电子表格做的进销存账基本能满足需求。操作简单，成本低，能快速记录和统计数据。

局限性显现：随着企业业务的增长，电子表格的局限性就会逐渐显现出来。比如，数据量增大后，表格的处理速度会变慢，容易出现卡顿。

功能不足：电子表格的功能相对有限，不能实现一些复杂的管理功能。像库存预警、采购计划自动生成、销售数据分析等功能，电子表格很难做到。

协作困难：当企业团队成员增多，需要多人协作处理进销存数据时，电子表格的协作性就不如专业软件了。容易出现数据冲突、版本不一致等问题。

建米软件的优势：对于企业长期发展来说，建米软件能提供更全面、更强大的功能。它可以实现库存实时监控、智能采购管理、精准销售分析等，帮助企业提高管理效率和决策水平。

四、怎样用电子表格做出美观又实用的进销存账？

我想知道怎样用电子表格做出那种既美观又实用的进销存账。毕竟，好看的表格看着也舒服，用起来也更顺手。

合理布局：把表格的各个部分合理安排，比如标题、表头、数据区、统计区等。可以用不同的颜色或者边框来区分，让表格层次更清晰。

选择合适字体和字号：字体要选择清晰易读的，字号大小要适中。标题可以用大一点的字号，数据区用小一点但能看清的字号。

运用图表：把一些重要的数据用图表展示出来，比如柱状图、折线图等。这样能更直观地看出数据的变化趋势和对比情况。

设置数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，限制输入的日期格式、数量范围等，避免输入错误的数据。

添加注释和说明：对于一些复杂的公式或者特殊的项目，可以添加注释和说明。让其他人一看就明白表格的含义和使用方法。建米软件也有简洁美观的界面和实用的功能，如果觉得电子表格设计起来太麻烦，建米软件可以直接为你提供专业的解决方案。