老板让做 excel 每日库存管理表，快速上手的方法有哪些？

一、为什么要制作Excel每日库存管理表

在日常的生意经营或者物品管理中，库存管理可是相当重要的一环。想象一下，你开了一家小超市，如果不清楚每天各种商品的库存情况，可能就会出现畅销商品断货，让顾客失望而去；或者是积压了大量卖不出去的商品，占用了资金和仓库空间。而Excel每日库存管理表就能很好地解决这些问题。

实时掌握库存动态：通过每天更新库存数据，你能清楚知道每种商品的剩余数量，及时补货或者调整销售策略。比如一家文具店老板，每天早上打开Excel库存管理表，就能看到昨天各类文具的销售情况和剩余库存，像中性笔快没了，就赶紧联系供应商补货。

便于成本核算：准确的库存数据能帮助你计算商品的成本和利润。例如一家服装店，根据库存表上的进货成本和销售价格，就能算出每件衣服的利润，进而了解整个店铺的盈利状况。

做出合理决策：根据库存的变化趋势，你可以预测未来的销售情况，合理安排采购和生产计划。比如一家食品加工厂，通过分析库存表发现某款零食的销量呈上升趋势，就可以增加这款零食的生产数量。

二、制作前的准备工作

在动手制作Excel每日库存管理表之前，有一些准备工作是必须要做的，就像盖房子要先打好地基一样。

明确管理需求：不同的行业和企业，对库存管理的需求是不一样的。比如一家电商公司，可能更关注商品的发货时间和物流状态；而一家工厂，则更看重原材料的库存和生产进度。所以你要先想清楚自己需要管理哪些库存信息，比如商品名称、规格、数量、进货日期、保质期等等。

收集相关数据：这一步就是把现有的库存信息收集起来，包括商品的初始库存数量、进货价格、供应商信息等。你可以从采购记录、销售记录、仓库盘点表等地方获取这些数据。比如一家药店，要把每种药品的名称、规格、剂型、库存数量、进货日期、有效期等信息收集整理好。

规划表格结构：也就是确定表格要包含哪些列和行，以及它们的排列顺序。一般来说，表格的第一行是表头，用来标注每列的内容，比如“商品名称”“规格”“期初库存”“本日进货”“本日销售”“期末库存”等；从第二行开始就是具体的数据记录了。你可以根据自己的需求调整表格的结构。

三、Excel每日库存管理表的基本结构

一个完整的Excel每日库存管理表通常包含以下几个部分，它们就像一个团队的不同成员，各自发挥着重要的作用。

表头信息：表头是表格的“指挥官”，它明确了每列数据的含义。常见的表头有“商品编号”“商品名称”“规格型号”“单位”“期初库存”“本日进货”“本日销售”“期末库存”“备注”等。比如在一家水果店，“商品编号”可以用来区分不同的水果，“规格型号”可以表示水果的大小或者包装方式。

库存数据记录区：这是表格的“主战场”，用来记录每天的库存变化情况。每一行代表一种商品，每一列对应一个表头信息。你每天只需要在相应的单元格里输入当天的进货数量和销售数量，表格就能自动计算出期末库存。例如一家文具店，每天营业结束后，店员把当天每种文具的进货和销售数量填入表格，就能知道每种文具的剩余库存了。

汇总统计区：这个区域就像一个“情报中心”，可以对库存数据进行汇总和统计。比如可以统计出当天的总进货量、总销售量、总库存金额等。你可以使用Excel的函数来实现这些统计功能，比如SUM函数可以计算总和，AVERAGE函数可以计算平均值。比如一家超市，通过汇总统计区可以快速了解当天的销售业绩和库存状况。

四、具体制作步骤

现在我们就开始动手制作Excel每日库存管理表啦，其实并不复杂，跟着下面的步骤一步一步来就行。

创建新表格：打开Excel软件，新建一个工作簿，然后在工作表中输入表头信息。你可以根据自己的需求调整表头的字体、颜色、对齐方式等，让表格看起来更美观。比如把表头的字体设置为加粗，颜色设置为蓝色，这样会更加醒目。

输入初始数据：在库存数据记录区输入每种商品的初始库存数量、进货价格等信息。这些数据就是表格的“种子”，后续的库存变化都是基于这些初始数据进行计算的。比如一家书店，把每种图书的初始库存数量和进价输入表格，为后续的管理做好准备。

设置计算公式：这是表格的“大脑”，可以让表格自动计算期末库存。一般来说，期末库存 = 期初库存 + 本日进货 - 本日销售。你可以在“期末库存”这一列的单元格里输入相应的计算公式，然后向下拖动填充柄，就能自动计算出每种商品的期末库存了。比如在一家五金店，通过设置计算公式，每天只需要输入进货和销售数量，就能快速得到每种商品的剩余库存。

添加数据验证：为了保证数据的准确性和一致性，可以对一些关键列添加数据验证。比如在“本日进货”和“本日销售”这两列，可以设置数据验证规则，只允许输入正整数。这样可以避免输入错误的数据，提高表格的可靠性。比如一家花店，通过数据验证可以防止店员误输入负数或者其他无效数据。

美化表格：最后可以对表格进行一些美化处理，比如调整列宽、行高，添加边框和底纹等。这样可以让表格看起来更加清晰、美观，提高可读性。比如把表格的边框设置为粗线条，底纹设置为淡灰色，让表格更加突出。

五、使用技巧和注意事项

制作好Excel每日库存管理表后，还需要掌握一些使用技巧和注意事项，这样才能让表格发挥出最大的作用。

定期更新数据：这是库存管理的关键，一定要每天及时更新进货和销售数据，这样才能保证表格中的库存信息是准确的。比如一家便利店，每天晚上营业结束后，要及时把当天的进货和销售数据录入表格。

备份数据：为了防止数据丢失或者损坏，要定期对Excel文件进行备份。可以把文件保存到不同的存储设备上，比如U盘、移动硬盘或者云盘。比如一家服装店，每周把库存管理表备份到云盘上，以防电脑出现故障导致数据丢失。

数据分析和利用：不要只是把表格当成一个记录工具，还可以对库存数据进行分析和利用。比如可以通过分析销售数据，找出畅销商品和滞销商品，然后调整采购和销售策略。比如一家玩具店，通过分析库存数据发现某款玩具的销量一直很好，就可以增加这款玩具的进货量。

安全保密：库存数据可能包含一些敏感信息，比如商品的进货价格、供应商信息等，要注意对这些数据进行安全保密。可以设置文件密码，限制访问权限，防止数据泄露。比如一家化妆品店，对库存管理表设置了密码，只有店长和财务人员才能打开查看。

六、建米软件助力库存管理

在实际的库存管理中，当Excel表格的数据量变得庞大，或者需要多人协同操作时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度慢、数据共享不方便等。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它可以实现库存数据的实时同步和共享，多人可以同时在线操作，大大提高了工作效率。而且建米软件还能对库存数据进行深度分析，提供详细的报表和可视化图表，帮助你更好地了解库存状况，做出更明智的决策。

以上就是关于Excel每日库存管理表制作的一些详细介绍，希望能帮助你轻松管理库存。如果你在制作过程中遇到任何问题，也可以随时查阅相关资料或者向专业人士请教。

常见用户关注的问题：

一、制作 Excel 每日库存管理表需要注意些什么？

我听说很多人在制作 Excel 每日库存管理表的时候会遇到各种小麻烦，我就想知道到底要注意些啥才能把这个表做好。下面我来详细说说。

数据准确性

录入准确：录入库存数据时要仔细，不能输错数量、名称等信息，不然会影响整个库存管理的判断。

及时更新：每天的出入库情况要及时记录到表格里，保证数据是最新的状态。

核对数据：定期和实际库存进行核对，看看表格数据和实际的对不对得上。

避免重复录入：防止同样的数据录了好几遍，造成数据冗余。

表格结构

合理分区：把表格分成不同的区域，比如表头、库存信息、统计区域等，让表格看起来清晰明了。

设置列宽：根据内容的多少调整列宽，别让内容挤在一起或者留太多空白。

添加标题行：给每列加上标题，让人一看就知道这列是干啥的。

使用冻结窗格：如果表格很长，冻结表头，这样滚动表格时表头一直能看到。

公式运用

正确使用公式：用公式计算库存数量、出入库金额等时，要保证公式写对。

灵活运用函数：像 SUM、VLOOKUP 等函数可以让计算和查找数据更方便。

检查公式结果：算完之后检查一下结果对不对，别让错误的公式结果误导决策。

更新公式引用：如果表格结构有变化，要及时更新公式引用的单元格。

安全保护

设置密码：如果表格里有重要的库存信息，可以设置密码保护，防止别人随便修改。

备份数据：定期备份表格，避免数据丢失。

限制编辑区域：只让有权限的人编辑特定的区域。

防止病毒：注意电脑安全，别让表格感染病毒。建米软件在数据安全保护方面有很多成熟的技术和措施，可以很好地保障库存管理数据的安全。

二、怎样让 Excel 每日库存管理表更直观？

朋友说一个直观的 Excel 每日库存管理表能让人一眼就看明白库存情况，我就想知道咋做才能更直观呢。下面来分享一些方法。

使用图表

柱状图：用柱状图展示不同商品的库存数量，高低一目了然。

折线图：可以用折线图呈现库存数量随时间的变化趋势。

饼图：用饼图展示各类商品库存占比情况。

组合图表：把不同类型的图表组合在一起，更全面地展示库存信息。

颜色标注

预警颜色：给库存数量低于安全库存的商品标上红色，提醒及时补货。

分类颜色：不同类别的商品用不同颜色区分，比如食品用绿色，日用品用蓝色。

状态颜色：根据商品的出入库状态用不同颜色表示，入库用黄色，出库用紫色。

强调颜色：对重要的数据或者异常的数据用特别的颜色强调出来。

数据排序与筛选

按数量排序：可以按库存数量从高到低或者从低到高排序，方便查看库存多和少的商品。

按类别筛选：只显示某一类别的商品库存信息，便于针对性查看。

按日期筛选：筛选出特定日期的出入库数据。

自定义筛选：根据自己的需求设置筛选条件，比如筛选出库存金额大于一定数值的商品。建米软件可以帮助我们更便捷地实现数据的排序和筛选功能，提高工作效率。

添加说明

单元格注释：在单元格里添加注释，解释数据的含义或者特殊情况。

图表说明：给图表加上标题和说明，让人更容易理解图表表达的内容。

汇总说明：在表格底部或者旁边添加汇总说明，总结库存的总体情况。

异常说明：对于数据异常的地方，详细说明原因。

三、Excel 每日库存管理表能和其他软件集成吗？

我想知道 Excel 每日库存管理表能不能和其他软件集成，这样说不定能让库存管理更方便。下面来探讨一下。

和财务软件集成

数据共享：把库存管理表中的出入库金额数据同步到财务软件里，方便财务核算。

成本核算：和财务软件结合能更准确地计算库存成本。

报表生成：可以根据库存和财务数据生成更全面的报表。

流程衔接：让库存管理和财务流程衔接得更紧密。

和采购软件集成

自动补货：当库存管理表显示某种商品库存不足时，自动触发采购软件生成采购订单。

供应商信息共享：采购软件里的供应商信息可以同步到库存管理表中。

采购进度跟踪：在库存管理表中能查看采购订单的进度。

优化采购计划：根据库存数据和采购历史优化采购计划。建米软件可以实现和多种软件的集成，让库存管理和其他业务流程无缝对接。

和销售软件集成

订单处理：销售软件里的订单信息能自动更新到库存管理表中，减少人工录入。

库存预留：根据销售订单预留相应的库存。

销售数据分析：结合库存和销售数据进行分析，了解商品的销售情况。

客户信息共享：销售软件里的客户信息可以为库存管理提供参考。

和仓库管理系统集成

实时库存同步：仓库管理系统里的实际库存数据实时更新到 Excel 库存管理表中。

库位管理：可以在库存管理表中查看商品所在的库位。

出入库流程优化：和仓库管理系统结合优化出入库流程。

盘点协同：在盘点时让 Excel 表和仓库管理系统的数据保持一致。

四、Excel 每日库存管理表如何进行数据备份？

朋友推荐一定要做好 Excel 每日库存管理表的数据备份，不然数据丢了就麻烦了。我就来说说怎么备份。

手动备份

另存为：定期把库存管理表另存为一个新的文件，比如每天下班前保存一次。

复制粘贴：把表格内容复制到另一个文件里保存。

移动到外部存储设备：把文件复制到 U 盘、移动硬盘等外部存储设备上。

不同文件夹保存：把备份文件存到不同的文件夹里，防止一个文件夹出问题所有备份都没了。

自动备份

Excel 自动保存功能：设置 Excel 的自动保存时间间隔，让它自动保存备份文件。

第三方备份软件：使用一些第三方备份软件，按照设置的规则自动备份库存管理表。

云存储自动同步：把表格上传到云存储，开启自动同步功能，数据有变化就自动备份到云端。

脚本定时备份：编写脚本定时执行备份操作。建米软件也有完善的数据备份机制，可以帮助用户轻松实现数据的备份和恢复。

异地备份

不同地点存储：把备份文件存到不同的物理地点，比如公司和家里。

云端异地备份：选择不同地区的云存储服务进行备份。

合作伙伴备份：和合作伙伴协商，让他们帮忙保存一份备份文件。

灾难恢复计划：制定灾难恢复计划，确保在遇到重大灾难时能快速恢复数据。

备份验证

打开备份文件检查：定期打开备份文件，检查数据是否完整。

数据对比：对比备份文件和原文件的数据是否一致。

恢复测试：偶尔进行恢复测试，看看能不能从备份文件中恢复数据。

备份日志记录：记录每次备份的时间、内容等信息，方便查询和管理。