用 excel 做仓库入货库存表，能替代人工盘点库存吗？

一、为什么用 Excel 做仓库入货库存表

在日常的仓库管理中，记录货物的入货和库存情况是一项基础且重要的工作。而 Excel 是一款大家都比较熟悉的办公软件，用它来做仓库入货库存表有很多好处。

操作简单：大多数人都对 Excel 有一定的了解，即使没有专业的知识，也能快速上手。比如对于一个刚接触仓库管理的新手来说，不需要花费大量的时间去学习复杂的软件操作，就可以利用 Excel 开始记录入货和库存信息。

灵活性高：Excel 可以根据不同仓库的实际需求进行个性化的设计。每个仓库的货物种类、管理方式都可能不同，使用 Excel 可以自由地设置表格的格式、列项等。比如一个五金仓库，可能需要记录货物的规格、型号等信息；而一个食品仓库，则更关注货物的保质期。这些不同的需求都可以在 Excel 中轻松实现。

数据处理方便：Excel 具备强大的数据计算和分析功能。可以自动计算库存数量、总价等信息，还能通过图表直观地展示库存的变化情况。例如，通过制作折线图，可以清晰地看到一段时间内某种货物的库存增减趋势。

二、创建仓库入货库存表的前期准备

在开始用 Excel 创建仓库入货库存表之前，需要做好一些前期准备工作，这样可以让后续的操作更加顺利。

明确记录内容：要想清楚需要在表格中记录哪些信息。一般来说，基本的信息包括货物名称、规格、数量、单价、总价、入货日期、供应商等。比如一个文具仓库，除了上述基本信息外，还可以增加颜色、品牌等内容。

规划表格结构：根据记录的内容，合理规划表格的结构。确定哪些信息放在表头，哪些信息放在表体。通常，表头会包含货物的各项属性名称，表体则用来填写具体的货物信息。例如，可以将货物名称、规格、数量等信息放在表头，每一行代表一种货物的具体信息。

准备相关资料：收集好货物的相关资料，如货物清单、供应商信息等。这些资料可以帮助准确地填写表格内容。比如，提前整理好供应商的联系方式，在记录入货信息时，如果有疑问可以及时联系供应商。

三、创建仓库入货库存表的基本步骤

接下来，就可以开始正式创建仓库入货库存表了。以下是具体的步骤：

打开 Excel 软件：这是最基本的操作，打开软件后，会出现一个空白的工作表。

设置表头：在第一行输入之前规划好的表头内容，如货物名称、规格、数量、单价、总价、入货日期、供应商等。可以根据实际情况调整列宽，让表头内容完整显示。

设置格式：为了让表格更加清晰易读，可以设置一些格式。比如，将表头的字体加粗、设置背景颜色；将表体的数字格式设置为合适的样式，如货币格式、日期格式等。

输入数据：从第二行开始，依次输入货物的具体信息。在输入数量和单价后，可以利用 Excel 的公式功能自动计算总价。例如，在总价列对应的单元格中输入“=数量单元格单价单元格”，然后按下回车键，就可以得到该货物的总价。

四、利用 Excel 公式和函数提升表格功能

Excel 的公式和函数可以大大提升仓库入货库存表的功能，让数据处理更加高效。

SUM 函数计算库存总量：如果需要统计某种货物的总库存数量，可以使用 SUM 函数。比如，要统计所有铅笔的库存数量，在一个空白单元格中输入“=SUM(铅笔数量所在列)”，就可以得到铅笔的总库存。

VLOOKUP 函数查找信息：当仓库货物种类较多时，查找某一货物的信息可能会比较麻烦。这时可以使用 VLOOKUP 函数。例如，已知货物名称，要查找该货物的供应商信息，在对应的单元格中输入“=VLOOKUP(货物名称单元格,查找范围,供应商所在列序号,FALSE)”，就可以快速找到供应商信息。

IF 函数进行条件判断：可以使用 IF 函数根据库存数量进行条件判断。比如，当某种货物的库存数量低于一定值时，提示需要补货。在一个空白单元格中输入“=IF(库存数量单元格<设定值,"需要补货","库存充足")”，根据库存数量的不同，单元格会显示相应的提示信息。

其实在处理仓库入货库存表时，数据的准确性和处理效率很关键。如果觉得 Excel 的操作还是有些繁琐，想要更高效地管理仓库数据，这时候可以试试建米软件。它能自动关联货物信息，快速生成各类报表，比手动在 Excel 中操作节省不少时间。

五、数据的维护和更新

创建好仓库入货库存表后，还需要对数据进行定期的维护和更新，以保证表格信息的准确性。

及时记录入货信息：每当有新的货物入仓时，要及时在表格中记录相关信息，包括入货日期、数量、单价等。这样可以保证库存数据的实时性。

定期盘点库存：定期对仓库的实际库存进行盘点，将盘点结果与表格中的数据进行核对。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。比如，可能是记录错误或者货物丢失等原因导致差异。

清理无效数据：对于一些已经不再使用或者过期的货物信息，可以从表格中清理掉，避免数据过多影响查找和分析的效率。

六、制作库存分析图表

为了更直观地了解仓库的库存情况，可以利用 Excel 的图表功能制作库存分析图表。

柱形图展示不同货物库存数量对比：选择货物名称和库存数量两列数据，然后点击插入柱形图。通过柱形图可以清晰地看到不同货物的库存数量对比情况，方便了解哪些货物库存较多，哪些货物库存较少。

折线图展示库存变化趋势：如果记录了一段时间内的库存数据，可以选择日期和库存数量两列数据，插入折线图。折线图可以直观地展示库存随时间的变化趋势，帮助预测未来的库存需求。

饼图展示库存占比情况：选择货物名称和库存数量两列数据，插入饼图。饼图可以展示各种货物在总库存中所占的比例，有助于合理安排库存空间。

以上就是用 Excel 做仓库入货库存表的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理仓库的入货和库存信息。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做仓库入货库存表怎么设置公式？

我听说很多人在做仓库入货库存表的时候，都特别头疼公式的设置。毕竟公式设置得好，后续的计算和统计可就轻松多啦。我就想知道，这 Excel 里的公式到底咋设置才合适呢。

1. 库存数量计算公式：库存数量等于初始库存加上入货数量再减去出货数量。在 Excel 里，我们可以在库存数量对应的单元格输入类似“=初始库存单元格 + 入货数量单元格 - 出货数量单元格”这样的公式。这样每次入货或者出货数据更新后，库存数量就会自动计算。比如初始库存放在 A2 单元格，入货数量在 B2 单元格，出货数量在 C2 单元格，那库存数量单元格就输入“=A2 + B2 - C2”。

2. 金额计算公式：金额等于单价乘以数量。如果单价在 D 列，数量在 E 列，那金额所在单元格就可以输入“=D2E2”。这样就能快速算出每笔入货或者库存的金额。

3. 日期计算相关公式：有时候我们需要计算货物在库的时长，就可以用当前日期减去入货日期。在 Excel 里可以用“=TODAY() - 入货日期单元格”来计算。

4. 统计公式：比如我们想统计某个时间段内的入货总量，可以用 SUMIFS 函数。假设入货日期在 F 列，入货数量在 B 列，我们要统计 2024 年 1 月 1 日到 2024 年 1 月 31 日的入货总量，就可以输入“=SUMIFS(B:B,F:F,">=2024-01-01",F:F,"<=2024-01-31")”。

5. 建米软件辅助：建米软件在数据处理和公式设置方面有很多便捷的功能。它可以帮助我们更方便地设置和管理这些公式，减少手动输入的错误。

二、用 Excel 做仓库入货库存表如何进行数据排序？

朋友说在做仓库入货库存表的时候，数据排序可重要啦。要是数据排得乱七八糟，找个信息都费劲。我就想知道，这 Excel 里的数据排序到底咋操作才好呢。

1. 按日期排序：我们可以按照入货日期或者出货日期来排序。选中日期所在的列，然后在 Excel 的数据菜单里找到排序功能，选择按日期升序或者降序排列。这样就能清晰地看到货物的进出时间顺序。

2. 按数量排序：如果想知道哪些货物的入货或者库存数量比较多，可以按数量列进行排序。同样在数据菜单里操作，选择数量列，然后选择升序或者降序，这样就能快速找出数量多或者少的货物。

3. 按货物名称排序：按照货物名称排序可以方便我们查找特定货物的相关信息。选中货物名称列，在排序功能里进行操作，让货物按照字母顺序排列。

4. 多条件排序：有时候我们需要同时按照多个条件排序，比如先按日期排序，日期相同的再按数量排序。在排序功能里可以设置多个排序条件，依次添加日期和数量列的排序规则。

5. 建米软件助力：建米软件在数据排序方面有更智能的算法，它可以根据我们的需求快速准确地完成排序，还能保存排序规则，下次使用更方便。

三、用 Excel 做仓库入货库存表怎么添加图表？

我听说添加图表能让仓库入货库存表的数据更直观。我就想知道，这 Excel 里咋添加图表才合适呢。要是图表添加得好，分析数据可就容易多啦。

1. 选择图表类型：根据数据的特点和分析目的选择合适的图表类型。比如想展示不同货物的库存占比，可以选择饼图；要是想查看入货数量随时间的变化，折线图就比较合适；如果要对比不同货物的入货数量，柱状图是个不错的选择。

2. 插入图表：选中要制作图表的数据区域，然后在 Excel 的插入菜单里找到对应的图表类型，点击插入。比如选中入货数量和日期的数据，然后点击插入折线图，Excel 就会自动生成相应的图表。

3. 图表样式调整：插入图表后，可以对图表的样式进行调整。比如更改图表的颜色、字体、线条粗细等，让图表看起来更美观。还可以添加图表标题、坐标轴标题等，让图表信息更清晰。

4. 数据更新与图表联动：当表格里的数据更新后，图表会自动更新。我们只需要修改表格中的数据，图表就会相应地变化，这样就能实时反映数据的变化情况。

5. 建米软件支持：建米软件可以提供更多专业的图表模板和样式，让我们制作出更美观、更专业的图表，还能方便地进行数据和图表的管理。

四、用 Excel 做仓库入货库存表怎么防止数据丢失？

朋友推荐说一定要注意防止仓库入货库存表的数据丢失。毕竟这数据要是丢了，那可就麻烦大啦。我就想知道，这 Excel 里有啥办法能防止数据丢失呢。

1. 定期保存：养成定期保存文件的习惯。可以设置 Excel 的自动保存时间间隔，比如每隔 5 分钟或者 10 分钟自动保存一次。这样即使遇到突发情况，也不会丢失太多数据。

2. 备份文件：定期把做好的仓库入货库存表备份到其他存储设备，比如移动硬盘、云盘等。这样即使本地文件损坏或者丢失，还能从备份里恢复。

3. 避免异常关闭：在使用 Excel 过程中，尽量避免突然断电、强制关机等异常情况。如果需要关机或者关闭 Excel，要按照正常的操作流程进行。

4. 数据加密：可以给 Excel 文件设置密码，防止他人误删或者篡改数据。在 Excel 的另存为选项里，有设置密码的功能。

5. 建米软件保障：建米软件有完善的数据备份和恢复机制，能更好地保障数据的安全，减少数据丢失的风险。