老板必看！怎样用excel做进销存系统，能节省多少成本？

一、什么是进销存系统

在咱们日常的生意经营里，进销存系统可是非常重要的。简单来说，它就是管理商品的进货、销售和库存情况的一套体系。举个例子，你开了一家小超市，每天都有新的货物进来，也有商品卖出去，同时仓库里还得时刻知道还剩下多少货，这时候就需要一个系统来帮你记录和管理这些信息。

进货管理：这主要是记录每次进了多少货、花了多少钱、从哪个供应商那里进的货等等。比如，你进了 100 瓶饮料，每瓶进价 3 块钱，供应商是 XX 公司，这些信息都得详细记录下来。

销售管理：就是记录每一笔销售的情况，卖了什么商品、卖了多少、卖了多少钱。就像你卖出了 20 瓶饮料，每瓶售价 5 块钱，这就是一次销售记录。

库存管理：实时掌握仓库里还剩下多少货，什么时候该补货了。要是饮料只剩下 10 瓶了，你就得赶紧联系供应商进货，不然就会出现缺货的情况。

二、为什么选择用 Excel 做进销存系统

其实有很多专门的进销存软件，但用 Excel 来做也有不少好处。Excel 几乎是大家都熟悉的软件，很多人都会简单的操作，不用再花时间去学习新软件的使用方法。它的成本很低，不需要额外花钱去购买软件。Excel 非常灵活，可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容。

操作简单：只要你会基本的 Excel 操作，像输入数据、设置公式、排序筛选等，就能轻松搭建一个简单的进销存系统。比如，你可以很容易地在表格里输入进货和销售的数据。

成本低廉：不用花一分钱去购买专门的软件，只要有电脑和 Excel 软件就可以了。对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，这能节省不少成本。

灵活性高：你可以根据自己的生意特点和需求，自由地设计表格的样式和功能。比如，你觉得某个字段不需要，就可以直接删掉；要是想增加一些特殊的记录，也能随时添加。

三、搭建 Excel 进销存系统的前期准备

在开始搭建之前，咱们得先做好一些准备工作。就像盖房子得先准备好材料一样，搭建 Excel 进销存系统也得先明确一些东西。

确定数据字段：要想清楚需要记录哪些信息。对于进货，可能需要记录进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等；对于销售，要记录销售日期、商品名称、数量、单价、客户等；对于库存，要记录商品名称、当前库存数量等。比如，你是卖衣服的，那进货的时候就得记录衣服的款式、颜色、尺码、进货数量等信息。

规划表格结构：考虑好每个表格的用途和它们之间的关系。一般来说，可以有进货表、销售表和库存表。进货表记录进货信息，销售表记录销售信息，库存表根据进货和销售的数据实时更新库存数量。比如，库存表的数据可以通过进货表和销售表的数据计算得出。

准备基础数据：把一些常用的信息提前整理好，比如商品列表、供应商列表、客户列表等。这样在录入数据的时候就不用每次都重新输入，直接选择就可以了。比如，你把所有卖的商品名称都列出来，录入进货和销售数据时，直接从列表里选商品名称就行。

四、创建进货表

进货表是记录进货信息的重要表格。咱们来一步步创建它。

表头设计：在 Excel 表格的第一行输入表头，包括进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等。这些表头就像是给每个数据项起的名字，方便我们识别和管理数据。比如，“进货日期” 这一列就专门用来记录每次进货的具体日期。

数据录入：每次进货后，及时把相关信息录入到表格里。录入的时候要注意数据的准确性，比如数量和单价可不能输错了。举个例子，你进了 50 件 T 恤，单价是 20 元，那在相应的单元格里就准确输入 50 和 20。

设置公式（可选）：如果想自动计算进货的总金额，可以在表格里设置公式。比如，在 “总金额” 这一列的单元格里输入 “=数量单价”，这样每次录入数量和单价后，总金额就会自动计算出来。

五、创建销售表

销售表和进货表类似，是记录销售信息的表格。

表头设计：同样在第一行设置表头，有销售日期、商品名称、数量、单价、客户等。这些信息能让我们清楚地知道每一笔销售的具体情况。比如，“客户” 这一列可以记录是哪个顾客买了商品。

数据录入：每完成一笔销售，就把相关数据录入到销售表中。和进货表一样，要保证数据的准确性。比如，卖了 20 双鞋子，单价是 80 元，就准确录入 20 和 80。

设置公式（可选）：也可以设置公式来自动计算销售的总金额，方法和进货表一样，在 “总金额” 列输入 “=数量单价”。

六、创建库存表

库存表是进销存系统的核心，它能让我们随时了解商品的库存情况。

表头设计：表头可以有商品名称、初始库存数量、进货数量、销售数量、当前库存数量等。“初始库存数量” 就是一开始仓库里有的商品数量。

数据关联：库存表的数据要和进货表、销售表关联起来。比如，“进货数量” 可以通过引用进货表中该商品的总进货数量得到，“销售数量” 可以引用销售表中该商品的总销售数量。这样，当前库存数量就可以通过公式 “当前库存数量=初始库存数量+进货数量 - 销售数量” 自动计算出来。

实时更新：每次有进货或者销售发生，库存表的数据都会自动更新。这样我们就能实时掌握库存的变化情况，及时补货或者调整销售策略。

七、使用 Excel 函数优化进销存系统

Excel 有很多强大的函数，能让我们的进销存系统更加智能和高效。

VLOOKUP 函数：这个函数可以根据一个值在另一个表格中查找对应的信息。比如，在销售表中，我们只记录了商品名称，想知道该商品的进价，就可以用 VLOOKUP 函数在进货表中查找对应的进价信息。

SUMIF 函数：它可以根据指定的条件对数据进行求和。比如，我们想统计某个供应商在某个时间段内的总进货金额，就可以用 SUMIF 函数来实现。

IF 函数：可以根据条件判断返回不同的值。比如，当库存数量低于某个设定的数值时，用 IF 函数让单元格显示 “需补货”，提醒我们及时进货。

八、进销存系统的维护和注意事项

搭建好系统后，还得好好维护它，同时也有一些注意事项要牢记。

定期备份数据：数据很重要，万一电脑出问题或者文件损坏了，数据就没了。所以要定期把 Excel 文件备份到其他地方，比如移动硬盘或者云盘。

检查数据准确性：时不时检查一下表格里的数据，看看有没有录入错误或者计算错误。比如，核对一下库存数量和实际库存是否一致。

更新系统功能：随着生意的发展，可能会有新的需求。这时候就可以对系统进行调整和优化，比如增加一些新的字段或者功能。

九、建米软件的推荐

虽然用 Excel 可以搭建简单的进销存系统，但当生意规模变大，数据量增多，Excel 的局限性就会显现出来，比如数据处理速度慢、难以实现复杂的数据分析等。这时候可以试试建米软件，它专门针对企业的进销存管理开发，能快速处理大量数据，还能进行深入的数据分析，帮助企业更好地掌握经营情况，做出更合理的决策。

以上就是用 Excel 做进销存系统的详细介绍，希望能帮助大家搭建出适合自己的进销存系统。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存系统难不难呀？

我听说很多人想自己用 Excel 做进销存系统，但又担心太难搞不定。其实呀，这事儿说难不难，说简单也不简单。下面咱来仔细唠唠。

数据处理能力要求：要是你对 Excel 的基本操作，像数据录入、公式运用啥的都很熟，那做个简单的进销存系统不算难。但要是你对这些都不太懂，那可能一开始会觉得有点头大。

系统功能复杂程度：如果只是记录一下进货、销售和库存数量，那相对容易。可要是你想让系统能自动计算成本、利润，生成各种报表，那就得费点心思了。

数据量大小：要是数据量比较小，Excel 处理起来没啥压力。但数据量一大，Excel 可能就会变得反应迟钝，甚至容易出错。

后续维护难度：做好系统后，要是数据有变化或者需要添加新功能，你得会修改公式和表格结构。要是不熟悉，后续维护就会是个麻烦事儿。像建米软件这类专业的进销存软件，在数据处理和维护上可能就会更省心一些。

学习成本：要是你之前没咋用过 Excel，为了做这个系统，你得花时间学习一些高级功能，这也得算在难度里。

二、Excel 做的进销存系统能满足日常需求不？

朋友说用 Excel 做的进销存系统能凑合着用，我就想知道到底能不能满足日常需求。咱来好好分析分析。

基本记录功能：Excel 可以很方便地记录进货、销售和库存的基本信息，比如商品名称、数量、日期啥的，在这方面能满足日常简单的记录需求。

数据统计分析：通过公式和图表，能对数据进行简单的统计分析，像计算库存总量、销售总额啥的，能让你对业务情况有个大概的了解。

数据安全：Excel 文件要是不注意保存和备份，容易丢失或者损坏。而专业的建米软件在数据安全方面可能会有更好的保障，有备份机制和安全防护措施。

多用户协作：要是有多个人需要同时使用这个系统，Excel 就有点力不从心了。而建米软件支持多用户协作，大家可以同时操作，提高工作效率。

功能扩展性：当业务发展，需要添加新功能时，Excel 可能很难实现。建米软件则可以根据需求进行功能扩展，更能适应企业的发展。

三、用 Excel 做进销存系统得注意些啥？

我想知道用 Excel 做进销存系统得注意些啥，毕竟一不小心可能就会出问题。下面给大家说说。

数据准确性：录入数据的时候一定要仔细，一个数字输错了，可能后面的计算结果就全错了。要养成检查数据的习惯。

公式设置：公式是 Excel 进销存系统的核心，设置公式的时候要确保逻辑正确。要是公式错了，整个系统就乱套了。建米软件在公式计算方面可能会更精准，减少出错的概率。

文件保存：要定期保存文件，避免因为电脑死机、突然断电等情况丢失数据。可以设置自动保存功能。

表格结构设计：表格结构要合理，方便数据的录入和查询。要是结构混乱，自己用着都会觉得麻烦。

权限管理：要是有多个人使用这个系统，要设置好权限，防止有人误删或者修改重要数据。建米软件在权限管理方面会更专业一些。

四、Excel 做的进销存系统和专业软件比咋样？

朋友推荐用专业的进销存软件，但我还是一下 Excel 做的和专业软件比起来咋样。下面来对比对比。

功能完整性：专业的建米软件功能更全面，除了基本的进销存管理，还可能有财务管理、客户管理等功能。而 Excel 做的系统功能相对单一。

操作便捷性：专业软件通常有更友好的界面和操作流程，使用起来更方便。Excel 可能需要你自己设置各种格式和公式，操作起来相对复杂。

数据处理能力：对于大量数据的处理，专业软件更高效，能快速生成各种报表。Excel 在数据量很大时可能会出现卡顿。

安全性：专业软件在数据安全方面有更完善的措施，像加密、备份等。Excel 文件容易被误删或者泄露。

成本：用 Excel 做系统基本不用花钱，而专业软件可能需要购买许可证或者支付使用费用。不过从长期来看，专业软件带来的效率提升可能会弥补成本。