小超市用 Excel 制作库存表，和同类软件比功能咋样？

一、为什么要制作 Excel 库存表

在日常的生产、销售或者生活管理中，库存管理是非常重要的一环。想象一下，一家小超市，如果没有一个清晰的库存表，老板可能都不知道哪些商品快卖完了，哪些商品积压了太多。结果就是，畅销的商品断货，影响生意；而滞销的商品占用了大量的资金和空间。

方便查询和统计：有了 Excel 库存表，我们可以随时查询某种商品的库存数量、进货时间、销售记录等信息。而且，通过 Excel 的函数功能，还能快速统计出库存的总量、价值等数据。比如，一个文具店老板想知道这个月所有笔类商品的库存总价值，只需要在 Excel 里设置好公式，就能马上得到结果。

合理安排采购和销售：根据库存表的数据，我们可以预测商品的销售趋势，从而合理安排采购和销售计划。如果发现某种商品的库存数量在逐渐减少，而销售情况一直很好，就可以及时补货；反之，如果某种商品库存积压，就可以考虑采取促销活动来减少库存。

提高工作效率：相比于传统的手工记录库存信息，使用 Excel 库存表可以大大提高工作效率。在 Excel 中，我们可以快速输入、修改和删除数据，还能对数据进行排序、筛选等操作，让库存管理变得更加轻松。

二、制作 Excel 库存表前的准备工作

在开始制作 Excel 库存表之前，我们需要做一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

确定库存表的内容：要想清楚库存表中需要包含哪些信息。一般来说，常见的内容有商品名称、规格型号、单位、初始库存数量、进货数量、销售数量、当前库存数量、进货日期、销售日期等。比如，对于一家服装店，库存表中除了上述基本信息外，还可能需要记录服装的颜色、尺码等。

收集商品信息：收集所有需要记录在库存表中的商品信息。可以通过盘点库存、查看进货单据等方式来获取这些信息。在收集信息的过程中，要确保信息的准确性和完整性。例如，记录商品的规格型号时，要详细准确，避免出现混淆。

准备好 Excel 软件：确保电脑上安装了 Microsoft Excel 或者其他兼容的电子表格软件，如 WPS 表格。如果对 Excel 的基本操作不太熟悉，可以先学习一些基础的操作技巧，如单元格的合并、数据的输入、公式的使用等。

三、创建 Excel 库存表的基本框架

现在，我们可以开始创建 Excel 库存表的基本框架了。

打开 Excel 软件并新建工作表：打开 Excel 软件后，点击“新建”，选择一个空白工作表。这就相当于我们为库存表准备好了一张白纸。

设置表头：在工作表的第一行输入我们之前确定好的库存表内容，也就是表头。例如，在 A1 单元格输入“商品名称”，B1 单元格输入“规格型号”，依次类推。为了让表头更加醒目，可以设置表头的字体、颜色、对齐方式等格式。比如，将表头的字体加粗、设置为居中对齐。

调整列宽和行高：根据表头和后续要输入的数据内容，调整列宽和行高，使表格看起来更加美观和舒适。可以通过鼠标拖动列标和行标的边界来进行调整，也可以在“格式”菜单中选择“列宽”或“行高”进行精确设置。

四、输入库存数据

有了基本框架后，接下来就可以输入库存数据了。

输入初始库存数据：从第二行开始，逐行输入商品的初始库存信息。按照表头的顺序，依次输入商品名称、规格型号、初始库存数量等。在输入数据时，要注意数据的准确性，避免输入错误。比如，如果某种商品的初始库存数量是 100 件，就不能输入成 10 件。

记录进货和销售数据：当有新的进货或销售发生时，及时在库存表中记录相关信息。在对应的行中，输入进货数量或销售数量，并更新当前库存数量。这里可以使用 Excel 的公式来自动计算当前库存数量，比如在“当前库存数量”列输入公式“=初始库存数量+进货数量-销售数量”。

添加备注信息：如果有一些特殊情况需要说明，比如商品的损坏、退货等，可以在备注列中进行记录。这样可以让库存表更加完整和清晰。例如，某种商品因为质量问题退回了 10 件，就在备注列中注明“因质量问题退回 10 件”。

五、使用公式和函数进行库存计算

Excel 的公式和函数可以让我们更方便地进行库存计算。

计算当前库存数量：前面已经提到，可以使用公式“=初始库存数量+进货数量-销售数量”来计算当前库存数量。在输入公式时，要注意引用正确的单元格。比如，如果“初始库存数量”在 C 列，“进货数量”在 D 列，“销售数量”在 E 列，“当前库存数量”在 F 列，那么在 F2 单元格输入“=C2+D2-E2”，然后向下拖动填充柄，就可以自动计算出其他行的当前库存数量。

统计库存总量和价值：如果想统计所有商品的库存总量，可以使用 SUM 函数。例如，在一个空白单元格中输入“=SUM(F:F)”（假设“当前库存数量”在 F 列），就可以得到库存总量。如果还想计算库存的总价值，可以先在库存表中增加一列“单价”，然后在另一列使用公式“=当前库存数量单价”计算每种商品的价值，最后再使用 SUM 函数统计所有商品的总价值。

设置库存预警：为了避免商品断货，可以设置库存预警。比如，当某种商品的当前库存数量低于某个设定值时，单元格会自动变色提醒。可以使用条件格式来实现这个功能。选中“当前库存数量”列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则” - “小于”，输入设定的预警值，然后选择一种突出显示的格式，如红色填充。

六、数据的管理和维护

制作好库存表后，还需要对数据进行管理和维护。

定期盘点库存：定期对实际库存进行盘点，将盘点结果与库存表中的数据进行核对。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。比如，每个月进行一次库存盘点，看看实际库存数量和库存表中的数据是否一致。

备份库存数据：为了防止数据丢失，要定期备份库存表。可以将库存表保存到外部存储设备，如 U 盘，也可以上传到云存储服务，如百度网盘。这样，即使电脑出现故障，也能保证数据的安全。

清理无用数据：随着时间的推移，库存表中可能会积累一些无用的数据，如已经不再销售的商品信息。定期清理这些无用数据，可以让库存表更加简洁和高效。

七、建米软件助力库存管理

当库存管理变得复杂，数据量较大时，Excel 可能会显得有些力不从心。这时候可以试试建米软件，它能帮助我们更高效地管理库存。建米软件可以实现库存数据的实时同步和共享，多人可以同时操作，大大提高了工作效率。而且，它还能生成各种详细的库存报表，让我们对库存情况一目了然。

以上就是制作 Excel 库存表的详细过程和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、制作 Excel 库存表需要注意些什么？

我听说很多人在制作 Excel 库存表的时候都踩过不少坑呢，我就想知道到底有哪些需要特别注意的地方。下面我来和你唠唠。

数据准确性

商品信息准确：商品的名称、规格、型号等信息要准确无误，不然很容易在库存管理的时候出现混乱。

数量统计准确：入库、出库的数量都得认真记录，稍有差错库存数据就不准了，到时候盘点就会对不上数。

日期记录准确：入库日期、出库日期、保质期等日期信息也得精确，这样方便掌握库存的流转情况。

价格记录准确：商品的采购价格、销售价格等记录准确，能更好地进行成本核算和利润分析。

表格结构合理性

列的设置：要根据实际需求合理设置列，比如商品编号、名称、规格、数量、单价、金额、出入库日期等。

行的布局：不同的商品可以用不同的行来记录，这样清晰明了，便于查看和管理。

分类清晰：可以按照商品的类别进行分类汇总，比如食品类、日用品类等，方便统计和分析。

表头设计：表头要简洁明了，让人一看就知道每列数据代表的含义。

数据更新及时性

出入库及时更新：只要有商品出入库，就得马上在库存表中更新数据，不然库存数据就会滞后。

定期盘点更新：定期对库存进行盘点，把实际库存和表中的数据进行核对，有差异的话及时调整。

价格变动更新：如果商品的价格有变动，也要及时在库存表中更新，保证成本核算的准确性。

信息变更更新：商品的规格、型号等信息有变更时，也要及时修改库存表中的数据。

数据安全性

备份数据：定期对库存表进行备份，防止数据丢失。

设置权限：可以对库存表设置访问权限，只有授权的人员才能查看和修改数据。

防止误操作：在输入数据的时候要小心，避免误删、误改等情况。

使用安全软件：电脑要安装安全软件，防止病毒、木马等对库存表数据造成破坏。建米软件在数据安全方面有不错的保障机制，可以帮助你更好地管理库存数据。

二、怎样让 Excel 库存表自动计算库存数量？

朋友说要是能让 Excel 库存表自动计算库存数量就太方便了，我想知道具体该怎么做。下面就来详细说说。

使用公式计算

简单加减法公式：可以用简单的加减法公式来计算库存数量，比如库存数量=初始库存+入库数量 - 出库数量。在 Excel 中输入相应的公式，只要出入库数量有变化，库存数量就会自动更新。

函数公式：还可以使用 SUM 函数等进行计算。例如，把入库数量列的数据用 SUM 函数求和，再减去出库数量列用 SUM 函数求和的结果，就得到了库存数量。

条件函数：如果有一些特殊情况，比如退货等，可以使用条件函数来处理。比如 IF 函数，根据不同的条件进行不同的计算。

数组公式：对于复杂的计算需求，数组公式可能会派上用场。不过数组公式相对复杂一些，需要一定的 Excel 基础。

数据透视表

创建数据透视表：把库存数据整理好后，创建数据透视表。将商品名称、入库数量、出库数量等字段拖到相应的区域。

设置计算字段：在数据透视表中设置计算字段，用公式计算库存数量。这样数据透视表会根据数据的变化自动更新库存数量。

刷新数据：当有新的出入库数据时，刷新数据透视表，库存数量就会自动重新计算。

数据透视表的优势：数据透视表可以很方便地进行数据的汇总和分析，还能快速查看不同商品的库存情况。建米软件也有类似的自动计算和分析功能，能让库存管理更轻松。

使用 VBA 编程

编写代码：如果你有一定的编程基础，可以使用 VBA 编写代码来实现自动计算库存数量的功能。

事件触发：可以设置当有新的出入库数据输入时，通过事件触发代码，自动更新库存数量。

自定义功能：VBA 可以实现很多自定义的功能，比如根据不同的条件进行特殊的计算。

调试和维护：编写好代码后要进行调试，确保功能正常。后续也要定期维护代码，保证其稳定性。

数据链接和共享

链接数据源：如果库存数据来自多个数据源，可以将这些数据源链接到 Excel 库存表中。当数据源的数据有变化时，库存表中的数据也会自动更新。

共享工作簿：多人同时使用库存表时，可以设置共享工作簿。这样大家输入的数据能实时共享，库存数量也能自动计算。

实时更新：通过数据链接和共享，能保证库存数量的实时更新，提高工作效率。

数据同步：要确保不同数据源之间的数据同步，避免出现数据不一致的情况。

三、Excel 库存表如何进行数据筛选和排序？

我就想知道在 Excel 库存表中进行数据筛选和排序有啥好办法。感觉这能让我们更方便地查看和分析数据呢。

数据筛选

自动筛选：在 Excel 中选中库存表的数据区域，然后点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮。这样每列标题旁边会出现筛选箭头，点击箭头就可以选择要显示的数据。比如只显示某一类商品的库存数据。

高级筛选：如果筛选条件比较复杂，可以使用高级筛选。先设置好筛选条件区域，然后在“数据”选项卡中点击“高级”按钮，选择筛选条件和筛选结果的显示位置。

按颜色筛选：如果在库存表中对某些数据进行了颜色标记，可以按颜色进行筛选。在筛选箭头中选择“按颜色筛选”，就能只显示有特定颜色标记的数据。

自定义筛选：可以根据自己的需求自定义筛选条件，比如筛选出库存数量大于某个值的数据。

数据排序

升序和降序排序：选中要排序的数据区域，点击“数据”选项卡中的“排序”按钮。可以选择按某一列的数据进行升序或降序排序。比如按库存数量从高到低排序。

多列排序：如果需要按照多列的数据进行排序，可以在排序对话框中设置主要关键字、次要关键字等。这样可以更精确地对数据进行排序。

自定义排序：可以自定义排序的顺序，比如按照自己设定的商品类别顺序进行排序。

按颜色排序：和按颜色筛选类似，也可以按颜色对数据进行排序。这样有特定颜色标记的数据会集中在一起显示。建米软件在数据筛选和排序方面也有强大的功能，能让你更高效地管理库存数据。

筛选和排序的应用场景

查找特定数据：当需要查找某一类商品或者特定条件的库存数据时，使用筛选功能可以快速定位。

分析数据趋势：通过排序可以直观地看到库存数量、价格等数据的高低顺序，便于分析数据的趋势。

数据整理：对库存表的数据进行筛选和排序，可以让数据更加整齐有序，方便查看和管理。

报表生成：在生成库存报表时，筛选和排序功能可以帮助我们提取需要的数据，生成更有针对性的报表。

注意事项

数据区域选择：在进行筛选和排序时，要确保选中正确的数据区域，不然可能会出现错误的结果。

排序关键字选择：选择合适的排序关键字很重要，要根据实际需求来确定。

筛选条件设置：设置筛选条件时要准确，避免筛选出错误的数据。

恢复数据：如果筛选或排序后想恢复原来的数据显示，可以取消筛选或重新排序。

四、如何利用 Excel 库存表进行库存分析？

朋友推荐说利用 Excel 库存表进行库存分析能发现很多问题呢，我想知道具体该怎么操作。下面就来好好说说。

库存周转率分析

计算库存周转率：库存周转率=销售成本/平均库存。在 Excel 中输入相应的数据和公式，计算出库存周转率。

分析周转率高低：周转率高说明库存周转快，资金利用效率高；周转率低则可能存在库存积压的问题。

对比不同时期：对比不同时间段的库存周转率，看看是上升还是下降，分析原因。

对比不同商品：分析不同商品的库存周转率，找出周转率低的商品，考虑是否调整采购策略。建米软件也能帮助你更准确地计算和分析库存周转率。

库存成本分析

采购成本：统计不同商品的采购成本，分析采购成本的变化趋势。

存储成本：包括仓储费用、保管费用等，计算存储成本占总成本的比例。

缺货成本：分析因为缺货导致的损失，比如失去销售机会等。

成本控制：根据成本分析结果，采取措施控制库存成本，比如优化采购量、降低存储成本等。

库存结构分析

商品类别比例：分析不同类别商品在库存中所占的比例，看看是否合理。

畅销和滞销商品：找出畅销和滞销商品，对滞销商品考虑促销、退货等处理方式。

库存的老化程度：分析库存商品的入库时间，看看是否有长期积压的商品。

库存结构调整：根据分析结果调整库存结构，保证库存的合理性。

安全库存分析

确定安全库存水平：根据历史销售数据、采购周期等因素确定安全库存水平。

对比实际库存：将实际库存和安全库存进行对比，看看是否在安全范围内。

缺货风险评估：如果实际库存低于安全库存，评估缺货的风险。

调整安全库存：根据市场变化等情况调整安全库存水平。