老板让我用 Excel 做进销库存表，快速上手咋操作？

一、为什么要用 Excel 做进销库存表

在日常的生意经营或者仓库管理中，我们常常需要对商品的进货、销售和库存情况进行记录和管理。比如说，开一家小超市，每天都有不同商品的进货，也有顾客购买商品的销售行为，这时候就需要一个清晰的表格来记录这些数据。Excel 就是一个非常实用的工具，它操作简单，几乎每个人都能上手。而且它可以根据我们的需求进行个性化设置，能满足不同规模和类型的企业或个人的库存管理需求。不像一些专业的库存管理软件，可能需要一定的学习成本和费用支出。用 Excel 做进销库存表，就像是我们自己动手搭建一个适合自己的小账本，方便又实用。

二、准备工作

确定表格的基本信息：在开始制作表格之前，我们要先想清楚这个表格里需要记录哪些信息。一般来说，进货方面要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等；销售方面要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等；库存方面要记录商品名称、当前库存数量等。比如，我们是卖文具的，每次进货的笔、本子等商品的信息都要详细记录，销售出去的时候也要把对应的信息记录下来，这样才能准确掌握库存情况。

打开 Excel 软件：这一步很简单，找到电脑桌面上的 Excel 图标，双击打开它。打开之后，我们就可以看到一个空白的工作表，这就是我们制作表格的“画布”啦。

三、创建表头

表头就像是表格的“导航栏”，它能让我们清楚地知道每一列数据代表的是什么。在 Excel 工作表的第一行，依次输入我们前面确定好的基本信息。比如，在 A1 单元格输入“进货日期”，B1 单元格输入“商品名称”，C1 单元格输入“进货数量”等等。输入完之后，我们可以选中这些表头单元格，点击鼠标右键，选择“设置单元格格式”，在“对齐”选项卡中，将文本设置为“居中对齐”，这样表头看起来会更加整齐美观。

四、输入基础数据

表头设置好之后，就可以开始输入实际的数据了。按照商品的进货和销售情况，依次在对应的单元格中输入数据。比如，今天进了 100 支铅笔，就在“进货日期”列输入今天的日期，“商品名称”列输入“铅笔”，“进货数量”列输入 100。在输入数据的时候，要注意数据的准确性，一旦输错，可能会导致库存数据不准确。如果不小心输错了，可以选中错误的单元格，直接修改里面的内容。

五、设置计算公式

计算进货总价：进货总价等于进货数量乘以进货单价。我们可以在“进货总价”列对应的单元格中输入公式。比如，进货数量在 C 列，进货单价在 D 列，进货总价在 E 列，那么在 E2 单元格中输入“=C2D2”，然后按下回车键，就会自动计算出第一行的进货总价。接着，把鼠标指针放在 E2 单元格的右下角，当指针变成黑色的“十”字形状时，按住鼠标左键向下拖动，就可以快速计算出其他行的进货总价。

计算销售总价：和计算进货总价的方法类似，销售总价等于销售数量乘以销售单价。在对应的“销售总价”列单元格中输入相应的公式，然后向下拖动填充。

计算库存数量：库存数量等于上一次的库存数量加上本次进货数量减去本次销售数量。我们可以在“库存数量”列设置公式。假设上一次库存数量在 F 列，本次进货数量在 C 列，本次销售数量在 G 列，那么在 H2 单元格中输入“=F2+C2 - G2”（如果是第一行，F2 可以根据实际情况输入初始库存数量），然后向下拖动填充。这样，每次输入进货和销售数据后，库存数量就会自动更新。

六、数据的排序和筛选

排序：有时候，我们可能需要按照进货日期或者商品名称对数据进行排序。选中表格中的数据区域（不包括表头），点击“数据”选项卡中的“排序”按钮。在弹出的“排序”对话框中，选择要排序的列，比如“进货日期”，然后选择排序的方式，是升序还是降序，最后点击“确定”。这样，表格中的数据就会按照我们选择的列进行排序，方便我们查看和分析数据。

筛选：当表格中的数据很多时，我们可能只需要查看某一类商品或者某一时间段的数据。这时候就可以使用筛选功能。选中表格中的数据区域，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，每一列的表头旁边就会出现一个筛选箭头。点击筛选箭头，我们可以根据自己的需求选择要显示的数据。比如，只显示铅笔的进货数据，就可以在“商品名称”列的筛选箭头中，取消其他商品的勾选，只保留“铅笔”，然后点击“确定”，表格就会只显示铅笔的相关数据。

七、使用建米软件辅助管理

虽然 Excel 可以满足基本的进销库存管理需求，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多，Excel 的处理能力可能会显得有些不足。这时候，可以试试建米软件。建米软件在进销库存管理方面有更强大的功能，它可以实现数据的实时同步，避免了手动输入数据可能出现的错误和延迟。比如，在多个门店或者仓库之间，建米软件可以让数据自动更新，让管理者随时掌握准确的库存信息。而且它还能生成详细的报表和分析图表，帮助我们更好地分析业务情况，做出更合理的决策。

八、数据的备份和保护

我们辛辛苦苦输入和计算的数据可不能丢失，所以要定期对 Excel 文件进行备份。可以把文件复制到 U 盘或者移动硬盘上，也可以上传到云盘。为了防止数据被他人随意修改，可以给 Excel 文件设置密码。点击“文件”选项卡，选择“信息”，然后点击“保护工作簿”，选择“用密码进行加密”，在弹出的对话框中输入密码，再次确认密码后点击“确定”。这样，下次打开文件时就需要输入密码才能访问了。

以上就是用 Excel 做进销库存表的详细步骤和一些相关的注意事项，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销库存表，数据录入总是出错咋办？

我听说好多人用 Excel 做进销库存表的时候，老是在数据录入这一步出错，我就想知道有没有啥好办法能解决这个事儿。下面咱就来唠唠。

1. 仔细核对原始单据：录入数据前，一定要把进货单、出货单这些原始单据看仔细了，数字、日期啥的都得对清楚。要是单据本身就有问题，那录入的数据肯定也不对。就像建米软件在处理数据时，也是基于准确的原始信息，才能提供精准的结果。

2. 双人录入核对：可以找个人和你一起录入数据，录完之后对比一下，要是两人录入的不一样，那就再去查原始单据。这样能大大降低出错的概率。

3. 设置数据验证：Excel 有数据验证功能，你可以设置一些规则，比如只能录入数字、限定数字的范围等。这样当你录入不符合规则的数据时，它就会提醒你，避免错误。

4. 分批次录入和检查：别一次性录入太多数据，分批次录入，每录完一批就检查一遍。这样即使出错，也能快速定位到是哪一批数据有问题。

5. 利用模板减少失误：做一个标准的录入模板，每次录入数据都按照模板来，格式统一了，出错的可能性也就小了。建米软件也有很多标准化的模板，能提高工作效率和准确性。

二、Excel 进销库存表的公式老是用不对，咋整？

朋友说他用 Excel 做进销库存表，公式老是用不对，算出来的结果老是出错，我就想知道有没有啥简单的办法能解决。咱接着往下说。

1. 先搞懂基本公式原理：像求和、求差、求平均这些基本公式，得先弄明白它们是怎么算的。比如求和公式 SUM，就是把指定区域的数字加起来。只有理解了原理，用的时候才不会出错。

2. 参考模板公式：网上有很多现成的 Excel 进销库存表模板，里面有很多公式可以参考。你可以下载下来，看看别人是怎么用公式的，然后自己模仿着用。建米软件也有一些模板可以借鉴，能帮助你更好地使用公式。

3. 分步计算验证：遇到复杂的公式，别一下子就用，先分步计算，每一步都验证一下结果对不对。比如一个公式里有好几层嵌套，你可以先算最里面的一层，算对了再接着算外面的。

4. 利用公式向导：Excel 有公式向导功能，它会一步一步引导你输入公式的参数。如果你对公式不太熟悉，可以用这个功能，跟着提示走，能减少出错的概率。

5. 多做练习巩固：公式这东西，光看不行，得自己多做练习。找一些数据，自己试着用公式计算，多练几次就熟练了。

三、Excel 进销库存表数据太多，查询起来好麻烦，有啥办法？

我想知道大家有没有遇到过这种情况，Excel 进销库存表的数据太多了，想查个东西得翻半天，特别麻烦。下面就说说解决办法。

1. 建立数据筛选：Excel 有筛选功能，你可以根据不同的条件进行筛选。比如你想查某个时间段的进货数据，就可以按照日期进行筛选，这样能快速找到你需要的数据。

2. 运用数据透视表：数据透视表能对大量数据进行快速汇总和分析。你可以把需要查询的数据拖到数据透视表里，按照不同的字段进行分类汇总，查询起来就方便多了。建米软件也有类似的数据处理功能，能让你更高效地查询数据。

3. 建立索引表：做一个索引表，把关键信息和对应的表格位置记录下来。这样当你需要查询某个数据时，先在索引表里找到位置，再去对应的表格里查找，能节省很多时间。

4. 给数据排序：按照一定的规则对数据进行排序，比如按照日期、商品名称等排序。这样在查询时，数据是有序排列的，能更快地找到你需要的信息。

5. 利用查找功能：Excel 的查找功能也很实用，你可以直接输入关键词进行查找。如果数据太多，可以使用高级查找功能，设置更精确的查找条件。

四、Excel 进销库存表更新不及时，影响业务决策，咋改善？

朋友推荐说要重视 Excel 进销库存表的更新问题，要是更新不及时，会影响业务决策。下面就来看看怎么改善。

1. 设定固定更新时间：给自己定一个固定的时间，比如每天下班前或者每周固定的一天，专门用来更新进销库存表。这样能保证数据的及时性。

2. 建立提醒机制：可以用手机闹钟或者 Excel 的提醒功能，到了更新时间就提醒自己。避免因为忙别的事儿忘记更新。

3. 优化数据录入流程：让数据录入更简单、快捷，这样能减少更新表格的时间成本。比如使用扫码枪录入数据，比手动输入要快很多。建米软件在数据录入和更新方面有更高效的流程，能帮助你及时更新表格。

4. 多人协作更新：如果数据量比较大，可以安排多人协作更新。每个人负责一部分数据的更新，这样能提高更新效率。

5. 实时监控数据变化：可以设置一些条件格式，当数据发生变化时，表格会自动提醒你。这样你能及时发现需要更新的数据。