用 excel 做一个进销存系统，能替代人工完成库存管理吗？

一、什么是进销存系统

在咱们日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家工厂，都会涉及到进货、销售和库存管理这几个方面。简单来说，进销存系统就是用来记录和管理这一系列业务流程的工具。它能帮咱们清楚地知道进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存。

进货环节：比如你是开服装店的，从供应商那里进了一批新款衣服，这时候就需要把进货的数量、价格、日期等信息记录下来。

销售环节：当有顾客来买衣服，你得记录下卖出去的衣服款式、数量、售价以及销售时间等。

库存管理：随时了解店里还剩下多少件衣服，哪些款式库存多了需要促销，哪些款式快没货了要赶紧补货。

二、为什么用Excel做进销存系统

其实有很多专门的进销存软件，但用Excel来做也有不少好处。

成本低：Excel基本上大家电脑里都有，不需要额外花钱去买专门的软件，对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，能省一笔开支。

易上手：大多数人都对Excel有一定的了解，基本的表格操作很容易掌握。不像一些专业软件，可能需要专门去学习和培训才能使用。

可定制：你可以根据自己的实际需求来设计表格的样式和功能。比如你卖的商品比较特殊，有一些独特的信息需要记录，用Excel就能很方便地添加相应的列。

三、用Excel做进销存系统的前期准备

在动手做之前，咱们得先做好一些准备工作。

明确业务流程：仔细想想自己的进货、销售和库存管理是怎么操作的。比如进货是直接从厂家进，还是通过经销商；销售是线下门店销售，还是有线上渠道。把这些流程理清楚，才能在Excel里合理地设计表格。

收集基础数据：包括商品信息，像商品名称、规格、进价、售价等；供应商信息，如供应商名称、联系方式；客户信息，比如客户姓名、地址、联系方式等。

确定表格结构：大致规划好需要哪些表格，比如进货表、销售表、库存表等。每个表格里要包含哪些列，比如进货表可能要有进货日期、供应商、商品名称、数量、进价等列。

四、创建进货表

进货表是记录进货信息的重要表格。

表头设计：在Excel里新建一个工作表，第一行输入表头，如“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“规格”“数量”“进价”“金额”等。

数据录入：每次进货的时候，按照表头的内容依次填写相应的信息。比如 2024 年 10 月 1 日从 A 供应商进了 100 件 T 恤，进价是 20 元每件，就在“进货日期”列填入“2024 - 10 - 01”，“供应商名称”列填入“A 供应商”，“商品名称”列填入“T恤”，“数量”列填入“100”，“进价”列填入“20”，“金额”列可以通过公式“数量 进价”自动计算得出，即“=C2E2”（假设“数量”在 C 列，“进价”在 E 列）。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如“数量”列只能输入正整数，“进价”列只能输入数字等。选中相应的列，在“数据”选项卡中选择“数据验证”，按照要求进行设置。

五、创建销售表

销售表用于记录销售情况。

表头设计：同样新建一个工作表，表头可以设置为“销售日期”“客户名称”“商品名称”“规格”“数量”“售价”“金额”等。

数据录入：每完成一笔销售，就把相关信息填入表格。例如 2024 年 10 月 5 日卖给 B 客户 20 件 T 恤，售价是 30 元每件，就按顺序填写相应内容，“金额”列同样可以用公式计算，如“=C2F2”（假设“数量”在 C 列，“售价”在 F 列）。

销售统计：可以通过数据透视表对销售数据进行统计分析。比如统计每个月的销售总额、每种商品的销售数量等。选中销售表的数据区域，在“插入”选项卡中选择“数据透视表”，按照向导进行操作。

六、创建库存表

库存表能让我们随时掌握商品的库存情况。

表头设计：表头可以有“商品名称”“规格”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”等。

数据关联：“本期进货数量”可以通过对进货表中该商品的数量进行求和得到，“本期销售数量”可以对销售表中该商品的数量求和。在库存表的相应单元格中使用 SUMIF 函数，比如“=SUMIF(进货表!$C:$C,库存表!A2,进货表!$D:$D)”（假设“商品名称”在库存表的 A 列，进货表中“商品名称”在 C 列，“数量”在 D 列）。“期末库存”可以用公式“期初库存 + 本期进货数量 - 本期销售数量”计算。

库存预警：为了避免商品缺货或者积压，可以设置库存预警。比如当某种商品的期末库存低于一定数量时，单元格自动变色提醒。选中“期末库存”列，在“开始”选项卡中选择“条件格式”，设置规则，如“小于 10”时填充红色背景。

七、使用建米软件优化进销存管理

虽然用 Excel 能做出一个基本的进销存系统，但当业务量逐渐增大，数据变得复杂时，Excel 可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件。它能实现数据的实时同步和共享，不管是进货、销售还是库存数据，都能快速准确地更新。而且建米软件有更强大的数据分析功能，能生成各种直观的报表和图表，帮助我们更好地了解业务情况，做出更合理的决策。

八、维护和更新进销存系统

做好了进销存系统，还需要定期维护和更新。

数据备份：定期把 Excel 文件备份到其他存储设备上，防止数据丢失。比如每周或者每月备份一次。

表格优化：根据实际业务的变化，对表格的结构和公式进行调整。比如增加了新的商品属性，就需要在相应的表格中添加列。

数据清理：删除一些无用的数据，比如已经过期的进货记录或者错误的销售数据，让表格更加简洁和高效。

以上就是用 Excel 做一个进销存系统的详细介绍，希望能帮助到大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存系统难不难呀？

我就想知道，好多人都想自己用 Excel 做个进销存系统，这到底难不难呢。感觉听起来好像挺简单的，不就是在 Excel 里记记账嘛，但实际操作起来会不会有很多麻烦事儿呀。

下面来具体说说：

数据录入方面：刚开始的时候，得把各种商品的信息、进货和销售记录等都录入到 Excel 表格里。要是商品种类多，这录入工作量可不小，而且还得保证录入准确，不然后面数据就乱套了。

公式设置难度：要想让 Excel 能自动计算库存、成本、利润这些数据，就得设置各种公式。像 SUM、VLOOKUP 这些公式，对于不太懂 Excel 的人来说，理解和运用起来还挺费劲的。

数据更新及时性：进销存数据是实时变化的，每次有进货或者销售，都得及时更新表格。要是更新不及时，库存数据就不准确了，可能会影响后续的决策。

功能扩展性：Excel 的功能毕竟有限，当业务规模扩大，需要更多复杂的功能，比如多仓库管理、数据分析报表等，Excel 可能就有点力不从心了。这时候就可以考虑像建米软件这样专业的进销存管理系统，它能提供更强大的功能。

数据安全性：Excel 文件如果保存不当，可能会丢失或者被误删。而且多人同时操作一个 Excel 文件时，还可能会出现数据冲突的问题。

二、Excel 进销存系统能满足日常业务需求吗？

我听说好多小商家想用 Excel 做进销存系统，我就想知道它到底能不能满足日常的业务需求呢。感觉如果能满足的话，就不用花钱去买专业的软件了，能省不少钱呢。

下面来详细分析：

库存管理：Excel 可以记录商品的入库、出库数量，计算当前库存。但对于一些复杂的库存管理需求，比如库存预警、先进先出的核算，Excel 处理起来可能就不够精准和高效。

销售管理：可以记录销售订单、客户信息等。但在处理大量销售数据时，查找和统计起来比较麻烦。而且对于销售业绩的分析，Excel 能提供的维度可能有限。

采购管理：能记录采购订单和供应商信息。但对于采购成本的控制和采购计划的制定，Excel 缺乏智能化的功能。相比之下，建米软件在采购管理方面能提供更科学的决策支持。

数据分析：Excel 可以通过图表等方式进行简单的数据分析。但对于深层次的数据分析，比如市场趋势分析、客户消费行为分析，Excel 的能力就比较弱了。

多用户协作：如果有多个员工需要同时操作进销存系统，Excel 很难实现多人实时协作。而建米软件支持多用户同时在线操作，提高了工作效率。

三、用 Excel 做进销存系统有什么优缺点呀？

朋友说他想用 Excel 做个进销存系统，我就一下这到底有啥优缺点呢。感觉有优点的话大家才会想用它，但肯定也有缺点，不然专业的进销存软件不就没人用了嘛。

下面来具体看看：

优点方面：

成本低：Excel 是办公软件里很常见的，基本不用额外花钱购买软件。对于小商家来说，能节省一笔开支。

易上手：大多数人都对 Excel 有一定的了解，稍微学习一下就能开始使用。不需要专门去学习复杂的软件操作。

灵活性高：可以根据自己的需求随意设计表格的格式和内容。想怎么记就怎么记，比较自由。

数据查看方便：打开 Excel 文件就能直接看到数据，不需要像专业软件那样登录各种系统。

缺点方面：

功能有限：前面也提到了，对于复杂的业务功能，Excel 很难实现。比如多仓库管理、批次管理等。

数据安全差：Excel 文件容易丢失、损坏或者被篡改。没有专业软件那样完善的安全保障机制。

效率不高：人工录入和计算数据，容易出错，而且处理大量数据时速度很慢。像建米软件就能自动处理很多数据，提高工作效率。

缺乏协作性：不适合多人同时操作和协作。在团队工作中，会影响工作进度。

四、有没有 Excel 进销存系统的模板可以用呀？

我想知道网上有没有 Excel 进销存系统的模板可以用呢。感觉要是有现成的模板，就可以直接拿来用，省得自己从头开始设计表格了。

下面来详细说说：

模板获取途径：可以在一些办公资源网站上搜索，比如办公资源网、豆丁网等，上面有很多免费或者付费的 Excel 进销存模板。也可以在一些专业的进销存论坛里找找，说不定能找到其他用户分享的模板。

模板适用性：不同的模板可能适用于不同的行业和业务规模。比如零售行业和制造业的进销存需求就不一样，要选择适合自己业务的模板。有些模板可能只包含基本的功能，对于复杂的业务可能就不适用了。

模板修改难度：拿到模板后，可能需要根据自己的实际情况进行修改。如果模板的结构比较复杂，修改起来可能会有一定难度。这时候就需要对 Excel 有一定的操作能力。

模板更新问题：随着业务的发展，模板可能需要不断更新。但有些模板可能没有提供后续的更新服务。这时候就可以考虑使用建米软件，它会不断更新功能，满足业务变化的需求。

模板质量参差不齐：网上的模板质量有好有坏，有些可能存在数据错误或者公式设置不合理的问题。在使用前要仔细检查和测试，确保模板的准确性。