怎么用 excel 做每天库存表？数据出错咋挽救？

一、为啥要用 Excel 做库存表

在日常的生意或者工作里，库存管理可是相当重要的。就拿一家小超市来说吧，每天进了多少货，卖出去多少货，还剩下多少货，这些数据都得弄得明明白白。要是没有一个清晰的库存表，很容易就会出现货物积压或者缺货的情况。而 Excel 就像是一个得力的小助手，能帮我们轻松搞定这些事儿。

方便记录：Excel 可以很方便地记录每一笔库存的变动情况。比如，今天进了 100 瓶饮料，就在表格里记录进货数量 100；卖出去 50 瓶，就记录销售数量 50。这样，每一笔交易都能清楚地显示出来。

便于计算：它有强大的计算功能。通过简单的公式，就能算出当前的库存数量。就像刚刚说的饮料例子，用进货数量 100 减去销售数量 50，就能快速得出还剩下 50 瓶饮料。

数据可视化：还能把库存数据用图表的形式展示出来，让我们一眼就能看出库存的变化趋势。比如用折线图展示一个月内饮料库存的变化，是上升还是下降，一目了然。

二、搭建库存表的基本框架

要开始用 Excel 做库存表，得搭建一个基本的框架。这就好比盖房子要先打好地基一样。

创建工作表：打开 Excel 软件，新建一个工作簿。一般来说，我们可以把这个工作簿命名为“库存管理表”，这样方便以后查找。然后在工作簿里新建一个工作表，命名为“每日库存表”。

设置表头：表头就是表格最上面一行，用来标注每一列的内容。常见的表头有“日期”“商品名称”“进货数量”“销售数量”“库存数量”等。比如，“日期”列记录每一笔交易发生的时间；“商品名称”列填写具体的商品，像饮料、零食等。

调整列宽和行高：为了让表格看起来更美观、易读，我们需要调整列宽和行高。把鼠标指针放在列标题的分隔线上，当指针变成双向箭头时，按住鼠标左键拖动，就可以调整列宽。行高的调整方法类似。

三、记录每日库存数据

框架搭好后，接下来就是每天往表格里记录库存数据了。

记录进货数据：每天有新的货物进来时，就在“日期”列填写进货的日期，“商品名称”列填写商品的具体名称，“进货数量”列填写进货的数量。比如，5 月 1 日进了 200 瓶饮料，就在“日期”列填写“5 月 1 日”，“商品名称”列填写“饮料”，“进货数量”列填写“200”。

记录销售数据：当有商品销售出去时，同样在“日期”列填写销售日期，“商品名称”列填写商品名称，“销售数量”列填写销售的数量。假设 5 月 1 日卖出了 50 瓶饮料，就在“销售数量”列填写“50”。

计算库存数量：库存数量的计算其实很简单，用前一天的库存数量加上当天的进货数量，再减去当天的销售数量，就是当天的库存数量。在 Excel 里，我们可以用公式来实现这个计算。比如，在“库存数量”列的第二行输入公式“=上一行库存数量+本行进货数量-本行销售数量”，然后按下回车键，就会自动算出当天的库存数量。这里要注意的是，第一行的库存数量可能需要手动输入初始值。

四、使用公式和函数优化库存表

Excel 有很多强大的公式和函数，合理使用它们能让库存表更加智能和高效。

SUM 函数：这个函数可以用来求和。比如，我们想知道一段时间内某种商品的总进货数量，就可以用 SUM 函数。选中“进货数量”列中需要求和的单元格，然后在编辑栏里输入“=SUM(选中的单元格范围)”，按下回车键，就能得到总进货数量。

VLOOKUP 函数：当我们的库存表数据很多时，查找某一个商品的相关信息可能会比较麻烦。这时候，VLOOKUP 函数就能派上用场了。它可以根据指定的条件，在表格中查找并返回相应的值。比如，我们想查找“饮料”的库存数量，就可以使用 VLOOKUP 函数来快速定位。

数据验证：为了保证输入的数据准确、规范，我们可以使用数据验证功能。比如，在“进货数量”和“销售数量”列，设置只能输入正整数。这样，当我们不小心输入了错误的数据，Excel 会弹出提示框，提醒我们重新输入。

五、数据的分析和可视化

记录好库存数据后，我们还可以对这些数据进行分析和可视化，以便更好地了解库存情况。

制作图表：Excel 提供了多种图表类型，如柱状图、折线图、饼图等。我们可以根据需要选择合适的图表来展示库存数据。比如，用折线图展示某种商品一段时间内的库存变化趋势，能让我们直观地看到库存是上升还是下降。制作图表很简单，选中要制作图表的数据，然后点击“插入”菜单，选择合适的图表类型即可。

数据分析：通过对库存数据的分析，我们可以发现一些规律和问题。比如，分析某种商品的销售高峰期，以便在高峰期来临前提前备货；或者找出哪些商品的库存积压比较严重，及时采取促销等措施。分析数据时，可以使用 Excel 的排序、筛选等功能。

六、借助工具提升库存管理效率

在库存管理过程中，有时候可能会遇到数据处理复杂、分析难度大等问题。这时候，可以试试建米软件，它能帮助我们更高效地管理库存。建米软件可以自动同步库存数据，实时更新库存数量，避免手动记录的繁琐和错误。而且它还能生成详细的库存分析报告，为我们的决策提供有力支持。

以上就是用 Excel 做每天库存表的详细步骤和方法，希望能帮助你轻松管理库存。

常见用户关注的问题：

一、怎么用 Excel 做每天库存表的基本步骤是啥？

我就想知道，好多人想用 Excel 做每天库存表，但是不知道基本步骤是啥。其实啊，这也不难，咱们一点点来。

第一步：规划表格结构

得先想好这个库存表要记录哪些信息，比如商品名称、规格、期初数量、进货数量、出货数量、期末数量这些。就像盖房子得先有个设计图一样，表格结构规划好了，后面填数据才方便。

第二步：创建表头

在 Excel 里，第一行一般就是表头啦。把刚才想的那些信息，一个一个填到表头对应的单元格里，比如 A1 单元格写“商品名称”，B1 单元格写“规格”等等。

第三步：录入基础数据

这一步就是把现有的库存信息填进去，像每个商品的期初数量。填的时候要认真点，别填错了，不然后面数据就不准啦。

第四步：设置计算公式

期末数量怎么算呢？很简单，就是期初数量加上进货数量再减去出货数量。在 Excel 里可以用公式来自动计算，比如在期末数量对应的单元格里输入“=期初数量单元格+进货数量单元格 - 出货数量单元格”。

第五步：数据更新与维护

每天有进货或者出货的时候，就及时把数据填到对应的单元格里，这样期末数量就会自动更新啦。要是觉得 Excel 手动更新数据有点麻烦，也可以考虑用建米软件，它能更方便地管理库存数据。

二、用 Excel 做每天库存表怎么避免数据错误？

朋友说，用 Excel 做库存表老是容易出错，我就想知道有啥办法能避免。其实避免数据错误还是有一些小窍门的。

第一，数据录入要仔细

录入数据的时候，眼睛可得睁大了，看清楚每个数字和文字。比如商品数量，别把 10 写成 100 了。录入完之后，最好再检查一遍。

第二，设置数据验证

Excel 有个数据验证功能，可以限制输入的数据范围。比如商品数量只能是正整数，就可以设置一下，这样如果输入了负数或者其他不符合要求的数据，就会有提示。

第三，定期核对数据

不能录完数据就不管了，得定期和实际库存核对一下。比如每周或者每月核对一次，看看有没有出入。要是发现数据不对，就得赶紧找原因。

第四，备份数据

数据这东西很重要，万一不小心丢了或者被误删了就麻烦了。所以要定期备份 Excel 文件，也可以用建米软件，它有数据备份功能，能更安全地保存库存数据。

第五，规范操作流程

制定一个规范的操作流程，让负责录入数据的人都按照这个流程来。比如先录入进货数据，再录入出货数据，这样可以减少出错的概率。

三、Excel 每天库存表能实现自动预警吗？

我听说好多人希望用 Excel 做的库存表能实现自动预警，我就想知道能不能行。其实啊，是可以实现的。

方法一：条件格式预警

Excel 有个条件格式功能，可以根据设定的条件来改变单元格的颜色或者样式。比如当库存数量低于某个值的时候，把对应的单元格颜色变成红色，这样一眼就能看到哪些商品库存快没了。

方法二：函数判断预警

可以用函数来判断库存数量是否达到预警值。比如用 IF 函数，如果库存数量小于预警值，就在旁边的单元格显示“预警”字样。

方法三：数据透视表预警

数据透视表可以对库存数据进行汇总和分析。可以在数据透视表里设置条件，当某个商品的库存出现异常的时候，自动显示出来。

方法四：借助 VBA 编程

要是对 VBA 编程比较熟悉，还可以用 VBA 编写代码来实现更复杂的自动预警功能。不过这个要求有点高，不太适合初学者。

方法五：考虑建米软件

如果觉得 Excel 的自动预警功能还是不够强大，也可以考虑用建米软件。它有更完善的库存预警系统，能根据不同的商品设置不同的预警规则，还能及时发送预警信息。

四、用 Excel 做每天库存表和专门的库存管理软件比哪个好？

朋友推荐了专门的库存管理软件，但是我还是习惯用 Excel 做库存表，我就想知道这俩到底哪个好。其实各有各的优缺点。

Excel 的优点

第一，操作简单

大多数人都学过 Excel，基本的操作很容易上手。不需要额外花时间去学习复杂的软件操作。

第二，成本低

只要有电脑，一般都自带 Excel 软件，不需要再花钱去买专门的库存管理软件。

第三，灵活性高

可以根据自己的需求随意调整表格的格式和内容，想怎么设计就怎么设计。

Excel 的缺点

第一，功能有限

对于大规模的库存管理，Excel 的功能就有点不够用了。比如很难实现复杂的数据分析和自动预警功能。

第二，数据安全性低

Excel 文件容易丢失或者被误删，数据安全性不高。

专门库存管理软件的优点

第一，功能强大

像建米软件，有很多专门的库存管理功能，比如自动出入库管理、库存盘点、数据分析等等。

第二，数据安全

软件有完善的数据备份和安全机制，能保证库存数据的安全。

专门库存管理软件的缺点

第一，学习成本高

需要花时间去学习软件的操作，对于一些不太懂电脑的人来说可能有点困难。

第二，有一定成本

购买和使用专门的库存管理软件需要一定的费用。