老板用 excel 进销存完整管理系统设置库存预警，操作卡顿咋优化？

一、什么是 Excel 进销存管理系统

在日常的生意经营中，不管是小商店还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。Excel 进销存管理系统其实就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件来记录和分析商品的进出和库存数据。比如说，小张开了一家文具店，每天都有各种文具进货，也有顾客来买文具，他就可以用 Excel 来记录进了多少铅笔、卖了多少橡皮，还剩下多少本子等等。通过这个系统，他能清楚地知道店里的商品情况，避免出现缺货或者积压的情况。

二、设置前的准备工作

明确需求：不同的生意对进销存管理的需求不一样。如果是做服装生意，可能需要记录衣服的款式、颜色、尺码等信息；要是开水果店，可能更关注水果的品种、进货日期、保质期等。所以在设置系统之前，要先想清楚自己需要管理哪些信息。

规划表格结构：可以先在纸上画一下大概的表格样子，确定需要哪些列和行。比如进货表格可能需要有进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等列；销售表格可能要有销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等列。

收集基础数据：把现有的商品信息、供应商信息、客户信息等收集起来。比如把店里所有商品的名称、规格、初始库存数量等整理好，方便后续录入系统。

三、进货管理表格设置

表头设计：在 Excel 里新建一个工作表，作为进货管理表格。表头依次设置为“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“商品规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。这样能清晰地记录每一次进货的详细情况。

数据录入与格式设置：当有进货发生时，按照表头的要求录入相应的数据。要设置好数据格式，比如“进货日期”设置为日期格式，“进货金额”设置为货币格式，这样数据看起来更规范。

公式运用：“进货金额”这一列可以通过公式自动计算，在对应的单元格里输入“=进货数量进货单价”，然后向下拖动填充柄，就能快速算出每一笔进货的金额。

四、销售管理表格设置

表头设计：再新建一个工作表作为销售管理表格，表头设置为“销售日期”“客户名称”“商品名称”“商品规格”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。

数据录入与格式设置：和进货表格一样，及时录入销售数据，并设置好数据格式。

公式运用：“销售金额”同样可以用公式“=销售数量销售单价”来计算。还可以设置一些统计公式，比如统计某段时间内的总销售金额，用 SUM 函数就能轻松实现。

五、库存管理表格设置

表头设计：新建工作表作为库存管理表格，表头有“商品名称”“商品规格”“初始库存数量”“进货数量累计”“销售数量累计”“当前库存数量”等。

数据关联与公式运用：“进货数量累计”可以通过引用进货管理表格的数据，用 SUMIF 函数统计某商品的总进货数量；“销售数量累计”同理，引用销售管理表格的数据进行统计。“当前库存数量”用公式“=初始库存数量+进货数量累计-销售数量累计”来计算。

库存预警设置：为了避免出现缺货情况，可以设置库存预警。比如当某商品的当前库存数量低于一定数值时，单元格会变色提醒。在条件格式里设置规则，当“当前库存数量”小于设定值时，填充颜色。

六、数据查询与分析功能设置

数据筛选：在进货、销售和库存表格里都可以使用筛选功能。比如在进货表格里，想查看某个供应商的进货情况，就可以通过筛选“供应商名称”这一列来快速找到相关数据。

数据透视表：利用数据透视表可以对数据进行更深入的分析。比如把进货和销售数据放在一起，通过数据透视表可以分析出哪些商品的进货量和销售量比较大，哪些商品的利润比较高。

图表制作：把数据用图表展示出来会更直观。可以制作柱状图、折线图等，比如用柱状图对比不同商品的销售金额，用折线图展示某商品的库存变化情况。

七、系统的维护与优化

定期备份数据：数据很重要，为了防止数据丢失，要定期备份 Excel 文件。可以把文件复制到 U 盘或者云盘里。

检查数据准确性：时不时检查一下录入的数据是否准确，有没有错误或者遗漏。如果发现问题，及时修正。

根据需求优化系统：随着生意的发展，可能会有新的管理需求。这时候就要对 Excel 进销存管理系统进行优化，比如增加新的列或者修改公式。

八、建米软件的推荐

在使用 Excel 进行进销存管理时，可能会遇到数据处理复杂、分析功能不够强大等问题。这时候可以试试建米软件，它能自动关联进货、销售和库存数据，实时更新库存信息，还能生成详细的数据分析报表，大大提高管理效率。

以上就是关于 Excel 进销存完整管理系统设置的详细内容，希望能帮助大家更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存完整管理系统设置难不难啊？

我就想知道啊，很多人都在问 Excel 进销存完整管理系统设置到底难不难。我自己感觉吧，这事儿不能一概而论，得看不同人的情况。

1. 个人电脑基础

要是你平时就对 Excel 操作很熟练，函数公式啥的都不在话下，那设置这个系统可能就相对轻松点。比如你能熟练运用 VLOOKUP 函数查找数据，SUM 函数求和，那在设置库存计算、销售统计这些功能的时候就会比较顺手。相反，如果对 Excel 基本操作都不太熟悉，那一开始肯定会觉得有点难。

2. 系统复杂程度

有些简单的进销存系统可能只需要设置几个基本的表格，像进货表、销售表、库存表，然后做一些简单的数据关联和统计就行。但要是你想要一个功能更强大、更完整的系统，比如要加入客户管理、供应商管理、财务统计等功能，那设置起来肯定就复杂多了。

3. 学习资源

现在网上有很多关于 Excel 进销存系统设置的教程和视频，如果你能找到合适的学习资源，跟着一步步操作，那难度就会降低很多。建米软件也提供了一些关于系统设置的指导和帮助，能让你在设置过程中少走很多弯路。

4. 耐心和时间

设置这个系统肯定需要一定的耐心和时间，尤其是在调试和优化的时候。有时候一个小错误可能就会导致整个系统数据不准确，这就需要你有足够的耐心去排查和解决问题。要是你能抽出足够的时间来研究和设置，那成功的可能性就更大。

二、Excel 进销存完整管理系统能满足企业需求不？

朋友推荐我用 Excel 做进销存管理系统，我就想知道它到底能不能满足企业的需求。我觉得这得从不同方面来看。

1. 企业规模

对于一些小型企业或者个体商户来说，Excel 进销存系统可能就足够了。因为他们的业务量相对较小，数据也不是特别复杂，用 Excel 就能很方便地记录和管理进货、销售、库存等信息。但对于大型企业，业务量大、数据复杂，Excel 可能就有点力不从心了，处理大量数据可能会导致运行缓慢，而且容易出错。

2. 功能需求

如果企业只需要基本的进销存管理功能，如记录进货数量、销售数量、计算库存余额等，Excel 完全可以胜任。但要是企业还需要更高级的功能，比如实时数据分析、多部门协同管理、与其他系统集成等，Excel 就很难满足了。建米软件在功能上就更强大一些，能提供更全面的企业管理解决方案。

3. 数据安全性

Excel 文件相对来说安全性较低，容易被误删、修改或者丢失。而企业的进销存数据是非常重要的，一旦出现问题可能会给企业带来损失。建米软件在数据安全方面有更完善的保障措施，能更好地保护企业的数据。

4. 可扩展性

随着企业的发展，业务需求可能会不断变化。Excel 系统的可扩展性较差，很难根据企业的新需求进行快速调整和升级。而建米软件具有更好的可扩展性，能根据企业的发展随时添加新的功能模块。

三、Excel 进销存完整管理系统数据容易出错不？

我听说很多人担心 Excel 进销存完整管理系统的数据容易出错，我也有点好奇。我觉得这确实是个值得关注的问题。

1. 人为输入错误

在录入数据的时候，人难免会出现一些失误，比如输错数字、填错日期等。这些小错误可能会导致整个系统的数据不准确。而且如果数据量很大，检查和修正错误就会很麻烦。

2. 公式引用错误

Excel 系统中很多数据都是通过公式计算得出的，如果公式引用错误或者设置不当，就会导致计算结果出错。比如在计算库存余额的时候，公式里的进货数量或者销售数量引用错误，那库存数据就不对了。

3. 数据更新不及时

企业的进销存业务是不断变化的，如果不能及时更新系统中的数据，就会导致数据与实际情况不符。比如已经完成了一笔销售订单，但没有及时在系统中记录，那库存数据就会不准确。建米软件可以实现数据的实时更新，减少这种情况的发生。

4. 版本兼容性问题

不同版本的 Excel 可能在功能和格式上存在一些差异，如果在不同版本之间切换使用，可能会出现数据显示异常或者公式失效的问题。这也会影响数据的准确性。

四、有没有比 Excel 进销存完整管理系统更好的选择呢？

我想知道啊，现在大家都在追求更高效的管理方式，那有没有比 Excel 进销存完整管理系统更好的选择呢？我觉得肯定是有的。

1. 专业的进销存软件

像建米软件就是专业的企业管理软件，它有专门的研发团队，功能更强大、更稳定。它可以实现多用户同时操作，数据实时共享，还能提供详细的数据分析和报表生成功能，这些都是 Excel 很难做到的。

2. 云进销存系统

云进销存系统可以通过互联网随时随地访问和操作，不受地域和设备的限制。而且它的数据存储在云端，不用担心数据丢失的问题。对于一些有多个分支机构或者经常需要外出办公的企业来说，云进销存系统是个不错的选择。

3. 企业资源规划（ERP）系统

ERP 系统不仅包含了进销存管理功能，还能集成财务、人力资源、生产管理等多个模块，实现企业的全面管理。虽然价格相对较高，但对于大型企业来说，能提高企业的整体运营效率。

4. 定制化系统

如果企业有特殊的业务需求，定制化的进销存系统可以根据企业的具体情况进行开发和设计。这样能更好地满足企业的个性化需求，但开发成本和时间可能会比较高。