用 Excel 做服装门店进销存，和专业软件比效果咋样？

一、什么是进销存以及Excel做进销存的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，老板进货就是“进”，货物存放在仓库和货架上就是“存”，把商品卖给顾客就是“销”。

很多人会选择用Excel来做进销存管理，这是有不少好处的。Excel几乎是大家电脑里都有的软件，不用额外花钱去购买其他软件，成本低。它的操作相对简单，只要你会基本的表格操作，就能上手。举个例子，一个小文具店老板，可能没学过专业的进销存软件，但用Excel就能轻松记录进货和销售情况。Excel做进销存也有一些局限性，比如数据量太大时，处理起来可能会比较慢，不过对于一些小型企业和个体商户来说，Excel还是完全够用的。

二、准备工作

确定表格结构

在开始用Excel做进销存之前，得先确定好表格的结构。一般来说，需要有进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等信息。比如你开了一家水果店，进了一批苹果，在进货表中就要详细记录进苹果的日期、苹果的品种、进了多少斤、每斤多少钱、从哪个果农那里进的货。销售表则要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等信息。库存表要实时反映商品的库存数量，随着进货和销售的变化而更新。

设置表头

表头就是表格第一行的内容，它相当于每个列的名字。在进货表中，表头可以设置为“进货日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“供应商”等。销售表的表头可以是“销售日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“客户”等。库存表的表头可以是“商品名称”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。设置表头的时候要简洁明了，让人一看就知道这一列记录的是什么内容。

三、创建进货表

输入基本信息

当有新的进货时，就在进货表中输入相应的信息。比如，一家服装店进了一批T恤，在“进货日期”这一列输入进货的具体日期，“商品名称”写“T恤”，“进货数量”填写进了多少件，“进货单价”写每件T恤的进价，“供应商”写是从哪个服装厂家进的货。

计算进货金额

进货金额等于进货数量乘以进货单价。在Excel中可以利用公式来自动计算。比如在进货表中，在“进货金额”这一列对应的单元格中输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就会自动算出进货金额。如果有很多条进货记录，只要把这个公式向下拖动，就可以快速计算出所有进货记录的进货金额。

四、创建销售表

记录销售信息

当有销售发生时，在销售表中记录相关信息。比如一家书店卖出了一本小说，在“销售日期”列输入销售当天的日期，“商品名称”写“小说”，“销售数量”写卖出了几本，“销售单价”写这本书的售价，“客户”可以写是个人购买还是某个单位购买。

计算销售金额

销售金额的计算方法和进货金额类似，等于销售数量乘以销售单价。同样在Excel中利用公式计算，在“销售金额”列对应的单元格中输入“=销售数量单元格销售单价单元格”，回车后就能得到销售金额，向下拖动公式可以计算所有销售记录的销售金额。

五、创建库存表

期初库存录入

期初库存就是在开始用Excel做进销存管理时，仓库里现有的商品数量。把每种商品的期初库存数量录入到库存表的“期初库存”列。比如一家五金店，开始管理时，仓库里有100个螺丝，就在“商品名称”为“螺丝”的那一行对应的“期初库存”单元格中输入100。

更新库存数量

库存数量会随着进货和销售而变化。期末库存等于期初库存加上本期进货数量减去本期销售数量。在Excel中可以用公式来计算。在“期末库存”列对应的单元格中输入“=期初库存单元格+本期进货数量单元格-本期销售数量单元格”，回车后就能得到期末库存数量。每次有进货或销售发生，更新进货表和销售表后，库存表的期末库存数量也会自动更新。

六、数据统计与分析

统计进货总量和销售总量

在Excel中可以利用求和函数来统计进货总量和销售总量。比如要统计某段时间内某种商品的进货总量，选中进货表中该商品的进货数量列，然后点击Excel中的求和按钮，就能得到进货总量。销售总量的统计方法类似，选中销售表中该商品的销售数量列，点击求和按钮得到销售总量。

分析销售趋势

可以通过绘制图表来分析销售趋势。比如以销售日期为横轴，销售金额为纵轴，绘制折线图。从折线图中可以直观地看出销售金额是上升还是下降，从而分析出销售趋势。如果折线呈上升趋势，说明销售情况越来越好；如果呈下降趋势，就要分析原因，是市场需求减少了，还是竞争对手增多了等。

七、使用Excel做进销存的注意事项

数据准确性

输入数据时一定要保证准确，一个小小的错误可能会导致库存数量计算错误，影响企业的决策。比如在进货表中把进货数量多输了一个零，就会让库存数量虚高。所以输入数据后要仔细核对。

数据备份

Excel文件可能会因为电脑故障、误删除等原因丢失，所以要定期备份数据。可以把Excel文件复制到移动硬盘或者上传到云盘，这样即使本地文件丢失了，也能从备份中恢复。

八、建米软件的推荐

虽然Excel能满足一些简单的进销存管理需求，但当企业业务规模扩大，数据量增多，Excel处理起来可能就会力不从心，而且操作也会变得繁琐。这时候可以试试建米软件，它能自动处理大量的进销存数据，实时更新库存信息，还能生成详细的统计报表和分析图表，大大提高工作效率，让企业的进销存管理更加轻松。

以上就是用Excel做进销存的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存需要掌握哪些基本函数？

我听说很多人想用 Excel 做进销存，但是不太清楚要掌握哪些基本函数。我就想知道这些函数是不是很难学呀。其实呀，掌握一些基本函数能让我们在做进销存的时候方便不少呢。

1. SUM 函数

这个函数可太常用啦，它主要是用来求和的。比如说我们要计算一段时间内的进货总量，或者销售总量，就可以用 SUM 函数。把需要计算的单元格区域选中，SUM 函数就能快速算出总和，简单又方便。

2. VLOOKUP 函数

当我们有两个表格，一个是商品信息表，一个是进销存记录表，我们想在进销存记录表中快速找到对应的商品信息，就可以用 VLOOKUP 函数。它能根据我们设定的条件，在另一个表格中查找并返回相应的值，就像一个小助手一样，帮我们快速匹配信息。

3. IF 函数

IF 函数就像是一个小法官，它可以根据我们设定的条件进行判断。比如我们可以设定，如果库存数量低于某个值，就显示“库存不足”，高于这个值就显示“库存充足”。通过 IF 函数，我们可以快速对数据进行分类和判断。

4. COUNT 函数

COUNT 函数是用来统计单元格中数字的个数的。在进销存中，我们可以用它来统计进货或者销售的笔数。比如统计一个月内有多少笔销售记录，用 COUNT 函数就能轻松搞定。

5. AVERAGE 函数

这个函数是用来计算平均值的。我们可以用它来计算一段时间内商品的平均进价或者平均售价。通过计算平均值，我们可以更好地了解商品的价格走势。如果觉得 Excel 函数用起来还是有点麻烦，建米软件可以提供更便捷的进销存管理方案哦。

二、如何用 Excel 建立进销存表格模板？

朋友说想用 Excel 做进销存，但是不知道怎么建立表格模板。我就想知道建立模板是不是有什么技巧呀。其实建立一个合适的模板能让我们的进销存管理更有条理。

1. 确定表格结构

要想好表格需要哪些内容，一般来说，进销存表格会有商品名称、规格、进货数量、进货日期、销售数量、销售日期、库存数量等信息。我们可以根据实际需求来确定表格的列标题。

2. 设置表头

表头要清晰明了，让人一眼就能看明白每一列的含义。可以把表头设置成不同的颜色或者加粗字体，这样会更醒目。

3. 设计数据录入区域

在表格中划分出专门的数据录入区域，方便我们输入进货和销售的信息。可以设置数据验证，比如限制进货数量只能输入正数，这样能保证数据的准确性。

4. 建立计算公式

根据进销存的逻辑，建立相应的计算公式。比如库存数量=进货数量-销售数量。通过设置公式，表格可以自动计算库存数量，减少我们的手动计算工作量。

5. 添加备注和说明

在表格中可以添加一些备注和说明，比如对某些特殊商品的处理方式，或者数据录入的注意事项。这样能让使用表格的人更好地理解和操作。如果觉得自己建立模板太麻烦，建米软件有现成的进销存模板可以使用哦。

三、Excel 进销存表格数据如何进行安全备份？

我听说很多人用 Excel 做进销存，但是担心数据丢失，不知道怎么进行安全备份。我就想知道备份数据是不是很复杂呀。其实数据备份很重要，能防止我们辛苦录入的数据丢失。

1. 本地硬盘备份

可以把 Excel 进销存表格复制到本地硬盘的其他分区。这样即使当前分区出现问题，数据也不会丢失。比如我们可以把表格复制到 D 盘或者 E 盘。

2. 外部存储设备备份

使用 U 盘或者移动硬盘进行备份。定期把表格复制到 U 盘或者移动硬盘中，这样即使电脑出现故障，我们也能从外部存储设备中恢复数据。

3. 云存储备份

现在有很多云存储服务，比如百度网盘、腾讯微云等。我们可以把 Excel 表格上传到云存储中，这样无论我们在哪里，只要有网络，就能随时访问和恢复数据。而且云存储还有一定的安全性和稳定性。

4. 定期备份计划

制定一个定期备份计划，比如每天或者每周备份一次。这样能保证数据的及时性和完整性。可以设置电脑的任务计划，让电脑自动进行备份操作。

5. 多版本备份

每次备份的时候，可以保存不同的版本。这样如果我们发现某个版本的数据有问题，还可以恢复到之前的版本。建米软件也有数据备份功能，能让我们的数据更安全。

四、用 Excel 做进销存能满足企业大规模数据处理需求吗？

朋友推荐说 Excel 可以做进销存，但是我想知道对于企业大规模的数据处理，Excel 能不能胜任呢。我就想知道 Excel 在处理大量数据的时候会不会出现问题呀。

1. 数据处理速度

当数据量比较大的时候，Excel 的处理速度可能会变慢。比如在进行数据筛选、排序等操作时，可能需要等待较长的时间。这对于需要快速处理数据的企业来说，可能会影响工作效率。

2. 数据容量限制

Excel 有一定的数据容量限制，当数据量超过一定范围时，可能会出现无法正常保存或者打开的情况。对于大规模的企业进销存数据，可能很快就会达到 Excel 的容量上限。

3. 数据安全性

在处理大规模数据时，数据的安全性也很重要。Excel 的数据安全性相对较低，容易被误删或者篡改。如果数据出现问题，可能会给企业带来损失。

4. 数据分析功能

虽然 Excel 有一定的数据分析功能，但是对于大规模数据的复杂分析，可能就显得力不从心了。企业可能需要更专业的数据分析工具来进行深入分析。

5. 建米软件的优势

相比之下，建米软件可以更好地满足企业大规模数据处理的需求。它具有更高的数据处理速度、更大的数据容量、更强的数据安全性和更专业的数据分析功能。能帮助企业更高效地管理进销存数据。