用 Excel 做仓库进销存，免费功能够用吗？

一、仓库进销存和 Excel 的基础认知

在咱们日常的仓库管理工作中，进销存可是核心内容。简单来说，进就是货物的采购入库，销就是货物的销售出库，存就是仓库里还剩下多少货物。做好仓库进销存管理，能让企业清楚知道自己的货物情况，合理安排采购和销售计划。

Excel 的优势

Excel 可以说是大家办公时常用的软件了，它操作相对简单，容易上手。对于仓库管理人员来说，不需要花费太多时间去专门学习复杂的软件操作就能使用。而且它的功能很强大，能对数据进行各种处理，比如排序、筛选、计算等。举个例子，你可以很轻松地通过 Excel 计算出一段时间内的货物销售总量。Excel 还能制作各种直观的图表，像柱状图、折线图等，方便我们直观地看到货物的进销存变化趋势。

二、搭建 Excel 仓库进销存表格框架

表头设置

表头就像是表格的“灵魂”，它明确了每一列数据的含义。在搭建仓库进销存表格时，常见的表头有“日期”“单据编号”“摘要”“入库数量”“出库数量”“结存数量”“单价”“金额”等。“日期”能让我们清楚每笔业务发生的时间；“单据编号”方便我们对业务单据进行管理和查询；“摘要”可以简单描述这笔业务的情况，比如是采购入库还是销售出库。

表格结构规划

一般来说，我们可以把表格分成几个部分。最上面是表头，下面就是具体的数据记录区域。为了方便数据的录入和查看，我们可以按照日期的顺序依次记录每笔业务。还可以设置一些辅助列，比如“入库金额”“出库金额”等，这些列的数据可以通过公式自动计算得出。例如，“入库金额”就等于“入库数量”乘以“单价”。

三、数据录入与管理

准确录入数据

数据录入可是个细致活，容不得半点马虎。在录入入库数据时，要准确填写货物的名称、数量、单价等信息。比如，仓库收到了一批苹果，你就要准确记录苹果的数量是多少箱，每箱的单价是多少。同样，在录入出库数据时，也要确保信息的准确性。一旦数据录入错误，可能会导致库存数量不准确，影响企业的采购和销售决策。

数据的整理与分类

随着时间的推移，表格里的数据会越来越多。这时候，我们就需要对数据进行整理和分类。可以按照货物的种类进行分类，也可以按照日期进行分类。比如，我们可以把所有的水果类货物数据放在一起，方便查看和分析。还可以使用 Excel 的筛选功能，快速找到我们需要的数据。比如，我们想查看某个时间段内苹果的进销存情况，就可以通过筛选“日期”和“货物名称”来实现。

四、使用公式计算库存

结存数量的计算

结存数量是仓库管理中非常重要的一个数据，它反映了仓库里实际还剩下多少货物。在 Excel 中，我们可以使用公式来计算结存数量。一般来说，结存数量等于上一期的结存数量加上本期的入库数量减去本期的出库数量。例如，上一期苹果的结存数量是 100 箱，本期入库了 50 箱，出库了 30 箱，那么本期的结存数量就是 100 + 50 - 30 = 120 箱。

金额的计算

除了计算结存数量，我们还需要计算入库金额和出库金额。入库金额等于入库数量乘以单价，出库金额等于出库数量乘以单价。通过计算这些金额，我们可以了解企业在货物采购和销售方面的成本和收入情况。比如，我们可以统计出某个月内所有货物的入库总金额和出库总金额，从而分析企业的经营状况。

五、制作图表进行数据分析

选择合适的图表类型

Excel 提供了多种图表类型，如柱状图、折线图、饼图等。不同的图表类型适用于不同的数据分析需求。如果我们想比较不同货物的入库数量或出库数量，就可以选择柱状图，它能很直观地展示出数量的差异。如果我们想查看货物库存数量随时间的变化趋势，折线图就是一个不错的选择。而饼图则适合用来展示不同货物在总库存中所占的比例。

图表的解读与应用

制作好图表后，我们要学会解读图表中的信息。通过观察图表，我们可以发现一些数据的变化规律和趋势。比如，从折线图中我们可以看到某个货物的库存数量在逐渐减少，这可能意味着该货物的销售情况比较好，我们需要及时进行采购补货。我们还可以根据图表中的信息制定相应的采购和销售计划，提高企业的运营效率。

六、使用 Excel 进行仓库进销存管理的注意事项

数据的备份

数据是仓库管理的重要资产，一旦丢失可能会给企业带来很大的损失。我们要定期对 Excel 文件进行备份。可以把文件备份到外部硬盘、U盘 或者云存储中。比如，每周把本周的进销存数据文件备份到 U 盘里，以防电脑出现故障导致数据丢失。

权限的设置

为了保证数据的安全性，我们可以对 Excel 文件设置权限。只有授权的人员才能打开和修改文件。比如，仓库管理员可以设置密码，只有知道密码的人才能查看和编辑仓库进销存表格。这样可以防止无关人员误操作或篡改数据。

七、建米软件助力仓库进销存管理

虽然 Excel 在仓库进销存管理中能发挥一定的作用，但当企业的业务规模逐渐扩大，数据量越来越大时，Excel 可能就会显得力不从心了。比如，数据处理速度变慢、容易出现错误等问题。这时候，可以试试建米软件，它能实现仓库进销存数据的实时更新和自动计算，大大提高工作效率，还能避免人工计算带来的错误。

以上就是关于如何使用 Excel 进行仓库进销存管理的一些内容，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，大家可以根据自己的需求和实际情况进行灵活运用。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做仓库进销存表格麻烦不？

我听说好多人想用 Excel 来做仓库进销存表格，但是又担心太麻烦。我就想知道，这到底难不难呢？下面咱来仔细说说。

数据录入方面：手动录入数据比较繁琐，每次有货物进出库，都得一个个单元格去填，要是数据多了，眼睛都花了，还容易出错。要是不小心输错一个数字，后面的计算可能就全乱套了。

公式设置方面：得设置各种公式来计算库存数量、成本之类的。像库存数量的计算，得考虑进货、出货，公式稍微复杂点，自己就容易搞混。而且要是业务有变化，公式还得重新调整，挺让人头疼的。

数据更新方面：仓库的进销存情况随时都在变，Excel 表格得手动更新，不能实时反映最新情况。有时候忙起来，忘记更新了，看到的库存数据可能就是错的，会影响后续的决策。

数据安全方面：Excel 文件要是不小心丢失或者损坏了，里面的数据就没了。而且多人同时操作一个文件时，还可能出现数据冲突的问题，导致数据不准确。其实，像建米软件就能很好地避免这些问题，它能保障数据的安全和实时更新。

二、Excel 仓库进销存表格能自动计算不？

朋友说要是 Excel 仓库进销存表格能自动计算就好了，这样能省不少事。我就下，它到底能不能实现自动计算呢？接着往下看。

基本计算功能：Excel 本身有一些基本的计算功能，比如求和、求平均值等。通过设置公式，可以让它自动计算库存数量、进货成本、销售金额等。例如，用简单的公式就能算出当前的库存数量是进货数量减去出货数量。

函数的使用：可以使用一些函数来实现更复杂的自动计算。像 VLOOKUP 函数可以根据条件查找数据，IF 函数可以进行条件判断。通过合理运用这些函数，能让表格根据不同的情况自动计算出结果。

局限性：虽然 Excel 能实现一定程度的自动计算，但它的功能还是有限的。要是业务比较复杂，比如涉及到多种价格体系、不同的折扣规则，Excel 处理起来就比较困难了。而且它不能实时从其他系统获取数据，更新不及时。

建米软件的优势：建米软件在自动计算方面就更强大了。它能根据预设的规则，实时自动计算各种数据，还能与其他系统集成，获取最新的数据，让计算结果更准确、更及时。

三、Excel 仓库进销存表格能多人同时用不？

我想知道，Excel 仓库进销存表格能不能多人同时用呢？假如一个仓库有好几个员工负责不同的环节，大家都想用这个表格，该怎么办呢？下面来分析分析。

共享方式：可以把 Excel 文件放在共享文件夹里，让多人同时访问。但是这种方式有很多问题，比如同时修改时容易出现冲突，一个人保存了数据，可能会覆盖其他人的修改。

权限设置困难：在 Excel 里很难对不同的人设置不同的权限。比如，有的员工只能查看数据，不能修改，用 Excel 很难精准地控制这些权限。

数据一致性问题：多人同时操作时，很难保证数据的一致性。可能一个人在修改进货数据，另一个人在修改出货数据，最后数据就乱套了。

建米软件的解决方案：建米软件就很好地解决了这些问题。它可以设置不同的用户权限，不同的人有不同的操作权限，保证数据的安全。而且它能实时同步数据，多人操作时也不会出现数据冲突的问题。

四、Excel 仓库进销存表格能生成报表不？

朋友推荐说，要是 Excel 仓库进销存表格能生成报表就方便多了，能直观地看到各种数据情况。我就想知道，它到底能不能做到呢？接着来探讨。

简单报表生成：Excel 可以通过图表功能生成一些简单的报表，比如柱状图、折线图等。可以用这些图表来展示库存数量的变化、进货和出货的趋势等。通过图表，能更直观地看到数据的变化情况。

自定义报表：可以根据自己的需求，对报表进行自定义设置。比如选择不同的时间段、不同的产品类别来生成报表。但是这个过程比较复杂，需要对 Excel 的功能有一定的了解。

报表的局限性：Excel 生成的报表相对比较静态，不能实时更新。而且要是数据量很大，生成报表的速度会很慢，还可能出现卡顿的情况。

建米软件的报表优势：建米软件能快速生成各种动态报表，还能根据不同的用户需求进行定制。它能实时更新报表数据，让你随时看到最新的仓库进销存情况。