用电子表格做库存进销存台账，能替代人工记录库存吗？

一、库存进销存台账是什么

在说电子表格怎么做库存进销存台账之前，咱得先搞明白啥是库存进销存台账。简单来说，它就像是一个账本，详细记录了企业或者商家库存商品的进货、销售和现存情况。

进货记录：这部分记录了商品是啥时候进来的，进了多少，从哪个供应商那里进的，进价是多少等等。比如说，一家水果店进了 100 斤苹果，是从本地的一个果农那里进的，进价是 3 元一斤，这些信息都要详细记下来。

销售记录：记录商品的销售情况，包括卖出去了多少，卖给了谁，售价是多少，啥时候卖的。还是拿水果店举例，某天卖出了 20 斤苹果，卖给了一个顾客，售价是 5 元一斤，这些都得在台账里体现。

现存记录：就是实时记录库存里还剩下多少商品。像水果店，进了 100 斤苹果，卖出去 20 斤，那现存就是 80 斤。

二、做库存进销存台账前的准备

在动手用电子表格做台账之前，有些准备工作可得做好。

确定表格结构：得先想好表格要包含哪些内容，也就是列标题。一般来说，进货部分要有日期、供应商、商品名称、数量、单价、金额；销售部分要有日期、客户、商品名称、数量、单价、金额；现存部分要有商品名称、数量。比如你开了一家文具店，在表格里就要把铅笔、橡皮、笔记本等商品的这些信息都记录清楚。

收集基础数据：把现有的库存商品信息收集起来，包括商品名称、数量、进价等。还是以文具店为例，你得知道店里现在有多少支铅笔，每支铅笔的进价是多少。

选择电子表格软件：常见的有 Excel、WPS 表格等。这些软件功能都挺强大的，能满足我们做库存进销存台账的需求。比如说 Excel，很多人都用过，操作也比较简单。

三、创建库存进销存台账表格

现在就可以开始创建表格了。

新建表格：打开你选好的电子表格软件，新建一个空白表格。

设置列标题：按照前面确定的表格结构，在第一行输入列标题。比如在 A1 单元格输入“日期”，B1 单元格输入“供应商”，以此类推。

调整格式：为了让表格看起来更清晰，我们可以调整一下格式。比如把列宽调整合适，让内容能完整显示；给标题行设置一个不同的字体颜色或者背景颜色，突出显示。像把标题行的字体颜色设置成蓝色，这样一眼就能看到标题。

四、录入基础数据

表格建好了，接下来就要把收集好的基础数据录入进去。

录入现存数据：从第二行开始，依次录入商品的现存信息。比如商品名称是“铅笔”，数量是 500 支，就在对应的单元格里输入这些内容。

录入进货历史数据：如果有之前的进货记录，也按照日期顺序录入到表格里。比如之前进过一批铅笔，是 3 月 1 号进的，从 XX 供应商那里进的，进了 200 支，单价是 0.5 元一支，就在对应的行里把这些信息填好。

录入销售历史数据：同样的，把之前的销售记录也录入进去。比如 3 月 5 号卖出了 50 支铅笔，卖给了 XX 客户，售价是 1 元一支，就把这些信息录入到相应的单元格。

五、使用公式计算数据

光录入数据还不够，我们还得用公式来计算一些数据，比如进货金额、销售金额、现存数量等。

计算进货金额：进货金额等于进货数量乘以进货单价。在电子表格里，我们可以用公式来实现。比如进货数量在 C 列，进货单价在 D 列，进货金额在 E 列，在 E2 单元格输入“=C2D2”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每一行的进货金额。

计算销售金额：销售金额等于销售数量乘以销售单价。方法和计算进货金额类似，在相应的单元格输入公式就可以。

计算现存数量：现存数量等于上一次的现存数量加上本次进货数量减去本次销售数量。这个稍微复杂一点，不过也可以用公式来实现。比如说现存数量在 F 列，上一次现存数量在 F1 单元格，本次进货数量在 C 列，本次销售数量在 G 列，在 F2 单元格输入“=F1+C2 - G2”，然后向下拖动填充柄。

六、数据的更新与维护

库存进销存台账不是一次性做好就不管了，得定期更新和维护。

及时录入新数据：每次有进货或者销售的情况，都要及时把数据录入到表格里。比如文具店今天又进了 100 本笔记本，或者卖出了 20 支铅笔，就要马上把这些信息录入进去。

检查数据准确性：定期检查表格里的数据，看看有没有录入错误或者计算错误。比如发现某一行的进货金额计算错误，要及时修改。

备份数据：为了防止数据丢失，要定期备份表格。可以把表格保存到 U 盘或者云盘里。比如说每个月把表格备份一次，这样就算电脑出问题了，数据也不会丢失。

七、利用电子表格的高级功能优化台账

电子表格还有很多高级功能，可以让我们的库存进销存台账更完善。

数据筛选：当表格里的数据很多的时候，我们可以用数据筛选功能快速找到我们需要的数据。比如只想看某个供应商的进货记录，就可以通过筛选功能只显示这个供应商的信息。

数据排序：可以按照日期、数量、金额等进行排序。比如按照日期排序，就能清楚地看到进货和销售的时间顺序。

图表制作：把数据做成图表，能更直观地看到库存的变化情况。比如用柱状图来表示每个月的进货和销售数量，这样一眼就能看出哪个月进的货多，哪个月卖的货多。

八、建米软件助力库存管理

如果觉得用电子表格做库存进销存台账还是有点麻烦，或者想要更强大的功能，其实可以试试建米软件。它在库存管理方面有很多优势，比如可以自动更新库存数据，实时掌握库存情况。而且它的操作界面简单易懂，就算是不太懂电脑的人也能轻松上手。有了建米软件，能让库存管理变得更轻松、更高效。

以上就是用电子表格做库存进销存台账的详细步骤和一些相关的注意事项，希望能帮到你把库存管理得井井有条。

常见用户关注的问题：

一、电子表格做库存进销存台账有啥好处？

我听说很多人都用电子表格来做库存进销存台账，我就想知道这到底有啥好处呢。下面咱就来唠唠。

操作简单：电子表格软件，像 Excel，大家平时多少都接触过，基本的操作很容易上手。就算你没什么专业的会计知识，也能很快学会用它来记录库存进销存的情况。不像一些专门的软件，可能还得花时间去培训学习。

成本低：一般来说，电子表格软件是办公软件套装里的一部分，很多电脑系统自带，或者花很少的钱就能买到正版。相比专门的库存管理软件，能省不少钱呢。对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，这可是很重要的。

灵活性高：你可以根据自己的实际需求，随意设计表格的格式和内容。比如，你可以添加不同的列来记录商品的详细信息，像规格、颜色、批次等等。也能随时修改表格的公式和计算方式，以适应不同的业务场景。

方便共享：电子表格可以很方便地通过邮件、即时通讯工具等方式进行共享。团队成员之间可以同时查看和编辑表格，提高工作效率。比如，销售人员可以及时更新销售数据，仓库管理人员能同步看到库存变化。

数据可视化：电子表格有强大的图表功能，可以把库存进销存的数据以直观的图表形式展示出来，像柱状图、折线图等。这样就能更清晰地看到数据的变化趋势，方便进行数据分析和决策。

二、用电子表格做库存进销存台账容易出错吗？

朋友说用电子表格做库存进销存台账有时候会出错，我就想知道是不是真的。下面来仔细说说。

人为输入错误：在录入数据的时候，很容易因为粗心大意输错数字或者文字。比如，把商品的数量多输了一个零，或者把商品名称写错了。一旦出现这种错误，后面的计算和统计就都会跟着出错。

公式设置错误：电子表格的计算主要依靠公式，如果公式设置不正确，计算结果肯定就不对。比如，在计算库存余额的时候，公式里的加减符号用错了，就会导致库存数据不准确。而且公式一旦设置错误，很难一下子发现。

数据更新不及时：当有新的进货或者销售发生时，如果没有及时在电子表格里更新数据，就会导致库存数据和实际情况不符。比如，商品已经卖出去了，但表格里的库存数量还是原来的，这样就会影响后续的采购和销售决策。

版本混乱：如果多人同时使用电子表格进行操作，可能会出现版本不一致的情况。比如，有人在旧版本的表格上进行了修改，而其他人用的是新版本，这样就会导致数据混乱。

缺乏审核机制：电子表格不像专门的库存管理软件有完善的审核机制。在录入和修改数据时，很难对数据的准确性和合理性进行有效的审核。这就增加了出错的风险。

三、电子表格做库存进销存台账能满足大企业需求吗？

我想知道电子表格做库存进销存台账能不能满足大企业的需求呢。毕竟大企业的业务更复杂。下面来分析分析。

数据量方面：大企业的库存商品种类多、交易频繁，数据量非常大。电子表格在处理大量数据时，可能会出现运行缓慢甚至卡顿的情况。而且，当数据量超过一定限度时，电子表格的性能会受到很大影响，不利于数据的快速处理和分析。

功能完整性方面：大企业对库存管理的要求比较高，需要有完善的功能，像库存预警、批次管理、成本核算等。电子表格虽然可以通过一些公式和函数来实现部分功能，但相比专门的库存管理软件，功能还是不够全面和强大。

安全性方面：大企业的库存数据涉及商业机密，对数据的安全性要求很高。电子表格的安全防护措施相对较弱，容易受到病毒、黑客攻击，也容易出现数据泄露的情况。而专门的库存管理软件通常有更完善的安全机制。

协作性方面：大企业的库存管理涉及多个部门和岗位，需要团队成员之间密切协作。电子表格在多人协作方面存在一定的局限性，比如容易出现版本冲突、数据不一致等问题。而专门的软件可以更好地支持多人同时操作和数据共享。

扩展性方面：随着企业的发展，业务会不断变化和扩展。电子表格很难根据企业的需求进行灵活扩展和升级。而专门的库存管理软件可以根据企业的发展进行功能定制和升级，更好地适应企业的变化。如果企业规模不是特别大，业务相对简单，电子表格也能在一定程度上满足需求。要是想更高效地管理库存，建米软件这类专门的库存管理软件是个不错的选择。

四、有没有简单的电子表格库存进销存台账模板？

朋友推荐说找个简单的模板能让做库存进销存台账更轻松，我就想知道有没有这样的模板呢。下面来给大家说说。

网上搜索：在各大搜索引擎上输入“电子表格库存进销存台账模板”，能找到很多相关的模板资源。这些模板有免费的，也有付费的。免费模板的优点是成本低，但可能在功能和格式上不够完善。付费模板通常质量更高，功能更齐全。

办公软件自带：像 Excel 这类办公软件，本身就自带了一些模板。你可以在软件里搜索“库存进销存”，就能找到相关的模板。这些模板是软件开发商根据常见的需求设计的，使用起来比较方便。

同行分享：可以向同行或者有经验的人请教，看看他们有没有合适的模板可以分享。同行之间的模板可能更符合实际业务需求，因为大家的业务场景比较相似。

专业网站下载：有一些专门提供办公模板的网站，上面有各种类型的库存进销存台账模板。这些网站的模板通常经过精心设计和整理，质量比较高。有些网站可能需要注册会员或者付费才能下载。

自己设计：如果你对电子表格的操作比较熟悉，也可以根据自己的需求自己设计模板。这样能更好地满足个性化的业务需求。自己设计模板需要花费一定的时间和精力。要是觉得自己设计麻烦，也可以考虑使用建米软件，它有现成的模板和完善的功能，能让库存管理更轻松。