老板让建excel采购销售系统？快速搭建法和常见bug大！

一、为什么要建立 Excel 采购销售系统

在日常的商业活动中，采购和销售是企业运营的重要环节。对于一些小型企业或者个体经营者来说，专门购买一套大型的采购销售管理软件可能成本较高，而且操作复杂。而 Excel 就像一个万能工具箱，它简单易用，几乎人人都会操作，还能免费使用。通过建立 Excel 采购销售系统，我们可以清晰地记录每一笔采购和销售业务，及时掌握库存情况，分析销售趋势，为企业的决策提供有力的数据支持。比如说，一家小超市老板，每天要处理大量的商品采购和销售业务，如果没有一个系统来管理，很容易出现库存积压或者缺货的情况。而使用 Excel 建立一个简单的采购销售系统，就可以轻松解决这些问题。

二、建立前的准备工作

明确需求：在动手建立系统之前，我们得先想清楚自己需要这个系统实现哪些功能。比如，你是想要记录采购和销售的订单信息，还是要统计每个月的销售业绩，或者是要监控库存的变化情况。不同的需求决定了系统的复杂程度和功能模块。以一家服装店为例，如果老板只关心每天卖了多少件衣服和进了多少货，那么系统就可以简单一些；但如果老板还想分析不同款式、颜色的衣服的销售情况，以便调整进货策略，那么系统就需要更复杂一些。

收集数据：收集与采购销售相关的所有数据，包括商品信息（名称、规格、价格等）、供应商信息、客户信息等。这些数据是系统的基础，就像盖房子的砖块一样。比如，你要记录商品的采购价格和销售价格，这样才能计算出每笔业务的利润。

规划表格结构：根据需求和收集到的数据，规划好 Excel 表格的结构。一般来说，采购表格需要包含采购日期、供应商、商品名称、数量、单价、金额等信息；销售表格需要包含销售日期、客户、商品名称、数量、单价、金额等信息。还要考虑如何将采购和销售数据关联起来，以便进行库存管理。

三、建立采购表格

表头设计：在 Excel 中新建一个工作表，命名为“采购表格”。然后在第一行输入表头信息，如采购日期、供应商、商品名称、规格、数量、单价、金额等。这些表头就像是表格的“导航栏”，让我们一眼就能知道每列数据代表的含义。

数据录入：按照实际的采购业务，将每笔采购信息依次录入到表格中。在录入数据时，要注意数据的准确性和完整性。比如，采购日期要填写准确，商品名称和规格要与实际采购的商品一致。

公式运用：为了方便计算采购金额，我们可以使用 Excel 的公式功能。在“金额”列对应的单元格中输入“=数量单价”，然后按下回车键，就可以自动计算出每笔采购的金额。还可以使用 SUM 函数来计算某一时间段内的总采购金额。

四、建立销售表格

表头设计：同样地，新建一个工作表，命名为“销售表格”。表头信息可以参考采购表格，包括销售日期、客户、商品名称、规格、数量、单价、金额等。

数据录入：将每笔销售业务的信息录入到销售表格中。在录入过程中，要注意与采购表格中的商品信息进行匹配，确保数据的一致性。

销售统计：利用 Excel 的数据透视表功能，可以对销售数据进行统计分析。比如，我们可以统计每个客户的购买金额、每种商品的销售数量等。通过这些统计数据，我们可以了解客户的购买偏好和商品的销售情况，为企业的营销决策提供依据。

五、建立库存管理表格

库存初始数据录入：新建一个工作表，命名为“库存表格”。在表格中输入每种商品的初始库存数量。这些初始数据是库存管理的起点，就像汽车的初始里程数一样。

库存更新公式：通过采购表格和销售表格的数据，使用公式来自动更新库存数量。一般来说，库存数量=初始库存数量+采购数量-销售数量。在库存表格中，我们可以使用 VLOOKUP 函数来引用采购表格和销售表格中的数据，实现库存的自动更新。

库存预警设置：为了避免库存积压或者缺货的情况发生，我们可以设置库存预警。比如，当某种商品的库存数量低于一定值时，系统会自动提醒我们及时补货。在 Excel 中，可以使用条件格式功能来实现库存预警。当库存数量低于预警值时，单元格会自动变色，提醒我们注意。

六、系统的优化与维护

数据验证：为了保证数据的准确性和一致性，我们可以使用 Excel 的数据验证功能。比如，在采购表格和销售表格中，对商品名称、规格等信息设置数据验证，只允许输入预先定义好的值。这样可以避免因输入错误而导致的数据混乱。

定期备份：数据是企业的重要资产，为了防止数据丢失，我们要定期对 Excel 文件进行备份。可以将备份文件存储在不同的存储设备中，如外部硬盘、云存储等。

功能扩展：随着企业业务的发展，我们可能需要对 Excel 采购销售系统进行功能扩展。比如，增加客户评价功能、供应商评级功能等。这时候，我们可以通过学习 Excel 的高级功能，如宏、VBA 编程等，来实现系统的功能扩展。

七、建米软件的推荐

当企业业务逐渐复杂，Excel 采购销售系统可能会显得力不从心，比如数据处理速度变慢、难以实现多部门协同等。这时候可以试试建米软件，它能实现采购、销售、库存等环节的一体化管理，数据实时同步，大大提高工作效率，还能生成各种专业的报表，为企业决策提供更精准的支持。

以上就是建立 Excel 采购销售系统的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你建立一个适合自己企业的采购销售系统。

常见用户关注的问题：

一、Excel 采购销售系统建立难不难呀？

我听说好多人想自己弄个 Excel 采购销售系统，可又担心太难搞不定。其实吧，这事儿说难不难，说简单也不简单。下面咱就来唠唠。

需求分析方面：得先清楚自己到底要这个系统干啥，是简单记录采购销售数据，还是要做复杂的数据分析。如果需求简单，那建立起来相对轻松；要是需求复杂，难度就会增加。就好比你只想记个账和要做财务报表，难度肯定不一样。

自身能力问题：要是你 Excel 玩得贼溜，函数、图表啥的都不在话下，那建立系统就容易多了。但要是你 Excel 就会简单的输入输出，那可能得费点功夫去学习一些高级功能。

数据量大小：数据量小的话，处理起来没那么麻烦；可要是数据量大，就需要考虑系统的性能和稳定性，避免出现卡顿、数据丢失等问题。

后续维护难度：系统建好了可不算完，还得能长期用下去。如果以后业务有变化，系统能不能轻松调整也是个问题。像建米软件就有很好的适应性和可扩展性，能根据业务变化快速调整系统。

参考资料获取：网上有很多关于 Excel 采购销售系统建立的教程和模板，要是能找到合适的参考，能少走不少弯路。

二、Excel 采购销售系统能满足企业长期使用不？

朋友说他们公司想用 Excel 弄个采购销售系统，可又怕用不了多久就得换。我就想知道，这 Excel 系统到底能不能满足企业长期使用呢？下面来分析分析。

功能扩展性：企业发展过程中业务会不断变化，系统得能跟着扩展功能。Excel 虽然能做一些简单扩展，但复杂的功能添加可能就有点力不从心了。而建米软件在功能扩展性上表现出色，能随时根据企业需求添加新功能。

数据安全性：采购销售数据可是企业的重要资产，得保证安全。Excel 靠密码等简单方式保护数据，安全性相对较低。要是数据泄露，那麻烦可就大了。

性能稳定性：长期使用中，系统不能动不动就出问题。数据量大了，Excel 可能会运行缓慢甚至崩溃。而专业的软件像建米软件在性能稳定性上有更好的保障。

多人协作便利性：企业采购销售往往涉及多个部门多人协作。Excel 在多人同时编辑、数据共享等方面不太方便，容易出现数据冲突。

技术支持：遇到问题得有人能帮忙解决。Excel 主要靠自己找资料解决，而专业软件有专门的技术团队提供支持。

三、建立 Excel 采购销售系统得花多少时间呀？

假如你打算自己建立一个 Excel 采购销售系统，肯定想知道得花多长时间。我觉得这时间可不好说，受好多因素影响呢。

系统复杂度：要是只做个简单的表格记录采购销售信息，可能一两天就能搞定。但要是想做个有数据分析、图表展示等复杂功能的系统，那时间可就长了，可能得好几周。

个人能力水平：Excel 高手可能很快就能搭建好系统，而新手可能得边学边做，时间就会大大延长。比如函数运用不熟练，就得花时间去学习和调试。

数据整理难度：如果企业原来的数据比较混乱，需要先进行整理和清洗，这就会增加不少时间成本。要是数据规范整齐，就能节省很多时间。

测试优化时间：系统建好了还得测试，看看有没有漏洞和问题，然后进行优化。这个过程也需要一定时间，确保系统能正常使用。像建米软件在开发过程中就有严格的测试流程，能保证系统质量。

参考资源利用：要是能找到合适的模板和教程，就能加快建立速度。否则，自己摸索就会慢很多。

四、Excel 采购销售系统和专业软件比咋样啊？

就是说啊，好多企业在考虑是用 Excel 弄个采购销售系统，还是直接买专业软件。这两者到底有啥区别呢？下面来对比一下。

功能完整性：专业软件功能通常更全面，除了基本的采购销售记录，还能有库存管理、财务管理等功能。而 Excel 主要靠自己设置，功能相对有限。建米软件就是一款功能完整的专业软件，能满足企业多方面需求。

操作便捷性：专业软件一般有更友好的界面和操作流程，即使是不太懂技术的人也能快速上手。Excel 可能需要一定的学习成本才能熟练操作。

数据处理能力：对于大量数据的处理和分析，专业软件更高效准确。Excel 在数据量过大时可能会出现性能问题。

安全性：专业软件有更完善的安全机制，能保障企业数据安全。Excel 的安全措施相对薄弱。

售后服务：专业软件有专门的售后团队，遇到问题能及时解决。而 Excel 主要靠自己解决问题。