老板让我用 Excel 做库存表，步骤是啥？能替代人工盘点吗？

一、为什么要用 Excel 做库存表

在日常的企业运营或者个人物品管理中，库存管理是一项重要的工作。比如一个小超市老板，需要清楚知道货架上各种商品的数量，什么时候该补货，哪些商品滞销等信息。而 Excel 是一款大家都比较熟悉的办公软件，它操作相对简单，容易上手。使用 Excel 制作库存表，我们可以方便地记录库存信息，进行数据的整理和分析。而且它成本低，不需要额外购买复杂的管理系统，只要有电脑就能使用。

二、前期准备工作

确定库存表的用途和范围：不同的用途和范围，库存表的设计也会有所不同。如果你是一家服装店，那库存表可能要记录衣服的款式、颜色、尺码、数量等信息；如果你是一个文具店老板，可能就要关注文具的种类、品牌、进货日期等。要明确自己做库存表是为了管理什么样的库存。

收集相关信息：这一步是为了让库存表内容更加完整。比如你要做一个公司办公用品的库存表，你就得去收集目前办公用品的名称、现有数量、存放位置等信息。你可以通过实地盘点，或者询问负责保管的同事来获取这些信息。

规划表格结构：也就是想好库存表要包含哪些列和行。一般来说，库存表至少要有商品名称、数量、进货日期、出货日期这些基本信息。你可以在纸上先简单画一下表格的样子，确定好列标题和大致的布局。

三、创建表格框架

打开 Excel 软件：这一步很简单，找到电脑桌面上的 Excel 图标，双击打开它。打开后，会出现一个空白的工作表，这就是我们制作库存表的“画布”。

设置表头：表头就是表格第一行的内容，它用来表示每一列数据的含义。在第一个单元格输入“商品名称”，然后依次向右输入“规格型号”“初始数量”“进货数量”“出货数量”“现有数量”“进货日期”“出货日期”等。这里要注意的是，表头的内容要简洁明了，让人一看就知道这一列记录的是什么信息。

调整列宽和行高：初始的列宽和行高可能不太适合我们输入的内容。比如“商品名称”这一列，如果列宽太窄，可能商品名称显示不全。我们可以把鼠标指针移到列标题的分隔线上，当指针变成双向箭头时，按住鼠标左键拖动，就可以调整列宽了。行高的调整方法类似。

四、录入基础数据

录入商品信息：从第二行开始，依次录入商品的相关信息。比如在“商品名称”列输入具体的商品名字，像“铅笔”“橡皮”等；在“规格型号”列输入商品的规格，如“2B 铅笔”“方形橡皮”。录入的时候要仔细，避免输错信息。

录入初始数量：在“初始数量”这一列，填写每种商品一开始的库存数量。这可以通过实地盘点得到。比如你数了一下仓库里有 100 支铅笔，就在“铅笔”那一行对应的“初始数量”单元格里输入 100。

检查数据准确性：录完数据后，要认真检查一遍。可以和之前收集的信息核对一下，看看有没有录入错误或者遗漏的地方。如果发现错误，及时修改。

五、设置公式计算

计算现有数量：现有数量等于初始数量加上进货数量再减去出货数量。在“现有数量”列对应的单元格里输入公式“=初始数量单元格 + 进货数量单元格 - 出货数量单元格”。比如“初始数量”在 C 列，“进货数量”在 D 列，“出货数量”在 E 列，“现有数量”在 F 列，那么在 F2 单元格（第二行的“现有数量”单元格）输入“=C2 + D2 - E2”，然后按下回车键，就会自动计算出结果。接着，把鼠标指针移到该单元格右下角，当指针变成黑色“十”字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以把公式应用到下面的行。

统计进货和出货总量：如果你想知道一段时间内的进货总量和出货总量，可以在表格下方空白处输入“进货总量”和“出货总量”，然后在对应的单元格里使用 SUM 函数。比如在“进货总量”对应的单元格里输入“=SUM(进货数量列)”，如“=SUM(D2:D100)”（假设进货数量在 D 列，数据从第 2 行到第 100 行），按下回车键就会计算出进货总量。出货总量的计算方法类似。

六、数据的排序和筛选

排序功能：如果你想按照商品名称的字母顺序排列，或者按照现有数量从多到少排列，就可以使用排序功能。选中表格中的数据区域（不包括表头），然后点击菜单栏中的“数据”选项卡，再点击“排序”按钮。在弹出的排序对话框中，选择要排序的列，比如“商品名称”，然后选择排序方式，是升序还是降序，最后点击“确定”。这样表格中的数据就会按照你设定的规则重新排列了。

筛选功能：筛选功能可以让你只显示符合特定条件的数据。比如你只想看现有数量小于 10 的商品，选中表格数据区域，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，这时每一列的表头旁边会出现一个筛选箭头。点击“现有数量”列的筛选箭头，在弹出的菜单中选择“数字筛选”，然后选择“小于”，在后面的框中输入 10，点击“确定”。这样表格就只会显示现有数量小于 10 的商品信息了。

七、美化表格

设置字体和颜色：为了让表格看起来更清晰美观，可以设置字体和颜色。选中表头，把字体设置成稍微大一点、加粗的字体，比如宋体、14 号字，颜色可以选择比较醒目的颜色，如蓝色。表格内容的字体可以设置成 12 号字，颜色选择黑色。

添加边框和底纹：给表格添加边框可以让它的结构更清晰。选中整个表格，点击菜单栏中的“开始”选项卡，找到“边框”按钮，选择合适的边框样式。也可以给表头添加底纹，点击“底纹”按钮，选择一种颜色，这样表头就会有一个背景颜色，和表格内容区分开来。

八、数据的保护和备份

保护表格数据：如果你的库存表包含一些重要信息，不想让别人随意修改，可以设置表格的保护功能。点击“审阅”选项卡，选择“保护工作表”，在弹出的对话框中设置密码，然后选择允许其他用户进行的操作，比如只允许查看数据，不允许修改，最后点击“确定”。这样别人打开表格后，如果没有密码就无法修改数据了。

定期备份数据：为了防止数据丢失，要定期备份库存表。可以把表格复制一份，存放到其他的文件夹或者移动存储设备中，比如 U 盘。也可以使用云存储，把表格上传到云端，这样即使电脑出现问题，数据也不会丢失。

在库存管理过程中，如果数据量较大，Excel 处理起来可能会比较繁琐，效率也不高。这时候可以试试建米软件，它能帮助我们更高效地管理库存数据，自动生成各类报表，提高库存管理的准确性和效率。以上就是用 Excel 制作库存表的详细步骤，希望能帮助到你更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 制作库存表需要准备哪些数据？

我听说很多人在做库存表的时候都不知道该准备啥数据，我就想知道这到底得准备些啥呢。其实啊，准备合适的数据是做好库存表的基础。

商品基本信息：这是最基础的啦。得有商品的名称，比如是苹果手机还是华为手机，得清楚。还有商品的规格，像手机是多大内存的，64G 还是 128G。商品的型号也得记录好，不同型号的商品可能在功能、价格上都有差异。

库存数量：得知道每种商品现在库存有多少。期初库存数量得搞清楚，就是一开始有多少货。然后是进货数量，每次进了多少货都要记下来。还有销售数量，卖出去了多少也得明确。这样才能算出当前的库存数量。

价格信息：商品的进价很重要，就是你进货花了多少钱，这关系到成本。售价也得有，就是你打算卖多少钱。还有平均成本，这能帮助你更准确地核算利润。

供应商信息：得知道从哪个供应商进的货，供应商的名称、联系方式都要记录。这样以后要是有补货、退换货等情况，就能方便联系。建米软件在管理供应商信息方面就很有一套，能让你轻松记录和查找供应商的相关数据。

出入库日期：商品什么时候入库，什么时候出库，都得记下来。这有助于分析商品的流转速度，看看哪些商品周转快，哪些周转慢。

二、Excel 库存表的表头怎么设计比较合理？

朋友说设计 Excel 库存表的表头可头疼了，我就想知道咋设计才合理呢。其实合理的表头能让库存表一目了然。

基本信息表头：得有商品名称这一栏，让人一看就知道是啥商品。然后是规格和型号，方便区分不同的商品。还有商品编号，这能更准确地识别商品。

数量相关表头：期初库存数量得有，这是起始数据。进货数量、销售数量和当前库存数量也都要列出来。这样能清晰地看到库存的变化情况。

价格相关表头：进价、售价和成本这几栏很关键。进价能算出成本，售价关系到收入，成本能帮助核算利润。

日期相关表头：入库日期和出库日期要记录。通过日期能分析商品的库存时长，还能发现一些季节性的销售规律。建米软件可以根据这些日期数据进行智能分析，给你提供更有价值的建议。

备注表头：这一栏可以记录一些特殊情况，比如商品有损坏、有质量问题等。方便后续查询和处理。

三、如何在 Excel 库存表中设置公式自动计算库存数量？

我想知道在 Excel 里咋设置公式自动算库存数量呢，感觉手动算太麻烦了。其实设置公式能大大提高效率。

当前库存数量公式：一般来说，当前库存数量等于期初库存数量加上进货数量再减去销售数量。在 Excel 里可以用“=期初库存数量单元格+进货数量单元格 - 销售数量单元格”这样的公式来计算。

库存预警公式：你可以设置一个安全库存数量，当当前库存数量低于这个安全库存时就进行预警。比如用“=IF(当前库存数量单元格<安全库存数量单元格,"预警","正常")”这个公式。

成本计算公式：成本可以用平均成本乘以当前库存数量来计算。在 Excel 里可以设置“=平均成本单元格当前库存数量单元格”。

销售金额计算公式：销售金额等于售价乘以销售数量。公式就是“=售价单元格销售数量单元格”。建米软件也有类似的自动计算功能，而且更加智能和灵活，能根据不同的业务规则进行准确计算。

公式的复制和应用：设置好一个单元格的公式后，可以通过拖动填充柄把公式复制到其他单元格，这样就能快速计算整列的数据啦。

四、Excel 库存表做好后怎么进行数据备份？

朋友推荐一定要做好数据备份，不然数据丢了可就麻烦了，我就想知道 Excel 库存表咋备份呢。数据备份能保证数据的安全性。

本地硬盘备份：可以在自己电脑的其他硬盘分区里创建一个专门的文件夹来存放库存表文件。定期把最新的库存表复制到这个文件夹里。

外部存储设备备份：用 U 盘、移动硬盘等外部存储设备来备份。把库存表文件复制到这些设备上，这样即使电脑出问题了，数据也不会丢失。

云存储备份：现在有很多云存储服务，比如百度网盘、腾讯微云等。把库存表上传到云存储里，随时随地都能访问，还不用担心本地设备损坏的问题。建米软件也支持云存储备份，能让你的数据更安全。

定期备份计划：制定一个定期备份的计划，比如每天、每周备份一次。这样能保证数据的及时性和完整性。

版本管理：每次备份的时候可以在文件名里加上日期，这样能区分不同时间的备份版本。如果后续发现数据有问题，还能找回之前的版本。