用 excel 做进销存自动表格，节省多少成本你知道吗？

一、为什么需要Excel进销存自动表格

在日常的生意经营中，不管是小商铺还是大企业，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理。想象一下，一家小超市每天要处理几十种甚至上百种商品的进出货，如果靠人工记录和计算，不仅工作量巨大，还容易出错。比如，可能会忘记记录某一笔进货，或者在统计库存时算错数量，这样就会导致库存数据不准确，影响后续的采购和销售决策。

提高工作效率：有了Excel进销存自动表格，就可以大大提高工作效率。它可以自动计算进货、销售和库存的数量和金额，不用再手动一个一个地去加、减、乘、除。例如，当录入一笔进货数据后，表格会自动更新库存数量和总金额，节省了大量的时间和精力。

精准数据分析：通过自动表格，还能进行精准的数据分析。可以清晰地看到哪些商品销售得好，哪些商品库存积压，从而及时调整采购和销售策略。比如，发现某款饮料的销量一直很高，就可以适当增加进货量；而某款零食的库存一直很多，就可以考虑做促销活动来减少库存。

二、制作前的准备工作

在开始制作Excel进销存自动表格之前，需要做一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

明确需求：要明确自己的需求。不同的行业和企业，对进销存管理的要求可能不一样。比如，一家服装店可能更关注服装的款式、颜色、尺码的进销存情况；而一家文具店则更关心文具的种类和数量。要根据自己的实际情况，确定需要记录哪些信息，比如商品名称、规格、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量、单价、金额等。

收集数据：接下来要收集相关的数据。可以整理出目前已有的商品信息、进货记录、销售记录等。这些数据是制作表格的基础，越准确、越完整，制作出来的表格就越实用。例如，把之前手写的进货单和销售单上的数据整理到Excel中，方便后续使用。

安装Excel软件：还需要安装好Excel软件。现在市面上有很多版本的Excel，如Microsoft Excel、WPS表格等，选择自己熟悉和习惯使用的就可以。

三、创建基本表格结构

准备工作做好后，就可以开始创建基本的表格结构了。这就像是给房子搭建一个框架。

新建工作表：打开Excel软件，新建一个工作表。可以给这个工作表起一个合适的名字，比如“进销存管理表”，这样方便识别和查找。

设置表头：在工作表的第一行，设置表头。表头就是每一列的名称，用来表示这一列记录的是什么信息。常见的表头有“商品编号”“商品名称”“规格”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“库存数量”“库存金额”等。可以根据自己之前确定的需求进行调整。例如，在“商品编号”列，可以用数字或字母来给每个商品编一个唯一的代码，方便快速查找和识别商品。

调整列宽和格式：设置好表头后，要调整列宽，让表头和后续的数据能够完整显示。还可以根据需要设置单元格的格式，比如日期格式、数字格式等。比如，把“进货日期”和“销售日期”列设置为日期格式，这样输入日期时会更规范；把“进货单价”“销售单价”“进货金额”“销售金额”“库存金额”列设置为货币格式，会显示出货币符号和小数点。

四、设置数据录入规则

为了保证表格数据的准确性和规范性，需要设置一些数据录入规则。

数据验证：可以使用Excel的数据验证功能，对某些列的数据进行限制。比如，在“商品编号”列，可以设置为只能输入特定格式的编号；在“进货数量”和“销售数量”列，设置为只能输入正整数。这样可以避免输入错误的数据，提高数据的质量。例如，如果有人不小心在“进货数量”列输入了一个负数，数据验证会弹出提示框，提醒输入正确的数据。

下拉菜单：对于一些有固定选项的列，可以设置下拉菜单。比如，在“商品名称”列，可以把所有商品的名称做成一个下拉菜单，录入数据时直接从下拉菜单中选择，这样可以避免输入错误的商品名称，也提高了录入的速度。

提示信息：还可以为一些重要的列添加提示信息。当鼠标悬停在这些列的单元格上时，会显示出提示内容，告诉用户应该输入什么样的数据。比如，在“进货日期”列添加提示信息“请输入YYYY-MM-DD格式的日期”，方便用户正确输入日期。

五、实现自动计算功能

Excel进销存自动表格的核心就是实现自动计算功能，这样才能真正提高工作效率。

进货金额计算：在“进货金额”列，可以使用公式来自动计算。进货金额等于进货数量乘以进货单价，所以在“进货金额”列对应的单元格中输入公式“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出每一行的进货金额。例如，如果“进货数量”在C列，“进货单价”在D列，“进货金额”在E列，那么在E2单元格中输入“=C2D2”，再向下拖动填充柄，就可以计算出所有行的进货金额。

销售金额计算：同理，在“销售金额”列也可以使用公式来自动计算。销售金额等于销售数量乘以销售单价，在“销售金额”列对应的单元格中输入相应的公式并向下拖动填充柄即可。

库存数量计算：库存数量的计算稍微复杂一些。初始库存数量可以手动输入，后续的库存数量等于上一次的库存数量加上本次进货数量减去本次销售数量。可以使用公式来实现这个计算。比如，在“库存数量”列对应的单元格中输入公式“=上一行库存数量单元格+本行进货数量单元格-本行销售数量单元格”，然后向下拖动填充柄。这需要保证数据录入的顺序是按照日期依次排列的。

其实，在处理这些复杂的计算和数据管理时，如果觉得Excel的功能有限，也可以试试建米软件。建米软件在进销存管理方面功能强大，它可以自动关联进货、销售和库存数据，实时更新库存信息，还能生成各种详细的报表，帮助企业更好地进行进销存管理，提高工作效率和决策的准确性。

六、添加数据查询和筛选功能

随着表格中数据的增多，查找和筛选特定的数据就变得很重要了。

数据排序：可以使用Excel的排序功能，对数据进行排序。比如，按照进货日期或销售日期进行排序，这样可以清晰地看到数据的时间顺序；按照商品名称进行排序，可以方便查找某个商品的相关信息。

数据筛选：还可以使用数据筛选功能，只显示符合特定条件的数据。比如，只显示某一段时间内的进货记录，或者只显示某一种商品的销售记录。操作方法是点击数据区域的“筛选”按钮，然后在每列的表头旁边会出现筛选箭头，点击箭头就可以设置筛选条件。

查找功能：如果要查找某一个特定的数据，可以使用Excel的查找功能。按下Ctrl+F组合键，在弹出的查找对话框中输入要查找的内容，就可以快速定位到包含该内容的单元格。

七、表格的美化和保护

为了让表格更加美观和安全，需要对表格进行美化和保护。

表格美化：可以给表格添加一些边框和底纹，让表格看起来更清晰、更美观。比如，给表头添加深色的底纹，给数据区域添加浅色的边框。还可以调整字体的颜色、大小和样式，让表格更易读。

表格保护：为了防止表格中的数据被误修改，可以对表格进行保护。设置一个密码，只有输入正确密码的人才能对表格进行修改。操作方法是点击“审阅”选项卡中的“保护工作表”按钮，设置好密码和允许的操作，然后点击“确定”即可。

以上就是制作Excel进销存自动表格的详细步骤和方法，希望能帮助你制作出实用、高效的进销存表格，更好地管理商品的进货、销售和库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存自动表格制作难不难啊？

我就想知道，Excel 进销存自动表格制作到底难不难呢？好多人都在弄这个，我也有点心动啦。其实吧，说难也不难，说简单也不简单，得看你对 Excel 的熟悉程度。

下面来详细说说：

对 Excel 基础的要求：要是你 Excel 基础好，像函数运用、数据透视表这些都很熟练，那做起来就轻松多啦。比如 SUM、VLOOKUP 这些函数用得溜，制作表格就会快很多。要是基础不好，就得先去补补 Excel 的课咯。

数据量的影响：如果你的进销存数据量小，那制作起来相对容易。要是数据量特别大，处理起来就麻烦些，像数据的录入、整理、分析，都得花不少时间。

表格功能的复杂程度：简单的进销存表格，只需要记录进出货数量、日期这些基本信息，做起来不难。但要是你想让表格功能更强大，比如自动计算成本、利润，生成报表，那就有点难度了。

学习资源和方法：现在网上有很多关于 Excel 进销存表格制作的教程，要是你能找到好的教程，跟着一步步学，也能比较快地掌握。也可以向身边会做的朋友请教。要是觉得 Excel 制作太麻烦，建米软件也是个不错的选择，它能更轻松地实现进销存管理。

二、Excel 进销存自动表格能实现哪些功能呀？

我听说 Excel 进销存自动表格功能挺多的，我就想知道它具体能实现哪些功能呢。感觉要是能把这些功能都用上，对管理进销存会很有帮助。

下面来看看具体功能：

数据记录功能：可以记录进货、出货的详细信息，比如商品名称、数量、单价、日期、供应商等。这样就能清楚地知道每一笔交易的情况。

自动计算功能：能自动计算进货成本、销售金额、利润等。比如输入进货数量和单价，就能自动算出进货总成本；输入销售数量和单价，就能算出销售金额，再减去成本，利润就出来了。

库存预警功能：可以设置库存的上限和下限，当库存数量低于下限或者高于上限时，表格会自动提醒。这样就能及时补货或者处理积压库存。

报表生成功能：能生成各种报表，像进货报表、销售报表、库存报表等。通过这些报表，可以直观地了解进销存的情况，为决策提供依据。建米软件在报表生成方面也很出色，而且功能更强大，能满足更多需求。

三、制作 Excel 进销存自动表格需要注意些什么呢？

朋友说制作 Excel 进销存自动表格有很多要注意的地方，我就想知道到底要注意些啥。要是不注意，可能做出来的表格就不好用了。

下面来详细讲讲注意事项：

数据准确性：录入的数据一定要准确，不然计算出来的结果就会出错。比如进货数量、单价输错了，成本和利润的计算就会不准确。所以录入数据时要仔细核对。

表格结构合理性：表格的结构要合理，方便数据的录入、查询和分析。比如把不同类型的数据分开列，设置好表头和表尾。

函数使用正确性：如果使用函数来实现自动计算等功能，要确保函数使用正确。函数参数设置错误，就会导致计算结果错误。可以多测试几次函数的计算结果。

数据安全：要注意数据的安全，防止数据丢失或者被篡改。可以定期备份表格，设置好访问权限。要是觉得 Excel 在数据安全方面不够可靠，建米软件在这方面有更好的保障。

四、有没有快速制作 Excel 进销存自动表格的方法呀？

我想知道有没有快速制作 Excel 进销存自动表格的方法呢？要是能快速做好，就能节省很多时间啦。朋友推荐了一些方法，我来和大家分享下。

下面是一些快速制作的方法：

使用模板：网上有很多 Excel 进销存表格模板，可以下载下来，根据自己的需求进行修改。这样就不用从头开始制作，能节省很多时间。

套用公式和函数：提前准备好常用的公式和函数，在制作表格时直接套用。比如设置好计算成本、利润的公式，输入数据就能自动计算。

批量录入数据：如果有大量数据要录入，可以使用数据导入功能，把数据从其他文件（如 CSV 文件）导入到 Excel 中。这样比一个个手动输入快多了。

参考他人经验：看看身边会做的朋友是怎么做的，或者在网上找一些制作教程和经验分享。学习别人的技巧和方法，能让自己制作得更快。要是觉得这些方法还是不够快，建米软件可以快速搭建进销存管理系统，提高工作效率。