老板用 Excel 开发进销存系统，快速提高库存管理效率，能替代人工吗？

一、进销存系统是什么

简单来说，进销存系统就是对企业的进货、销售、库存这三个环节进行管理的系统。进货环节涉及到采购商品，这时候要考虑采购的数量、价格、供应商等因素。比如一家超市，要根据以往的销售数据和市场需求，从不同的供应商那里采购各种商品。销售环节就是把商品卖出去，要记录销售的数量、价格、客户等信息。还是以超市为例，顾客来买东西，收银员要扫码记录商品信息和收款。库存环节则是要掌握商品的现有数量，避免出现缺货或者积压的情况。如果库存不足，可能会导致顾客买不到东西，影响生意；而库存过多，又会占用资金和仓储空间。

二、为什么用Excel开发进销存系统

操作简单：Excel大家都比较熟悉，基本上稍微懂点电脑的人都会用。不需要专门去学习复杂的编程语言和软件操作，只要会基本的表格操作，比如输入数据、设置公式、排序筛选等，就可以开始开发了。就像我们平时做个简单的表格记录数据一样，很容易上手。

成本低：不需要额外购买昂贵的软件，只要电脑上安装了Excel，就可以直接使用。对于一些小商家或者创业初期的企业来说，能节省不少成本。毕竟开发一套专业的进销存软件可能需要花费几千甚至上万元，而用Excel开发，几乎没有成本。

灵活性高：可以根据自己的实际需求进行个性化定制。不同的企业，进销存的管理需求可能不一样。比如有的企业可能更关注采购成本，有的企业可能更注重销售业绩。用Excel开发，就可以按照自己的重点来设计表格和功能，想怎么改就怎么改。

三、开发前的准备工作

明确需求：在开始开发之前，要先想清楚自己的进销存系统需要实现哪些功能。比如要记录哪些商品信息，是只记录商品名称、规格、数量，还是还要记录进价、售价、保质期等；要统计哪些数据，是销售总额、利润，还是不同时间段的销售趋势等。可以列一个详细的需求清单，这样开发的时候就有方向了。

规划表格结构：根据需求来设计Excel表格的结构。一般来说，至少要有进货表、销售表和库存表。进货表要包含进货日期、供应商、商品名称、数量、进价等信息；销售表要包含销售日期、客户、商品名称、数量、售价等信息；库存表要实时反映商品的现有数量。可以先在纸上画个草图，规划好每个表格的列和行分别代表什么。

收集数据：把现有的商品信息、供应商信息、客户信息等收集起来，整理成Excel表格。这些数据将作为进销存系统的基础数据，后续的操作都要基于这些数据来进行。比如把商品的名称、规格、进价、售价等信息录入到Excel表格中，方便后续的查询和统计。

四、创建基础表格

进货表：打开Excel，新建一个工作表，命名为“进货表”。在第一行依次输入“进货日期”“供应商”“商品名称”“规格”“数量”“进价”“进货金额”等列标题。“进货金额”这一列可以通过设置公式来自动计算，比如在“进货金额”对应的单元格中输入“=数量进价”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每笔进货的金额。

销售表：再新建一个工作表，命名为“销售表”。同样在第一行输入“销售日期”“客户”“商品名称”“规格”“数量”“售价”“销售金额”等列标题。“销售金额”也可以用公式“=数量售价”来自动计算。

库存表：新建一个工作表，命名为“库存表”。第一行输入“商品名称”“规格”“期初数量”“进货数量”“销售数量”“期末数量”等列标题。“期初数量”就是一开始的库存数量，“进货数量”可以通过引用进货表的数据来统计，“销售数量”可以引用销售表的数据来统计，“期末数量”可以用公式“=期初数量+进货数量-销售数量”来计算。

五、数据录入与更新

进货数据录入：当有新的进货时，打开“进货表”，在空白行依次输入进货日期、供应商、商品名称、规格、数量、进价等信息，系统会自动计算出进货金额。录入数据的时候要注意检查，避免输错。

销售数据录入：有销售业务发生时，打开“销售表”，输入销售日期、客户、商品名称、规格、数量、售价等信息，系统自动计算销售金额。如果销售的商品比较多，可以批量录入数据，提高效率。

库存数据更新：每次进货和销售数据录入后，库存表会自动更新“进货数量”和“销售数量”，并重新计算“期末数量”。这样就可以实时掌握商品的库存情况。

六、数据统计与分析

销售统计：可以用Excel的函数和图表功能来统计销售数据。比如用“SUM”函数统计某个时间段的销售总额，用“COUNT”函数统计销售的商品数量。还可以用柱状图、折线图等图表来直观地展示销售趋势，看看哪个时间段的销售业绩比较好，哪个商品比较畅销。

库存分析：通过库存表的数据，分析哪些商品的库存积压比较严重，哪些商品可能会缺货。可以设置一些条件格式，比如当库存数量低于某个值时，单元格自动变色，提醒及时补货。

利润计算：利润等于销售金额减去进货金额。可以在Excel中设置公式来计算每个商品的利润，然后统计总利润。通过分析利润数据，了解哪些商品的利润比较高，哪些商品的利润比较低，从而调整采购和销售策略。

七、遇到问题怎么办

公式错误：如果在设置公式的时候出现错误，系统会提示错误信息。这时候要仔细检查公式，看看是不是引用的单元格不对，或者运算符用错了。可以在网上搜索相关的Excel公式教程，学习正确的公式用法。

数据丢失：为了避免数据丢失，要定期备份Excel文件。可以把文件保存到不同的存储设备上，比如U盘、移动硬盘等。如果真的遇到数据丢失的情况，可以尝试用Excel的恢复功能来找回部分数据。

功能不够用：随着企业的发展，可能会发现Excel开发的进销存系统功能不够用了。这时候可以考虑使用专业的进销存管理软件，比如建米软件。建米软件功能强大，能满足企业更复杂的进销存管理需求，比如多仓库管理、采购订单管理、销售报表生成等，可以试试这个工具，提高管理效率。

以上就是用Excel开发进销存系统的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你开发出适合自己企业的进销存系统。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 开发进销存系统难不难啊？

我就想知道，用 Excel 开发进销存系统到底难不难呢。其实很多人都觉得 Excel 是个常用软件，就想着自己动手开发个进销存系统。但这事儿到底好不好弄，心里都没底。

以下是关于这个问题的一些分析：

对 Excel 技能的要求：要是你对 Excel 的函数运用、数据透视表、图表制作这些都很熟练，那开发起来可能会相对轻松点。像 VLOOKUP 函数能快速查找数据，SUM 函数可以求和，要是这些都用得溜，开发过程能省不少事儿。

系统的复杂程度：简单的进销存系统，就是记录下进货、销售和库存的基本数据，那用 Excel 做做表格，设置些公式就能搞定。但要是系统复杂，比如涉及到多用户操作、权限管理、自动预警这些功能，那难度可就大多了。

数据量的大小：如果数据量小，Excel 处理起来没啥压力。可要是数据量大，比如每天有成百上千条进货和销售记录，Excel 可能就会运行缓慢，甚至出现卡顿，这时候开发和维护系统就会变得很麻烦。

后续的维护和更新：开发好系统只是第一步，后续还得不断维护和更新。要是系统出了问题，或者业务有变化需要调整系统，这都得花时间和精力去处理。要是自己技术不够，可能还得找专业人士帮忙。要是觉得 Excel 开发难度大，也可以考虑建米软件，它有专业的进销存系统，功能强大，使用起来也方便。

二、Excel 开发的进销存系统能满足企业需求吗？

我听说好多企业都想自己用 Excel 开发进销存系统，可我就想知道它到底能不能满足企业的需求呢。毕竟企业的业务和需求都挺复杂的。

以下是相关的分析：

功能方面：对于一些小型企业，业务简单，Excel 开发的系统能满足基本的进货、销售和库存管理需求。但对于大型企业，可能需要更高级的功能，比如财务集成、供应链管理等，Excel 可能就力不从心了。

数据安全：Excel 文件容易丢失或损坏，而且数据的保密性也有限。企业的进销存数据可是很重要的，要是因为数据丢失或泄露造成损失，那就麻烦了。建米软件在数据安全方面有专业的保障措施，能更好地保护企业数据。

扩展性：随着企业的发展，业务会不断变化和拓展。Excel 开发的系统扩展性较差，很难根据企业的新需求进行快速调整和升级。而专业的进销存软件，像建米软件，能更好地适应企业的发展变化。

多人协作：如果企业需要多人同时使用进销存系统，Excel 可能会出现数据冲突的问题。而专业软件可以实现多人同时在线操作，数据实时同步，提高工作效率。

三、用 Excel 开发进销存系统要注意些什么？

朋友说他想用 Excel 开发进销存系统，我就想知道这过程中要注意些啥。毕竟这事儿也不是随便就能做好的。

以下是一些需要注意的点：

数据规范：在录入数据时，要保证数据的准确性和一致性。比如商品名称、规格、单位等，都要有统一的标准，不然数据乱了，系统就没法正常运行。

公式设置：公式是 Excel 开发系统的关键，设置公式时要仔细检查，确保计算结果准确。比如库存数量的计算公式，要是设置错了，库存数据就会出错。

备份数据：Excel 文件容易出问题，所以要定期备份数据。可以把文件备份到不同的地方，比如移动硬盘、云端等，防止数据丢失。

权限管理：如果有多个人使用系统，要设置好不同的权限。比如有的人只能查看数据，有的人可以修改数据，这样能保证数据的安全性。要是觉得自己开发太麻烦，也可以考虑建米软件，它在权限管理方面做得很专业。

四、Excel 开发的进销存系统和专业软件比有啥优势？

我想知道，Excel 开发的进销存系统和专业软件比起来，到底有啥优势呢。毕竟现在专业的进销存软件也不少。

以下是它的一些优势分析：

成本低：Excel 是大家常用的软件，不需要额外购买软件许可证，开发成本几乎为零。而专业软件可能需要支付一定的费用。

易上手：很多人都熟悉 Excel 的操作，不需要专门去学习新的软件操作方法。要是用专业软件，可能还得参加培训。

灵活性高：可以根据自己的需求随意定制系统，想怎么改就怎么改。专业软件虽然也能定制，但可能有一定的限制。

适合小规模业务：对于一些小店铺、小作坊，业务简单，Excel 开发的系统就能满足需求，没必要花大价钱买专业软件。不过要是业务发展起来了，建米软件这样的专业进销存系统可能更合适。