用 excel 做个进销存报表，能替代人工统计库存吗？

一、什么是进销存报表

在日常的生意经营中，无论是开个小超市，还是经营一家工厂，都得清楚自己进了多少货，卖出去多少，还剩下多少。而进销存报表就是用来记录和反映这些信息的重要工具。简单来说，它就像是生意的“体检报告”，能让老板们一眼看清自己生意的健康状况。

进货情况：这里记录的是我们从供应商那里采购回来的商品信息，比如进了多少件衣服、多少瓶饮料，进货的价格是多少等等。这部分信息能帮助我们了解采购成本，合理安排后续的采购计划。

销售情况：销售情况记录的是我们把商品卖给客户的相关信息，卖了多少数量，卖了多少钱。通过分析销售数据，我们可以知道哪些商品比较畅销，哪些不受欢迎，从而调整销售策略。

库存情况：库存就是我们仓库里还剩下的商品数量。知道准确的库存数量很重要，库存太多会占用资金和仓库空间，库存太少又可能导致缺货，影响生意。

二、为什么用 Excel 做进销存报表

现在市面上有很多专门的进销存管理软件，但用 Excel 来做进销存报表也有不少优点。

操作简单：大多数人都接触过 Excel，它的基本操作很容易上手。比如输入数据、设置格式、做简单的计算等，不需要专门去学习复杂的软件操作。就像我们平时用计算器做加减乘除一样简单。

成本低：Excel 是微软办公软件的一部分，很多电脑都已经预装了，不需要额外花钱去购买专门的进销存软件。对于一些小生意或者刚开始创业的人来说，能节省不少成本。

灵活性高：我们可以根据自己的需求随意设计报表的格式和内容。比如可以添加一些自定义的列，记录一些特殊的信息。而且还能根据不同的时间段、不同的商品类别来筛选和分析数据。

三、准备工作

在开始用 Excel 做进销存报表之前，我们需要做一些准备工作。

确定报表内容：要想清楚报表里需要包含哪些信息。一般来说，进货表要包含商品名称、进货日期、进货数量、进货单价、供应商等信息；销售表要包含商品名称、销售日期、销售数量、销售单价、客户等信息；库存表要包含商品名称、当前库存数量等信息。

收集数据：从日常的采购单、销售发票等凭证中收集相关的数据。把这些数据整理好，准备输入到 Excel 表格中。

安装 Excel 软件：如果电脑上还没有安装 Excel 软件，可以安装 Microsoft Excel 或者使用免费的 WPS 表格，它们的操作都比较类似。

四、创建进货表

接下来，我们开始创建进货表。

新建工作表：打开 Excel 软件，新建一个工作簿，然后在工作表标签上右键点击，选择“插入”，插入一个新的工作表，命名为“进货表”。

设置表头：在第一行依次输入“商品名称”、“进货日期”、“进货数量”、“进货单价”、“供应商”等列标题。

输入数据：把之前收集好的进货数据逐行输入到表格中。在输入日期的时候，可以按照“年/月/日”的格式输入，这样 Excel 能自动识别日期格式。

计算进货金额：在“进货金额”列输入公式“=进货数量进货单价”，然后按下回车键，Excel 会自动计算出每一行的进货金额。然后把鼠标指针放在该单元格右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以快速计算出其他行的进货金额。

五、创建销售表

销售表的创建方法和进货表类似。

新建工作表：同样插入一个新的工作表，命名为“销售表”。

设置表头：在第一行输入“商品名称”、“销售日期”、“销售数量”、“销售单价”、“客户”等列标题。

输入数据：将收集到的销售数据逐行输入到表格中。

计算销售金额：在“销售金额”列输入公式“=销售数量销售单价”，然后使用填充柄向下拖动，计算出所有行的销售金额。

六、创建库存表

库存表是反映商品当前库存数量的重要表格。

新建工作表：插入一个新的工作表，命名为“库存表”。

设置表头：在第一行输入“商品名称”、“初始库存数量”、“进货数量合计”、“销售数量合计”、“当前库存数量”等列标题。

输入初始库存数量：把每种商品的初始库存数量输入到“初始库存数量”列。

计算进货数量合计和销售数量合计：在“进货数量合计”列使用 SUMIF 函数，公式为“=SUMIF(进货表!商品名称,库存表!商品名称,进货表!进货数量)”，它的意思是在进货表中查找和库存表中商品名称相同的记录，然后把这些记录的进货数量相加。同样，在“销售数量合计”列使用 SUMIF 函数，公式为“=SUMIF(销售表!商品名称,库存表!商品名称,销售表!销售数量)”。

计算当前库存数量：在“当前库存数量”列输入公式“=初始库存数量+进货数量合计-销售数量合计”，然后按下回车键，就可以计算出每种商品的当前库存数量。

七、数据的分析与应用

做好了进销存报表，我们还可以对这些数据进行分析，从中发现一些有价值的信息。

分析销售趋势：可以按照月份或者季度对销售数据进行汇总，制作折线图或者柱状图，直观地看出销售的增长或者下降趋势。比如发现某个月的销售额突然下降，就可以分析是不是这个月的促销活动不够，或者市场需求发生了变化。

计算毛利率：毛利率=（销售金额-进货金额）/销售金额100%。通过计算每种商品的毛利率，我们可以知道哪些商品的利润比较高，哪些比较低，从而调整商品的采购和销售策略。

库存预警：可以设置一个库存预警值，当某种商品的当前库存数量低于预警值时，就提醒我们及时补货。比如设置某款饮料的库存预警值为 100 瓶，当库存数量低于 100 瓶时，就可以在表格中用颜色标记出来。

八、建米软件的推荐

虽然用 Excel 做进销存报表有很多优点，但当生意规模逐渐扩大，数据量越来越大时，Excel 的局限性就会显现出来，比如数据处理速度慢、容易出错、不能实现多人实时协作等。这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件，能够自动处理大量的进销存数据，避免人工计算的错误，还支持多人同时在线操作，提高工作效率。而且它的操作界面简单易懂，即使没有专业的 IT 知识也能轻松上手。

通过以上步骤，我们就可以用 Excel 做出一个简单实用的进销存报表。这只是一个基础的模板，你可以根据自己的实际需求进行进一步的完善和优化。希望这些内容能帮助你更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存报表容易出错吗？

我听说很多人用 Excel 做进销存报表，但是我就想知道它容不容易出错呢。其实用 Excel 做报表确实存在一些容易出错的点。

数据录入错误：手动输入数据时，很可能会输错数字，比如把进货数量 100 写成 10，这会导致后续的库存计算和成本核算都出现偏差。

公式错误：在设置库存计算、成本核算等公式时，如果公式设置不正确，就会得出错误的结果。比如库存数量公式没设置好，可能会让库存数据不准确。

数据更新不及时：当有新的进货或者销售发生时，如果没有及时在 Excel 中更新数据，那么报表反映的就不是最新的库存和销售情况。

版本管理混乱：如果多人协作使用 Excel 做报表，不同版本的文件可能会导致数据不一致。比如有人在旧版本上做了修改，而其他人用的是新版本，就会出现数据冲突。

缺乏数据验证：Excel 本身对数据的验证功能有限，可能会录入一些不符合实际业务规则的数据，比如负数的库存数量等。建米软件在这方面就有优势，它可以设置严格的数据验证规则，避免这类错误。

二、Excel 做的进销存报表能满足企业长期需求吗？

朋友说用 Excel 做进销存报表挺方便的，我就想知道它能不能满足企业长期需求呢。其实 Excel 在一定阶段能满足部分需求，但长期来看有局限性。

数据量问题：随着企业业务发展，进销存的数据量会越来越大，Excel 处理大数据量时会变得很慢，甚至会出现卡顿、死机的情况。

功能扩展性：Excel 的功能相对固定，很难根据企业业务的变化和发展进行灵活扩展。比如企业后期需要增加一些复杂的统计分析功能，Excel 就很难实现。

安全性：Excel 文件容易被误删、篡改，数据安全性较低。对于企业重要的进销存数据来说，这是一个很大的隐患。

协作性：多人同时操作 Excel 文件时，容易出现数据冲突和版本混乱的问题，不利于团队协作。建米软件在这方面表现出色，它支持多人同时在线协作，数据实时同步。

数据分析深度：Excel 的数据分析功能相对简单，难以进行深入的数据分析和挖掘，不能为企业决策提供更有价值的信息。

三、用 Excel 做进销存报表需要具备很高的 Excel 技能吗？

我想知道用 Excel 做进销存报表是不是得有很高的 Excel 技能才行。其实也不一定，但具备一些基础技能是必要的。

基本操作技能：需要掌握数据录入、表格格式设置等基本操作，这样才能把报表的框架搭建起来。

公式运用：要会使用一些基本的公式，比如求和、求平均值等，来计算库存数量、成本等数据。

数据透视表：学会使用数据透视表可以对数据进行快速的汇总和分析，方便查看不同维度的数据情况。

图表制作：能够制作一些简单的图表，如柱状图、折线图等，直观地展示进销存数据的变化趋势。

高级函数：如果想让报表功能更强大，还需要掌握一些高级函数，不过这不是必须的。建米软件操作相对简单，即使 Excel 技能不高的人也能轻松上手。

四、Excel 进销存报表和专业软件相比有什么劣势？

假如你在考虑用 Excel 还是专业软件做进销存报表，我就想知道 Excel 和专业软件比有啥劣势呢。

功能完整性：专业软件功能更全面，除了基本的进销存管理，还可能有财务管理、客户管理等功能，而 Excel 主要就是数据记录和简单计算。

数据处理能力：专业软件能处理大量数据，并且处理速度快，而 Excel 在大数据量面前容易力不从心。

安全性：专业软件有更完善的安全机制，能保障数据不被泄露和篡改，Excel 文件安全性较差。

自动化程度：专业软件可以实现很多自动化操作，比如自动生成报表、自动提醒库存预警等，Excel 需要手动操作。建米软件就是一款专业的进销存软件，在这些方面优势明显。

数据分析能力：专业软件能进行更深入的数据分析，为企业决策提供有力支持，Excel 的分析功能相对较弱。